LOS PELIGROS DE TRABAJAR DEMASIADO: CÓMO EVITAR LA SOBRECARGA DE TRABAJO

Como dueño, gerente o director de una empresa, tal vez hayas sentido frustración al ver que un empleado no se esfuerza lo suficiente. 

Y, al contrario, tal vez hayas tenido empleados dispuestos a dejarse la piel en el trabajo, que siempre llegan temprano, se quedan hasta tarde y se ofrecen voluntariamente para asumir más trabajo del que les corresponde. Aunque seguro que aprecias su actitud y su esfuerzo, lo cierto es que la sobrecarga de los empleados es algo muy serio. Los empleados con exceso de trabajo pueden acabar completamente agotados o, lo que es peor, experimentar consecuencias negativas para su salud física y mental.

En este artículo, abordamos la sobrecarga de los empleados: ¿cuáles son los principales signos del exceso de trabajo?, ¿cómo evitar esta sobrecarga?, ¿qué hacer cuando tú mismo sufres dicha sobrecarga?

¿Qué es la sobrecarga de los empleados?

La sobrecarga se produce cuando los empleados están desbordados de trabajo. Si tu personal o los miembros de tu equipo tienen más trabajo del que pueden completar cómodamente durante su horario normal de trabajo, podemos decir que están sobrecargados.

La sobrecarga de los empleados puede ser complicada de gestionar en nuestra cultura de trabajo actual. Por un lado, a los gestores se les pide continuamente que hagan más con menos, lo que se traduce en cargas de trabajo más pesadas para ellos y sus empleados. Por otro lado, los trabajadores a menudo sienten reparo para hablar sobre la sobrecarga, por varias razones:

1. No quieren que se les vea como perezosos o que se les catalogue como el que menos esfuerzo hace en el equipo.
2. La mentalidad omnipresente del «trabajo 24 horas» les ha inculcado la idea de que si no trabajan o no están accesibles por las noches, durante los fines de semana y las vacaciones, no se están esforzando lo suficiente.

A pesar de nuestra obsesión colectiva por estar siempre en modo de trabajo, el exceso de trabajo conlleva riesgos muy graves que los gestores y los empleados deben conocer.

¿Qué riesgos implica la sobrecarga de trabajo?

La consecuencia más inmediata del exceso de trabajo es un aumento en los niveles de estrés, lo que puede incrementar el riesgo de sufrir problemas de salud física y mental

. Entre ellos:

• Insomnio

Puede parecer contradictorio que los empleados con exceso de trabajo tengan problemas de sueño. Cuanto más trabajas, más cansado estás, ¿no? Parece lógico, pero la realidad es que los trabajadores con exceso de trabajo crónico a menudo tienen dificultad para conciliar el sueño incluso cuando están exhaustos. Esto se debe a que mentalmente no pueden desconectar y siguen pensando en todo lo que han hecho—y todo lo que no les dio tiempo a hacer— durante la jornada de trabajo.

Esto puede conducir a un círculo vicioso de privación del sueño que ocasiona una disminución de la concentración, más descuidos y tiempos de reacción retardados.

• Cardiopatías 

Varios estudios han demostrado un vínculo directo entre el exceso de trabajo y las enfermedades coronarias. De hecho, un estudio publicado en el European Heart Journal descubrió que los empleados que hacían entre tres y cuatro horas extra al día tenían un riesgo un 60 % mayor de sufrir problemas cardíacos, en comparación con sus compañeros que no hacían horas extra.

• Diabetes tipo 2

Otro estudio estableció una conexión entre la sobrecarga crónica y la diabetes tipo 2. La investigación mostró una correlación entre trabajar más de 55 horas a la semana y los casos de diabetes tipo 2, si bien solo en personas procedentes de un entorno socioeconómico desfavorable.

Cómo detectar la sobrecarga de trabajo de los empleados

Si bien unos empleados podrán hacer frente a una sobrecarga de trabajo con más facilidad que otros, llegará un momento en que los signos de la sobrecarga empezarán a hacerse visibles. Los síntomas más habituales son:

• Pérdida de energía

Cuanto más intenten los empleados mantener un horario de trabajo desequilibrado, más cansados ​​estarán. Con el tiempo, el estrés constante y la falta de sueño producirán una disminución de la energía que será más visible en los trabajadores que suelen tener mucha energía.

• Más facilidad para distraerse

A medida que los niveles de energía caen en picado y aumenta la falta de sueño, se hace mucho más difícil para los trabajadores mantener la concentración en la tarea que tienen entre manos.

• Cambios de humor inesperados

No hay duda de que el insomnio y el estrés crónico pueden amargar incluso a las personas más amables y educadas. Vigila los cambios de humor inesperados de los miembros de tu equipo: es un signo clásico de exceso de trabajo.

¿Qué hacer en caso de sobrecarga de trabajo?

Cuando la mayoría de los trabajadores de una empresa sufren sobrecarga de trabajo crónica, puede indicar una cultura del exceso de trabajo. Si eres directivo, recuerda que para ti es esencial mantener un horario equilibrado tanto como para tus empleados. Aquí te presentamos algunos consejos para combatir la sobrecarga de trabajo:

• Evita la multitarea

Varios estudios han señalado los efectos perjudiciales que la multitarea tiene en la productividad, la creatividad y los niveles de estrés. La evidencia sugiere que centrarse exclusivamente en una tarea durante un periodo de tiempo determinado puede impulsar los resultados y ayudar a los empleados a hacer más sin que lleguen a sentirse desbordados.

• Pon límites

La frontera entre tu vida laboral y tu vida personal seguirá siendo borrosa mientras no decidas establecer límites estrictos y ceñirte a ellos. Dite a ti mismo: «Hoy saldré a las 5 de la tarde y no volveré a pensar en el trabajo hasta las 9 de la mañana de mañana».

