CÓMO REALIZAR LA TRANSICIÓN DE LA ISO 9001 2008 A LA VERSIÓN DE 2015

En el mes de septiembre del año 2015, se publicó la nueva versión de la norma ISO 9001. Esta revisión, trae consigo ciertos cambios esenciales, principalmente referente al propio concepto y enfoque.

Ante ello, es normal, que las personas que trabajan con este estándar de Calidad se pregunten acerca de los pasos necesarios a realizar para poder realizar satisfactoriamente la transición de la ISO 9001 2008 a la nueva de 2015.

Nueva norma ISO 9001 2015 – ¿Qué ha cambiado?

En primer lugar, y antes de ver los pasos necesarios para adaptarnos a los cambios que esta norma ha experimentado, es necesario llegar a tener un pleno conocimiento de lo que ha cambiado en esta nueva revisión de la misma.

El periodo establecido por la propia organización ISO para poder implementar la transición se ha fijado en como máximo tres años, lo que significa que las organizaciones deben ir planteando cuanto antes cómo adaptarse a los cambios de la norma para volver a obtener la certificación de la misma.

Pese a tener este dilatado margen para realizar la transición, muchas organizaciones, están apostando por realizarla lo antes posible como forma de aventajarse a la competencia y poder con ello disfrutar de los beneficios que supone la rápida implementación.

​Pasos de la transición de la ISO 9001

A continuación, vamos a enumerar los pasos que consideramos son los necesarios seguir para superar el cambio de la versión 2008 a la versión de 2015:

1.- Definición del contexto de la organización

Este primer punto, otorga las bases para el nuevo Sistema de Gestión de la Calidad que se va a implementar en la organización, de ahí la necesidad de prestarle una atención detallada. Concretamente, este es un nuevo requisito que establece la nueva versión de la norma.

​2.- Elaboración de una lista de todas las partes interesadas

Este segundo paso, forma parte de la misma cláusula "Contexto de la organización". Sin embargo, lo consideramos de especial relevancia a tener en cuenta, dado que la identificación de las diferentes partes interesadas así como sus expectativas permitirá a la organización llevar a cabo rectificaciones de su dirección estratégica.

3.- Revisión del alcance del Sistema de Gestión de Calidad

Al realizar la transición de la ISO 9001, es un buen momento para revisar hasta dónde alcanza el SGC vigente en nuestra organización, con el fin de considerar posibles modificaciones en el mismo. Es importante tener en cuenta que gran parte de la credibilidad de nuestro SGC dependerá de su propio alcance

4.- Demostrar el liderazgo

Este punto vendría a sustituir al requisito de compromiso de la Dirección de la versión ISO 9001:2008. Este punto supone, la necesidad por parte de los líderes de demostrar su compromiso, mediante la toma de responsabilidad por el SGC, el establecimiento de políticas y objetivos de Calidad, así como la provisión de recursos.

​5.- Llevar una alineación de los objetivos del SGC con la propia estrategia empresarial

El SGC que se implante en la organización ha de ser compatible con la propia dirección estratégica de la organización. Por ello, es de suma importancia que los objetivos de Calidad vayan en la misma senda que el conjunto de las actividades empresariales.

6.- Evaluación de los riesgos y oportunidades

La nueva versión de la norma, presta especial atención a los mismos. Para analizarlos, se pone el centro de atención en la propia capacidad que tiene la organización de alcanzar los resultados perseguidos, así como en las obligaciones a cumplir por parte de la organización. Tras esta evaluación, se han de plantear posibles métodos para saber cómo enfrentarse a ellos.

​7.- Llevar un control de la información documentada

Por información documentada nos referimos tanto a los registros como a los procedimientos. En este punto, queremos hacer referencia a la importancia concedida en la nueva revisión de la norma ISO 9001 a la documentación bien documentada. Por ello, la transición de la ISO 9001 es buen momento para lograr mejorar en la documentación existente.

8.- El control operacional

En términos generales, la versión 2015 de la ISO 9001 establece mejores controles de los procesos. Aquí incluimos tanto el control de los criterios como el seguimiento de los diferentes procesos según tales criterios.

9- Realizar una revisión del proceso de diseño y desarrollo

Ambas fases han de ser definidas en detalle, incluyendo las responsabilidades, controles, formas de manejar los cambios y personas autorizadas para realizar los mismos, así como acciones a realizar para evitar incidencias ajenas.

10.- Tener un control de los proveedores externos

Es necesario tener en cuenta la importancia de tener garantizados que los procesos, productos y servicios que nos proporcionan de forma externa a la organización cumplen con los requisitos establecidos. Para ello, tenemos que establecer los controles a efectuar y la información precisa a proporcionar a los proveedores.

11.- Evaluación de desempeño

Debemos realizar una evaluación de rendimiento y eficacia de nuestro SGC. Para ello, debemos saber los aspectos necesarios que requieren seguimiento, así como la forma en la que realizar tal evaluación y la frecuencia.

12.- Medir y presentar informes

A este aspecto también hace especial referencia la nueva versión de la norma, tanto en lo referente a la evaluación del desempeño mencionado en el punto anterior, como en referencia a la auditoría interna y revisión por parte de la Dirección. Se producen algunos cambios en los requisitos para ser auditados, aunque en general las técnicas de realización no se alteran mucho. 

En definitiva, esta transición de la ISO 9001 con los cambios que conlleva puede suponer bastante trabajo al principio. Sin embargo, no es para tanto, y realizándolo lo antes posible podemos llegar a obtener ventajas importantes frente a la competencia al lograr entre otras cosas, una integración en mayor nivel de nuestro SGC con otras actividades comerciales.

Fuente: Escuela Europea de Excelencia

Tomado de: http://koneggui.com.ec

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. Expertos en Sistemas de Gestión: ISO 9001, ISO 14001 yotras normas internacionales

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TRES CLAVES PARA ENTENDER LO QUE QUIERE UN CLIENTE DEL SIGLO XXI

Las personas que compran hoy, no son las mismas ni tienen los mismos hábitos de las que lo hacían hace 10 años atrás. Hoy el mundo es digital y eso hace que las empresas deban considerar nuevas estrategias.

