Como consultor, trato con muchos empresarios y hasta que no les hablo de ahorro de dinero no me prestan realmente atención cuando les indico rentabilidad de implementar ISO 9001 que van a experimentar en sus negocios.
¿Cuánto crees que cuestan los errores de todo un año en una organización?
¿Qué valor económico tiene el hecho de repetir tareas como consecuencia de fallos detectados?
¿Cuánto tiempo se puede perder en los procesos de formación inicial cuando se incorpora una nueva persona por no tener los procesos documentados?
Estas son algunas de las preguntas que voy a tratar de responderte de manera cuantitativa.
Dado que implementar ISO 9001 es hacer una inversión en dinero y horas de trabajo, voy a estudiar cómo de rentable es implementar ISO 9001 en una organización.
Para medir esto, utilizaré la fórmula general de rentabilidad.
Si queremos calcular la rentabilidad de una inversión debemos utilizar la siguiente fórmula:
7 Ejemplos de rentabilidad de implementar ISO 9001
Con estos 7 ejemplos me voy a centrar en estos aspectos que son necesarios implementar cuando se trabaja con ISO 9001:
- Estudiar los procesos de trabajo
- Establecer objetivos
- Identificar y abordar riesgos y oportunidades
- Describir puestos de trabajo
- Realizar y evaluar la eficacia de formación / capacitación
- Llevar a cabo un mantenimiento preventivo de la infraestructura
- Estudiar no conformidades
Ejemplo 1: Rentabilidad de estudiar los procesos de trabajo de una empresa al implementar ISO 9001
Supongamos que después de que esta organización haya estudiado sus procesos y documentados en un procedimiento de trabajo:
Los errores de ejecución de procesos han pasado de 10 al año a tener 6 al año.
Imaginemos que cada error se cuantifica en 300€. Por lo tanto el ahorro ha sido de 1.200€
Vamos a suponer que la empresa haya tenido que invertir 18 horas de personal y 6 horas de un consultor externo para realizar esta labor.
Si valoramos que las 18 horas de su personal se cuantifican en 270€ y las 6 horas del profesional externo son 300€.
La inversión total ha sido de 270€ + 300€ = 570€
Por lo tanto la rentabilidad de estudiar y documentar los procesos es:
Este 1,10 significa que por cada euro invertido en estudiar y documentar los procesos, el beneficio ha sido 1,10 veces mayor. Esto es un 110% de rentabilidad.
¡Sólo con estudiar y documentar procesos ya está ganando la empresa!
Ejemplo 2: Rentabilidad de establecer formalmente los objetivos al implementar ISO 9001
Supongamos que después de que esta organización que estamos cogiendo de ejemplo haya establecido de manera formal sus objetivos y haya hecho un seguimiento a su ejecución:
Le haya supuesto un incremento del 10% en su consecución
Imaginemos que esta empresa se planteó el objetivo (de manera informal es decir sin establecerlos, comunicarlos y poner un plan de acción) de aumentar su facturación anual en 40.000€.
Vamos a suponer que sin haber establecido formalmente este objetivo han alcanzado el 70% del objetivo, es decir 28.000€
Imaginemos ahora que después de haber establecido formalmente el objetivo, haberlo comunicado, haber hecho un plan de acción y su seguimiento posterior han podido conseguir un 10% más, es decir 32.000€.
Este 10% más representa 4.000€ más de facturación gracias a haberlos establecido formalmente.
Si el esfuerzo que ha llevado el establecer los objetivos formalmente y hacerles un seguimiento ha supuesto invertir 184 horas anuales de su personal, vamos a suponer que son 2.760€.
Por lo tanto la rentabilidad de establecer los objetivos formalmente es:
Este 0,44 significa que por cada euro invertido en horas para establecer los objetivos formalmente, el beneficio ha sido 0,44 veces mayor. Esto es un 44% de rentabilidad.
Ejemplo 3: Rentabilidad de identificar y abordar riesgos y oportunidades al implementar ISO 9001
Supongamos que después de que la organización haya identificado y abordado riesgos y oportunidades le haya supuesto:
- un impacto económico un 30% menor una vez que se haya materializado una amenaza.
- un incremento del 10% en la consecución de sus oportunidades.
Para simplificar esta parte, vamos a estudiar sólo la parte de la identificación y abordar los riesgos.
Imaginemos que uno de los riesgos que se habían identificado era la concentración excesiva de la facturación en pocos clientes y que finalmente se materializó esta amenaza (ya que se perdió uno de esos clientes) suponiendo una pérdida de facturación de un 50%.