• Tómatelo con calma

Finalmente, tienes que saber tomarte las cosas con calma y admitir que el trabajo puede esperar. Además, a largo plazo, tendrás un mejor rendimiento cuando tu vida laboral y tu vida personal estén adecuadamente equilibradas.

Cómo gestionar la carga de trabajo de los empleados

Si observas signos de exceso de trabajo en los miembros de tu equipo o en ti mismo, existen diversas herramientas en el mercado que pueden ayudarte a gestionar mejor esas cargas de trabajo y evitar los efectos perjudiciales de la sobrecarga de los empleados. 

Por ejemplo, con diagramas de carga de trabajo, puedes fácilmente gestionar las capacidades de tus empleados, priorizar las tareas y planificar la asignación de trabajo en función de la disponibilidad. 

Además, puedes gestionar los horarios de forma más eficaz y reasignar tareas cuando surgen conflictos o se producen desequilibrios en el trabajo.

Tomado de: https://www.wrike.com/

LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD EN EL SECTOR AUTOMOTRIZ TIENEN NOMBRE PROPIO: IATF 16949:2016

Contar con un Sistema de Gestión de Calidad que proporcione una mejora continua, haciendo hincapié en la prevención de errores y en la reducción de la variación y de los residuos en la cadena de suministro automotriz.

Este el propósito fundamental de la IATF 16949:2016 la norma de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) específica para la industria del automóvil.

La IATF 16949:2016 complementa los requisitos de ISO 9001:2015 en relación a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad.

¿Quién puede aplicar esta norma? Esta es clave para aquellas compañías que se dedican a fabricar y proveer material de automoción, desde pequeños fabricantes hasta empresas multinacionales, independientemente de su ubicación geográfica.

La importancia de la IATF 16949:2016 en el sector

Certificar la norma IATF 16949:2016 se ha convertido en un requisito prácticamente necesario para cualquier empresa que trabaje con una cadena general de suministro de fabricación de automóviles. Muchos de los fabricantes del sector automovilístico en el mundo hacen de esta certificación un requisito muy importante para sus proveedores.

La norma IATF 16949:2016 proporciona a las empresas:

• Poder llevar a cabo prácticas acordadas y reconocidas de forma internacional para gestionar la calidad en el sector automotor.
• Trabajar con un lenguaje común para tratar con los distintos negocios y proveedores de todo el mundo.
• Aumentar la eficiencia y la eficacia en su cadena de montaje.
• Implementar un modelo de mejora continua y sistemática en la calidad.
• Mejorar su imagen de cara a los clientes y otras partes interesadas.

Certificar IATF 16949:2016 demuestra un compromiso claro y transparente con la calidad y la mejora continua, permitiendo que la empresa obtenga beneficios como:

• Poder realizar ofertas de nuevos contratos en todo el mundo cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad
• Reducir la emisión de residuos y los costos mediante la mejora de la calidad del producto y proceso.
• Ahorrar en tiempo y costes, al reducirse la necesidad de llevar a cabo auditorías de segunda y tercera parte. La norma IATF 16949:2016 cubre todos los requisitos de certificación de calidad y se encuentra reconocida por toda la industria del automóvil. 

Certificar IATF 16949:2016 demuestra un compromiso claro y transparente con la calidad y la mejora continua de las empresas del sector de la automoción.

IATF 16949:2016, la anterior ISO/TS 16949

La norma IATF 16949:2016 sustituyó en su momento a la ISO/TS 16949. Por tanto, todas las organizaciones que se encontraban certificadas en ISO/TS 16949:2009 tuvieron que llevar a cabo una transición a la nueva norma antes del 14 de septiembre de 2018. Esta no será una norma de gestión de calidad independiente, sino que será implementada como un complemento y de forma conjunta con la norma ISO 9001 2015.

Hay que destacar que esta norma ha sido publicada por el International Automive Task Force (IATF). El IATF es un grupo de fabricantes de automóviles que tiene como objetivo proporcionar productos de calidad mejorada a los clientes de automóviles de todo el mundo. Entre sus principales cometidos hay que destacar los siguientes:

• Establecer los requisitos fundamentales internacionales del sistema de calidad, principalmente dirigidos a proveedores de materiales de producción, partes de producto o servicios de acabado de las empresas participantes.
• Desarrollar políticas y procedimientos para el esquema de registro de terceros con el fin de garantizar la coherencia en todo el mundo.
• Proporcionar la capacitación adecuada para cumplir con los requisitos de la norma IATF 16949:2016.
• Establecer enlaces formales con los organismos apropiados para apoyar sus objetivos.

La norma IATF 16949:2016 es una norma general de gestión de la calidad para el sector del automóvil, en la que se describen todos los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad efectivo. La aplicación de la norma es obligatoria para muchos fabricantes de equipo original, así como para todos los proveedores de la industria automotriz.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/ 

9 ESTRATEGIAS PARA QUE TUS REUNIONES SEAN MUY EFICACES (INFOGRAFÍA)

Bien hechas, las reuniones eficaces ayudan a colaborar de manera productiva, a solucionar problemas de forma creativa y a generar ideas innovadoras que hacen avanzar a la empresa.

Lamentablemente, muchas reuniones son una total pérdida de tiempo. Y no es difícil ver por qué: 

El 63% de las reuniones no cuentan con un programa 

Las sesiones productivas de intercambio de ideas solo representan un 5% de todas las reuniones

El 73% de los asistentes admiten que realizan otro trabajo durante las reuniones 

¡No nos extraña que todos temamos a las reuniones! 

Celebrar una reunión productiva es más fácil de decir que de hacer, pero no es complicado. Sigue estas sencillas estrategias para celebrar reuniones eficaces y útiles que ayuden a tu equipo a realizar un gran trabajo. 