Por: Yohana Elorza *

En la columna anterior hablamos sobre algunas características de los consumidores, asociadas a su edad y su conexión con el mundo digital, en la que ampliamos el conocimiento del consumidor a partir de la psicología evolutiva. Sin embargo, en esta ocasión profundizaremos en las claves para conocer al consumidor, ya que si bien la demografía es la primera base que nos acerca al porqué nuestros consumidores hacen lo que hacen,  sabemos que también ellos son cambiantes y difíciles de entender.

La principal lección que hemos aprendido en Pragma frente al conocimiento del consumidor, es que para ser más asertivos en la generación de valor agregado para nuestros consumidores, hay que partir de comprender cómo es su estilo de vida, sus prioridades y motivaciones.

En la medida en que nuestros productos y servicios estén diseñados para satisfacer las necesidades reales de nuestro target y busquemos llegar al corazón de los consumidores, podremos tener una ventaja en el mercado en que competimos.

¿Cómo acercarse?

Según la última Encuesta Longitudinal de Protección Social del DANE en el 2012, el 59% de los hogares tenían hijos, mientras que  el 13% eran hogares de personas que viven solas y que, según cálculos propios, vienen creciendo a ritmos acelerados.  Esta información es la evidencia de que estamos en medio de un cambio cultural marcado por nuevos intereses, valores y expectativas de vida, lo cual implica mayor exigencia para comprender al consumidor y los “estándares” sociales bajo los que él se desenvuelve diariamente. Por lo que siempre debemos preguntarnos: ¿Lo que ayer era un parámetro para entender su conducta, hoy continúa estando vigente?

Pondremos el siguiente ejemplo basándonos en casos que encontramos constantemente en las diferentes metodologías que aplicamos en Pragma para acercarnos al conocimiento del consumidor. Dos mujeres adultas que son amigas desde hace mucho tiempo y que tienen similares características demográficas (edad, nivel socioeconómico y educativo), tienen diversas formas de proyectarse en la vida: una de ellas prefiere conformar una familia, casarse, tener hijos, un carro último modelo y una casa grande; mientras que la otra prefiere vivir sola o con su pareja, no comprar carro, pagar arriendo para “no sentirse atada a un lugar” y trabajar para poder “viajar por el mundo”.

Pero, ¿qué sabemos de las motivaciones y expectativas de una persona que busca vivir sola? ¿Cómo varía el estilo de vida y el consumo de una persona que vive sola vs. una persona con hijos?

De esta manera, comprender las diferencias en las motivaciones que tienen los consumidores, nos dará herramientas para definir nuestro enfoque de comunicación, servicios y productos, porque tal como ilustra este ejemplo, la demografía se queda corta para llegar a cada una de estas mujeres. En este caso, recomendamos segmentar la comunicación basados en las preferencias de estas consumidoras:

• A la primera de ellas deberíamos hablarle de familiaridad, hogar y la materialización del progreso para los hijos. Podríamos dirigir la comunicación en digital pautada a través de sitios especializados en hogar, hijos, etc.
• A la segunda mujer debemos transmitirle una comunicación enfocada en vivir experiencias, libertad, espacios exteriores, etc. Los sitios adecuados para llegarle en digital podrían ser: Foros de viajeros, apps asociadas a la búsqueda de hoteles, tiquetes,    

¿Qué debo conocer de mi  consumidor?

Es necesario tener detectados los temas clave que nos ayudarán a ofrecer ‘valor agregado’ asertivamente y comunicarnos con nuestros consumidores de manera más certera.

Recomendaciones para acercarnos a nuestros clientes:

1. Después de comprender la edad de mis consumidores y los comportamientos asociados a ésta, es importante entender las diferencias que hay entre ellos a partir de su estilo de vida, prioridades y motivaciones.
2. Segmentar el trato a nuestros clientes según sus motivaciones.
3. Garantizar que, desde sus agencias publicitarias, digitales y sus proveedores se tenga contacto con sus clientes finales. Todos deben profundizar en el conocimiento real de los consumidores de su marca y deben ir más allá de la bibliografía encontrada en internet. Muchas veces suelen fundamentar las decisiones basados en estudios hechos en otros países, con target diferentes o para otras categorías.
4. Evaluar los significantes de las categorías para el consumidor, su conocimiento y receptivity (receptividad a las comunicaciones, llegar en el momento oportuno a través del medio indicado) frente a las comunicaciones de marca es vital para generar engagement y contacto relevante con él.
5. El instinto es, sin duda, una gran guía evolutiva en el manejo de nuestra supervivencia. Sin embargo, para el entendimiento del consumidor es indispensable bajar su volumen y ponerlo de lado, ya que con frecuencia suele empañar nuestro juicio frente a los hallazgos que podamos tener en materia de conocimiento de nuestro público objetivo.

*Yohana Elorza, Especialista en Conocimiento del Consumidor, @YohanaElorza

Tomado de: http://www.finanzaspersonales.co/

CÓMO LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA SIX SIGMA PUEDE BENEFICIAR LA EMPRESA?

SIX SIGMA es una metodología de ​mejora de procesos que se centra en la reducción de la variabilidad de los mismos, con la intención de reducir o eliminar los defectos​ o fallos en la entrega de un producto o servicio. 

Para que un proceso haya logrado Six Sigma, el mismo no debe producir un defecto, es decir, algo fuera de las especificaciones del cliente, más de 3.4 veces por millón de oportunidades.

Hoy en día es evidente que la supervivencia de las organizaciones se basa en su capacidad de innovar en pos del crecimiento. En general, podemos considerar dos formas de innovación: la innovación radical (​ la capacidad de producir nuevos productos o servicios al mundo que nunca aparecieron antes) y la innovación​ incremental (​ los nuevos enfoques sobre productos o procesos ya​ ​existentes​ ​para ​ ​mejorar​ ​el​ ​rendimiento).

La metodología Six Sigma puede ser considerada como un modelo de innovación incremental que le permite a una organización ir más allá de su rendimiento, alcanzando y estableciendo nuevos estándares.

