El plan de acción forma parte de la etapa "Plan" del PDCA y este último es una herramienta para planificar las acciones clave a implementar en su organización.
Permite alcanzar los objetivos fijados de acuerdo con la política de calidad y salud, seguridad y medio ambiente (HSEQ).
¿Cómo asegurar el despliegue de un plan de acción y su seguimiento a lo largo del tiempo?
He aquí algunas precauciones a tomar para asegurar que se implemente de manera eficiente.
Plan de acción : parte de la etapa “Plan” del PDCA
El PDCA, o "Rueda de Deming", fue desarrollado por William Edward Deming en la década de 1950. El Sr. Deming era un estadístico y profesor estadounidense. Enseñó a los líderes japoneses una serie de métodos para mejorar la calidad y, sobre todo, para dominarla.
El PDCA es un concepto teórico, basado en la noción de ciclo, y ha sido actualizado por la norma ISO 9001:
La gestión de procesos y sistemas en su conjunto puede lograrse aplicando el ciclo PDCA, integrando en él un enfoque basado en los riesgos para aprovechar las oportunidades así como prevenir y limitar los resultados no deseados.
La aplicación repetida del ciclo Deming asegura la implementación de un enfoque de mejora continua dentro de cada estructura.
Los diferentes pasos de un PDCA
Plan = Planificación
En este primer paso, la dirección fue informada de los resultados de la organización y del contexto interno/externo. Determina la política de calidad y, más concretamente, los objetivos medibles de acuerdo con la estrategia. Es, por tanto, la etapa de formulación de los objetivos y el nacimiento del plan de acción.
Do = Implementación
Los objetivos y el plan de acción establecidos, dan paso a su aplicación. Esta última es a menudo el paso más largo.
Check = Comprobar
El objetivo es comprobar que el plan de acción se ha aplicado correctamente y que los resultados obtenidos son coherentes con los objetivos fijados. Se utilizan diferentes herramientas como la auditoría interna, los indicadores, etc.
Act = Mejorar
Este paso depende de los resultados de la fase de verificación.
Los resultados se ajustan a los objetivos establecidos en este caso, se formaliza lo que se ha hecho (las buenas prácticas).
Los resultados no son conformes se inicia entonces una fase de corrección e implementación de acciones correctivas.
Estos diferentes pasos resumen el progreso del PDCA, pero verá que no siempre es fácil aplicarlos sin tomar algunas precauciones...
Plan de acción: ¿cuáles son los puntos clave?
Validar previamente el plan de acción por la Dirección
En efecto, en primer lugar, la dirección fija los objetivos que deben alcanzarse.
El análisis estratégico realizado en la fase anterior puede realizarse utilizando un análisis FODA o PESTEL. Cada servicio/piloto definirá entonces las acciones que cumplan cada uno de los objetivos establecidos. La validación del plan de acción se realiza, por ejemplo,durante una revisión por la dirección para validar los objetivos y obtener el compromiso de la dirección con respecto a los recursos asignados (posibles presupuestos de compras, recursos humanos...).
Trabajar el plan de acción en grupo
Es esencial construir su plan de acción CON los actores y no imponerlo a ellos.
El responsable de Calidad y SHA (Seguridad Higiene y Ambiente) desempeña el papel de director de proyecto ayudando a los directores a responder a la pregunta "¿Cómo puede contribuir a alcanzar los objetivos fijados para este año?". El plan de acción se limita con demasiada frecuencia al departamento de Calidad y SHA, pero es primordial que se comparta dentro de los diversos departamentos para que sea eficaz.
No multiplicar el número de planes de acción
Demasiados planes de acción matan a los planes de acción... ¿Cómo pueden participar los empleados si no pueden encontrar su camino en esta gestión? Es conveniente llevar a cabo un plan de acción global integrando los diferentes temas (por ejemplo, para el sector de la salud, los temas de la v2014 o para la industria, temas como la auditoría, las no conformidades, etc.).
Utilizar diferentes herramientas
Puede utilizar otras herramientas,como el Gantt, para ayudarle a gestionar su plan de acción, especialmente la gestión de las fechas de vencimiento de sus acciones. Pero en la era digital, puede gestionar su Plan de Acción en modo colaborativo con todos sus pilotos. Estos últimos recibirán alertas cuando tengan que cerrar una acción, y podrán introducir sus acciones directamente en la herramienta a través de una tableta en el terreno... .
Como habrán entendido, el Plan de Acción es fundamental en su gestión de Calidad y SHA y tiene en cuenta las acciones a realizar durante el año, asegurando que la empresa disponga de un sistema eficaz de mejora continua. Lo importante es no crear un sistema que consuma mucho tiempo y comunicarse con sus empleados a diario.
Tomado de: https://www.blog-qhse.com/
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