Las actividades de formación son una fuente de inigualable valor para la mejora continua de la empresa, pero solamente si se cuenta con una base adecuada.
Por: Ana Rojo.
La formación es, sin lugar a dudas, una de las claves para avanzar por el camino de la mejora continua que le permite a la empresa, entre otros aspectos, adaptarse a las nuevas necesidades del mercado y al cumplimiento de las expectativas de los clientes.
Sin embargo, para que esta actividad aporte todo su potencial debemos verla como una decisión estratégica que parte del conocimiento adecuado y actualizado de las competencias y de las necesidades que todo el personal de la organización tiene para el desarrollo de sus actividades de producción, así como fomentar el talento interno de que se dispone, entre otros aspectos. Realizar de forma eficaz esta actividad previa se convierte en una necesidad que en ocasiones no es afrontada desde el prisma adecuado y que, por ello, afecta de forma directa e inmediata a la eficacia de la actividad de formación realizada.
En este artículo voy a hablar de la importancia de la formación y del lugar privilegiado que ocupa dentro de los diferentes Sistemas de Gestión, así como de estos pasos previos que van a decantar la balanza para que esta decisión estratégica sea un éxito o un fracaso.
La importancia de la formación….
El valor de la formación es esencial y, por ello, es necesario afrontarla de forma adecuada y con toda la información de base, tanto de donde estamos como a donde queremos llegar, para que esta actividad se convierta en una decisión estratégica en el camino de la mejora continua.
El potencial de la formación es de todos conocido, tanto de forma consciente como inconsciente, y es que a nadie se nos escapa que una buena formación es la clave para la mejorar. Sin embargo a la hora de hacerle frente podemos caer en varios errores que ponen en jaque la eficacia de esta actividad y su posterior aportación a la empresa. Una de estos errores está en no disponer de un objetivo marcado y definido en base a las situaciones, las competencias, el talento interno y las necesidades presentes y futuras que la empresa necesita y desea alcanzar. Todo ello hacen que, en el inmenso mundo de actividades de formación que se abre ante nosotros cuando empezamos con la búsqueda, nos perdamos y acabemos escogiendo al azar, como aquel que se pone a cavar aquí y allá con los ojos cerrados esperando encontrar una beta de oro.
Esta falta de un estudio previo es uno de los focos en los que pone su atención los Sistemas de Gestión al especificar, de forma general, la necesidad de establecer las competencias necesarias para llevar a cabo una actividad y el conocimiento actualizado del talento interno de que dispone la organización para que, a partir de esta base, se pueda elegir adecuadamente que actividades son más necesarias, en que puestos, para qué personal y sobre qué temas en concreto. Una tarea, en ocasiones ardua, pero muy necesaria para exprimir todo el potencial que esta actividad tiene y como puede contribuir a la mejora continua en todos los aspectos de la organización.
No debemos olvidar otros de los errores más habituales que aparecen cuando nos enfrentamos a la planificación y realización de las actividades de formación y es que, al comprender todo el potencial de la formación, muchas empresas la ven con reticencia y deciden optar por el término intermedio en el que dan formación pero no la necesaria. Para explicarlo de una forma clara y directa nada mejor que la siguiente conversación mantenida entre dos directivos de una empresa cualquiera en la que el primero de ellos le comenta: “Y si los formamos y se van”, a lo que su compañero le responde: “Y si no les formamos y se quedan”.
Además cuando el pensamiento centrado en la primera de las frases se convierte en un hábito, en una frase que se dice año tras año al enfrentarse a la planificación de las actividades de formación, acaba siendo una decisión inconsciente que nos aporta la solución rápida y sin riesgos, pero que también hace que esta se convierta en una obligación o una labor sin ningún tipo de valor real para el futuro de la organización.
Los malos entendidos en el campo de la formación son muchos y abarcan muchos más aspectos de estos que yo he comentado de forma breve anteriormente, pero podemos concluir su relevancia y comprender que el valor de la formación es esencial y que, por ello, es necesario afrontarla de forma adecuada y con toda la información de base, tanto de donde estamos como a donde queremos llegar, para que esta actividad se convierta en una decisión estratégica en el camino de la mejora continua.
…. y las claves para establecer las actividades de formación en la empresa.
Comprender la importancia de la formación y el papel que juega en la empresa no es suficiente si no lo pasamos a la práctica y tenemos presentes una serie de claves que permiten desarrollar todo su potencial. Algunas de estas claves, las más generales y que pueden ser adoptadas por todas las empresas, son las siguientes:
- Tal y como hemos indicado anteriormente, la empresa debe haber estudiado y establecido cuales son las competencias necesarias para realizar los trabajos que afectan a la calidad del producto y/o servicio que se va a realizar. A partir de este punto es posible detectar y estimar cuales son las actividades de formación y campos o temas necesarios para completar las competencias actuales del personal de la empresa con las que se consideran necesarias u óptimas para alcanzar los objetivos futuros.
- Es necesario que esta actividad de comprensión de las necesidades en cuanto a formación no queden solamente en el sector de la dirección, sino que también el personal debe forma parte de ello comprendiendo la importancia de su correcta realización y como contribuyen al logro de los objetivos de calidad y no solamente como una actividad más de su trabajo diario.
- Se debe realizar una actividad de evaluación para poder conocer de primera mano si esta formación ha sido eficaz, si aporta los aspectos que teníamos previstos, si cubre por completo las necesidades de formación que se habían identificado o si es necesario completarla con futuras acciones. Además, como es lógico, es necesario mantener un registro de todas las actividades de formación realizadas.
De esta manera y para terminar, a riesgo de repetirme en algunos puntos, los pasos a realizar para que estas actividades de formación sean eficaces y nos aporten ese importante valor sobre el que los Sistemas de Gestión tanto ponen su énfasis partirían de un estudio de los puestos de trabajo con sus actividades a realizar para cumplir con los objetivos y establecer con todos estos datos las fichas de personal o perfiles de los trabajadores que van a desempeñar estas tareas.
Realizar este primer paso de forma adecuada y real nos permitirá seleccionar la persona más adecuada para cada puesto y, a la vez, nos aportará la formación que es necesaria para completar estos perfiles y que se cumpla con los requisitos que se hayan indicado de forma previa.
Todo ello sin olvidar la necesidad de establecer una comunicación eficaz en la empresa que permita que se comprenda el objetivo y la importancia de la formación, además de que se motive a los trabajadores de forma eficaz para que su participación en esta formación sea activa y provechosa y lo vean como una herramienta de mejora y no como un trámite a mayores colocado dentro de su jornada de trabajo pero que nada les va a aportar a mayores. A partir de esta base empieza la búsqueda y selección de la actividad formativa entre las múltiples opciones que existentes, la realización y la evaluación, todas ellas partes claves pero que si no cuentan con la base adecuada pueden convertirse en meros trámites sin valor.
En conclusión, la formación, de igual forma que es necesaria y clave, también es frágil ya que si no son realizados unos adecuados pasos previos y no disponemos de una información y unos datos veraces y adaptados a la situación real de la empresa, podemos acabar convirtiéndola en un mero trámite y no en una herramienta clave para la mejora continua.
Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/
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