Las nuevas versiones de las Normas ISO más populares están siendo alineadas con el ANNEXO SL, nos hace la vida más fácil y en él desaparecen los conceptos como procedimiento, registro y otros, y los sustituye por uno nuevo: INFORMACIÓN DOCUMENTADA.
Si, lo que estás leyendo.
¿Qué es la información documentada?
Pues aquí le dejamos la definición oficial:
3.11 información documentada: Información que debe ser controlada y mantenida por una organización (3.01) y el medio de que está contenido
NOTA 1: Información documentada puede ser en cualquier formato y medio de comunicación y desde cualquier fuente.
NOTA 2: Información documentada puede referirse a
- El sistema de gestión (3.04), incluyendo procesos relacionados (3.12);
- La información creada por la organización para operar (la documentación);
- La evidencia de los resultados obtenidos (registros).
¿Por qué necesitamos información documentada?
Una de las causas de fracaso en la implantación de sistemas de gestión es la gran cantidad de documentación que genera, siempre se les acusa de burocráticos. Ahora que estamos en pleno cambio de las normas principales, ISO 9001 e ISO 14001, la pregunta obvia que nos formulamos todos es ¿Y vamos a seguir teniendo procedimientos, instrucciones, registros, …?
La respuesta es sí. La documentación, o como me tengo que acostumbrar a llamarla, la información documentada, va a seguir existiendo, te voy a dar tres razones, aunque seguro que tú encuentras muchas más:
Ayuda a la persona que redacta la documentación a profundizar en el proceso, evaluando los detalles. Este análisis, da la posibilidad de descubrir hechos hasta ahora desconocidos.
Cuando se necesita modificar un proceso, con la información documentada se da a conocer el cambio simultáneamente a todos los afectados.
La información documentada facilita la ejecución de los trabajos de forma similar, es un excelente guía didáctica, y facilita la homogeneidad.
Para consolarte te queda pensar que ahora eres libre, pues ninguna Norma te va a decir qué tipo de documentación, ya que, como hemos visto, vale cualquier tipo de información, puede ser en cualquier medio, desde cualquier fuente.
Tomado de: http://www.hazaconsejerostecnicos.com/
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