 

Si te pasas el día de una reunión a otra, probablemente estés buscando la forma de ganar algunas de tus horas de trabajo. Lee nuestros consejos para sustituir las reuniones de estado, las sesiones de intercambio de ideas y las retrospectivas de proyectos...

Esto es lo que hay que evitar en tus reuniones...

Tomado de: https://www.wrike.com/

22 HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL TELETRABAJO EN TIEMPOS DE CRISIS

Uno de los mayores desafíos para implementar el teletrabajo, como modalidad laboral está en la selección de las herramientas tecnológicas adecuadas, que permitan lograr los resultados previstos en los niveles de calidad acordados, y a su vez contribuya con el balance entre la vida laboral y personal de los colaboradores.

Felizmente, hoy contamos con un sinfín de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad, y hacer que sea muy sencillo trabajar desde casa:

Software para comunicación y coordinación de equipos

Mantener un canal de comunicación abierto, en línea y eficaz durante el teletrabajo, es fundamental para el logro de los mejores resultados, las mejores aplicaciones para ello son:

• Slack: Permite que los usuarios organicen las conversaciones en espacios exclusivos llamados canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos.
• Microsoft Teams: Permite la comunicación general (chat, reuniones, llamadas, archivos y herramientas) para permitir un trabajo en equipo más productivo, está integrada con Office 365, por lo cual permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.
• WhatsApp: Es una aplicación que nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas, permite enviar todo tipo de archivos, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web. Su principal ventaja es que se usa prácticamente en todo el mundo y no requiere ningún tipo de formación para su uso.
• Outlook: Es la aplicación de Microsoft para trabajar de forma eficiente con correo, calendario, contactos, tareas y más, todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive, acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.
• Gmail: Es una aplicación de correo electrónico muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes.

Software para videoconferencias

La comunicación con partes interesadas pertinentes es imprescindible durante el teletrabajo, las mejores aplicaciones para llevar a cabo reuniones virtuales con diferentes participantes, son:

• Zoom: Herramienta de reuniones, videoconferencias y chats, tiene niveles gratuitos y de pago para elegir, no obstante incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo de calidad, su desventaja es el límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.
• GoToMeeting: Es una de las mejores aplicaciones para planificar y gestionar las reuniones con vídeo de manera rápida, sencilla y confiable.
• GoToWebinar: Permite planificar, presentar y gestionar el seguimiento de seminarios web mediante presentaciones interactivas con encuestas, además permite grabar la sesión para volver a verla posteriormente.
• Skype: Permite mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez y funciona en dispositivos móviles y computadoras.
• Hangouts: Herramienta de google para la gestión de mensajería segura para equipos (chats),s llamada y videoconferencias de fácil acceso, que admiten hasta 100 interlocutores en web y un máximo de 10 en Smartphone. 

¿Cuáles son las mejores aplicaciones tecnológicas para realizar el teletrabajo?

Software para la gestión de tareas y organización

Son herramientas de trabajo colaborativo, como gestores de proyectos y/o, tareas. Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar durante el teletrabajo las tareas del equipo, agruparlas por proyectos, asignar tareas a usuarios específicos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos, establecer recordatorios, notas adicionales, e incluso la comunicación eficiente entre los miembros del equipo:

• Teamwork: Un software de gestión de proyectos, el cual incorpora herramientas esenciales para colaborar de forma eficaz, cumplir los plazos de entrega y obtener resultados de alto rendimiento.
• Asana: Herramienta de gestión del trabajo colaborativo, permite realizar un seguimiento sobre las tareas a completar y los proyectos a cumplir por cada miembro del equipo, incluye chat incorporado y notificaciones en tiempo real.
• Microsoft To Do: Herramienta para administrar listas, tareas y avisos, perite desglosar las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y definir avisos de seguimiento, además se integra con Tareas de Outlook.
• Todoist: Es un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
• Google Keep: Aplicación de notas y recordatorios de Google, incluye posibilidad de añadir recordatorios y la mayoría de funciones de una aplicación de notas y tareas.
• Trello: Herramienta de organización multiplataforma basada en tableros, que puede ser utilizada para gestionar ideas, tareas u objetivos.
• ISOTools: Software que brinda un conjunto de soluciones para la Gestión de la Excelencia y Conformidad Empresarial Sin lugar a dudas una herramienta clave para la gestión integral del negocio, en todas las modalidades laborales, incluyendo el teletrabajo.
• ISOLUCION: Software que permite organizar los sistemas de gestión incluida la gestión de los riesgos, indicadores, etc. Opera en línea para todos los colaboradores y permite parametrizar operaciones de sistemas integrados.

Software para la gestión remota

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo el acceso remoto para el soporte y el acceso (autorizado con permisos), a los distintos archivos y documentos importantes en la organización. Incluye herramientas para realizar soporte, transferencia de archivos o almacenamiento en a la nube.

• TeamViewer: Permite conectarse a otro equipo de manera remota en tiempo real, con el fin de dar soporte instantáneo o administrar ordenadores (Windows, Mac OS, Linux) u otros dispositivos móviles (Android, Windows 10 Mobile).
• WeTransfer: Herramienta para enviar archivos grandes a otras personas.
• Google Drive: Gestor de almacenamiento seguro en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también de otros desarrolladores como Microsoft.
• Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios.
• Microsoft OneDrive: Es la opción de almacenamiento en la nube, para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Qué requisitos mínimos del teletrabajo?

