Tener un sistema de gestión ambiental es tener un sistema de trabajo que está basado en criterios y procesos para respetar en todo lo posible al medio ambiente y prevenir la contaminación.
Si tienes implementado un sistema de gestión ambiental aparte de las tareas diarias de tu organización también tendrás en cuenta, entre otras cosas:
El cómo segregar los residuos que genera tu organización
Qué aspectos ambientales son los que más genera tu organización
Cuáles son los requisitos legales medio ambientales y otros requisitos que debes de cumplir.
Qué proveedores elegir y requisitos deben cumplir desde un punto de vista ambiental.
Pero un sistema de gestion ambiental es mucho más que todo esto.
¿Quieres saber con detalle todo lo relacionado con este concepto?
Sigue leyendo porque te lo detallaré en este artículo.
¿Qué es un Sistema de Gestión Ambiental?
Para que puedas entender qué es un Sistema de Gestion Ambiental, primero voy a definirte qué es un Sistema de Gestión:
Un Sistema de Gestión es un conjunto de elementos relacionados entre sí orientados en una forma de trabajar basado en procesos, con una política de trabajo para alcanzar objetivos.
Dichos elementos pueden ser recursos humanos, recursos económicos, infraestructura y equipos, conocimientos y experiencia, etc.
Un Sistema de Gestión puede tratar sobre una sola disciplina o varias dependiendo de los recursos utilizados y los objetivos a alcanzar:
Sistema de Gestión de Calidad,
Sistema de Gestión Ambiental,
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información,
Sistema de Gestión de Seguridad Alimentaria,
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, etc.
Por lo tanto…
Un Sistema de Gestión Ambiental es un conjunto de elementos relacionados entre sí bajo procesos de trabajo orientados en prevenir la contaminación y proteger el medio ambiente.
Los elementos que componen un Sistema de Gestión Ambiental pueden ser los mismos que para cualquier Sistema de Gestión pero todo ellos enfocados a:
prevenir la contaminación y proteger el medio ambiente
Y todo ello dentro de las actuaciones de la empresa y aquellas actuaciones de otras partes interesadas en las que tu organización también pueda ejercer influencia.
La gestión se produce de la interrelación que existe entre:
Los recursos que tengas disponibles en tu organización para cumplir con los requisitos ambientales.
Los procesos de trabajo medio ambientales.
Las políticas de trabajo ambientales que hayas definido.
Y los objetivos ambientales que hayas determinado.
¿Cómo se implementa un Sistema de Gestion Ambiental?
Lo conseguirás interrelacionando y alineando estos 4 elementos que te he mencionado.
Ahora voy a explicarte cada uno de estos 4 elementos para que entiendas cómo te ayudarán a implementar tu sistema de gestion ambiental.
Preparación y utilización de los recursos del sistema de gestion ambiental
Recursos humanos
Los recursos humanos son sin duda el elemento más importante a la hora de implementar tu sistema de gestion ambiental.
Sin personas las organizaciones no funcionan así que sí, sé exigente con tus trabajadores pero a la vez cuídalos porque son el activo más importante que tiene tu empresa.
Lo importante en los recursos humanos es identificar la educación académica que tienen y por otro lado las competencias que han adquirido, es decir, conocimientos, experiencia, habilidad y destrezas desde un punto de vista del medio ambiente.
No todos los trabajadores funcionan de la misma manera para trabajar en todos los puestos de trabajo.
Por lo tanto para tener un sistema de gestión ambiental que funcione deberás de:
Describir los puestos de trabajo que existen en tu organización
Incluirle en cada uno de ellos las tareas que deben de realizar para cumplir con los requisitos legales medio ambientales de tu organización.
A la hora de describir los puestos de trabajo ten en cuenta de definir:
Las tareas generales que debe realizar ese puesto de trabajo
Tareas y compromisos respecto al medio ambiente (segregación de residuos, buenas prácticas ambientales, cumplimiento de requisitos legales ambientales suscritos por la organización y los que deben de cumplir los proveedores)
Y las competencias que ha de tener (formación, experiencia, habilidades y destrezas) desde un punto de vista del medio ambiente.
Una vez tengas descritos cada puesto de trabajo levanta la cabeza y mira a cada uno de los trabajadores que componen la plantilla de tu organización en busca de necesidades formativas/capacitación.