Si consideramos que la empresa factura anualmente 500.000€ una caída del 50% significa que ahora la empresa facturaría 250.000€
Pero en caso de haber estudiado y abordado este riesgo esta caída hubiese sido un 30% menor, es decir, en lugar de un 50%, un 35% y por tanto la caída llevaría a una facturación de 325.000€
Por lo tanto gracias a identificar y abordar este riesgo la empresa ha dejado de perder 75.000€
Si estimamos que esta identificación del riesgo y abordarlo ha supuesto invertir 300 horas de su personal (búsqueda de nuevos clientes para diseminar la concentración de la facturación), lo que traducido a euros serían 4.500€
Por lo tanto la rentabilidad de identificar los riesgos y un plan de acción para abordarlos es:
Este 15,66 significa que por cada euro invertido en horas para identificar este riesgo y su plan de acción para abordarlo, el beneficio ha sido 15,66 veces mayor. Esto es un 156,6% de rentabilidad.
Como sabes estoy trabajando con datos estimados, no reales.
Pero estoy seguro que el estudiar riesgos conlleva a tener una rentabilidad muy parecida a esta que ha salido en mi estimación.
Ya sabes, ¡dedícale tiempo a identificar y abordar los riesgos en tu organización!
Ejemplo 4: Rentabilidad de hacer una descripción de puestos de trabajo al implementar ISO 9001
Si haces una descripción de puestos de trabajo en tu organización estás implementando dos beneficios claros:
- evitar que queden tareas en “terreno de nadie” y se queden sin ejecutar o realizarlas tarde y mal.
- mejorar los procesos de selección y adecuación de la persona al puesto de trabajo.
Para simplificar este ejercicio vamos a estudiar sólo el beneficio de “no dejar tareas si ejecutar”.
¿Qué coste tiene el que ciertas tareas se ejecutan tarde por no quedar bien claro quién debe hacerlas?
Esa es la pregunta que debes hacerte en tu organización para saber cómo de importante es describir puestos de trabajo en tu empresa.
Hacer una tarea tarde muchas veces implica un retraso en la entrega del producto o servicio al mercado.
Y en otras ocasiones implica errores debido a realizar esa tarea “a las prisas” por haber ejecutado esa tarea tarde.
¿Y cuánto cuesta eso en una empresa?
Vamos a suponer que a lo largo de un año en esta empresa que estamos cogiendo de ejemplo el no tener sus puestos de trabajo descritos le lleva a cometer ciertos errores o retrasos en sus procesos que le suponen 1.000€.
Por otra parte, supongamos que si la empresa hubieses descrito sus puestos de trabajo y haberlos informado a cada persona que desarrolle ese puesto le habría implicado 36 horas de trabajo, que traducido a euros serían 540€.
Por lo tanto, la rentabilidad de describir puestos de trabajo es:
Este 0,85 significa que por cada euro invertido en horas para describir puestos de trabajo, el beneficio ha sido 0,85 veces mayor. Esto es un 85% de rentabilidad.
Ejemplo 5: Rentabilidad de saber invertir en la formación o capacitación necesaria y evaluar su eficacia al implementar ISO 9001
Cuando se realiza una formación el objetivo debe ser para:
- cubrir una carencia que tiene una persona en el desarrollo de su puesto de trabajo.
- mejorar las competencias de una persona.
Eso en beneficios se traduce en optimización del tiempo empleado en formación y eficacia a la hora de mejorar las competencias de un trabajador en una organización.
Pero en muchas ocasiones no se dedica el tiempo suficiente en estudiar qué necesidad tiene realmente una persona y si la formación en la que se va a invertir le servirá para cubrir esas carencias de competencias o mejorar sus habilidades.
La consecuencia de hacer esto mal es perder el tiempo en formaciones que no le han servido al trabajador para mejorar sus conocimientos, habilidades o experiencia.
Imaginemos que en esta empresa que estamos cogiendo de ejemplo el estudio de necesidades formativas o de capacitación se hace correctamente durante un año.
Y gracias a ello los trabajadores han adquirido ciertas habilidades que le han permitido ser un 7% más rápidos a la hora de realizar sus tareas.
Imaginemos que gracias a esta agilidad la empresa puede facturar un 2% más ya que sus trabajadores son más productivos.
Suponiendo, como hemos dicho anteriormente, que la empresa factura 500.000€ anuales, un 2% significa 10.000€ más de facturación.
Imaginemos que la empresa de este ejemplo destina por presupuesto todos los años 6.000€ en formación.
