Antes de entender la importancia de implementar y automatizar la gestión por procesos, debemos entender bien qué es lo que se entiende cuando se habla de gestión por procesos.
La Gestión por procesos en ISO 9001:2015
La Gestión por Procesos permite la optimización de la actividad llevada a cabo en las empresas y organizaciones, debido a que arroja una visión global del funcionamiento de la misma.
Las organizaciones establecen una estrategia a seguir y definen una serie de objetivos cuyos logros conducirán a cumplir con la estrategia definida.
Es aquí donde juega un papel decisivo la Gestión por procesos, ya que con ella se busca traducir la estrategia organizativa en los Sistemas de Gestión a través de los procesos, contribuyendo de ese modo a logro de los objetivos marcados.
Importancia de implementar y automatizar la gestión por procesos
El enfoque por procesos es uno de los puntos sobre los que la actualización de la norma ISO 9001:2015 ha dedicado mayor atención.
Esta importancia que ha adquirido el implementar y automatizar la gestión por procesos es debida a que aporta grandes beneficios a las empresas y organizaciones.
Una de las principales ventajas que genera el implementar y automatizar la gestión por procesos es que permite a las organizaciones tener un mejor control en las conexiones, combinaciones e interacciones entre diferentes procesos integrantes del sistema.
Permite tener una mejor visión de todos y cada uno de los procesos que integran la organización, ya que mediante la construcción del Mapa de Procesos, se pretende documentar toda la información referente a los mismos, desde el funcionamiento, responsables, recursos a utilizar, entradas y salidas, hasta las diferentes interrelaciones que se establecen entre los procesos.
Ante tales ventajas que aporta la gestión por procesos, son cada vez más, las organizaciones que apuestan por la automatización como medio para garantizar la mayor eficacia posible a lo hora de emprender este nuevo enfoque.
¿Que aportan las herramientas tecnológicas a la gestión por procesos?
Las herramientas tecnológicas incorporan una gran variedad de funcionalidades con las que se puede llevar a cabo:
- Una clara identificación de todos los procesos
- Generación de fichas de procesos.
- Incorporación de información relacionada a los procesos
- Una relación entre los procesos, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.
- Un control de cómo están funcionando los procesos así como del rendimiento de los mismos, gracias a los indicadores de gestión.
- Cumplimiento normativo.
- Una conexión de cada uno de los procesos con el resto de áreas que integran el Sistema.
- Vinculación del logro de los objetivos con los diferentes procesos y planes de acción.
- Disposición en todo momento de un conocimiento de todos los procesos gracias a los indicadores.
Dicha automatización requiere una previa identificación de todos los procesos, a fin de localizar los procesos clave del negocio de cada organización, siendo éstos objeto de la automatización.
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Tomado de: http://www.eqssa.com
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