Para concluir y como ejemplo, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, establecen como requisitos mínimos a tener cuenta por las organizaciones al momento de adoptar teletrabajo:

• Requisitos organizacionales: Gestión del cambio organizacional, compromiso y sensibilización de los colaboradores
• Requisitos tecnológicos: Definición y disposición de la infraestructura y plataformas tecnológicas que soportarán el teletrabajo
• Requisitos jurídicos: Atención a la legislación vigente en materia jurídica, de riesgos laborales aplicable a cada país.

Al hablar de tecnología, se refiere a la combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos (información) y aplicaciones, y en consecuencia a su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales.

• Infraestructura: Soporta las operaciones básicas de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión.
• Dispositivos: Corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo
• Aplicaciones: Hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

CÓMO HACER UNA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PASO A PASO

Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterización de procesos pero créeme que es una de las cosas más importantes que puedes hacer en tu negocio para poder mejorar tus procesos.

¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus procesos?

Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te lo aseguro. Te enseñaré a construir y trabajar con una ficha de procesos desde cero, desde tu hoja en blanco. Tan sólo tendrás que dedicarle tiempo para aplicarlo a tu negocio.

Así que toma papel y lápiz que empezamos...

Qué es la caracterización de procesos

Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que decirte que debes tener bien claro que es un proceso para poder entender luego que es una caracterización de procesos.

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Estos elementos pueden ser:

• elementos de entrada que originan que comience un proceso como por ejemplo la solicitud de un servicio/producto de un cliente,
• elementos de salida que originan que finalice un proceso como por ejemplo la realización de una cotización/presupuesto.

En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la solicitud de un cliente y el elemento de salida fue una cotización/presupuesto.

¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se identifican cuando caracterizas procesos.

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:

• Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
• Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
• Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
• Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
• Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
• Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
• Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
• Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Como puedes ver, una caracterización de procesos implica estudiar en profundidad los procesos. Se trata de una herramienta muy potente junto con el diagrama de flujo.

Para qué sirve una caracterización de procesos

Sirve para estudiar los procesos de una organización en profundidad como te comenté anteriormente.

Y estudiar un proceso implica:

• analizar si es posible hacerlo más ágil.
• plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.
• detectar posibles riesgos de que falle el proceso.
• descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y como se habían planteado de un principio.
• incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del proceso.

Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan exigente y potente a la vez.

Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la orden para que comience o termine, que documentos existen para controlar y analizar ese proceso, etc.

Cómo se hace una caracterización de procesos

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la Ficha de proceso. Esta Ficha de proceso la puedes construir mediante una hoja de cálculo o un documento de texto.

Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté anteriormente en la caracterización de procesos dentro del documento. Algo así:

Antes de la caracterización de procesos prepara esto:

Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso evidentemente tienes que definir qué proceso vas a estudiar.

Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo quieres hacerlo para que reserven un día y hora en su agenda.

Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.

Durante la caracterización de procesos haz esto:

Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes abierto delante de ti la ficha del proceso.

A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos que doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.

Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al responsable del proceso.

Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son los responsables del proceso.

Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al cliente final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar cuál es el final del proceso. Yo defino el inicio y el final del proceso como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un formulario por email con los datos para facturar).

Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está totalmente relacionado con el inicio y final del proceso. Pero aquí no defino la acción sino los elementos asociados a esa acción (ejemplo anterior: formulario con los datos para facturar) ¿ves la diferencia?.

Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este proceso. Por partes interesadas me refiero a las partes implicadas.

Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al apartado de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto? Porque ya tengo suficiente información general del proceso. Ahora quiero entrar en detalle y saber exactamente los pasos que se dan para desarrollar ese proceso de principio a fin.

Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que estoy estudiando en subprocesos.

Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una empresa que tiene un departamento específico para ello, este proceso de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4 subprocesos: solicitud de facturación, emisión y registro de la factura, envío de la factura, archivo físico y digital.

¿Por qué hago esto? para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al dividir el proceso en subprocesos ayuda más a la lectura de este apartado “descripción de actividades” que si describo todas las actividades juntas sin división alguna.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título para cada uno de los subprocesos.

Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso ya entiendo con todo detalle el mismo. Es el momento en que mi cabeza empieza a hacerse estas preguntas:

• ¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
• ¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no fallar en este proceso?
• ¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de este proceso?

Y es entonces cuándo paso a la parte final del análisis de este proceso y la cumplimentación de la ficha del proceso.

Paso 7. Identifico los controles al Proceso que existe en la organización. Todos los procesos tienen siempre algún control (podrá ser visual o mediante un documento/registro).

Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué existe) y las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es ¿y cómo controlas este paso, este momento? La respuesta que te de la persona escríbela pero plantéate tú si es suficiente ese control o le haría falta algún otro o mejorar el existente.

Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces los controles que se hacen al proceso están basados en la cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que te digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es suficiente o necesita otros o mejorar el existente.

Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación, puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o facturas rectificativas) significa que el cliente no está de acuerdo con la factura que se ha emitido. Habría que analizar el por qué ocurre ese abono pero igual puede ser una mala comunicación entre el departamento de producción y el de facturación.

Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que valga la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles errores de fondo en la empresa y por eso se mantiene como indicador. Para eso existen los indicadores.

Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este análisis es importante porque hace pensar a la persona que tiene delante de posibles fisuras en sus procesos. Si detecto alguna la anoto para que se analice posteriormente la probabilidad de que se materialice y la gravedad que tendría en la empresa si se materializa.

Después de la caracterización de procesos haz esto:

Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:

• ¿qué se puede mejorar?
• la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de que falle el proceso para saber si se toma acción o no.
• si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.

Beneficios de caracterizar procesos

Realizar una caracterización de procesos es un trabajo que te dará enormes beneficios en tu organización. Entre ellos yo destacaría:

• Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y cómo se hacen las cosas.
• Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está establecido por parte de la alta gerencia (dirección, gerencia).
• Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.
• Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar posteriormente la gravedad de ese riesgo.
• Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores de gestión o mejorar los existentes.
• Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la mejora de los mismos.