Por lo tanto, la rentabilidad de invertir correctamente en formación es:
Este 0,66 significa que por cada euro invertido en seleccionar una buena formación, el beneficio ha sido 0,66 veces mayor. Esto es un 66% de rentabilidad.
Ejemplo 6: Rentabilidad de llevar un correcto mantenimiento preventivo de la infraestructura al implementar ISO 9001
Tener una cultura de mantenimiento preventivo en las empresas es igual a ahorrar dinero en reparaciones.
Es más económico invertir en mantenimiento preventivo de los equipos que repararlos por no haber realizado ese mantenimiento.
Pero muchas veces el empresario no lo ve así.
Lo que prima es la producción y el para para mantener los equipos en un estado óptimo suele verse como “estamos dejando de ganar dinero” con esa parada de ese equipo.
Vamos a estudiar esto con un ejemplo diferente.
Imagina una empresa de artes gráficas, una imprenta que trabaja con cuatro grandes equipos de impresión offset.
Vamos a suponer que cada mes cada uno de esos equipos deben parar 2 horas para realizar el mantenimiento que se requiere y una vez al año durante 4 horas.
En total suman 28 horas anuales de parada cada equipo, por lo tanto 112 horas anuales por los cuatro equipos.
Vamos estimar que el valor de producción de cada equipo por una hora de trabajo es 450€.
Por lo tanto el coste de oportunidad de esas 112 horas de parada de mantenimiento es estar produciendo, así que multiplicamos 112 horas de parada por 450€ cada hora.
Tenemos por tanto un coste de oportunidad de 50.400€ y además debemos sumar las 112 horas del personal que hace dicho mantenimiento, supongamos 2.240€ por esas 112 horas.
En resumen tenemos que dejamos de ganar 52.640€.
Parece una auténtica barbaridad y a simple vista hasta puedes dudar si vale la pena hacer mantenimiento preventivo…
Vamos a ver ahora qué pasaría si ocurre una avería en alguno de esos equipos.
Imagina que como consecuencia de no hacer nada de mantenimiento preventivo y los 4 equipos de offset están rindiendo al 100% del tiempo durante un año, uno de ellos se avería.
Como consecuencia de esa avería, vamos a suponer que:
- El equipo está parado 7 jornadas de trabajo = 56 horas * 450€/h = 25.200€
- La reparación asciende a 30.000€ (materiales, técnico especialista, desplazamientos, dietas, alojamiento)
- El trabajo que se estaba realizando cuando se averió el equipo ha de repetirse = 2.500€
Suponiendo estos datos tenemos un coste de reparación y parada del equipo por reparación de 57.700€.
Por lo tanto el beneficio de llevar un mantenimiento preventivo es de 5.060€ (57.700€ costes de reparación – 52.640€ costes de mantenimiento).
Y finalmente la rentabilidad de realizar un correcto mantenimiento preventivo de la infraestructura es:
Este 0,09 significa que por cada euro que se destina en realizar un correcto mantenimiento preventivo, el beneficio ha sido 0,09 veces mayor. Esto es un 9% de rentabilidad.
Ejemplo 7: Rentabilidad de estudiar no conformidades en la organización al implementar ISO 9001
Existen errores que ocurren una y otra vez de forma periódica y sistemática en las organizaciones.
Esto lo he visto muchas veces.
Y tengo claro que cada vez que se descubre un error en una empresa existe un coste detrás:
Coste en tiempo de trabajo (al repetir tareas o trabajos).
Coste monetario.
Corregir estos errores y establecer una acción para que no vuelvan a suceder es un ahorro de costes para cualquier organización.
Pero la pregunta es, ¿cuánto?, ¿cuánto se puede ahorrar una empresa gracias a estudiar las no conformidades y errores que aparecen en la organización?
En Julio del 2020 el portal Cepymenews ha publicado un artículo en el que se aborda la importancia de equivocarse pero aprender de los errores.
Vamos a ver esto con un ejemplo.
Y esta vez voy a poner un ejemplo real que nos ha pasado a nosotros en IVE Consultores.
Tiene que ver con la optimización de un proceso comercial.
Este error lo publicamos aquí lecciones aprendidas febrero 2020 por si quieres echarle un vistazo.
De forma muy resumida te comento lo que ocurrió:
En febrero nos escribió una persona para que le ayudásemos a implementar un plan de calidad en el centro que regentaba en el cual se prestaba un servicio de ayuda a personas dependientes.