Suele haber mucho desconocimiento respecto a los conceptos:
Aspectos ambientales.
Segregación de residuos.
Normativa ambiental.
Si has identificado necesidades formativas/capacitación despliega un plan de formación con dichas necesidades identificadas para cada persona.
Recursos económicos
Para implantar un sistema de gestión ambiental necesitarás nada o muy poco dinero.
Digo muy poco porque existirán determinadas actividades que se consideran necesarias dentro de tu organización pero que deberás realizar para implementar un buen sistema de gestión ambiental como:
El mantenimiento de tu infraestructura.
Formación/capacitación que hayas detectado como necesaria para tus empleados
Tratamiento de los residuos que se generan en tu organización mediante un gestor de residuos autorizado
Infraestructura y equipos
Todo sistema de gestión ambiental debe cuidar su infraestructura ya que tanto sin trabajadores, como sin infraestructura, tu empresa no podrá funcionar.
Cuando te hablo de infraestructura y equipos te hablo de:
Edificios; incluyendo instalaciones.
Equipos, incluyendo hardware-software;
Y todos aquellos elementos que te ayudan a sacar adelante tu trabajo en el día a día.
La infraestructura que tengas en tu organización deberá de ser proporcional a al tamaño de tu empresa.
Aparte de la correcta dimensión de tus instalaciones deberás de llevar a cabo un mantenimiento de esa infraestructura y equipos que tengas actualmente en tu organización.
Seguro que por la palabra mantenimiento sabes a qué me refiero pero no obstante te la defino.
Mantenimiento: conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente.
Existen dos tipos de mantenimiento que debes de llevar a cabo en tu organización: preventivo y correctivo, el primero puede evitar que tengas que usar el segundo en la mayoría de las ocasiones.
esquema infraestructura mantenimiento preventivo y correctivo
Mantenimiento preventivo: Se planifica y realiza para aquellos elementos cuyas posibles averías pueden significar problemas en el ciclo productivo de tu organización afectando a la calidad del servicio que prestas, el producto que entregas o al medio ambiente.
Por lo tanto aquellos elementos que una vez averiados se desechan o se dan de baja y se compran otros nuevos NO les hagas mantenimiento preventivo ya que no tendría sentido.
Mantenimiento preventivo: Se realiza a aquellos elementos que han sufrido una avería y se han de reparar.
Como puedes imaginar, el esfuerzo y la clave está en realizar un buen mantenimiento preventivo de tu infraestructura para evitar averías en el momento que menos te las esperes y tener que reparar ciertos equipos que posiblemente te ocasione una merma en la producción de tu organización.
Dentro del mantenimiento preventivo se incluye las calibraciones que debes de realizar a los equipos de medición que intervienen en el ciclo productivo de tu organización y que además se encuentren dentro del alcance de tu sistema de gestión ambiental.
El tipo de infraestructura al cual se debe de realizar mantenimiento, quién debe realizar el mantenimiento y como controlar los mantenimientos en tu organización lo he detallado en este post Mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura ¿Por qué es importante hacerlo?
Conocimiento y experiencia
El conocimiento y la experiencia son dos activos intangibles, no los ves en tu organización, pero importantísimos en cualquier empresa.
Una buena gestión ambiental se consigue con un buen conocimiento de la materia ambiental, la experiencia y mucha sensibilización a los empleados de la organización.
La gestión ambiental no es cosa de uno solo (el responsable del sistema de gestion ambiental) si no cosa de todos en la organización.
Todas las personas en la organización han de contribuir en la prevención de la contaminación, proteger en la medida de lo posible el medio ambiente y el cumplimiento de los requisitos legales ambientales.
Nosotros en IVE Consultores disponemos de un registro muy importante que llamamos “lecciones aprendidas”.
En este documento registramos para cada una de las normas con las que trabajamos lo que aprendemos nuevo y que dada su complejidad o rareza lo podemos olvidar en el tiempo.
Este documentos nos sirve de ayuda como documento de consulta cuando se nos presente una ocasión similar en un futuro.
Por ejemplo:
Requisitos legales ambientales para la actuación en determinados sectores,
Particularidades en los procesos de ciertos sectores,
Permisos y licencias ambientales con los que ciertos proveedores deben trabajar.