Beneficios​ de implementar​ la Metodología​ Six Sigma en una empresa

Los beneficios​ que la​ implementación​ ​de​ ​esta ​metodología​ ​puede​​ ​traer​ ​a​ ​tu ​empresa​​ ​son:

1. Mejora la lealtad del cliente

Cualquier empresa quiere retener a sus clientes. De hecho, éste es un factor significativo para determinar el éxito de una empresa. Pero la lealtad del cliente y la retención del mismo sólo vienen como​ ​resultado​ ​de​ ​altos​ ​niveles​ ​de​ ​satisfacción​ ​del​ ​cliente.

Según encuestas realizadas por los profesionales de StarOfService, para la mayoría de los clientes una experiencia poco satisfactoria y una mala actitud del empleado son las principales razones por las​ ​que​ ​dejan​ ​de​ ​contratar​ ​los​ ​servicios​ ​de​ ​una​ ​empresa​ ​en​ ​particular.

La implementación de Six Sigma reduce el riesgo de que tu empresa tenga clientes insatisfechos, ya que una vez que el entrenamiento está completo, pocas experiencias deben estar fuera de tus especificaciones.

2.Reduce el tiempo de cada ciclo de producción

No es extraño que la mayoría de los proyectos se extiendan más allá de su fecha límite original debido a cambios en el alcance ​del proyecto o​ ​a cambios en la política ​de gestión.​

Mediante el uso de Six Sigma, un negocio puede establecer un equipo de empleados con experiencia de todos los niveles dentro de la organización y de todos los departamentos funcionales. A este equipo se le asigna la tarea de identificar los factores que podrían afectar negativamente​ al​ ​ ​proyecto, ​ lo​ ​ ​que​ ​lleva​ ​a​ ​tiempos ​​de ​​ciclo​ ​más​ ​largos​ ​que​ ​lo ​​normal.​

A continuación, pueden encargarse de encontrar soluciones a estos problemas potenciales. Este método permite que los negocios creen tiempos de ciclo más cortos para los proyectos y se adhieran a esos programas, y muchas firmas reportan reducciones en los tiempos de ciclo de hasta un​ ​35​ ​por​ ​ciento.

3. Permite una mejor gestión del tiempo

El empleo de una metodología Six Sigma en tu negocio puede ayudar a tus empleados a administrar su tiempo de manera efectiva, lo que resulta en un negocio más eficiente y empleados más​ ​productivos.​

Para esto, hay que establecer objetivos y luego aplicar los principios de datos de Six Sigma a esos objetivos.​ ​Esto​ ​se​ ​hace​ ​mirando​ ​tres​ ​áreas​ ​clave;​ ​aprendizaje,​ ​desempeño​ ​y​ ​cumplimiento.

4. Permite planificar estratégicamente

Six Sigma puede jugar una parte integral en cualquier visión estratégica, ayudándote a centrarte en las​ ​áreas​ ​de​ ​mejora.​

Por ejemplo, si tu estrategia de negocio se basa en ser un líder de costos en el mercado, puedes utilizar Six Sigma para mejorar los procesos internos, aumentar los rendimientos, eliminar la complejidad​ ​innecesaria​ ​y​ ​obtener​ ​o​ ​mantener​ ​acuerdos​ ​de​ ​bajo​ ​costo​ ​con​ ​tus​ ​proveedores.

5. Motiva los empleados

Las empresas destinadas al éxito son aquellas que funcionan de manera correcta gracias al buen trabajo que los empleados hacen por encontrarse lo suficientemente motivados. De hecho, las empresas que se comprometen plenamente con sus empleados han demostrado un aumento consistente​ ​de​ ​la​ ​productividad​ ​en​ ​la​ ​encuesta​ ​realizada.​

Compartir las herramientas y técnicas de solución de problemas Six Sigma permitirá el desarrollo de los​ ​empleados​ ​y​ ​ayudará​ ​a​ ​crear​ ​un​ ​clima​ ​y​ ​sistemas​ ​para​ ​la​ ​motivación​ ​de​ ​los​ ​mismos.​

6. Gestión de la cadena de suministros

​

Como se mencionó anteriormente, el objetivo de Six Sigma es tener una tasa de defectos de menos de 3,4 por millón, y tus proveedores tienen una gran influencia en si este objetivo se cumple. Una de las maneras posibles de reducir el riesgo de defecto es utilizar Six Sigma para reducir el número de proveedores​ ​de​ ​tu​ ​negocio,​ ​ya​ ​que​ ​ésto​ ​a​ ​su​ ​vez​ ​reducirá​ ​el​ ​riesgo​ ​de​ ​defectos.​

También es importante estar al tanto de si tus proveedores están planeando implementar cualquier cambio. Las empresas más exitosas impulsan sus mejoras Six Sigma lo más lejos posible en la cadena​ ​de​ ​suministro.

Autor: StarOfService

Tomado de: http://www.negociosyemprendimiento.org

Nuestro saludo cálido y solidario para los hermanos mexicanos. Bendiciones..!

LA IMPORTANCIA DE LA NORMA ISO 29990 PARA LA FORMACIÓN

La Norma ISO 29990 ofrece soluciones a las características y particularidades de las empresas proveedoras de formación no reglada y su relación con los distintos clientes y alumnos.

La formación ocupa un lugar predominante para el futuro de todas las empresas ya que es esencial para que todos los procesos se lleven a cabo de forma eficaz, se mejore de forma continua, se potencie la implicación del personal y su motivación y se innove de forma constante en todas las materias.

La Norma certificable ISO 29990, Servicios de aprendizaje para la educación y formación no formal, se centra en los servicios de formación no reglada, poniendo especial atención en la identificación de las necesidades de formación, la provisión del servicio de aprendizaje, la adecuación y existencia de los recursos y entorno necesarios, así como la evaluación de la eficacia de la misma.

En este artículo voy a hablar de la importancia, campo de actuación y beneficios de la aplicación de esta norma por parte de los distintos proveedores de enseñanza no formal.

La diferencia entre formación reglada y no reglada.

La Norma ISO 29990 se centra en las necesidades y características de las empresas dedicadas a la formación no reglada.

Antes de comenzar a hablar de la Norma ISO 29990 tenemos que dejar clara la definición e implicaciones de la formación no reglada o no formal y su diferencia con aquellas que denominamos reglada.

