CÓMO ESTRUCTURAR LA DOCUMENTACIÓN EN ISO 45001

Muchas organizaciones ven la documentación como el paso más complejo en el proceso de implementación de un Sistema de Gestión. 

La documentación en ISO 45001 requiere preparación exigente, que puede ocupar mucho tiempo. Sin embargo, si se sabe cómo gestionarla de una forma estructurada puede llegar a ser algo muy sencillo.

Claro está que la documentación en ISO 45001 es tan solo el inicio del proceso de implementación. El camino recién se empieza a recorrer. Pero sobre él, ya tendremos oportunidad de comentar con profundidad. Entre tanto, veamos como establecer una estructura eficaz para la documentación en ISO 45001.

Los tipos de documentos en ISO 45001

ISO 45001 esta basada en el modelo PDCA , cuyas siglas en inglés significan Planificar-Hacer-Verificar-Actuar. Los requisitos de la norma, de una u otra forma, se enmarcan dentro de ese modelo de gestión. Así que, lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de estructurar la documentación en ISO 45001, es el modelo PDCA.

ISO 45001 prevé dos tipos de documentos. En primera instancia, bajo el concepto de “información documentada” que se debe mantener, están los documentos ordinarios que deben ser revisados, aprobados y actualizados. A ellos hacen referencia las cláusulas 4, 5 y 6.

La declaración y la política de salud y seguridad en el trabajo, las responsabilidades, los requisitos legales, los objetivos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST), el registro de riesgos y oportunidades, entre otros, forman parte de este grupo.

En un segundo lugar, tenemos la información documentada que tiene que ser “retenida”. Se trata de documentos en los que se registra la evidencia de actividades realizadas, que previamente han sido planificadas y se espera que se haga seguimiento de su efectividad y sus resultados.

Este tipo de documentos están descritos en las cláusulas 9 y 10, que hablan de la evaluación del desempeño y la mejora continua respectivamente, aunque algunos también aparecen en a cláusulas 7 y 8, Soporte y Operación.

Las categorías de la documentación en ISO 45001

Definidos los tipos de documentos y las cláusulas en las que aparecen, podemos pasar a categorizarlos. Igualmente, podemos establecer dos categorías:

• Documentos que son exigidos por la norma
• Documentos que la organización considera necesarios

Los documentos que la organización considera necesarios, generalmente se ubican dentro del nivel operacional. Un buen ejemplo de ellos son los manuales de funciones o instrucciones de trabajo.

Estructurar la documentación en ISO 45001

Ya conocemos los tipos de documentos y categorías asociadas a ellos. Podemos proceder a estructurar la documentación en ISO 45001. Utilizaremos 4 niveles:

Nivel 1: este punto se refiere a la información emitida por la Alta Dirección relativa a la política que se constituirá en la base del Sistema de Gestión y que se alinea con la dirección estratégica de la empresa. Si bien, en este nivel, encontramos el menor número de documentos, en términos de contenido podemos decir que estos son los más importantes.

Nivel 2: proporciona el detalle de los riesgos y oportunidades en salud y seguridad en el trabajo a los que está expuesta la organización. En este nivel, también incluimos los documentos que describen las acciones que se toman para eliminar o mitigar los riesgos así como para aprovechar las oportunidades. Planes de acción incorporados en los procesos de negocios, planes de emergencia o criterios operativos son ejemplo de la documentación en ISO 45001 que se ubica en este punto.

Nivel 3: aquí se encuentran las instrucciones de trabajo detalladas en la medida en la que la organización determine que son necesarias. La necesidad de incluir este tipo de documentos se establece con base en el nivel del riesgo, la complejidad, la competencia o la obligación legal de documentar.

Nivel 4: pertenecen a este los registros generados como resultado de las acciones planificadas. Se trata del resultado de diversos procesos de evaluación del desempeño utilizados para monitorear el SG-SST.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com