Comprende a qué problemas se enfrentan la falta de procesos comerciales y cómo puedes utilizar la tecnología para resolverlos.
Si tu empresa aún no está poniendo en práctica la gestión por procesos, es posible que se esté quedando atrás. ¿Es la empresa tan eficiente como te gustaría? ¿Están tus clientes satisfechos, los empleados motivados, y te has destacado de la competencia?
Comprende ahora qué problemas enfrenta la falta de procesos comerciales y cómo puedes utilizar la tecnología para resolverlos.
Gestión de procesos: ¿Qué es?
Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es la traducción para Business Process Management, una disciplina de gestión que integra los intereses del cliente con los objetivos de la organización, a través de un enfoque en los procesos de extremo a extremo y el uso de tecnologías de la información.
Un negocio orientado a procesos tiene su cultura enfocada a analizarlos, identificar cuellos de botella, rediseñarlos, implementarlos, medir su desempeño y transformarlos.
Es una forma de gestionar el negocio, optimizando en todo momento sus procesos, en lo que llamamos un ciclo de mejora continua.
¿Cuál es el enfoque de la gestión por procesos?
Al poner en práctica la gestión por procesos, la tendencia es que la organización trabaje de forma más integrada, tanto en equipos como en sistemas, siempre alineada con sus objetivos estratégicos.
El enfoque está en lograr estos objetivos organizacionales, tales como ganancias en eficiencia, productividad, rentabilidad, reducción de costos y desperdicios y generación de valor para el cliente y otros.
Para que esto sea posible, BPM puede dividir los procesos en diferentes etapas y hacerlos más visibles y fáciles de transformar y controlar.
Al mapear el flujo de trabajo, el empleado asignado al rol tendrá toda la información necesaria para actuar en el proceso, y la organización podrá medir sus resultados en tiempo real. Sumado al uso de un BPMS o, mejor aún, una plataforma digital que contenga BPM y ECM, el empleado tendrá en un mismo sistema toda la información necesaria para realizar su trabajo. Esto agiliza el proceso y evita errores y desperdicios.
Además, al mapear, es posible eliminar actividades innecesarias, exceso de gastos y tiempo de ejecución y encontrar fallas.
Síntomas de falta de gestión por procesos
Un negocio que no está estructurado, medido y administrado por procesos puede encontrar muchos problemas y perder oportunidades de mejora. Conoce estos síntomas:
1. Estructura vertical
El negocio se ve de forma vertical, es decir, dividido en departamentos y con un organigrama con jerarquías bien definidas. La verticalización significa que hay más necesidad de aprobación de actividades con la gerencia y la dirección, lo que hace que el día a día sea más burocrático y menos ágil.
Una estructura orientada a procesos, por otro lado, presupone más autonomía con responsabilidad, donde los gerentes, en lugar de mandar y controlar, deben brindar apoyo, capacitación y orientación a los involucrados en los procesos.
2. Descentralización de intereses
Debido a la estructura jerárquica y departamental, cada área de la empresa actúa según sus propias prioridades, dejando de lado los intereses comunes del negocio.
3. Problemas de comunicación
Entre el pedido del cliente y la entrega del producto final, existen muchos problemas de comunicación. Sin gestión de procesos, la información se disipa dentro de la organización, cada sector con sus objetivos y software, sin un intercambio efectivo.
4. Falta de visión global
Es muy común encontrar equipos o empleados que se desempeñen muy bien dentro de sus actividades, pero que no tengan una visión de conjunto.
Si el empleado no se involucra con los objetivos estratégicos y desconoce las verdaderas razones de su trabajo, puede derivar en desmotivación, insatisfacción, repetición de tareas e improductividad.
5. Mejoras puntuales
El resultado del problema anterior también es generar mejoras específicas en el negocio. Un ejemplo sería el sector del marketing creando una campaña para aumentar los seguidores en las redes sociales, pero esto no conduce a un aumento de las ventas y la rentabilidad ni genera una ventaja competitiva frente a la competencia.
6. Falta de estandarización
El mismo trabajo es realizado de manera diferente por diferentes personas, sin medir resultados ni estandarizar procesos. La repetición del trabajo es un retraso en la productividad y, en consecuencia, genera un gasto innecesario de recursos financieros, tiempo y esfuerzo.
