¿QUÉ ES UN CHECKLIST Y CÓMO SE DEBE UTILIZAR?

Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática. 

Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante.

Para qué sirven las listas de chequeo

Los principales de los checklist son los siguientes:

• Durante la realización de actividades en las que es muy importante que no se olvide ningún paso y deben hacerse las tareas con un orden establecido.
• Realizar inspecciones donde se deja constancia de cuales han sido los puntos inspeccionados.
• Verificar o examinar artículos.
• Examinar o analizar la localización de los defectos. Verificando las causas de los defectos.
• Verificar y analizar las operaciones.
• Recopilar datos para su futuro análisis.

El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que al operario o el encargado de dichas comprobaciones no se le pasa nada por algo, además de que se realice la simple obtención de datos.

La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en un momento dado.

Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes.

¿Cómo usar las checklist?

Es muy importante que las listas de control se encuentren de forma clara establecidas e incluyan todos los aspectos que pueden aportar datos de interés para la empresa. es por esto que se precisa que quede de forma correcta recogido en un listado de control:

• Qué tiene que controlarse o chequearse
• Cuál es el criterio de conformidad o no conformidad
• Cada cuánto se inspecciona
• Quién realiza el chequeo y cuáles son los procedimientos aplicables

Es necesario que se disponga de un apartado de observaciones con el fin de poder conseguir información previa sobre los posibles motivos que han causa disconformidad.

Por otra parte, si vamos a utilizar los checklist para conseguir los datos, además se pueden utilizar para construir gráficas o diagramas para controlar la evolución de una característica o actividad. Se utilizan para reportar de forma diaria el estado de las operaciones y poder evaluar la tendencia o la dispersión de la producción, sin que sea necesario realizar una estadística o gráfica de mayor complejidad.

Posibles aspectos a verificar

Algunos posibles aspectos a verificar en un proceso siendo estos:

• ¿Se han seguido los procedimientos?
• ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
• ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, etc. se encuentran dentro de las tolerancias?
• ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
• ¿Se ha rellenado los registros?
• ¿Ha existido alguna incidencia?
• ¿Los equipos se encuentran en correcto estado de mantenimiento? ¿Y se encuentra calibrados/verificados?
• ¿El producto final es conforme?

Generar un listado de chequeo

El checklist del ejemplo puede servir a una fábrica para controlar de forma puntualmente sus productos una vez salidos de la línea de producción. De la manera, se comprueba los aspectos señalados de cada producto inspeccionado, identificando el producto por su código y sirviendo el propio checklist como registro, que se guardaría en el archivo y pueden dar información en el futuro sobre qué productos se ha inspeccionado cada día y cuál ha sido el resultado de la inspección.

Tomado de: https://www.isotools.org

“ESCÚCHAME CUANDO TE HABLO.” BIG DATA PARA GOBIERNOS MÁS ABIERTOS

Hoy abundan las noticias sobre el lado oscuro de la asociación entre el gobierno y las redes sociales: la generación y consolidación de las burbujas ideológicas; la pérdida de privacidad; la rápida propagación de noticias falsas, reforzada por algoritmos que reducen la diversidad de los mensajes que recibe cada usuario.

Por * Sebastián Acevedo

En un esfuerzo por revisar las luces de aquella relación, esta nota describe una de las formas en que la democratización de la voz pública que ha sido habilitada por las redes sociales puede ser aprovechada para construir gobiernos más abiertos y políticas más participativas.

América Latina: líder en redes sociales

Ya hace años que América Latina es la región más activa del mundo en redes sociales. En 2016, Facebook fue el segundo sitio web más visitado de la región, medido por visitantes únicos. Un año antes, Comscore ya reportaba que los latinoamericanos dedicamos a las redes sociales más tiempo que a cualquier otra actividad de internet.

Mientras tanto, los ciudadanos de la región continúan insatisfechos con sus instituciones representativas. Datos preliminares del Latinobarómetro muestran que la satisfacción con la democracia cayó al 34% en 2016, desde un promedio de 38% en 2015; mientras que la confianza en el gobierno cayó desde un promedio regional del 33% al 28%. Como si esto fuera poco, el 73% de los encuestados en 2016 tienen la percepción de que unos pocos grupos poderosos gobiernan para su propio beneficio.