Del conocimiento generado y experiencia en tu organización dependerá el know-how con el que trabajas, es decir el cómo llevas a cabo tus procesos ambientales y cómo los controlas.
Por eso te animo a que, para implementar un sistema de gestion ambiental, crees un documento que llames “lecciones aprendidas” y al igual que nosotros le saques todo el partido que puedas.
Procesos de trabajo eficaces y eficientes
Qué es un proceso de trabajo
Un proceso es “un conjunto de actividades interrelacionadas que, partiendo de uno o más elementos de entradas se transforman, generando un resultado o salida”. En otras palabras, un proceso es una secuencia encadenada de tareas para llevar a cabo una determinada actividad.
Te lo muestro con un ejemplo medio ambiental:
Imagina que en tu organización se comienzan a generar ciertos residuos que se consideran peligrosos para el medio ambiente.
Para el tratamiento al final de su vida útil y disposición final deberás saber a qué empresa contratar para su retirada, qué acreditaciones/permisos/licencias debe tener esa empresa, como segregar esos residuos para luego entregarlos, en qué momento entregarlos, etc.
Todas estas actividades suman uno o varios procesos que pueden ser:
Evaluación inicial de proveedores
Segregación de residuos y tratamiento posterior para su puesta a disposición final.
En un sistema de gestión ambiental es sumamente importante tener un enfoque basado en procesos… y es que si te fijas en la actividad de tu organización todo son procesos.
De ahí la importancia de estudiar bien cada proceso, que elementos de entrada tiene cada proceso y elementos de salida que ofrece cada uno de ellos. Esos elementos de salida puede que sean los elementos de entrada de otro proceso.
En resumen debes tener muy claro que es un proceso y como ejecutarlo correctamente.
Qué es un procedimiento de trabajo
Un procedimiento de trabajo es la descripción detallada de cómo se lleva a cabo un proceso.
Normalmente los procedimientos de trabajo están redactados. A esto le llamo “documentar procesos”.
La documentación de procesos es algo que puede convertirse en vital dentro de cualquier organización.
¿Por qué?
Imagina la situación en la que dentro de tu empresa existe sólo una persona que lleva la gestión de residuos peligrosos (contratación de proveedores, avisos para retiradas de residuos, documentación de retiradas de residuos, registros legales del control de retiradas de residuos, etc).
Ahora imagina que esa persona por el motivo que sea ya no está en la empresa.
Esas tareas y procesos dentro de la gestión residuos se pasarán a otra persona.
Llega esa nueva persona y comienza a investigar el cómo se deben ejecutar esos procesos.
Empieza a preguntar al resto de compañeros pero nadie sabe cómo hacerlo… pregunta de nuevo a otros compañeros, mira en la mesa de esta persona que ya no está en la organización y nada… no ve nada que le de pistas sobre cómo llevar la gestión de esos residuos…
Todo esto es tiempo desperdiciado y posibles errores cuando se ejecute. Y tanto los errores como el tiempo perdido se traduce en dinero.
¿Crees que es demasiada imaginación esta situación?
Yo creo que no y que además ocurre en más ocasiones de las que nos imaginamos. Pero la pregunta es, ¿por qué pasa esto? Pues porque NO se han documentado esos procesos.
Esta es una de las razones por las que debes de documentar tus procesos, pero hay otras tantas que te he analizado en este post “7 Razones por las que tienes que documentar tus procesos”.
Échale un vistazo pero te adelanto una imagen que sé que vale más de mil palabras…
esquema 7 razones para documentar procesos
Cómo se redacta un procedimiento de trabajo
Esto es una parte importante de tu sistema de gestión ambiental porque si redactas un procedimiento de trabajo estarás documentando procesos y habrás hecho caso a alguna de las 7 razones que te he dejado justo en el apartado anterior.
Para redactar un buen procedimiento de trabajo debes de estructurar el mismo en los siguientes apartados:
Hoja de portada
En la primera hoja del documento describe el nombre del procedimiento y crea un cajetín para llevar el control de revisiones del procedimiento. Ese cajetín lo puedes dividir en columnas tales como:
Revisión: número secuencial de la revisión. Si empiezas por 0, la siguiente revisión será la 1 y así sucesivamente.
