Esta norma vio la luz en 2001, en un contexto en el que no se hablaba de gestión de documentos electrónicos, descentralización, archivo de correos electrónicos, social media, cloud computing, big data, etc.
En esta entrada repaso alguno de los puntos más interesantes que se comentaron sobre esta actualización de la ISO 15489:2016, que busca dotar a los archiveros y responsables de gestión documental de una guía de buenas prácticas adaptada a los retos de la transformación digital.
El pasado 23 de noviembre 2016 se presentó en el auditorio de la Secretaría de Estado de Cultura la nueva ISO 15489. El evento estuvo dividido en dos mesas redondas bajo la moderación de Carlota Bustelo que discutieron los principales cambios introducidos en la norma: el paso del análisis de los documentos una vez se han producido al análisis de los procesos antes de que los documentos se produzcan; el concepto de documento fidedigno; una mejor explicación de los procesos e instrumentos de gestión documental; y una mayor importancia de los metadatos. Previamente a estas mesas redondas, tuvimos la oportunidad de conectar con Australia para que Judith Ellis nos explicara el proceso de actualización de la norma ISO 15489.
De analizar los documentos a analizar los procesos
En palabras de Beatriz Franco, la nueva ISO 15489 reconoce que los archiveros “tenemos que estar presentes desde la creación del documento, en los procesos”. Todos los participantes valoraron muy positivamente este aspecto de la norma, que subraya algo que veníamos afirmando desde hace tiempo: la gestión documental no es un proceso que deba situarse al final del procedimiento administrativo, sino que hay que tenerla en cuenta desde antes de que se cree el documento e integrarla en la operativa diaria.
De hecho, este análisis previo del que habla la ISO es indispensable en el marco de la administración electrónica. Para dar de alta los documentos electrónicos en las nuevas plataformas, debe saberse de antemano cómo se va a clasificar, cuánto tiempo se va a conservar, etc. La participación de los archiveros en equipos multidisciplinares es una realidad cada vez más común y demuestra el valor que aportamos en la implantación de proyectos de gestión de documentos electrónicos.
La gestión documental garantiza que las evidencias que producen las organizaciones sobre su actividad sean fidedignas y estén bien gestionadas
Sin metadatos no hay documentos fidedignos
Otra de las novedades de esta ISO 15489 es que trata en capítulos separados los procesos y los instrumentos de gestión documental y dedica dos apartados propios a los metadatos. Es lógico que una norma pensada para este contexto de transformación digital dé tanta importancia a los metadatos, sin los cuales un “documento electrónico nunca puede ser fidedigno”, como dijo María del Valle Palma.
Esta noción de documento fidedigno (o authoritative record en su versión anglosajona) es central en la nueva ISO, que establece que la gestión documental garantiza que las evidencias que producen las organizaciones sobre su actividad sean fidedignas y estén bien gestionadas. Los metadatos sirven precisamente para que los documentos electrónicos se mantengan auténticos, fiables, íntegros y usables durante todo su ciclo vital, y también trazables. Aunque observamos la desaparición del capítulo dedicado a trazabilidad, ésta se encuentra implícita en el concepto de documento fidedigno, pues, como comentó Elena Cortés Ruiz, “el documento fidedigno es trazable”.
Los documentos: activos de información y de negocio
Disponer de documentos fidedignos no solamente es fundamental para la rendición de cuentas y la transparencia. El análisis de datos ha alcanzado una nueva dimensión con el Big Data y la intervención del archivero o responsable de gestión documental sirve también para garantizar que los resultados de estos análisis de datos masivos sean fiables.
Un aspecto sobre el que insiste esta ISO 15489 es precisamente el uso y la reutilización de los documentos. Los documentos son a la vez activos de información y de negocio. María del Valle Palma afirmó que los responsables de gestión documental “tenemos la función de identificar los records que son activos de la empresa: no sólo activos de información, sino de negocio, de conocimiento”. Una de estas fuentes de información empresarial son los metadatos que estamos acumulando con la gestión de documentos electrónicos y, según Montserrat García Alsina, su análisis será de gran importancia en los años venideros.
"El ahorro de costos de una empresa está totalmente relacionado con la digitalización de sus documentos." André Klein - Consultor Freelance para DocPathQué les parece la nueva norma? ¿La considera una herramienta útil para enfrentar los nuevos retos de nuestra profesión o, como Ramon Alberchi Fugueras, que “no significa un avance cualitativo”?
Motivos para implantar un sistema de gestión documental
Esto es lo que respondieron 400 líderes de departamentos de informática y de aplicaciones de línea de negocio preguntados por la consultora independiente Forrester sobre los principales motivos de su empresa para digitalizarse. Trabajar con documentación digital mejora la eficiencia, la seguridad y la experiencia del cliente.
Eficiencia 74%
Seguridad 66%
Experiencia del cliente 57%
Tomado de: https://nosturi.es
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