Bueno pues, esto es todo lo que quería contarte acerca de la caracterización de procesos.

Y ahora dime, ¿has hecho ya una caracterización de algún proceso en tu organización?

Te espero en los comentarios.

Foto: Papel en blanco

Fuente: Pixabay

Tomado de: https://iveconsultores.com

INDICADORES Y EL CICLO PHVA

Los indicadores de gestión deben planificarse o diseñarse, ser ejecutados o implantados, verificados y en caso de que sea necesario, ajustarlos. Por lo tanto, siguen el ciclo PHVA.

• Planificar: diseño de indicadores. Son los indicadores que deben estar alineados a hechos con base a un elemento. Si existe un indicador que no se encuentra alineados a nada, deberá plantearle para que lo has diseñado. Si el contexto empresarial es nuestro escenario, debemos asegurarnos que el indicador que diseñe se encuentre dirigido al logro de un objetivo o política.
• Hacer: aplicar medición. Es este momento debemos probar el indicador. Los datos que se están tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.
• Verificar: analizar los datos. Es necesario conocer para que se calcula un indicador. No tiene sentido que se diseñe un indicador, tome datos y después no haga nada más. En este momento es en el que realmente se toma valor al uso de los indicadores y es cuando se toman decisiones.
• Actuar: tomar decisiones. Se ejecutan las decisiones previstas en el paso anterior. Las decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por ejemplo, si ve que la cosa va bien exígele un poco más, pero si ves que algo no va bien debes hacer algo que lo corrija.

Cómo construir un indicador

Construir o diseñar un indicador se hace según la fase de planificar.

Paso 1: Qué está haciendo

Antes de medir es necesario que sea consciente de las actividades que se están realizando. Si tiene caracterizadas con el detalle de entradas y salidas.

En al ámbito de proyectos o en el sector público el esquema puede ser diferente. Suponemos que el objetivo de estudio el sector académico y nos enfocamos en la problemática de la deserción escolar. Siendo un aspecto que se debe medir como pueden ser las causas de deserción escolar.

Durante este análisis será útil que determines los recursos que lleven a cabo las actividades. Esto permite medir los aspectos que son más importantes.

Paso 2: Definición de variables y fórmula de cálculo

Es necesario que se definan las variables de las que se compone el indicador, la relación que tiene entre sí, y con esto la fórmula de cálculo. La relación se encuentra dada por el tipo de información que quieres conseguir. Por lo que un indicador puede ser:

• Absoluto: un número que dimensiona un evento o fenómeno según su naturaleza.
• Razón: es cociente entre dos cantidades que no tiene elementos comunes o cuenta con un atributo de diferencia. De otra forma, toma las unidades que cuentan con un atributo frente a las que no lo tienen.
• Tasa: es el cociente entre dos variables analizadas en un lugar y tiempo específico.
• Proporción: siendo la relación entre una cantidad con elementos en común y total de unidades. Dicho de otra manera, es una relación en la que el numerados se encuentra incluido en el denominador.
• Variación: fija dos elementos que establecen la variación que existe entre uno y otro.

Paso 3: Elección del indicador

Debemos evaluar cada indicador con base a los criterios establecidos. En caso de que nos quedemos sin suficientes indicadores volvemos a ejecutar el paso 1 y 2.

Paso 4: Definiendo las metas de un indicador

Es necesario que las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos se aplican, pues esto depende de la organización, proyecto, actividad y sector.

• Valor de actualidad o histórico. Es necesario que se mire atrás en el tiempo para definir la meta. Es común escuchar empresas que definen sus metas con base en los resultados del año pasado. Si no contamos con datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida. El valor no menciona el potencial, pero para eso está otro valor.
• Valor de potencialidad o estándar. Considera una gestión eficaz de recursos, por la que obtendrá otro valor que está orientado a una situación con los recursos disponibles utilizados de la mejor forma.

Debemos evaluar cada #indicador como base a los criterios establecidos.

• Valor de competencia. No tiene sentido plantearse una meta si sabes que la competencia la supera por mucho.
• Valor de usuario/cliente. No debes plantear una meta inferior a la exigida por el cliente.
• Valor teórico. Se encuentra orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante.

Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección

Es necesario conocer la información de los indicadores:

• La información proviene de informes estatales y se consigue mediante el sitio web de presidencia.
• La información se consigue con el grupo de personas evaluadas y se obtiene mediante encuestas y su análisis.
• La información proviene de las bases de datos del cliente y se obtiene por envío de correo electrónico mensual.

Paso 6: Responsables del indicador

• Define las diferentes responsabilidades que se encuentran asociadas al indicador.
• Quién trabaja para que se establezca la información.
• Quién recolecta la información.
• Quién analiza dicha información.
• Quién reporta o presenta la información del indicador.

Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador

Con base al destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia del cálculo del indicador o una presentación específica.

Paso 8: Frecuencia de cálculo

No podemos confundir frecuencia de cálculo con frecuencia de recolección de información. Es necesario que se cuente con una hoja de control de proveedor donde se anota la gestión semanal.

Paso 9: Ficha de indicadores

En este caso se especifican los elementos que componen cada indicador. Es muy útil realizar un resumen de todas las consideraciones que deben tener en cuenta a la hora de realizar la planificación de los indicadores.

Tomado de: https://www.isotools.org/

SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN: ENFOQUE SEGÚN LOS PRINCIPIOS DE TQM

La Calidad Total o Total Quality Management (TQM) es una estrategia orientada a mejorar la calidad y desempeño de la organización, de manera que se puedan cumplir los intereses del cliente. 

Esta Calidad Total se encuentra relacionada con los Sistemas de Gestión Integrado.