Ambos tipos de formación tienen como objetivo básico proporcionar conocimientos a los alumnos que asisten a sus actividades y jornadas, sin embargo la diferencia radica en quién la proporciona.

De esta forma, la formación reglada es impartida por los centros, ya sean privados o públicos, acreditados para ello, así como las instituciones incluidas dentro de la Administración Pública, como por ejemplo los colegios.

Por otro lado, la formación no reglada o no formal es impartida por centros de formación privada, academias de idiomas, escuelas de negocios, formación por internet o e-learning, consultorías, universidades privadas a través de masters, centros técnicos, etc. Esta formación permite y busca, a través de su oferta, ofrecer una especialización de la actividad de trabajo o área profesional o una ampliación de la misma.

De esta forma, contribuye activamente a apoyar y promover un activo esencial de las empresas: el conocimiento. Este activo tiene que ser cultivado de una forma activa en el interior de las distintas organizaciones a través de una comprensión de las necesidades existentes, la competencia disponible, las prioridades actuales y futuras, la motivación del personal y la disponibilidad de realización. Pero, de la misma forma, tiene que estar complementada por una formación externa eficaz, que responda a las necesidades de la empresa, que se adapte a los alumnos y que mejore de forma constantes para adaptarse a las innovaciones tecnológicas, culturales e intelectuales existentes.

Objetivo y requisitos de la Norma ISO 29990.

La propia Norma ISO 29990 en su documento nos indica que:

“The objective of this International Standard is to provide a generic model for quality professional practice and performance, and a common reference for learning services providers (LSPs) and their clients in the design, development and delivery of non-formal education, training and development. This International Standard uses the term “learning services” rather than “training” in order to encorauge a focus on the learner and the results of the process, and to emphasize the full range of options available for delivering learning services.

This International Standard focuses on the competency of LSPs. It is intended to assist organizations and individual to select an LSP who will meet the organization's needs and expectations for competency and capability development and can be used to certify LSPs”.

De esta forma, busca mejorar la calidad de la oferta formativa adaptándose a las necesidades y expectativas de sus clientes para adaptarla de forma eficaz al ámbito laboral y convertirla en una gran aliada de la mejora continua en las empresas.

Para conseguir este objetivo establece una serie de requisitos que se organizan siguiendo la estructura de alto nivel ya conocida en otras normas  y que puedes consultar en el artículo “La estructura de alto nivel en la revisión de las Normas ISO”. Adopta unos puntos comunes que permiten que se integre con facilidad con otros sistemas de gestión incorporando aquellos aspectos propios de la formación no reglada a sistemas de gestión como la Norma ISO 9001, Sistema de Gestión de la Calidad, o la Norma ISO 27001, Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información.

Además, se centra en aspectos como:

• el diseño, desarrollo y actividad de la formación no reglada,
• la selección adecuada del proveedor de servicios de aprendizaje,
• la transparencia en los distintos procesos,
• la detección de las necesidades de formación que permitan ofrecer un servicio que se ajuste a las características, peculiaridades y necesidades actuales,
• disponibilidad de los recursos tanto físicos, materiales como humanos,
• entorno de impartición que promueva una formación activa,
• retroalimentación como base para la mejora,
• evaluación objetiva de la formación ofrecida a través de mecanismos eficaces que permitan conseguir el feedback de los alumnos y empresas,
• gestión de la comunicación, tanto interna como externa,
• gestión financiera y de riesgos y oportunidades,
• y utilización de la auditoría interna como eficaz herramienta de detección de puntos débiles, aspectos críticos a corregir, puntos fuertes y oportunidades de mejora.

Ventajas de la Norma ISO 29990.

Optar por este sistema de gestión de servicios de aprendizaje para la educación y formación no formal, permite una diferenciación con otras empresas de la competencia, a la vez que promociona la mejora continua, permite contar con procesos más eficaces, optimiza los servicios ofrecidos a los clientes, alumnos y empresas, permite adaptar el servicio de formación ofrecido a las necesidades reales del mercado, mejora la comunicación y promueve una retroalimentación activa y la gestión eficaz de los recursos disponibles.

La Norma ISO 29990 se convierte en la herramienta primordial tanto para los proveedores de formación no formal o no reglada como para las empresas que cuentan, de esta forma, con un aliado que realiza una gestión eficaz, tiene en cuenta las necesidades de formación e innova para adaptarse al mercado, a los alumnos y a las organizaciones con sus necesidades presentes y futuras.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/

21 PAUTAS PARA COMBATIR LA PROCRASTINACIÓN

Brian Tracy, en su libro “Eat the frog”, nos presenta una serie de pautas para ayudarnos contra la procrastinación.

La rana simboliza la tarea más importante que tenemos que realizar; pero también lo que que con mayor probabilidad vamos a retrasar.

Estas 21 pautas a seguir nos servirán para organizar y gestionar nuestro tiempo de forma óptima, para conseguir ser disciplinados y desarrollar hábitos que nos permitan alcanzar nuestros objetivos.

1. Pon la mesa

La primera pauta y probablemente la más importante de todas es definir claramente tus objetivos y no desviarte de ellos:

a) Define tus objetivos

b) Escríbelos

c) Define una fecha límite

f) Arranca de inmediato y empieza por realizar una de las tareas

g) Trata de trabajar cada día en tu tarea más importante.

2. Planifica tus días por adelantado

Está demostrado que nuestra capacidad a planificar y decidir es nuestra mejor arma para evitar la procrastinación.

Debes siempre empezar por hacer una lista. A medida que vayas completando tareas, márcalas para poder visualizar tus progresos y motivarte.

3. Ten en cuenta las consecuencias

Una visión a largo plazo influye considerablemente en tu comportamiento y tus decisiones a corto plazo. De hecho, algo que pueda tener consecuencia a largo plazo es, por definición, algo importante que tienes que priorizar. Incluso si esto implica sacrificios hoy debes tener en cuenta que los beneficios serán mayores en el futuro.

4. Concéntrate en las áreas de resultados claves

Para definir las áreas de resultados clave debes preguntarte ¿Por qué y para qué he sido contratado?