En consecuencia, el desafío de transformación que enfrentan los gobiernos es inmenso, aunque probablemente no tanto como las nuevas oportunidades que hay en sus manos. La transición de las actividades socioeconómicas al mundo digital trae consigo niveles sin precedentes de generación de información sobre los ciudadanos. El análisis de su comportamiento en redes sociales hace posible conocer sus inquietudes en mayor detalle que en el pasado, a menores costos y en tiempo real.

Así lo refleja un piloto del BID en la temática de género. Con él, quisimos conocer los sub-temas sobre los que más se expresan los ciudadanos en cada país y los actores más influyentes en cada “conversación”. Los datos gratuitos de Twitter y Facebook fueron descargados a través de sus interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) con la herramienta v-tracker, diseñada por una compañía brasileña. 

Usando softwares de análisis y visualización de redes como Uberlink y Gephi, se hizo claro que no es lo mismo construir una agenda para políticas de género en un país como Argentina, donde la discusión preponderante en las redes es sobre violencia, que en México, donde el tema más discutido es el acceso igualitario a posiciones de poder. De la misma forma, profundizar el análisis sobre las discusiones de equidad de género en Colombia permite identificar que, a diferencia de México, estas se centran menos en el acceso a cargos políticos y más en la brecha salarial.

Las organizaciones incluso pueden identificar qué actores de la sociedad civil (individuales o colectivos) son interlocutores indispensables para el proceso de diseño e implementación de las políticas, por su influencia sobre el debate digital, su credibilidad pública en un área específica o su condición de referentes para miles y miles de ciudadanos.

Así, la división de Capacidad Institucional del Estado del BID y el centro de investigación británico Demos han comenzado a analizar los tweets sobre transparencia y anticorrupción para identificar activistas de alto nivel en los 24 países miembros del BID, así como los temas que dominan el diálogo orgánico en comunidades más amplias. Los tweets asociados a transparencia y anticorrupción son identificados y visualizados con un algoritmo llamado Method52, desarrollado por el Centro para el Análisis de Medios Sociales. Con técnicas de procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático (machine learning), el algoritmo facilita el análisis de datos basados en texto que, por sus dimensiones, sería imposible analizar manualmente. 

Una vez concluido, el estudio permitirá conocer las preocupaciones principales de los ciudadanos en temas de transparencia, los actores más influyentes en twitter y sus reacciones ante eventos relevantes.

Gobiernos que escuchan (un poco) más

Con estas herramientas, las instituciones representativas pueden mejorar sus capacidades de escucha activa a los ciudadanos y nutrir sus procesos de diseño de políticas públicas con más información sobre las inquietudes y necesidades de aquellos a quienes buscan servir. Este tipo de análisis, aplicado de manera transversal, puede operar como barómetro en tiempo real de las demandas -diversas y dinámicas- de los ciudadanos, sus actores más influyentes en cada tema y sus reacciones a las políticas públicas.

¿Esto implica dejar todo en manos de las redes sociales y “entregar” el poder público a los referentes de cada tema en Twitter? Por supuesto que no, fundamentalmente porque los desafíos metodológicos y de representatividad todavía son altos. Pero, al día de hoy, los ciudadanos somos muchos y las agendas de política son construidas por pocos. Y esos pocos podrían usar información cada vez más extensa y detallada sobre lo que opinan otros muchos.

Las redes sociales han comenzado, progresivamente, a distribuir la voz pública. Quizás es momento de que las instituciones representativas construyan capacidades para escucharla en sus nuevas vertientes. Generar conocimiento accionable a partir de ese océano de información es central a la construcción de gobiernos más inteligentes y más abiertos, especialmente cuando esos datos se tratan sobre la gente para la que trabajan.

