“… un objetivo sin un plan es solo un deseo”. No lo digo yo, lo dijo Antoine de Saint-Exupéry (1900 – 1944) aviador y escritor francés, autor de la famosa obra El principito.
Los objetivos estrategicos siempre deben ir asociados a un buen plan de acción. De lo contrario todo se va a quedar en una declaración de intenciones (que es lo que he visto en muchas ocasiones en las empresas).
Por eso en este post te voy a explicar con todo detalle cómo identificar, establecer y alcanzar los objetivos estratégicos en 9 pasos.
Cómo identificar objetivos estrategicos
Si hablamos de objetivos estrategicos estamos hablando de objetivos que vienen marcados por la alta dirección.
En general, bajo mi punto de vista, cualquier objetivo estratégico están enfocados, de una forma u otra, en:
- Generar dinero a la cuenta de resultados
- La innovación (nuevas líneas de productos/servicios)
- Mejorar procesos (para optimizar o para disminuir errores)
Cómo establecer objetivos estratégicos
Como cualquier objetivo, debe estar bien definidos para que se entienda bien qué se quiere conseguir y cuándo se quiere conseguir.
Cuando se trabaja con objetivos, la mejor metodología para definirlos de forma correcta es la metodología SMART.
Esta es una metodología que habrás leído muchísimo de ella en internet así que permíteme comentarte brevemente que el objetivo que te plantees debe ser:
Dentro de la estructura SMART, para la variable “Medible” deberás de establecer un valor de referencia cuantificable al que quieras llegar (que sea alcanzable obviamente) para de esta forma tener ese valor como referencia que se quiere conseguir.
Ese va a ser el dato, el valor por el cual se va a desarrollar toda la estrategia para conseguirlo.
Cómo alcanzar los objetivos estrategicos
Esta es la fase más importante.
Los resultados nunca llegan solos por simplemente haber escrito los objetivos en un papel.
Hay que trabajar el plan de acción que llevan detrás para llegar a lo que se quiere conseguir.
Esto pasa por estudiar y establecer tu estrategia hasta definir bien las tareas que deben ejecutarse, llevarlas a cabo y hacer un seguimiento de los resultados obtenidos.
Pero déjame explicarte con más detalle todo este proceso y como yo desarrollaría todo este plan de acción en 9 Pasos.
Te muestro un esquema visual de estos 9 Pasos:
Paso 1: Define la estrategia
La estrategia es el propio plan de acción, lo que se va a llevar a cabo para conseguir el resultado que deseas con tus objetivos estrategicos.
Define la estrategia con verbos en infinitivo: realizar, escribir, visitar, hacer.
Por ejemplo dentro de mi propia estrategia de inbound marketing está el “publicar semanalmente en el blog artículos acerca de temáticas de mucho interés para mi audiencia”.
Paso 2: Descripción de tareas
Se tratan de las tareas y actividades que han de realizarse para llevar a ejecutar la estrategia.
Al igual que con la estrategia, define las tareas en acciones y esas acciones deben estar en infinitivo para que sean lo más claras y entendibles posibles.
Siguiendo con el ejemplo anterior en mi caso sería “escribir un artículo a la semana en el blog”
Paso 3: Calculo de la viabilidad del objetivo
Como todo en la vida, el llevar a cabo un objetivo estratégico requiere de tiempo, tiempo de los trabajadores de la organización y puede que también de profesionales externos.
Y como sabes, el tiempo es dinero.
Aparte del tiempo, el objetivo puede llevar aparejado también otros costes externos como puede ser la implementación de soluciones de software, adquisición de material, equipos, etc.
Por lo tanto deberás hacer un cálculo para conocer si el beneficio que te va a reportar el conseguir el objetivo estratégico supera la inversión que debes realizar.
Para realizar este cálculo y estudio puedes apoyarte de la fórmula de cualquier rentabilidad que es el beneficio dividido entre la inversión.
Estima de forma económica el beneficio que te reportará el alcanzar ese objetivo y por otra parte calcula la inversión que debes realizar (tiempo de mano de obra de los trabajadores de la organización, posibles asesores externos, consultores, compra de materiales, equipos, etc).
Supongamos que la inversión que debes hacer es de 15.000€ y los beneficios que estimas conseguir son de 3.000€. Entonces el resultado de la rentabilidad sería el siguiente:
Esto quiere decir que de cada euro que vas a invertir en conseguir ese objetivo estratégico tendrás como resultado un beneficio de 0,72€. O lo que es lo mismo, por cada 1.000€ que inviertes, tienes como resultado 200€ de beneficio en tu organización.
Ojo, NO un ingreso de 200€ sino un beneficio de 200€.
Recuerda que Beneficio = Ingresos – Gastos
Si estos datos fueran un caso real y están bien estimados, yo invertiría.
Pero si por el contrario, después de hacer estos cálculos el resultado no llega a la cifra que se quiere alcanzar, es el mejor momento de desechar este objetivo estratégico porque no será viable en función de los niveles establecidos por dirección, gerencia, la propiedad de la empresa o cualquier otra persona de la alta dirección.
