LA IMPORTANCIA DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN EN LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

"Junto con la Auditoría Interna, la Revisión por la Dirección es una de las herramientas de análisis más potente con las que cuentan los sistemas de gestión."

Al igual que las Auditorías Internas, la Revisión por la Dirección es una herramienta de gran valor para la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad y para garantizar su eficacia. A través de la evaluación y análisis de las distintas entradas como cambios en el sistema, modificación del contexto, cambios en las necesidades y expectativas de las partes interesadas, estado de la resolución de las no conformidades detectadas, etc., se pueden tomar decisiones y cambios para mejorar el sistema, aportando valor al mismo.

En este artículo hablaremos de la importancia de esta herramienta y de las distintas entradas a tener en cuenta y las salidas que este informe aporta al Sistema de Gestión de la Calidad.

La Revisión por la Dirección más que un documento periódico.

No podemos pensar en la Revisión por la Dirección como un documento más a completar de forma periódica para presentar tanto en la auditoría interna como externa realizada por la empresa certificadora. Este informe tiene como objetivo convertirse en un fiel reflejo de la alineación que la empresa ha realizado de sus planes estratégicos con el Sistema de Gestión de la Calidad. Además permitirá demostrar la implicación y liderazgo de la alta dirección en el sistema, en la mejora continua y en el logro de los resultados esperados.

Pero no sólo eso, el informe de Revisión por la Dirección es clave para mantener el Sistema de Gestión de la Calidad actualizado de forma constante. Realizándolo de forma adecuada y objetiva permite realizar una evaluación de la situación de la empresa en relación al punto de partida y las metas u objetivos marcados a conseguir.

Es decir, la Revisión por la Dirección es el aliado perfecto de la dirección estratégica y como tal debe ser realizada teniendo en cuenta una serie de entradas y salidas que a continuación señalamos.

Entradas a tener en cuenta en la Revisión por la Dirección.

A la hora de realizar este informe es necesario tener presentes una serie de entradas, es decir, puntos a evaluar y a tener en cuenta, como son:

1. El estado en el que se encuentran las distintas acciones derivadas del informe de revisión que la dirección a realizado anteriormente. Este documento no es aislado y no puede quedar en el olvido una vez se ha realizado, ya que las salidas o decisiones y acciones llevadas a cabo a partir de los datos recogidos, deben ser evaluadas para comprobar si han sido eficientes o, por el contrario, hay que adaptarlas a nuevas situaciones.
2. En referencia a todas aquellas cuestiones externas e internas que sean pertinentes al Sistema de Gestión de la Calidad hay que detallar si se han producido cambios que deban ser tenidos en cuenta, para que así este informe sirva como actualización y adaptación a las novedades que se produzcan. 
3. De la misma forma, es interesante analizar los cambios que se hayan producido en las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas que hayamos identificado con anterioridad, así como si es necesario incorporar alguna parte más.
4. La información sobre la eficacia del sistema, en la que hay que incluir las tendencias relativas a:

• la satisfacción del cliente;
• la retroalimentación de las partes interesadas;
• los objetivos de calidad y el grado de logro alcanzado;
• el desempeño de los procesos;
• la conformidad de los productos y/o servicios;
• las no conformidades detectadas así como las acciones correctivas llevadas a cabo y su estado y resolución;
• los resultados de los indicadores que nos permiten realizar el seguimiento y la medición de distintos aspectos;
• los resultados de las auditorías, tanto internas como externas (planes de mejoramiento); y
• la evaluación de los proveedores o su desempeño.

Una parte esencial para llevar a cabo los procesos se centra en los recursos y su adecuación, por lo que también se convierte en una entrada a analizar en el informe de revisión por la dirección.

En referencia a los riesgos y las oportunidades, se realiza en este documento un análisis y evaluación de la eficacia o no de las acciones tomadas para abordarlas y/o gestionarlas. De la misma forma, también nos permitirá actualizar estos riesgos y oportunidades a las novedades del mercado, de la organización, del contexto, etc.

Es muy relevante incluir en este informe las oportunidades de mejora recogidas para tenerlas en cuenta y adaptarlas dentro de las posibilidades. Este campo no se basa en incluir un listado, sino en evaluar, analizar y valorar cada una de ellas para así extraer información de valor que permitirá mejorar de forma continua el Sistema de Gestión de la Calidad.

Salidas del informe de Revisión por la Dirección.

Por último, después de haber tenido en cuenta todos los anteriores puntos, se extraen una serie de salidas o conclusiones, así como decisiones y acciones a tomar en los siguientes campos:

1. oportunidades de mejora;
2. cambios en el sistema de gestión; 
3. cambio externos y/o externo que afecten o puedan afectar el sistema, y
4. necesidades de recursos para el correcto funcionamiento.

Aunque estas son las salidas principales, también pueden derivarse otras decisiones de valor relacionadas con modificaciones de alcance, aprobación de documentos o introducción de nuevos productos y/o servicios al sistema que pueden aportar valor al documento al integrarlo dentro de la dirección estratégica de la empresa.

Al fin y al cabo, todo lo comentado anteriormente marca los mínimos a tener en cuenta pero debe adaptarse a las necesidades de la empresa y responder a ellas. Aunque en ningún caso podemos olvidar que, en el formato y soporte que la empresa decida, debe conservarse como "información documentada" para poder ser tenido en cuenta en futuros informes de Revisión por la Dirección tal y como hemos visto y como lo requiere la norma.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/