Cada puesto de trabajo puede dividirse entre 5-7 áreas claves que dependen totalmente y solamente de ti por lo que si no consigues los resultados nadie más lo hará.

a) Piensa en tus puntos fuertes y en tus puntos débiles.

b) Analiza las áreas dónde obtienes buenos resultados y las áreas dónde no eres tan eficiente.

c) No justifiques ni busques excusas para la falta de rendimiento y resultados en estas áreas.

d) No hagas como la mayoría de las personas que procrastinan las actividades y tareas de áreas dónde no se desenvuelven de forma tan eficiente.

e) Fíjate unos objetivos y haz un plan para lograr paliar tus deficiencias.

5. Aplica la regla de 80/20 también llamada el principio de Pareto.

La regla del 80/20 es uno de los conceptos más interesantes en cuanto a gestión del tiempo. De hecho, se puede aplicar a todos los ámbitos económicos. Por ejemplo, se dice que el 20% de nuestros esfuerzos nos permitirán alcanzar el 80% de nuestros resultados, o que el 20% de nuestros clientes representarán el 80% de nuestras ventas.

6. Maximiza tus poderes

Ser eficiente y productivo depende en buena parte de tu condición física, mental y psicológica. Nuestra productividad desciende después de una jornada de 8-9 horas pero durante el día tenemos fases en las que somos más productivos.

a) Identifica tus periodos de mayor productividad y aprovéchalos para realizar las tareas más importantes.

b) Descansa y aliméntate bien. Una causa de la procrastinación es la fatiga.

7. Practica el método A-B-C-D-E todo los días

Cuando elabores tu lista de “To do” del día siguiente pon una A-B-C-D-E delante de cada punto de tu lista antes de empezar a hacer nada.

Una A significa que la tarea no sólo es importante sino imprescindible. Tienes que completarla porque las consecuencias de conseguirlo o no son importantísimas. Una B corresponde a algo que debes hacer pero cuyas consecuencias son de menor alcance. Nunca se debe hacer una B antes de hacer una A. Una C representa tareas agradables pero no imprescindibles. Si pones una D delante de una tarea, definitivamente puedes delegar su ejecución y finalmente si otorgas una E a una tarea puedes eliminarla de tu lista ya que su impacto es nulo.

8. Haz los deberes

La causa más frecuente de la procrastinación y otros retrasos es la falta de confianza en nuestras habilidades. Si somos conscientes de nuestras limitaciones sobre un trabajo lo más probable es que acabemos sin empezarlo. De lo contrario, si sabemos que podemos hacer el trabajo bien, seremos entusiastas y llenos de energía y, con toda seguridad, evitaremos la procrastinación.

Por ello es fundamental sentirse preparado y eficiente en las áreas claves pero hay que mantener y trabajar nuestras habilidades, ampliar nuestro conocimiento a diario para no quedarnos atrás.

a) Lee algo relacionado con tu campo cada día

b) Apúntate a todos los cursos y seminarios que puedan ayudarte a desarrollar tus habilidades

Tu confianza y motivación aumentarán a medida que aprendes y, cuanto más aprendas, mayor será tu capacidad para aprender.

9. Prepárate a conciencia antes de empezar

Asegúrate de tenerlo todo preparado a mano antes de empezar. Ordena y limpia tu escritorio para tener sólo una tarea en él.

10. Aprovecha tu talento

Hay cosas que puedes hacer que pueden ser extremadamente valiosas para ti u otras personas. Identifica estas áreas únicas y conviértete en un especialista.

11. Identifica las limitaciones y obstáculos

En toda tarea, pequeña o grande, hay un factor, un obstáculo, una limitación que determinará la velocidad con la que se podrá completar para alcanzar nuestros objetivos.

Tienes que focalizarte en identificar este factor limitador, porque una vez lo hayas conseguido tus progresos se multiplicarán. Aplica la regla del 80/20 a la identificación del factor limitador.

12. Concéntrate en una tarea a la vez.

La mejor manera de evitar la procrastinación cuando tenemos una enorme tarea delante de nosotros es concentrándonos en una acción concreta para empezar.

13. Practica la procrastinación creativa

La procrastinación creativa es una de las técnicas más eficiente de rendimiento personal. Puesto que no tenemos tiempo para hacer todo lo que tenemos que hacer, sabemos que tendremos que procrastinar de todas formas.

Di “No” a todas esas cosas que no son relevantes para ti. Tu trabajo consiste en procrastinar esas tareas que no tienen mucho valor y así disponer de más tiempo para realizar otras que si lo tienen.

14. Obedece la ley de la eficiencia forzosa

Esta ley dice que no hay nunca tiempo para hacerlo todo, pero siempre suficiente tiempo para hacer lo más importante.

Cuando te quedas sin tiempo y las consecuencias por no completar una tarea son muy serias, siempre encuentras tiempo para acabarlas, incluso en el último momento. El problema es que tienes que trabajar bajo presión y con mayor estrés, por lo que surge falta de rigor y se pueden multiplicar los errores.

15 Ponte la presión

Sólo un 2% de las personas son capaces de trabajar sin supervisión. Son líderes.

Tu trabajo consiste en ponerte la presión y no esperar que otra persona lo haga en tu lugar. Debes escoger tus ranas y comértelas por orden de importancia.

16. Motívate

Conviértete en tu coacher personal, habla contigo mismo, motívate y felicítate. Tu auto-estima, la opinión que tienes de ti mismo, es determinante.

17. Empieza siempre por la tarea más difícil

Una de las técnicas más efectivas para evitar la procrastinación y hacer cosas más rápidamente es empezar por la tarea más difícil de todas.

a) Haz la lista de las tareas que debes hacer mañana.

b) Revisa tu lista utilizando las técnicas del 80/20 y del A-B-C-D-E.

c) Una vez hayas seleccionado tu A, prepara tu espacio de trabajo.

d) Por la mañana, se disciplinado: levántate, prepárate y empieza a trabaja enseguida en esta tarea sin interrupciones.

e) Repítelo durante 21 días hasta que se convierta en un hábito y duplicarás tu productividad.