Foto crédito: Grandhean, Martin (2014) “La connaissance est un réseau”. Les Cahiers du Numérique 10 (3): 37-54″ 

* Sebastián Acevedo es consultor en datos masivos e innovación. Ha trabajado en la División de Capacidad Institucional del Estado del BID, en proyectos de innovación en gobiernos, gobierno abierto y uso de datos masivos en el sector público. Fue miembro de GobAPP, el laboratorio de ideas del BID. Antes de incorporarse a la división, trabajó en el área de Monitoreo y Evaluación de la Iniciativa de Bienes Públicos Regionales del BID y realizó investigación sobre políticas de ciencia, tecnología e innovación, política industrial y relaciones Estado-empresarios. Es licenciado en Ciencias Políticas y Gobierno de la Universidad Torcuato Di Tella. Sigue a Sebastián en Twitter @sebasacv2

Tomado de: https://blogs.iadb.org

CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN: PALABRAS FEMENINAS, PROTAGONISMO MASCULINO

Ciencia, tecnología e innovación son tres palabras femeninas en el idioma español. Pero hoy en día son también tres áreas clave en las cuales las mujeres latinoamericanas siguen enfrentando numerosos obstáculos para su plena participación. 

Por VLADIMIR LÓPEZ-BASSOLS*

Aunque la situación ha ido mejorando en la región, siguen existiendo muchas brechas de género en las áreas científicas y tecnológicas, tanto en el acceso de las mujeres a estas profesiones, así como en el progreso a lo largo de sus carreras. ¿Pero, cuáles son y cuán son grandes estas brechas?

Desafortunadamente son pocos los datos e indicadores disponibles para responder a estas preguntas y como todos sabemos, lo que no se puede medir no se puede cambiar. En un blog anterior les contábamos de un estudio del BID que incluía una recolección piloto de indicadores para medir varias dimensiones de la brecha de género en ciencia, tecnología e innovación (CTI). Este artículo presenta algunos de los principales resultados de esta recolección de indicadores armonizados realizada en varios países de América Latina y el Caribe (Chile, Colombia, México y Panamá), lo que nos permite empezar a ofrecer algunas respuestas.

Brechas de género en ciencia: baja presencia y obstáculos para crecer

Por un lado, la situación puede parecer alentadora: la tasa de participación femenina en estudios universitarios en los campos STEM (Ciencia, Tecnología, Ingeniería y Matemáticas, por sus siglas en inglés) sigue progresando, en particular a nivel de posgrados. Hoy día, las mujeres constituyen alrededor del 30% de las matrículas universitarias a nivel terciario y alrededor del 40% a nivel de doctorado en los países considerados.

Sin embargo, si profundizamos el análisis, el cuadro no parece tan positivo, ya que la presencia femenina está concentrada en algunas disciplinas, tales como las ciencias naturales. En otras disciplinas como informática, la participación baja drásticamente. En Chile, menos del 15% de los matriculados en doctorados de ciencias informáticas son mujeres.  En Colombia, las mujeres son mayoría en la investigación relacionada a medicina y salud, pero claramente minoría (menos de un tercio) en áreas como ingeniería y tecnología, ciencias exactas y naturales, y ciencias agrícolas.

Además, cuando seguimos la trayectoria profesional de estas mujeres, encontramos clara evidencia de las dificultades encontradas por las mujeres en alcanzar los puestos de jerarquía (techo de cristal) en el ámbito académico. Por ejemplo, datos de Chile muestran que por cada docente universitaria mujer son tres los docentes varones, lo cual refuerza los estereotipos sobre la “masculinización” de ciertas disciplinas. 

Estos desequilibrios se observan también en los puestos de liderazgo de las instituciones universitarias, como los de rector, presidente o canciller. En Panamá sólo 30% de tales puestos son ocupados por mujeres, y en Chile menos del 5%.  Si estos datos demuestran la existencia de cuellos de botellas en el ámbito universitario, la situación de las mujeres investigadoras en las empresas aparece aun peor.