Modificaciones realizadas: en qué consiste el cambio de versión del documento. Haz referencia brevemente al cambio y apunta en qué epígrafe del procedimiento estará el cambio.
Quien realiza el cambio: nombre de la persona que redacta el cambio de procedimiento.
Fecha del cambio: fecha en que se modificó el procedimiento
Quien lo revisa y aprueba: detallar quién realiza esa revisión aprobación de la nueva versión del documento.
Fecha de aprobación: fecha en la cual se ha aprobado el documento.
Objeto del procedimiento
Describe cuál es el objeto del procedimiento, para qué lo escribes, qué quieres conseguir con ese procedimiento.
Ámbito de aplicación
Describe qué alcance tendrá el procedimiento, en qué área de trabajo o departamento se desarrolla el procedimiento, en qué actividades se aplica el procedimiento.
Responsables del procedimiento
Describe quién o quiénes son los responsables de que el procedimiento que estás redactando se cumpla.
Definiciones/Abreviaciones
Menciona las definiciones o abreviaciones que contendrá el procedimiento para que sea más fácil su lectura.
Descripción
Esta es la parte en donde describirás el proceso o procesos que quieres documentar.
A la hora de describir estos procesos divídelos de forma cronológica en el tiempo, es decir, describe primero lo que pasa al inicio de ese proceso y luego continua describiendo lo segundo que pasa, luego lo tercero y así sucesivamente.
Al final lo que debes de obtener es la secuencia lógica, el ciclo de ese proceso o el ciclo de esa actividad que estás describiendo.
Documentación asociada
Si dentro del procedimiento hablas o haces mención a cualquier otro procedimiento o una normativa específica este apartado es el lugar para dejarlo escrito.
Control de Registros
A lo largo del procedimiento es probable que hayas hecho mención a varios registros de control del procedimiento.
Bien pues al final del procedimiento prepara una cajetín en dónde pongas el nombre del registro, el responsable del documento, el soporte del documento (papel/digital) y por último el tiempo que debes de conservar este registro.
A la hora de redactar la descripción del proceso si no estás seguro sobre la secuencia de actividades que lleva aparejado y los registros de control asociados, pide ayuda a la alta dirección de tu organización.
Es posible que esta redacción la realices también junto con la persona o personas responsables de la ejecución de ese proceso,.
Sería lo más lógico de hecho porque quién mejor que esas personas para describirte el cómo realizan su trabajo.
Políticas y normas ambientales en el trabajo
Establecer una política ambiental
Una política ambiental es una manifestación que realiza una empresa acerca de cómo actúa y cuáles son las pautas o reglas que se establecen en el día a día para trabajar protegiendo lo máximo posible el medio ambiente, incluyendo la prevención de la contaminación y cumpliendo con los requisitos legales ambientales que esté obligada la organización.
Dentro de un sistema de gestión ambiental deberás de establecer una política ambiental.
Es decir una política que resuma los pilares fundamentales sobre los cuales descansan las actividades diarias de la organización para proteger el medio ambiente, prevenir la contaminación y consecuentemente cumplir con los requisitos legales ambientales de la empresa.
Levantar no conformidades cuando surgen errores en tu organización
Una parte crítica de tu sistema de gestión ambiental es detectar y analizar los problemas que aparecen en tu organización y los resultados no alcanzados.
Permíteme pararme un momento y preguntarte:
¿Qué haces cuándo aparecen problemas en tu empresa?
¿Analizas la causa real del problema, la causa raíz y estableces posteriormente una acción que elimine la causa raíz para evitar que vuelva a ocurrir?
El concepto No conformidad
Una no conformidad es una situación en la que aparece un fallo o un error en una empresa debido a que no se han ejecutado bien los procesos que se han establecido o el incumplimiento de ciertos requisitos (legales, ambientales, de clientes).
Pueden ser fallos en tus procesos dentro del departamento de administración, en el área comercial, en el departamento de producción, en el departamento post venta…
Desde un punto de vista ambiental existen varias situaciones por la que aparece una no conformidad, pero las más comunes son estas dos:
La segregación incorrecta de residuos en la organización.
El incumplimiento de una normativa legal ambiental.
