Los procesos de una empresa representan el motor de su actividad. Realizar de forma periódica un análisis de procesos en cualquier organización es un ejercicio vital para detectar muchos errores y aspectos de mejora.
Pero ahora bien, ¿cómo hacer un análisis de procesos?, ¿qué se debe analizar?, ¿por qué parte empiezo? Estas son preguntas que igual te estás haciendo y que voy a responderte en este post.
Qué es un análisis de procesos
La RAE (Real Academia Española) define análisis de esta forma:
Analizar un proceso implica por tanto inspeccionar y comprobar que las cosas (los procesos) en una organización se están desarrollando como se han planteado inicialmente.
Para qué sirve realizar un análisis de procesos
Realizar un análisis de procesos te permitirá:
- Detectar si existe alguna diferencia entre lo que se hace en una organización y lo que se debería de hacer.
- Descubrir si existen debilidades en algún paso de un proceso que pueden llevar a que falle o que se produzcan errores en ese proceso (riesgos en los procesos).
- Sentar las bases para realizar cambios en tus procesos (tras descubrir que algo falla o puede fallar).
- Medir la eficiencia de una organización al estudiar los pasos que se deben llevar a cabo para ejecutar un proceso de forma controlada y analizar si esos pasos se pueden acortar, automatizar, eliminar, agilizar, etc.
- Tener un enfoque basado en procesos dentro de tu organización.
Cómo hacer un análisis de procesos en tu organización
Si quieres hacer un análisis de procesos en tu negocio deberás primero tener claro cómo quieres que funcionen y se desarrollen los procesos para luego compararlo con la realidad de lo que ocurre en tu empresa.
Todos los procesos tienen un objetivo, se crean por algo: controlar la producción, analizar a un proveedor antes de comprarle, analizar un pedido de un cliente para estudiar la posibilidad de servirlo, etc
Cuando haces un análisis de proceso en realidad lo que estás haciendo es una auditoría interna de tus propios procesos.
Por lo tanto te voy a presentar tres herramientas muy útiles y fáciles de usar para realizar un análisis de procesos en tu organización:
- Diagrama de flujos
- Caracterización de procesos
- Auditoría de procedimientos de trabajo
Diagrama de flujo
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.
Utilizar un diagrama de flujo para analizar tus proceso te ayudará examinar de forma visual cuántos pasos ha de dar un proceso antes de que llegue a su fin y cumpla el objetivo para el cual fue creado.
Imagina por ejemplo una organización que se dedica a la administración de fincas y desea estudiar los pasos a realizar para llevar a cabo las reclamaciones de deuda de cantidades no pagadas por algún propietario. El diagrama podría quedar algo así:
Para dibujar este, o cualquier otro diagrama de flujo, lleva a cabo estos 4 pasos:
Paso 1: Qué proceso vas a dibujar
Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.
Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.
Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de ambas formas.
Estos cuatro pasos los tienes detallados en este post que he escrito <<Que es un diagrama de flujo>>
Siguiendo con el ejemplo de la empresa de administración de fincas, una vez que dibujes el diagrama de flujo yo me haría estas pregunta:
¿Cuáles son los pasos más críticos dentro de este proceso hasta que se envía la información al abogado?
¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para saber qué éxito tenemos a la hora de reclamar deudas: por ejemplo cantidades cobradas del total de cantidades reclamadas?
¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo más ágil?
¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y entregárselo a los empleados?
Caracterización de proceso
La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.
Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:
- Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
- Cuando se inicia un proceso
- Cuando se finaliza un proceso
- Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
- Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
- Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
- Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
- Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
- Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
- Qué riesgos puede existir de que falle el proceso
Para trabajar esto de forma ordenada se utiliza una ficha de procesos:
Esta ficha de procesos te permitirá ir estudiando y entendiendo el proceso que estás analizando poco a poco. Sigue estos pasos a la hora de cumplimentar la ficha:
Paso 1: Comienza por el objeto (¿para qué existe ese proceso?)
Paso 2: Indica quienes son los responsables del proceso.
Paso 3: Identifica de forma clara el inicio y el final del proceso.
Paso 4: Anota los Elementos de Entrada y de Salida
Paso 5: Señala las partes interesadas que están implicadas en ese proceso.
Paso 6: Describe los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso.
Paso 7: Identifica los controles al Proceso que existe en la organización.
Paso 8: Anota los Registros Asociados al proceso.
Paso 9: Pregunto por Indicadores del Proceso.
Paso 10: Identifica posibles Riesgos de que falle el proceso.
Estos 10 pasos los tienes mucho más desarrollados en este post “Cómo realizar una caracterización de procesos”
Auditoría de procedimientos de trabajo
Esta auditoria es un trabajo importantísimo a la hora de realizar un análisis de procesos. Te ayudará a mejorar la gestion empresarial de tu negocio ya que mediante esta auditoría:
- Detectarás posibilidades de mejora.
- Podrás hacer tus procedimientos más eficientes.
- Identificarás que cosas se hacen por inercia porque las cosas se han hecho “siempre así”.
Fíjate que lo que vas a auditar en este caso son procedimientos, es decir, el cómo se hacen las cosas. Por lo tanto lo ideal es tener como referencia de esta auditoría un procedimiento de trabajo escrito, un manual o una instrucción de trabajo de los procesos que vas a analizar.
Si quieres saber la diferencia que existe en proceso y procedimiento puedes leer este artículo ¿Cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento?
Para hacer esta auditoría de procedimientos de trabajo sigue estos pasos:
Paso 1: Identifica los procesos que vas a analizar
Paso 2: Establece un programa de auditoría
Paso 3: Solicita la documentación de los procesos que vas a auditar
Paso 4: Identifica qué valor aporta o cuál es el objetivo de ese proceso
Paso 5: Identifica registros de control que puedan existir para cada uno de los procesos
Paso 6: Establece y comunica un plan de auditoría
Paso 7: Prepara tu plantilla de informe interno
Paso 8: Comienza la auditoría y pregunta cuando no entiendas algo
Paso 9: Identifica y registra no conformidades y observaciones
Paso 10: Entrega el informe de auditoría interna
He escrito un artículo como invitado en un portal que no es el mío y en el cual he desarrollado todos estos pasos de forma muy detallada. Puedes leer este artículo aquí 10 Pasos esenciales para hacer una auditoría interna de procesos en tu negocio
Por lo tanto utiliza estas tres herramientas para realizar un análisis de procesos en tu organización:
- Diagrama de flujos
- Caracterización de procesos
- Auditoría de procedimientos de trabajo
Espero haberte ayudado con este artículo y me escribas para decirme que ya has utilizado algunas de ellas para realizar un análisis de los procesos de tu organización.
Foto: Coffee
Fuente: Pixabay
Tomado de: https://iveconsultores.com/
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