América Latina: pocas investigadoras en empresas, pocas inventoras

Si bien más del 40% del total de los investigadores en América Latina son mujeres (proporción más alta que en casi todas las regiones del mundo), en el sector empresarial este porcentaje es sensiblemente menor. Considerando los países participantes en la recolección piloto del BID, observamos que en el sector empresarial el porcentaje de mujeres investigadoras varía entre el 18% y el 28%, mientras que en los otros sectores (gobierno, universidades, ONG) este porcentaje está entre el 33% y el 40%.

En particular, se puede notar que las mujeres a menudo terminan estudios en ciencia y tecnología, pero que no siempre logran continuar su trayectoria profesional en esta área, o avanzar al mismo ritmo y a los mismos niveles de jerarquía que los hombres. Por ejemplo, datos de México muestran que, considerando las ocupaciones laborales relacionadas a ciencias e ingeniería, solo el 17% de los puestos de nivel alto y el 6% de los de nivel medio son ocupados por mujeres, aunque el porcentaje de mujeres en la matrícula universitaria de estas disciplinas alcanza casi el 30% en el país. 

Además, la brecha salarial es claramente visible: en Chile los sueldos promedios de los hombres en ocupaciones de ciencia y tecnología son casi 50% mayores que los de las mujeres. Es importante notar que esta cifra es incluso más alta que la brecha salarial total, que es de un 46%.

Estas brechas se reflejan también en la medición de los resultados de innovación. Si consideramos las publicaciones académicas, coherentemente con la cuota de investigadoras, en Chile, Colombia y México alrededor del 40% de los autores de revistas científicas son mujeres. Este porcentaje es similar al de Estados Unidos y la Unión Europea. Sin embargo, si pasamos a medir las patentes registradas en la Organizaación Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), las mujeres representan solo el 20% de los inventores de la región, y dos de cada tres patentes no incluyen a ninguna mujer entre los inventores. 

De hecho, solo entre el 20 y el 30% de las patentes solicitadas en los países incluidos en el estudio, son el resultado del esfuerzo de equipos donde participaron científicos de ambos sexos.

Teniendo en cuenta que hay amplia evidencia de las ventajas de la diversidad en el desempeño de grupos en las empresas y en los resultados científicos, se puede decir que estamos perdiendo una gran ocasión. De hecho, datos recolectados de Colombia muestran que aquellas empresas con un alto nivel de paridad de género tienen tasas de innovación cinco veces más altas que las demás.

Este estudio sirvió para generar nueva evidencia de la persistencia de las brechas de género en CTI en América Latina, pero también para demostrar la factibilidad de llevar a cabo recolecciones de indicadores de manera armonizada. Aunque las formas más directas de discriminación hacia las mujeres en CTI han ido disminuyendo, se mantienen barreras tanto en la participación de mujeres en sectores específicos (en particular ingenierías e informática) como en la progresión de carrera. Descarga el estudio y lee sus resultados en detalle.

Producir datos e indicadores confiables y comparables es un paso imprescindible, y en conjunto con el fortalecimiento de la perspectiva de género en el diseño de políticas de CTI, pueden hacer que estas brechas se cierren más rápidamente.

No aprovechar plenamente el talento científico y tecnológico de las mujeres latinoamericanas tiene sus costos. Un mayor protagonismo femenino significa mejores resultados científicos y más innovación para contribuir al desarrollo de la región.

* POR VLADIMIR LÓPEZ-BASSOLS es consultor independiente especializado en temas relacionados a la ciencia, la tecnología y la innovación (CTI), incluyendo el análisis de políticas y el uso de estadísticas e indicadores. Actualmente es consultor técnico para el proyecto del BID sobre “Brechas de Género en CTI en América Latina y el Caribe”. Posee experiencia llevando a cabo estudios para organizaciones internacionales tales como el Banco Mundial y la UNESCO, relacionados a la medición de las actividades de CTI y sus impactos. Anteriormente trabajo en esta temática durante 19 años en la OCDE. Vladimir tiene una maestría en estadística de Rice University (Estados Unidos) y en literatura francesa de la Universidad de París (Francia).