Autores como Vincoli (1991), Roughton (1993), Weinstein (1996) o Manuele (1997) han mostrado en sus trabajos las concordancias entre los principios de la Gestión de Calidad Total (GCT) y la Seguridad Laboral, y Klassen y Mclaughlin (1993) o Borri y Boccaletti (1995) han realizado estudios en la misma línea para el caso de la Gestión Ambiental.

• En la última década, se han desarrollado dos vertientes diferentes en cuanto a la relación entre los SGI y los principios de GCT.
• Por un lado, algunos autores consideran que los principios de GCT deben de ser el fundamento del diseño de Modelos de Integración.
• Por otro, se considera que dentro del proceso de integración, estos principios deben de estar presentes pero no deben de ser incorporados a la estructura del Modelo.

Esta última representa la postura más generalizada.

El primero de los enfoques (Wilkinson y Dale, 2001) se basa en la pérdida de independencia de los tres subsistemas (calidad, medio ambiente y seguridad y salud laboral), ya que los recursos y las actividades que componen el SIG son resultado de la combinación de los tres sistemas individuales y se desarrollan dentro de una estructura única y completamente integrada.

Tomado de: https://www.isotools.org/

EL MIPG Y EL ÉNFASIS EN LA MEDICIÓN DE LA GESTIÓN.

El Decreto 1499 de 2017 que actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), establece los objetivos y enfatiza el fortalecimiento de la cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua. 

Por lo anterior, el MIPG define la medición como los “instrumentos y métodos que permiten medir y valorar la gestión y el desempeño de las entidades públicas”, estableciéndola como la base del modelo, tal como se aprecia en el siguiente gráfico:

Para lograr lo anterior, el MIPG focaliza la planificación de la medición en la segunda dimensión “Direccionamiento Estratégico y Planeación” donde se establece para la organización el esquema de medición y define los controles entre ellos los indicadores, para obtener resultados que permitan su seguimiento y mejora.

En la tercera dimensión “Gestión con Valores para el Resultado” el MIPG busca la implementación de la política de Fortalecimiento Organizacional y Simplificación de Procesos, mediante el trabajo por procesos, con la orientación estratégica y de los resultados obtenidos por la organización entre ellos la medición, que permitan recolectar los datos y la información necesaria para la mejora.

En la cuarta dimensión “Evaluación de Resultados” busca facilitar el seguimiento y evaluación del desempeño institucional aplicando los indicadores definidos y acorde con los lineamientos establecidos por la entidad para entregar la información del seguimiento y evaluación. Para ello la información deberá contar con un responsable que realice el seguimiento respectivo, centralice y garantice su custodia y efectué la evaluación correspondiente.

En la sexta dimensión “Gestión del Conocimiento y la Innovación” dentro del MIPG busca fomentar la cultura de la medición y análisis de la gestión institucional y estatal, por medio del análisis y la visualización de datos e información que permitan determinar las acciones requeridas para el logro de los resultados esperados.

El MIPG busca fortalecer el ambiente de control organizacional, mediante la interacción permanente entre las dimensiones anteriormente mencionadas.

Por lo anterior, las organizaciones requieren centralizar los datos y la información resultante del monitoreo de indicadores y actividades de mejora y de control, y para ello, pueden contar con el soporte del software ITS-GESTIÓN, software que soporta la administración de los sistemas de gestión (ISO 9000, ISO 14001, ISO 27000, Seguridad y Salud en el Trabajo, entre otros) que permite articular de manera sencilla el conjunto de elementos de la organización, empleando para ello el módulo de Indicadores, el módulo de riesgos y controles, el módulo de acciones de mejora y el módulo de revisión por la dirección, entre otros, que permitirán dar cumplimiento a la implantación del MIPG.

Autor: Juan Carlos Reyes Parada Octubre 2019.

Tomado de: https://www.its-solutions.net/

TELETRABAJO ¿CÓMO MANTENER LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL?

Hoy el mundo se ve profundamente afectado por la pandemia mundial del coronavirus, también conocido como COVID-19. 

Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), además de ser una amenaza para la salud pública, el brote ha causado caos a nivel económico e incertidumbre social, poniendo en peligro la sostenibilidad de muchas de empresas y con ello, el bienestar y los medios de vida a largo plazo de millones de personas.

Los efectos del COVID-19 en el mundo laboral, ha generado como necesidad, la sinergia entre el gobierno, los trabajadores y los empleadores, a fin de proteger los derechos individuales de los trabajadores y a su vez mantener la actividad empresarial.

En consecuencia, las empresas han tenido que ser que ser creativas, innovadoras y flexibles, en cuanto a las estrategias a implementar para garantizar la continuidad del negocio, la seguridad de los ingresos y la protección social de sus trabajadores. A nivel mundial la instrucción ha sido clara, ¡Solo trabajando unidos superaremos la crisis!

Es por ello, que la mayoría de empresas, se han visto obligadas, a suspender o limitar el trabajo presencial, así mismo, poco a poco han considerado viable la posibilidad de que el personal trabaje desde su hogar, y en consecuencia el teletrabajo se ha convertido en una necesidad indispensable para mantener la operatividad de las empresas, en especial en los países donde el aislamiento social es obligatorio, al ser la principal medida de contención del virus

El teletrabajo ofrece nuevas posibilidades para que los trabajadores sigan trabajando y los empleadores continúen sus negocios durante la crisis, donde, la solidaridad y empatía de las partes juega un papel crucial, de modo que los trabajadores reafirmen su compromiso de agregar valor, coadyuvando a la sostenibilidad de las empresas y a su vez los empleadores en coordinación con los gobiernos, implementen estrategias efectivas para preservar la mayor cantidad posible de empleos.

¿Qué es el teletrabajo y por qué es una tendencia creciente?