Paso 4: Asignación de tareas a las personas más adecuadas
Este paso es importante porque debes asegurarte de que la persona a la cual le vas a asignar la tarea para llevar a cabo una parte de la estrategia tiene las competencias para poder desarrollarla adecuadamente.
Si no tiene las competencias suficientes debes ofrecérselas porque de lo contrario no va a ejecutar las tareas de forma correcta y afectará a la consecución del objetivo.
En mi caso yo mismo soy el que escribo en el blog pero hay tareas en las que trabajo en equipo con Adriana y Edu como por ejemplo buscarme información de interés para completar mis artículos como estudios, artículos periodísticos y otros datos que pueden mejorar el valor añadido entregado en cada artículo.
Escribir y hacer crecer un blog y a la vez un negocio de consultoría no es fácil, por eso intento siempre delegar tareas y trabajar en equipo.
El periódico El País publicó hace algunos años un artículo en el cual se habla de la importancia de trabajar en equipo para hacer crecer una empresa. Te lo dejo por si quieres echarle un vistazo.
Paso 5: Explicación de las tareas y agenda en franjas horarias
En este momento es cuando tienes que trasmitir y explicar bien a la persona que tienes delante de qué se va a encargar y cómo tiene que hacer el trabajo.
Créeme que vale la pena hacer esto bien porque uno de los errores más comunes y habituales en las empresas es la falta o ineficacia de la comunicación.
Asegúrate de que la persona entiende bien las tareas que debe realizar.
Yo personalmente muchas veces asigno tareas cuando ya no hay nadie en la oficina así que utilizo herramientas como www.loom.com para grabar un vídeo y explicar en pantalla con todo detalle lo que quiero que haga la otra persona. Luego envío ese vídeo por un enlace mediante correo electrónico.
Luego busca en qué momento del día, semana o del mes debe realizar esas tareas y proponle que se las agende para que lo tenga presente y forme parte de sus hábitos y tareas a realizar.
Yo utilizo el Google Calendar para agendar las tareas semanales que debo realizar.
Al final del día siempre reviso las tareas que tenía por hacer y si no he podido realizar alguna la reasigno para el día siguiente o el siguiente hueco que tenga en la agenda.
Los viernes reviso todas las tareas de la semana y en base a ello planifico la siguiente semana.
En la agenda también registro reuniones y salidas de la oficina que tenga que realizar porque al fin y al cabo es tiempo que me consume.
En mi caso, todos los miércoles o los jueves (depende de la semana) lo destino a escribir y luego publicar en el blog un artículo como este que estás leyendo.
Paso 6: ejecución de las tareas
Este es el momento en que cada persona ha de ejecutar las tareas que tiene asignadas en las fechas que se han establecido.
Si todo se ha explicado bien, cada persona debe saber lo que tiene que hacer y en qué momento hacerlo.
Paso 7: Seguimiento a las tareas
En este paso debes asegurarte de que las tareas que están realizando las personas son las que se han definido y se están llevando a cabo de manera correcta.
Para ello podrás tener pequeñas reuniones muy ágiles e informales para en 5 minutos saber si la persona está teniendo algún problema en ejecutarlas y si lo está haciendo correctamente.
Si detectas que algo está fallando (no se están realizando las tareas o se está llevando a cabo de manera incorrecta) corrige la situación pero también debes estudiar si realmente se asignaron a la persona correcta y se explicaron con el suficiente detalle.
Paso 8: Seguimiento a las metas periódicas alcanzadas
toda la estrategia que estás llevando a cabo tiene el propósito de alcanzar el objetivo estratégico establecido.
En el epígrafe anterior te había comentado cómo establecer y definir el objetivo estratégico mediante el criterio SMART.
Y dentro de ese criterio se habían fijado unas metas o valores de referencia periódicos para medir la consecución del objetivo.
pues bien, en este momento es cuando debes de sentarte a medir y estudiar si se ha llegado a ese valor de referencia propuesto. Compara el valor de referencia propuesto con el valor real alcanzado para el objetivo estratégico.
Si se está alcanzado genial, sigue así.
Si no se está alcanzado y las tareas se están llevando correctamente por las personas adecuadas quizás debas:
- Esperar un tiempo porque te has quedado cerca del valor y sabes que los resultados llegarán
- Revisar la estrategia y las tareas a realizar porque quizás no son las más adecuadas.
Ese seguimiento lo puedes hacer mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral.
No te aconsejo que pase más de cuatro meses entre medición y medición para que puedas tener capacidad de reacción si no se están alcanzando los resultados que esperabas.
Paso 9: Evaluación continua
Una vez que has hecho mediciones periódicas podrás realizar una evaluación continua de tus objetivos estratégicos.
En esta evaluación periódica podrás identificar si te estás acercando de forma periódica al valor de referencia o no y tomar decisiones al respecto. Y además podrás evaluar si finalmente consigues el valor de referencia propuesto para el objetivo estratégico marcado.
Bueno, pues esto es todo lo que quería contarte acerca de cómo identificar, establecer y alcanzar los objetivos estrategicos.
Espero haberte ayudado. Y ahora cuéntame tu, ¿cómo se planifican los objetivos en tu organización?
Foto: dardos ojo de buey
Fuente: Freepik
Tomado de: https://iveconsultores.com/
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