18. Crea un estado de urgencia

Cuanto más rápido te muevas más energía sientes. Cuanto más rápido te muevas más cosas podrás hacer y mejor te sentirás. Cuanto más rápido te muevas más experiencia y conocimiento podrás adquirir. Cuanto más rápido te muevas más competente serás en tu trabajo.

19. Desmenuza la tarea

Uno de los motivos de la procrastinación es que esas tareas tan importantes nos parecen enormes e inalcanzables. La mejor técnica es la de desmenuzar esta enorme tarea en pequeñas sub-tareas que completaremos una tras otra.

20. Resérvate grandes segmentos de tiempo

Prográmate cada día largos periodos de tiempos durante los cuales no estarás interrumpido y utilízalos para trabajar en tu tarea más importante.

21. Focalízate en tu tarea

Una vez empieces a trabajar intenta evitar las distracciones e interrupciones hasta haber acabado totalmente. Cada vez que te pares debes acordarte de dónde lo dejaste y mentalizarte para empezar de nuevo sabiendo que eso requiere esfuerzos, disciplina y persistencia.

Tomado de: https://www.emprendices.co/

5 SOLUCIONES O POLÍTICAS PARA ENFRENTAR EL DESEMPLEO DEL FUTURO

Parece que se nos agotaron las opciones para nombrar a las generaciones sucesivas. 

Después de los Baby Boomers llegó la Generación X y los Millennials (alias Generación Y), que ahora son sucedidos por la Generación Z. 

Si uno encuentra o no algún simbolismo, presagio o ironía en esto no es importante. Lo que importa es preguntarnos: ¿en qué tipo de mundo crecerán los nacidos en el siglo XXI? La automatización de todo ¿excluirá a muchas personas, aportando desesperación y decepción? La realización de nuestro potencial, ¿ya no será definido por el éxito profesional o medido por el valor neto? Si para una cantidad significativa de la población trabajadora se vuelve innecesario trabajar, y cuando sea que esto suceda, ¿podremos adaptar nuestro sistema de valores para permitir el ocio sin culpas, impulsar una investigación más creativa y reconocer el valor del aprendizaje para toda la vida?

Días después de que Amazon introdujera su nuevo producto, Amazon Go, realizó la primera entrega comercial por dron. El mundo fantástico del mañana con vehículos voladores y tiendas sin dinero se vuelve la realidad mundana de hoy, demasiado real para las personas cuyas condiciones de vida se ven amenazadas. Solo imaginar un escenario donde los empleos de cajeros y vendedores minoristas en los Estados Unidos sean completamente automatizados añadiría 7,5 de millones de personas al índice de desempleo. En otro ejemplo, ya sea Uber, Google, Apple, Tesla o cualquier otra empresa que introduzca en el mercado una tecnología viable que no requiere controladores, si esta tecnología se vuelve común, otros 3,5 millones de empleos en EE. UU. desaparecerían rápidamente. En comparación, desde comienzos del siglo XXI, la economía norteamericana ha sumado 800.000 empleos por año en promedio. La pérdida de solo dos de esas profesiones apenas definidas podría deshacer el equivalente a 14 años de creación de empleos.

Más allá de esos ejemplos vívidos, una publicación en un blog ampliamente compartido en la plataforma de la Agenda del Foro Económico Mundial prevé que casi la mitad de todos los empleos serán perdidos a causa de la automatización en menos de dos décadas. Uno podría consolarse al mirar las experiencias pasadas donde algunas vocaciones desaparecieron, pero otras nuevas surgieron en reemplazo. Sin embargo, muchos analistas sostienen que las cosas serán diferentes esta vez. Si esas predicciones son ciertas, y en verdad nos dirigimos a un futuro sin empleos, ahora sería el momento adecuado de iniciar un debate sobre políticas acerca de cómo podemos prepararnos para ello.

En 2013, una era antes de Amazon Go y vehículos autónomos que parecen recientes y distantes, los investigadores del MIT identificaron un fenómeno que llamaron “gran desacoplamiento”, donde la brecha se amplía entre las ganancias en la productividad y la creación de nuevos empleos. En otras palabras, el crecimiento en la producción económica —más productos y servicios para todos— no necesariamente requerirá más esfuerzo humano si esta tendencia continúa.

Si Airbus pudo imprimir en 3D un modelo de avión hoy, ¿qué implica esto para los empleos de fabricación altamente cualificados del mañana? Cualquiera que use un smartphone para administrar una cuenta bancaria, reservar un viaje o leer las noticias, debe reconocer la magnitud en la que han cambiado nuestros propios hábitos y cuántos empleos hemos presentado como obsoletos personalmente. Varias tareas que los humanos solían manejar ahora son realizadas por un dispositivo que cabe en el bolsillo. Harvard Business Review analizó las últimas tendencias y llegó a una conclusión inquietante en su titular: “La tecnología reemplazará a muchos médicos, abogados y otros profesionales”. Un reciente estudio de McKinsey descubrió que “las tecnologías presentadas actualmente podrían automatizar un 45 % de las actividades por las cuales se le paga a la gente por realizarlas”.

De la misma manera en que reconocemos intelectualmente que el mundo del mañana tendrá menos empleos, o al menos mucho menos de lo que definimos como empleo hoy, una retórica de la creación de empleos continuará dominando nuestro discurso político. Este denominado mañana tomará una década o dos,

o cinco, en llegar, pero sin duda, parte lo hará y enterrar la cabeza en la arena no es la solución. Enfocarse en las habilidades necesarias para competir con los empleos que aún deben ser inventados es solo una parte del rompecabezas. A medida que se amplía la brecha entre el crecimiento de la población y la automatización, y entre la creación de empleos y las necesidades de nuestro futuro guiado por máquinas, debemos comenzar a hacer serios ajustes para mantener la cohesión social.

¿Qué sucedería si la automatización continua del trabajo, ya sea investigación legal, diagnósticos médicos o escribir artículos periodísticos, ofrece ganancias en productividad que pueden ser distribuidas entre la población sin la necesidad de que todos contribuyan en una forma tradicional (es decir, al conservar un empleo)? De imaginar dicho futuro, requerirá un mayor cambio de paradigma acerca de cómo se organiza nuestra sociedad, cómo definimos la contribución, dónde encontramos la realización y cómo le damos sentido a nuestras actividades diarias.