El trabajo desde casa ha existido siempre, sin embargo, el origen documentado del concepto de teletrabajo data de la década de los 70 en plena crisis del petróleo, bajo el enfoque de trabajo a distancia como respuesta a la necesidad evitar desplazamientos, aglomeraciones y problemas de movilidad al tiempo que se reducía el consumo energético

Para la década de los 80 y los 90 el desarrollo tecnológico y de los sistemas de telecomunicaciones, reconocen en el teletrabajo una herramienta de flexibilidad en la distribución de tareas y en la gestión del tiempo.

En el siglo XX se desarrolla el marco referencial del teletrabajo, gracias a pioneros como Confederación Europea de Sindicatos (CES) y la OIT, luego cada país fue estableciendo los requisitos legales y reglamentarios, que regulan la práctica del teletrabajo en materia jurídica.

La Real Academia Española (RAE) sintetiza quizás la definición más precisa del teletrabajo, como el “Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. 

Se podría decir que el principal beneficio del teletrabajo, es la transformación de las relaciones laborales, permitiendo a los empleados tener control sobre su tiempo y sus objetivos, y brindando a las organizaciones mayor productividad derivada del aumento en la calidad de vida de los trabajadores.

El teletrabajo ofrece nuevas posibilidades para que los trabajadores sigan trabajando y los empleadores continúen sus negocios.

En este orden de ideas, la clave para entender y diferenciar el teletrabajo del trabajo habitual se halla en sus características:

• El teletrabajo es una actividad laboral que se lleva a cabo fuera de la ubicación física de la organización, es decir que puede realizarse desde cualquier lugar sin necesidad de estar en un lugar físico determinado para cumplir sus funciones.
• El teletrabajo implica el uso y disponibilidad en tiempo real de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) para facilitar la comunicación entre las partes.
• El teletrabajo está basado en un modelo de organización diferente al tradicional, que replantea las formas de comunicación interna, genera flexibilidad en la gestión del tiempo, promueve la productividad bajo un enfoque de orientación a resultados y en consecuencia y provee nuevos mecanismos de control y seguimiento a las tareas.

Particularmente en los últimos tres meses, el interés de búsqueda en Google del tema “Teletrabajo” se incrementó en todo el mundo, lo cual refleja el cambio de enfoque mundial del trabajo, como consecuencia de la crisis por la pandemia del COVID-19.

"Google Trends" es una herramienta que permite mostrar el interés que han tenido los usuarios de Google por un tema concreto de forma global o a nivel de ciudad, además permite filtrar el interés por criterios como tiempo, categoría, o tipo de búsqueda (web, noticias, etc.).

• Los temas son un grupo de términos que comparten el mismo concepto en cualquier idioma.
• El interés de búsqueda se basa en una escala relativa en la que un valor de 100 indica la popularidad máxima, mientras que un valor de 50 indica las consultas cuya frecuencia de búsqueda es la mitad de la frecuencia de búsqueda de la consulta más popular y así sucesivamente

Al buscar el tema del “Teletrabajo”, la herramienta nos proporciona, una muestra de las solicitudes de búsqueda reales anónimas realizadas a Google en marzo del 2020, el resultado muestra un incremento exponencial, el tema llego a la escala máxima de 100 puntos a nivel mundial, y desde el 2004 se había mantenido en promedio en un rango de 15 a 30 puntos de interés relativo, es decir literalmente todo el mundo está interesado en conocer más sobre el teletrabajo.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

CHECKLIST DE EVALUACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y SOBORNO

La implementación de un sistema de gestión basado en la norma ISO 37001 comienza con una evaluación del riesgo de corrupción. Y esta es una de las tareas en las que una lista de verificación resulta de gran utilidad.

Esta checklist debe facilitar la labor y fundamentarse en estructurar un sólido programa de cumplimiento antisoborno. Para ello, debe ser diseñada utilizando una metodología sustentada en la protección, detección y corrección, de tal forma que sea posible administrar los componentes centrales del programa.

Checklist de evaluación del riesgo de corrupción y soborno

A continuación presentamos una lista de verificación específica para la evaluación del riesgo de corrupción y soborno. Gracias a ella, es posible diseñar e implementar un programa de cumplimiento efectivo, global y consistente:

Elementos del programa para proteger

Políticas

• Identificar los conflictos de interés, obsequios, viajes, donaciones caritativas, contribuciones políticas, acuerdos de compensación y otro tipo de prebendas y beneficios que estén en uso en la organización.
• Identificar actores clave para las políticas en todas las áreas geográficas.
• Elaborar o actualizar la política general antisoborno.
• Incorporar en la política antisoborno, los conflictos de interés, regalos, donaciones, viajes, contribuciones, prebendas y beneficios mencionados en el primer ítem de este apartado.
• Examinar nuevas políticas y recibir orientación de contactos clave en cada área geográfica.
• Actualizar el código de conducta para incluir las novedades apropiadas contra el soborno y otras políticas anticorrupción.
• Desarrollar un plan y un cronograma para implementar nuevas políticas en toda la organización.
• Dar a conocer la política antisoborno, el código de conducta y el sistema de gestión a los empleados.
• Establecer un proceso de revisión regular de políticas.

Formación y Comunicación

• Identificar el público objetivo de la formación.
• Desarrollar e implementar programas de capacitación contra el soborno para empleados, en línea o presenciales.
• Elaborar e implementar un plan general de comunicación contra el soborno, bien sea por medio de correo electrónico, sitios web, boletines, carteles, etc.
• Ofrecer capacitación y comunicación periódica sobre responsabilidades contra el soborno y la necesidad de presentar informes.
• Comunicarse con los empleados cuando los problemas requieran implementar acciones correctivas.