Tomado de: https://blogs.iadb.org/

ISO 9001 Y LA GESTIÓN DE RIESGOS

Las empresas y organizaciones que llevan a cabo una gestión de los riesgos de manera eficaz cuentan con más posibilidades a la hora de protegerse de estos y lograr el éxito en el crecimiento de sus negocios.

Para toda organización, el reto consiste en lograr integrar buenas prácticas en sus actividades diarias y aplicarlas al mayor número de operaciones de la empresa.

Como ya conocemos, uno de los nuevos conceptos de la nueva ISO 9001:2015 es la gestión de riesgos. Esta nueva versión de la norma define riesgo como “efecto de la incertidumbre”. Debido a esto, todos los riesgos relacionados con la calidad, seguridad, comercial o el medio ambiente son tratados bajo un solo aspecto “multidisciplinario” del sistema de gestión.

Para planificar el sistema de gestión de calidad, la organización debe:

• Identificar los riesgos y oportunidades para así alcanzar los requisitos exigidos para garantizar que el sistema de gestión de calidad pueda obtener el resultado fijado. A través de la evaluación de riesgos también se pretende prevenir, o disminuir al menos, los efectos no deseados, y conseguir una mejora continua.
• Planificar, integrar y ejecutar las acciones en sus procesos del sistema para enfrentar estos riesgos y oportunidades, y evaluar la eficacia de estas acciones.
• Las medidas adoptadas para enfrentar los riesgos y las oportunidades serán proporcionales a los efectos potenciales.

Perspectiva de la gestión de riesgos según la ISO 9001

Ahora bien, debemos preguntarnos cómo tiene la ISO 9001 la intención de afrontar el tema del riesgo y el pensamiento basado en el riesgo. El riesgo es un concepto que siempre ha estado presente, incluso de forma implícita la versión 2008 de la propia ISO 9001. Los nuevos requisitos basados en el riesgo ayudarán a dar prioridad a esta cuestión, al igual que los nuevos requisitos pasarán a formar parte del marco del sistema de gestión de calidad.

La gran parte de las organizaciones adoptan de manera intuitiva un enfoque basado en el riesgo para identificar, analizar y dar prioridad a los riesgos y las oportunidades percibidas, puesto que este proceso forma una parte esencial de la rutina de la acción preventiva. En este momento hay seis cláusulas de la ISO 9001 2015 que requieren una organización para considerar el riesgo:

• Cláusula 4. Determinar los riesgos que pueden afectar su capacidad para lograr estos objetivos.
• Cláusula 5. La alta dirección tiene la obligación de comprometerse a asegurar la Cláusula 4.
• Cláusula 6. Tomar medidas para enfrentar los riesgos y oportunidades.
• Cláusula 8. Implementar procesos que establezcan el riesgo y la dirección en sus operaciones.
• Cláusula 9. Monitorear, medir, analizar y evaluar los riesgos y oportunidades.
• Cláusula 10. Mejorar respondiendo a cambios en el riesgo.

El cumplimiento de la ISO 9001 requiere evidencia objetiva de que las determinadas cláusulas se cumplen. Con el tiempo, la adopción del pensamiento basado en el riesgo mejora la confianza de los clientes y la satisfacción al garantizar la consistencia de la calidad de los bienes y servicios debido al establecimiento de una cultura proactiva de prevención y mejora.

La revisión de manera continua es primordial para asegurar que los procesos de gestión de riesgos continúan siendo eficaces. Los factores que afectan a la probabilidad y las consecuencias de un evento pueden variar, de igual forma que puede cambiar los factores que afectan a la idoneidad de las opciones de tratamiento. El control de procesos debe facilitar información acerca de la eficacia del proceso de gestión de riesgos.

Se debe llevar a cabo un procedimiento concreto ajeno al manual donde se expliquen y se concreten los criterios y conceptos de la evaluación de riesgos que se aplicarán en el Sistema de Gestión de Calidad.