Estos centros necesitan estar acreditados para poder ofertar sus servicios en nombre del estado, pero para conseguir la acreditación deben cumplir una serie de requisitos técnicos y documentales relacionados con:
- un plan de calidad o
- la norma ISO 9001 o
- una auditoría en materia de calidad.
El problema está en que la normativa para cumplir con los requisitos documentales, al menos en la comunidad autónoma de Canarias (región donde resido), no está nada clara y los propietarios de los centros no tienen mucha idea de qué es un plan de calidad, que es ISO 9001 y qué deben hacer para poder cumplir con dichos requisitos documentales.
En nuestro caso, esta persona se puso en contacto con nosotros y la conversación comenzó en que necesitaba un presupuesto u oferta para poder implantar su plan de calidad y entregarlo al día siguiente en las oficinas del Gobierno de Canarias ya que se lo estaban requiriendo de forma urgente.
Como consecuencia de no gestionar bien ese proceso pasó esto:
- tuvimos que llamar al cliente varias veces para hacerle algunas preguntas más y poder ofertar lo que esta persona necesitaba (y empezaron a sumarse más horas poco productivas).
- hacer una oferta completamente adaptada a sus necesidades
- cuando le presentamos la oferta por teléfono empezó a entender todo este proceso de acreditación de su centro y los requisitos documentales y cambió de opinión. Ahora en lugar de necesitar un plan de calidad, lo que quería era implementar la norma ISO 9001 en su centro (ya que, según esta persona, el técnico del Gobierno de Canarias le había dicho que en un futuro iban a exigirle esta norma).
- cambiamos la oferta para elaborar otra completamente distinta en la que ofertábamos una implementación de ISO 9001.
Todo esto nos llevó tener que dedicar 10 horas de trabajo que podíamos haber gestionado muchísimo mejor.
En costes estas 10 horas las valoramos en 650€.
La lección aprendida aquí fue: la próxima vez que llegue una solicitud de servicio de este tipo vamos a actuar así:
- Tener preparado de antemano una oferta tipo (en una plantilla) en la que incluyamos todos los requisitos documentales que exige la normativa del Gobierno de Canarias y que nosotros tenemos competencias para elaborar.
- Preguntar a la persona que llama si ya ha presentado la documentación en el Gobierno de Canarias y si es así solicitarle la resolución para ver con exactitud los requerimientos que le están solicitando.
- De nuestra oferta plantilla eliminamos lo que esta persona ya cumpla y dejamos solo lo que le están solicitando en el requerimiento.
- En caso de que no nos facilite esta resolución le comunicamos que lo sentimos mucho pero que no podemos ayudarle.
Todo este proceso no debería de superar 1,5 hora de trabajo incluyendo la presentación de la oferta, que traducido en coste (en nuestro caso) sería 97,5€.
Y así es lo hemos comprobado con las siguientes ocasiones.
La última ocasión que nos solicitaron este servicio fue el 11.11.2020
Por lo tanto el beneficio de trabajar de esta forma y haber optimizado este proceso derivado a esta no conformidad es ahorrarnos 552,50€ (650€ – 97,50€).
En resumen, la rentabilidad de realizar un estudio de correcto de las no conformidades, para este caso estudiado, es:
Este 5,6 significa que por cada euro que se destina en realizar un correcto estudio de no conformidades para el caso estudiado, el beneficio ha sido 5,6 veces mayor. Esto es un 560% de rentabilidad.
Bien, hasta aquí he intentado demostrar económicamente los beneficios que se obtiene tras implementar ISO 9001 en las empresas teniendo en cuenta una serie de aspectos de forma individual y midiendo su rentabilidad.
Para calcular la rentabilidad global tendríamos que tener en cuenta más aspectos pero si hacemos, por simplificar el ejercicio, sumamos los resultados individuales obtenidos por cada aspecto tenemos:
Lo que significa que por cada euro que se invierte en estos aspectos que integran ISO 9001, el beneficio es 1,22 veces mayor. Esto es un 122% de rentabilidad.
He intentado hacer este ejercicio con datos lo más realistas posible.
Por lo tanto, si estos datos fuesen todos reales, se evidencia que es más que rentable invertir en ISO 9001 para una organización.
El día que haga este ejercicio con todos los datos reales lo publicaré porque estoy seguro que la realidad superará esta cifra que he reflejado.
Y ahora cuéntame tú, ¿qué rentabilidad podría obtener tu organización al implementar ISO 9001?
Imagen: grafico dibujado sobre vidrio
Fuente imagen: Freepik
Fuente bibliográfica: Elaboración propia
Tomado de: https://iveconsultores.com/
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