Una pregunta enérgicamente debatida es cómo una persona podría financiarse a sí misma cuando se supondría que no está trabajando. El ingreso básico incondicional o “dividendo digital” es un concepto que reúne potencia y algunas jurisdicciones han jugado con la idea o ya la están poniendo a prueba. “El debate político necesita comprometerse con el tema tabú de garantizar la seguridad económica para las familias, a través de un ingreso básico universal”, escribe David Ignatius para el Washington Post.

Esta novedosa propuesta de política comúnmente se contrasta con el bienestar y los argumentos son a favor o en contra. El problema con el discurso es que se encuadra en los términos de la situación actual, donde las políticas están designadas para disuadir el aprovechamiento de algunos de los esfuerzos de otros. Lo que en cambio deberíamos considerar es una situación donde todos los humanos se aprovechen de los esfuerzos de las máquinas. Estos no crean una demanda y eso produce un serio problema para nuestro sistema económico. Hace más de un siglo, Henry Ford anticipó este debate cuando propuso que: “No es el empleador quien paga los salarios. Los empleadores solo administran el dinero. Es el cliente quien los paga”.

Tan radical como la idea de un ingreso básico universal puede sonar, en términos estrictos es una simple solución técnica para un problema en gran parte entendible como social. Será mucho más difícil imaginar e instaurar un nuevo sistema de valor donde el desempleo no esté estigmatizado. Adoptar normas en una sociedad, donde la contribución de una persona ya es definida por la producción económica, es un desafío de escala y complejidad diferentes. Para abordarlo, antes de que las tensiones sociales rebosen, necesitaremos gran coraje, mucho pensamiento creativo y gran parte de experimentación en políticas.

El neurocientífico y filósofo Sam Harris hizo la pregunta del millón en su Ted Talk acerca de la IA: ¿qué sucede cuando inventamos un “dispositivo de ahorro de trabajo perfecto, que puede diseñar la máquina que puede crear la máquina que puede hacer trabajo físico, impulsado por la luz solar, más o menos por el costo de las materias primas?” La explosión de inteligencia que Sam nos advirtió supone un conjunto distinto de preguntas, si es que sucede. No intentaré abordarlo ahora, pero hay algunas ideas con las que podríamos comenzar de antemano en un tiempo en que el alcance y la escala de necesidad para esfuerzos humanos en generar producción económica comienzan a disminuir.

1. Con el espíritu del liderazgo responsable y receptivo, debemos comenzar a reconocer abiertamente y luego enfrentar la realidad. Debido a que las carreras políticas son creadas y disueltas bajo las promesas de la creación de empleos, requerirá mucho valor para nuestros líderes tomar responsabilidad e iniciar un debate sincero acerca de la posibilidad de un futuro sin empleos.

2. El marco intelectual mediante el cual analizamos nuestros sistemas económicos también necesita cambiar. Podemos comenzar por redefinir el PBI para considerar la contribución no compensatoria, como el cuidado de niños y las tareas domésticas o, mejor aún, avanzar hacia una matriz mayor, como un índice de progreso social o cualquier otra metodología que reconoce la contribución y el progreso humano en nuevas formas.

3. Una de las preguntas más simples y aún así más complicadas para considerar en un mundo libre de empleos tradicionales es: ¿qué haremos los seres humanos con nuestro tiempo libre? Sería bueno facilitar nuestro camino hacia él al analizar un día laboral de seis horas y otras políticas que Suecia introduce “para aumentar la productividad y hacer más feliz a la gente”. 

Días laborales más cortos no solo ayudarán a prevenir el agotamiento, darán a las personas un espacio para encontrar otras actividades de las cuales pueden obtener significado. Para aquellos que conservan un empleo, un trabajo no es solo un vehículo para ganar el sustento, es un medio para abordar las necesidades humanas básicas para vivir. Explorar cómo esta necesidad podría satisfacerse fuera del lugar de trabajo sería digno de hacer.

4. Hoy, la ambición de una persona comúnmente se mezcla con las aspiraciones profesionales y luego medida por el éxito de su carrera. La ambición del futuro podría potencialmente ser vista a través del prisma de crear la capacidad de uno mismo para la imaginación y la aspiración por aprender, generar e intercambiar ideas. Popularizar la idea de vacaciones sabáticas en distintos campos profesionales, más allá de solo las instituciones académicas, nos ayudará a allanar esta transición.

5. Todos los esfuerzos anteriores deberían ir de la mano para solucionar una desigualdad en aumento y el reconocimiento de la crisis espiritual de la economía moderna: “donde el fracaso (para encontrar un empleo después de perder otro) es una fuente de humillación profunda y una razón para culparse a sí mismo”.

El futuro imaginado en que los humanos no tengan que trabajar, debido a que las máquinas se encargarán de un amplio rango de nuestras necesidades y deseos, no es seguro, pero es altamente probable. Podemos debatir el calendario y seguir guardando esta difícil conversación en una lata para patearla a la calle, pero sería más constructivo ahondar en este debate de una vez, probando nuevas políticas, aprendiendo de otros y formando nuestro futuro sin empleos para minimizar sus insatisfacciones. Nuestros hijos, la generación Z, nos agradecerán por ello.

Tomado de: https://www.weforum.org/es

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PROBLEMÁTICA A LA HORA DE IMPLANTAR DOS O MÁS SISTEMAS DE GESTIÓN

Existe una solución eficaz para evitar los problemas que derivan de la implantación de varios sistemas de gestión de forma individual: los sistemas integrados de gestión.

En muchas empresas la implantación de varios sistemas de gestión les acaba suponiendo una complicación que, en lugar de aportar beneficios, llega a crear importantes desventajas que dificultan la gestión de los procesos y crean una complejidad innecesaria.

Tenemos que pensar en que la empresa es como un reloj en el que los procesos son las distintas piezas y que estas deben estar perfectamente equilibradas y ajustadas para que todo funcione correctamente. Sin embargo, si incluimos demasiadas piezas el reloj se ralentiza y puede llegar a pararse.