ISO 31000 para la Gestión de Riesgos

Concretamente, la ISO 31000 es la norma internacional para la Gestión de Riesgos, la cual ayuda a las empresas y organizaciones en los análisis y las evaluaciones de riesgos. Cualquier organización puede beneficiarse de la norma ISO 31000, independientemente de que se dedique al sector público o al privado, ya que se aplica a la mayoría de las actividades empresariales. No obstante, todas las empresas u organizaciones gestionan de algún modo los riesgos, pero las recomendaciones de esta norma se desarrollaron para mejorar las técnicas de gestión y asegurar la seguridad en los puestos de trabajo.

A través de la implantación de los principios y la Guía de la norma ISO 31000 en la empresa se podrá mejorar la eficacia operativa, la gobernanza y la confianza de las partes interesadas, así como minimizar cualquier pérdida.

Las ventajas que tiene la implantación de esta norma son:

• Mejorar de manera proactiva la eficacia operativa y la gobernanza
• Crear confianza entre las partes interesadas a través de técnicas de riesgos
• Aplicar controles de sistemas de gestión para analizar riesgos y disminuir posibles pérdidas
• Mejorar el desempeño y la resiliencia de los sistemas de gestión
• Responder a los cambios de manera eficaz y proteger la organización durante su crecimiento

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001, ISO 31000 y otras normas). Contáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: https://www.isotools.org

LA NUEVA ISO 31022, UN NUEVO ESTÁNDAR PARA LA GESTIÓN DE RIESGOS LEGALES

La nueva ISO 31000 2018 sobre Gestión de Riesgos, ha sido publicada. La norma ha sido simplificada y permite que las organizaciones vuelvan a evaluar las metodologías de gestión sobre cualquier tipo de riesgo.

La norma se encuentra centrada de manera exhaustiva, en la atención de la gestión de riesgo, como una herramienta para minimizar, de manera anticipada, las posibles inseguridades que pueden producirse. La norma ISO 31000 se actualiza para ofrecer respuesta, con eficiencia y seguridad, a los riesgos y peligros actuales a los que se enfrentan las empresas durante su día a día.

Será el primer estándar que establece la gestión de riesgos sociales y ambientales, se desarrollan nuevos estándares, como puede ser la norma ISO 31022, y procedimiento para prevenir los posibles riegos. El liderazgo, el compromiso y la integración de las amenazas dentro de la estructura de una organización tienen especial relevancia en la nueva versión.

Las empresas que gestionan los riesgos de forma eficiente tienen muchas más posibilidades de protegerse y tener éxito en el crecimiento de los negocios. El desafío para cualquier organización es integrar las buenas prácticas en las operaciones diarias y aplicarlas al máximo número de aspectos de la organización.

La norma ISO 31000 proporciona principios y guía exhaustivos, la norma ayuda a las empresas en los análisis y evaluaciones de riesgos. Ya sea que se trabaje en una organización pública, privada o comunitaria, se puede beneficiar de la norma ISO 31000, ya que se aplica a la mayoría de las actividades. Todas las empresas gestionan los riesgos de alguna forma, las recomendaciones de mejores prácticas de la norma se desarrollan para mejorar las técnicas de gestión y garantizar la seguridad en el lugar de trabajo de alguna forma.

Gracias a la implantación de los principios y guía de la norma ISO 31000 en su empresa, se puede mejorar la eficacia operativa, la gobernanza y la confianza de las partes interesadas, al mismo tiempo que se minimiza la posible pérdida. La norma ayuda a fomentar el desempeño de seguridad y salud, establece base sólida para la toma de decisiones y fomenta la gestión proactiva de todas las áreas.

Las ventajas que presenta la norma ISO 31000 son:

• Mejorar de forma proactiva la eficacia operativa y la gobernanza
• Generar confianza entre las partes interesadas con el uso de técnicas de riesgos
• Aplicar controles de sistemas de gestión para analizar riesgos y minimizar posibles pérdidas
• Mejorar el desempeño y resiliencia de los sistemas de gestión
• Responder a los cambios de forma eficaz y proteger su empresa mientras crece

El comité ISO/TC 262 se encuentra en fase de desarrollo de una nueva norma ISO, en este caso para la gestión de los riesgos legales en las empresas, todo parece indicar que bajo la denominación de ISO 31022, Guía para la gestión de riesgos legales.