Por qué registrar una No conformidad
Es muy importante registrar las no conformidades aparecidas ya que serán estas las que te brinden la oportunidad para mejorar tus procesos y en general tu organización.
Si no registras nada, si no registras tus errores y sobre todo aquellos más importantes no vas nunca a poder analizarlos con detalle y no vas a poder establecer una acción para evitar que ocurra en un futuro una situación similar.
Ten en cuenta que desde el punto de vista ambiental un incumplimiento ambiental suele llevar aparejado un incumplimiento de un requisito legal.
Y como bien sabes al final de cada normativa legal existe el apartado de “infracciones y sanciones”.
Así que sí, un incumplimiento legal ambiental suele acarrear multas y sanciones.
Por lo tanto es algo importante y a lo que se le debe prestar atención.
Como registrar una No Conformidad
Una vez surge la no conformidad y te has decidido a registrarla para poder mejorar tu sistema de gestión de la calidad deberás seguir los siguientes pasos:
Describir la no conformidad
Corrección inmediata
Análisis de la causa
Acción correctiva
Eficacia de la acción correctiva
Todo este proceso que parece muy complejo, te lo puedo simplificar gráficamente mediante la siguiente secuencia:
pasos para analizar una no conformidad
En este artículo te explico como registrar y realizar el tratamiento de una no conformidad por si quieres investigar más al respecto.
Establecimiento de Objetivos
Objetivos ambientales
Los objetivos representan la meta final de cualquier sistema de gestion ambiental de una organización.
Todas las empresas deberían de trabajar con objetivos propuestos porque de lo contrario, ¿con qué fin trabajas?, ¿para qué tanto esfuerzo durante el día a día?, ¿trabajas sin retos, sin metas a alcanzar?
Las organizaciones que no trabajan con objetivos, que son muchas bajo mi experiencia como consultor, al final son empresas que se dejan llevar por la corriente del día a día sacando adelante el trabajo que llega a la organización pero sin plantearse nuevos retos, nuevas metas que hagan mantener motivado al personal.
Cuándo trabajes con objetivos ambientales deberás tener en cuenta lo siguiente:
Qué objetivos ambientales definir
Cómo plantar los objetivos ambientales
Cómo desplegar y medir los objetivos ambientales
Quién debe establecer los objetivos ambientales
Relación y alineamiento entre los recursos, procesos de trabajo, políticas-normas y objetivos para que tu sistema de gestión ambiental funcione
Si has llegado hasta aquí leyendo te doy las gracias lo primero ya que estoy desarrollando un post de más de 4000 palabras.
Y lo segundo que quiero decirte es que con todo lo que has leído, si lo aplicas a tu organización tendrás alineado completamente los diferentes elementos que compondrán tu sistema de gestión ambiental:
Los recursos que disponer.
Los procesos de trabajo.
Las políticas y normas de trabajo.
Los objetivos de calidad planteados.
¿Por qué están todos los elementos alineados?
Porque los recursos humanos que componen el equipo de trabajo de tu organización serán competentes para realizar las tareas ambientales destinadas a cumplir los requisitos ambientales de la organización.
Además los recursos humanos contribuirán al desarrollo de los procedimientos de trabajo para realizar su trabajo día a día y contar con procesos documentados, sobre todo aquellos que son más críticos.
Porque el personal de tu empresa estará sensibilizado con la importancia de respetar el medio ambiente, prevenir la contaminación y cumplir con los requisitos legales ambientales de la organización.
La alta gerencia establecerá unas políticas y unas normas de trabajo que influyan en el cumplimiento de los requisitos ambientales de la organización.
Porque cuando no se cumplan estas políticas o aparezcan errores no deseados en la organización sabrás cómo analizar dicha situación para llegar a la causa raíz del problema.
Y además habrás definido como consecuencia de implementar un sistema de gestión ambiental una serie de objetivos que te marcarás conseguir en un tiempo determinado y les realizarás un seguimiento para poder medir si están alcanzando los resultados deseados o no.
¿Quién debe liderar el sistema de gestión ambiental para asegurar de que se cumpla?
Responsable del sistema de gestión ambiental
Deberá ser la alta dirección quién sea el último responsable de la implementación del sistema de gestión ambiental y su continuidad en el tiempo.