7. Dificultad para localizar problemas
Finalmente, entre muchos otros problemas, la falta de gestión de procesos dificulta la localización de problemas. Los clientes suelen estar insatisfechos, pero la empresa tiene dificultades para comprender el motivo.
Bien porque no es capaz de medir y establecer indicadores o por la falta de comunicación entre sectores. Si los clientes presentan quejas al SAC sobre un producto o el NPS es negativo, o porque los procesos no están integrados, la organización no podrá detectar con precisión si el problema está en producción, en insumos y proveedores, en publicidad, etc.
8. Falta de planificación
La falta de planificación dificulta la implementación de acciones estratégicas dentro de las empresas.
Esta visión estratégica debe convertirse en metas e hitos de desempeño para ser monitoreados a través de indicadores y analytics.
Estos objetivos e hitos se implementan y miden a través de la gestión de procesos. Cada proceso tiene sus desafíos y medidas específicas.
9. Falta de apoyo para la toma de decisiones
Las empresas sin una visión de proceso tienen una visión limitada del conjunto. Solo se ve lo que se está haciendo, sin saber lo que ya sucedió y lo que sucederá después de la tarea actual.
Como resultado, la toma de decisiones - especialmente para la alta dirección - se dificulta, ya que será necesario realizar un estudio para comprender la situación en su totalidad y, así, tomar una decisión con mayor certeza.
Ve a continuación las mejoras aportadas por la implementación de una Suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS), que puede resolver cada uno de los síntomas mencionados anteriormente.
Mejora de procesos utilizando tecnología
La automatización de procesos aporta varios beneficios, en contraste con la estructura funcional sin integración. Al adherirse a la cultura de procesos, se perciben resultados como:
Más eficiencia y agilidad operativa
A diferencia de un negocio vertical, los empleados estarán más involucrados en los procesos en todas las etapas, entendiendo los objetivos que impulsan su trabajo, sus responsabilidades y roles.
Sin la necesidad de comandos de arriba hacia abajo, pueden actuar en los procesos con más eficiencia y agilidad. El flujo de trabajo estará disponible en el sistema, de forma clara y objetiva, con la determinación de los responsables y sus respectivas actividades.
Seguimiento y control de procesos
La regulación del trabajo se hará de acuerdo a reglas preestablecidas e incorporadas al sistema y con indicadores de desempeño evaluados por gerentes y propietarios de procesos.
Esta medición del desempeño contribuye al control de costos, la calidad y la mejora continua, en lugar de mejoras puntuales.
Cumplimiento e integridad de procesos
A través de la notación BPMN, por ejemplo, se estandarizarán los procesos y cada acción sobre ellos formará una nueva versión, que podrá ser comparada y analizada, generando conocimiento.
Toda esta nueva forma de operación podrá enfocarse en los intereses de los clientes, controlando sus índices de satisfacción y corrigiendo posibles fallas.
Subsidios para decisiones más asertivas
La toma de decisiones es una gran responsabilidad para la empresa, los clientes y los empleados. Las empresas que tienen una gestión de procesos de negocio bien definida pueden proporcionar estos subsidios.
Procesos bien mapeados y definidos proporcionan datos fiables y facilitan una visión de la empresa y del proceso en su conjunto.
La gestión de procesos combinada con la mejora continua y la tecnología adecuada impactan directamente en el futuro y la prosperidad de la empresa.
Comunicación integrada y mejora continua
En cuanto a las herramientas, en lugar de que cada departamento tenga su propio software, se puede utilizar una plataforma all-in-one que cubra diferentes necesidades. Una gestión a la vista con información centralizada en un mismo sistema puede evitar retrabajos y fallas y hacer que todos operen de acuerdo con los mismos objetivos.
Si la organización utiliza una plataforma para un BPMS integrado con ECM, por ejemplo, la gestión documental está vinculada a la Gestión por Procesos y todo el conocimiento se recogerá y aplicará a los procesos de forma automatizada. La tendencia es que la empresa gane cada vez más agilidad en las operaciones y mejore constantemente sus procesos.
Tomado de: https://www.sydle.com/
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