Después de la buena acogida y expectación que está tendiendo la norma ISO 37001 para la gestión de riesgos de soborno, estaba muy claro que se quedaba corta para ofrecer un enfoque mucho más global de tipo de riesgos legales a los que se enfrentan las empresas en la actualidad.

Por lo que, disponemos de la nueva revisión de la norma de gestión de riesgos ISO 31000 2018, así como de la ISO 19600 para la gestión del Compliance, las dos normas tienen un enfoque muy amplio y quizás poco concreto en materia de gestión y operación específica que sin duda requiere de riesgos y retos legales tan amplios y complejos para abordar muchas entidades.

En diferentes países han optado por realizar normas nacionales, como puede ser la UNE 19601 2017, que con una clara inspiración en ISO 37001, amplían de forma considerable el tipo de riesgo legal a abordar, aunque si bien se sigue manteniendo en la zona de riesgo penales, dejando fuera otro tipo de riesgos relevantes para una empresa y que de igual forma puede tener consecuencias catastróficas para la misma.

El estado actual de la nueva norma es en fase de creación. Si todo va bien, puede estar en circulación en el año 2019. En cualquier caso, parece una buena noticia dada la buena acogida que ha tenido este tipo de normas para las empresas, sin duda suponen un valor incuestionable e incrementan la seguridad para accionistas, usuarios y sociedad en general, a estas alturas ya nadie debe cuestionar el hecho de que un incidente legal grave pueda costar la desaparición de una empresa con los innumerables daños colaterales que conlleva.

Tomado de: https://www.isotools.org/

CÓMO ELEGIR LA MEJOR OPCIÓN PARA IMPLEMENTAR LA NORMA ISO 27001?

Si su organización se encuentra en el momento de implementar la norma ISO 27001 sobre Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información o cualquier otra norma de gestión ISO, puede que se encuentre agobiado con diferentes enfoques sobre cómo empezar y culminar tal proyecto de forma exitosa.

Existen tres opciones básicas para implantar las normas. Primero, hacerlo utilizando a sus propios empleados. Segundo, utilizar un consultor experto. Tercero, implantar la norma usted mismo, teniendo en cuenta las ventajas del conocimiento externo.

Los enfoques no son aplicables a todos por igual, durante este artículo queremos realizar una explicación de cada una de las opciones, y cuál puede ofrecerle más beneficios.

Implantar la norma ISO 27001 utilizando sus propios empleados

Esto es cuando decide implantar la norma sin ayuda externa, utilizando sólo el conocimiento y la capacidad de los propios empleados. Los trabajadores deben realizar todo el análisis, conduciendo todas las entrevistas, escribiendo la documentación, etc.

Existen una serie de ventajas y desventajas que son:

• Ventajas. Es la opción menos costosa ya que no se encuentra pagando por un servicio externo, tampoco se permite que personas externas conozcan los procesos y los documentos internos. Es necesario que se escriba su propia documentación aumentando el compromiso de sus empleados hacia los cambios que han sido requeridos.
• Desventajas. Es probable que sea la opción más lenta, ya que está haciendo todo por su cuenta, si sus trabajadores no tienen experiencia o las habilidades, esto puede ser la opción más costosa por los errores que pueden cometer.

Existen tres opciones básicas para implantar las normas

Implantar la norma ISO 27001 utilizando un consultor

Con esta opción contrata a un experto externo que tenga experiencia en la implementación de la norma ISO 27001, dicha persona hace el análisis de su compañía, conduce las entrevistas, escribe documentación, y todo lo demás. De forma básica se encuentra implantada la norma entera por usted.