Socios de negocios y aliados comerciales

• Revisar los acuerdos estándar y modificarlos para alcanzar el cumplimiento requerido en las políticas antisoborno.
• Revisar o desarrollar el código de conducta del socio comercial.
• Requerir certificaciones de los representantes de socios comerciales en el código de conducta y la política.
• Desarrollar una política para la capacitación contra el soborno de socios comerciales, determinando quién la debe tomar, y las excepciones que se pueden considerar.
• Desarrollar programas de formación contra el soborno para socios comerciales.
• Asegurarse de que el socio comercial entiende las políticas y principios antisoborno y anticorrupción.
• Ofrecer capacitación contra el soborno o requerir pruebas de capacitación a representantes de socios comerciales de alto riesgo.
• Entregar comunicaciones periódicas a los socios comerciales con respecto a la línea de ayuda y políticas antisoborno.

Elementos del programa para detectar

Evaluación de riesgos

• Enumerar todas las ubicaciones geográficas en las que opera la organización, y clasificar las áreas por riesgos basándose en:

1. Nivel de riesgo de corrupción.
2. Tipo y cantidad de negocios que se realizan en cada área.
3. Nuevas áreas de expansión planificada.
4. Uso extensivo de terceros.
5. Negocios o acuerdos con funcionarios gubernamentales.

• Priorizar las actividades futuras por clasificación de riesgo.
• Auditar registros financieros de pagos de terceros, regalos, viajes, contribuciones caritativas y políticas.
• Registrar los problemas encontrados y desarrollar un plan para investigar y abordarlos.
• Identificar interacciones con funcionarios del gobierno, incluidos los organismos gubernamentales, detallando qué, cuándo, quién, cómo, donde…
• Identificar los procesos para gestionar pagos a funcionarios gubernamentales.
• Identificar las prácticas de supervisión existentes.
• Reevaluar de forma periódica el riesgo, y de acuerdo con ello, modificar el programa.
• Encuestar a ejecutivos y personal clave en cada área geográfica en relación a riesgos de corrupción pasados y actuales y prácticas de mitigación de riesgos.

Cultura

• Asegurarse de que la línea de denuncias sea accesible para todos los empleados, en todos los idiomas requeridos y de acuerdo con sus posibilidades tecnológicas.
• Entregar comunicaciones a los empleados sobre líneas directas y políticas antisoborno.
• Revisar incidentes de corrupción pasados, e investigaciones actuales, y en base en ello, identificar áreas que presentan mayores problemas y requieren atención inmediata.
• Realizar encuestas a los empleados para evaluar la cultura y la efectividad del programa.

Socios de negocios y aliados comerciales

• Desarrollar una lista global de terceros, socios o aliados comerciales, en cada área geográfica.
• Revisar los acuerdos de socios comerciales e identificar puntos críticos.
• Desarrollar metodologías de clasificación de riesgos para socios comerciales, basadas en elementos como:

1. Área geográfica.
2. Tipo o estructura de terceros.
3. Servicios adquiridos.
4. Nivel de gasto.
5. Contrato y condiciones de pago.
6. Duración de la relación.

• Asignar nivel de riesgo a cada socio comercial.
• Priorizar las actividades de diligencia debida de los socios comerciales basadas en la evaluación del riesgo de corrupción.

Elementos del programa para corregir

Acciones correctivas

• Ejecutar planes para tratar los problemas encontrados durante la evaluación del riesgo de corrupción.
• Desarrollar y/o revisar e implementar procesos y controles para:

1. Regalos, entretenimiento y viajes.
2. Aduanas y envíos fronterizos.
3. Donaciones caritativas.
4. Contribuciones políticas.
5. Posibles conflictos de intereses.

• Identificar sistemas y procedimientos para gestionar procesos.
• Adquirir un sistema de gestión de incidentes e investigaciones, y ajustar los procesos para garantizar una adecuada supervisión.
• Desarrollar informes y procesos para proporcionar actualizaciones periódicas a la alta dirección.
• Obtener apoyo para que los nuevos procesos cuenten con liderazgo.
• Establecer un cronograma de revisión regular del estado del programa.
• Implementar un sistema para la revisión de procesos y la investigación de incidentes.
• Revisar y obtener comentarios sobre los procesos, para verificar que cumplan con el objetivo propuesto.
• Realizar auditorías periódicas de los procedimientos y controles.

Supervisión y controles

• Obtener apoyo y liderazgo para el programa anticorrupción.
• Identificar y revisar los procesos y controles para gestionar:

1. Regalos, entretenimiento y viajes.
2. Aduanas y envíos fronterizos.
3. Donaciones caritativas.
4. Contribuciones políticas.
5. Conflictos de interés.

• Implementar y actualizar procesos de investigación de antecedentes para ejecutivos y personal clave.
• Crear pautas para la aplicación de políticas y establecer procedimientos disciplinarios para abordar problemas.

Socios de negocios y aliados comerciales

• Obtener soporte para los procesos de gestión de socios comerciales revisados por los gerentes y directores de área.
• Revisar los procesos y controles de debida diligencia existentes para contratar y administrar socios comerciales.
• Identificar partes interesadas clave para nuevos procesos de socios comerciales.
• Proyectar nuevos procesos para la incorporación de socios comerciales, basados en el riesgo.
• Proyectar nuevos procesos de monitoreo de socios comerciales, basados en el riesgo.
• Examinar los procesos de incorporación de nuevos socios comerciales con líderes clave en la organización.
• Examinar los procesos de monitoreo de nuevos socios comerciales con líderes clave en la organización.
• Identificar el sistema o los procedimientos para contratar y administrar socios comerciales, para verificar que pueden ser supervisados y monitoreados por el área de cumplimiento.
• Implementar nuevos procesos de incorporación y monitoreo de socios comerciales.
• Revisar y auditar procesos y realizar las modificaciones necesarias.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com