De la misma forma, en la empresa los diversos sistemas de gestión deben beneficiar y simplificar los procesos para alcanzar la esperada mejora continua. Y para conseguirlo la única manera es establecer unos sistemas integrados de gestión. De esta forma, se consigue la optimización del tiempo y los recursos que deben ser empleados por la empresa gracias a que se facilita la integración y la comunicación entre los diversos sistemas de gestión.

En este post vamos a exponer algunos de los problemas que pueden aparecer cuando una empresa tiene implantados varios sistemas de gestión, como un sistema de gestión de calidad según la ISO 9001, un sistema de gestión ambiental según la ISO 14001, un sistema de gestión de seguridad de la información según la ISO 27001 o un sistema de seguridad alimentaria según la ISO 22000, para así obtener una visión objetiva de la necesidad de integrar estos sistemas para poder alcanzar todos los beneficios que están al alcance de las empresas y que les ayudan a mejorar su gestión y alcanzar una alta eficacia.

Complicación de los procesos debido a la duplicidad de pasos.

Los sistemas integrados de gestión aportan todas las ventajas de los sistemas de gestión pero sin caer en la complicación que va unida a la implantación de varios sistemas.

Podríamos asombrarnos de la cantidad de procesos y documentación que las empresas que disponen de dos sistemas de gestión implantados y sin integrar generan por duplicado y que dificultan la realización de las distintas tareas.

Si no se soluciona este problema con la integración de ambos sistemas de gestión la empresa sufrirá de una falta de visión global, provocará una falta de comunicación en esta, se llegará a aportar instrucciones duplicadas y, en ocasiones, contradictorias, que repercutirá negativamente en la involucración del personal en el sistema ya que sentirán que no saben exactamente que están haciendo y a donde se dirigen y se reducirá llamativamente la eficiencia en la empresa. Este problema ya de por si es esencial para decidir integrar los sistemas pero hay más que expondremos a continuación.

Exceso de información debido al amplio número de informes.

Aunque parezca extraño el exceso de información es, en ocasiones, malo ya que en el caso de sistemas de gestión no integrados lo que se produce en mucha información que hay que revisar, estudiar, evaluar y decidir sobre los mismos procesos, es decir, tenemos diferentes indicadores que nos dan la misma información pero de distinta forma y la organización debe de tener en cuenta todas ellas, provocando así que se caiga en una perdida sustancial de tiempo, un aumento de la documentación que debe ser evaluada de forma innecesaria, una disminución de la implicación en la obtención de datos y una consecuente falta de credibilidad sobre estos.

De esta forma, en esta ocasión, un exceso de información o, debería decir, un exceso de mediciones e informes con los mismos datos sobre los mismos procesos de distintas formas no ayuda en nada a la gestión eficaz de la empresa sino que la entorpece.

Disminución de la agilidad.

Uno de los objetivos de las empresas a la hora de implantar un sistema de gestión o varios es conseguir disminuir su tiempo de reacción y aumentar su agilidad de gestión, al igual que aumentar su eficacia, es por eso que disponer de varios sistemas que vayan al mismo ritmo es tan importante.

Para comprenderlo de forma más completa pensemos en una situación en la que sea necesario aportar soluciones a una no conformidad detectada, sin embargo, en el momento de pasarlo al responsable de calidad nos encontramos en que este tiene que realizar un número mayor de actividades que ralentizan la posibilidad de que la no conformidad se resuelva de forma rápida y eficazmente.

En algunas ocasiones, puede ser que la solución llegue demasiado tarde y, por lo tanto, en situaciones posteriores los empleados dejan de ver las no conformidades como una posible solución y solamente lo ven como papeleo y se realiza de forma obligada, sin que sea una forma de mejora sino de “burocratización”.

El cliente acaba ocupando el último lugar en importancia.

Este problema viene derivado de la que anteriormente comentábamos, ya que debemos de tener claro que los clientes siempre son los primero en la empresa pero cuando la agilidad falla nos podemos encontrar en que la empresa responde demasiado tarde a las necesidades, expectativas, reclamaciones, quejas o comentarios. Si esto ocurre, perderemos la fidelización de los clientes, disminuirán las ventas y que nos dirigiremos irremediablemente al fracaso.

La integración de los sistemas de gestión nos permitirá actuar a tiempo ante los clientes, se disminuirá el número de clientes insatisfechos, se aumentará el número de recomendaciones y se conocerán de primera mano los problemas que nos planteen los clientes y se podrán aprovechar las oportunidades de mejora y de negocio.

Se aumentan los gastos que no repercuten positivamente en la mejora.

Como en todas las cosas mantener varios sistemas de gestión supone tiempo y dinero y disponer de una buena integración, tal y como hemos dicho anteriormente, permite que se agilicen todos los procesos, se disminuya el tiempo en la ejecución de los procesos y en la resolución ante las distintas disyuntivas, etc.

La solución es implantar un Sistema Integrado de Gestión.

Tal y como hemos visto, disponer en la empresa de varios sistemas de gestión, sin importar de cuáles son los sectores que abarcan como calidad, medio ambiente, seguridad de la información o seguridad alimentaria, y no tenerlos integrados dificulta ampliamente su gestión, disminuye la eficacia de la empresa pudiendo provocar una disminución de la credibilidad y de la implicación de todo el personal, entre otros aspectos.

Por lo que, si tienes implantados dos o más sistemas de gestión y no quieres caer en todos estos problemas que hemos comentado anteriormente o en algunos otros que pueden aparecer, la solución es implantar un sistema integrado de gestión que te permite disfrutar de todas las ventajas que te aportan los distintos sistemas de gestión eliminando las trabas que puedan aparecer ya que de esta forma la documentación y la gestión es similar a la que se lleva a cabo con un simple sistema.

Si has observado que tu empresa tiene alguno de estos problemas o si ya tienes implantado un sistema de gestión y deseas implantar otro, es aconsejable consultar con profesionales que, como SBQ Consultores, te asesoren y ayuden para poder disfrutar de las ventajas que te aportan los sistemas de gestión sin caer en problemas que dificulten la implantación o que provoquen un fracaso de esta gracias a la implantación eficaz de un sistema de gestión integrado.

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/