No obstante podrá apoyarse de un responsable del sistema de gestión ambiental y éste a su vez del resto del personal mediante la comunicación, sensibilización y capacitación.
Bien sea una persona u otra lo que se debe supervisar para asegurarte el correcto funcionamiento del sistema de gestión ambiental es:
Revisar que los recursos humanos que componen el equipo de trabajo sean competentes para desarrollar sus puestos de trabajo.
Asegurarte que la infraestructura está siendo vigilada y mantenida mediante un plan de mantenimiento preventivo y correctivo.
Revisar que los procesos de trabajo están documentados sobre todo aquellos que son más críticos.
Asegurarte que, cuando los procedimientos no se ejecutan como deberían y aparecen errores o fallos en tu forma de trabajar deberás de registrar las no conformidades oportunas.
Revisar que exista una política ambiental dentro de tu organización y se han establecido objetivos ambientales a los cuales se les está realizando un seguimiento para saber si se están alcanzando los resultados deseados.
Gráficamente lo podríamos representar así:
esquema asuntos a supervisar para implementar un sistema de gestión ambiental
Auditorías internas periódicas al sistema de gestión ambiental
Una práctica muy buena y recomendable para un sistema de gestión ambiental es planificar y realizar auditorías internas para revisar que, efectivamente se están llevando a cabo los procesos como se han establecido.
Se trata de una revisión que se realiza internamente por alguno de los integrantes del equipo de trabajo (a ser posible mejor una persona diferente del responsable del sistema de gestión).
Durante esta revisión se auditarán todos los asuntos que te he comentado justo en el apartado anterior y se añadirá además la revisión de los procedimientos de trabajo operativos con algunos ejemplos de expedientes de clientes seleccionados al azar.
Lo que se pretende con las auditorías internas es demostrar al resto de empleados que un sistema de gestión ambiental es una metodología de trabajo que hay que llevar a cabo en la empresa.
¿Por qué es importante implementar un Sistema de Gestión de ambiental en tu empresa?
Porque te ayudará a implementar una metodología de trabajo orientada a reducir la contaminación y por lo tanto a que tu empresa pague menos impuestos.
Te ayudará a estudiar qué procesos de trabajo existen en la organización y cómo se orientan para cumplir con los requisitos ambientales de la empresa y así evitar multas y sanciones ambientales.
Ayudará a definir objetivos ambientales encaminados a reducir consumos/residuos que llevarán ahorros de costes para la organización.
Proporciona la base para describir qué debe hacer cada persona en la organización para cumplir con los requisitos ambientales de la organización.
Y por muchos otros motivos que cualquier director o alto cargo de una organización pueda identificar para su empresa.
La relación entre la norma ISO 14001 y un sistema de gestión ambiental
Existe una estrecha relación entre un sistema de gestión ambiental y la norma ISO 14001.
La norma ISO 14001 se trata de una norma internacional que está basada en todos estos conceptos que te he presentado en este post (recursos, los procesos de trabajo, las políticas y los objetivos).
Por lo tanto la norma ISO 14001 se trata de un sistema de gestión ambiental pero bajo los requisitos de esta propia norma ISO 14001.
La principal diferencia que existe entre la ISO 14001 y un sistema de gestión ambiental es que, la norma ISO 14001 aparte de centrarse en los elementos principales descritos, tiene desarrollados otros requisitos que se han de cumplir.
Además con la norma ISO 14001 tendrás la posibilidad de certificar tu organización mediante la visita de unos organismos certificadores externos.
Bueno estoy terminando este artículo.
Antes de despedirme me gustaría decirte que si lo que necesita tu organización es implementar un sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001, en IVE Consultores podemos asesorarte como consultores de ISO 14001 y consultores ISO 9001 que somos y también podemos ayudarte con un curso que estamos terminando de diseñar para enseñarte a implementar ISO 14001 Paso a Paso.
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Ahora sí que me despido, espero que este artículo te haya despejado todas las dudas que pudieses tener acerca de lo que es un sistema de gestión ambiental.
Foto: environmental protection environment
Fuente fotografía: Pixabay
Fuente bibliográfica: Elaboración propia.
Tomado de: https://iveconsultores.com/