Las ventajas y las desventajas que se presentan al utilizar un consultor externo son:

• Ventajas. De forma definitiva es la manera más rápida de implantar la norma ISO 27001. Si contrata un buen consultor, él o ella tendrá mucha experiencia, y sabrá cómo organizar el proyecto para terminarlo de forma rápida, esto también es la mejor opción si los trabajadores no tienen tiempo suficiente para dedicárselo al proyecto.
• Desventajas. Los consultores cuestan dinero, así que es la opción más costosa, además debe estar abierto a que todos los secretos de su compañía serán vistos por un extraño. Cuando alguien externo escribe la documentación, los empleados pueden sentir que las políticas y los procedimientos son impuestos, así que busca la forma de obviarlos.

Implantar la norma ISO 27001 haciéndolo usted mismo y utilizando conocimiento externo

Esta es la opción más popular de los últimos años, y es algo intermedio entre las dos primeras opciones. En este momento es en el que los empleados ejecutan toda la implantación, pero reciben el conocimiento completo, la documentación, y el soporte de una parte externa.

Las ventajas y desventajas de utilizar este método para implantar la norma ISO 27001 son:

• Ventajas. No es una opción demasiado costosa como el contratar consultores, y usted recibirá el conocimiento y soporte necesarios. No le dará un total acceso de su información confidencial al personal externo. Los empleados se encuentran escribiendo la documentación, el compromiso para seguir las nuevas reglas probablemente será mayor.
• Desventajas. Los empleados necesitan aprender sobre la implementación de la norma ISO 27001, así que no es la forma más rápida de implantar a norma. Esta opción no resuelve los problemas si sus trabajadores se encuentran agobiados con otros proyectos y no tienen tiempo suficiente para realizar los proyectos adicionales.

Entonces, ¿cuál opción seleccionar?

Debe implementar la norma ISO 27001 utilizando sus propios empleados, si cuenta con trabajadores que tienen experiencia en la implementación, si tiene datos muy confidenciales, y si su presupuesto es muy bajo.

Por otro lado, si se encuentra apurado, y no tiene miedo de algunos secretos de la compañía pueden encontrase expuestos, puede utilizar un consultor. Eso sí, usted necesitará un buen presupuesto.

Finalmente, si selecciona la opción de hacerlo usted mismo es porque quiere que sus empleados aprendan cómo se hace, si no está muy apurado, y su líder de proyecto puede dedicarle al menos un par de horas de forma diaria al proyecto.

Tomado de: https://www.pmg-ssi.com/

INDUSTRIA: ¿CÓMO CONTROLAR LA GESTIÓN DEL RIESGO?

Cada uno de los procesos productivos relacionados con la industria, como puede ser el supuesto de la petrolera, implican un conjunto de procedimientos muy rigurosos. 

Estos procesos son generalmente estandarizados a través de sistemas manuales, mediante planillas, correos electrónicos o carpetas físicas.

No obstante, las empresas del sector deben de desarrollar el oportuno control, seguimiento y mantenimiento de cada una de las fases. Esto disminuye la posibilidad de que los encargados puedan estar en terreno debido a la gran carga administrativa que estos trabajos pueden incorporar en sí mismos.

El principal conflicto se encuentra en la multitud de organizaciones industriales en las que los propios supervisores y técnicos de prevención de riesgos son los encargados de encarnar la figura del supervisor de cada una de las cuestiones de seguridad de los trabajadores. Deben de verificar que absolutamente todo se encuentre en perfecto estado de instalación y estructura con el objetivo final de evitar cualquier tipo de accidente. Aquellas empresas que necesitan de una vigilancia en el propio sitio de trabajo cuentan con la figura del supervisor. Este utiliza más tiempo en verificar que todo se encuentre según lo previsto, concretamente en la línea de fuego. Se conoce a la línea de fuego por aquel lugar en el que dado el caso de liberarse energía, el empleado que se encuentre en dicha zona puede llegar a sufrir lesiones o quemaduras de ser alcanzado.

Si desea conocer más acerca de la seguridad industrial puedes consultar otros artículos de nuestro blog, como por ejemplo “Seguridad Industrial: Uno de los objetivo de la integración de sistemas”.

Improductividad del tiempo

La dificultad parte fundamentalmente del tiempo improductivo que ocupa a los supervisores y técnico de prevención de riesgos a llevar a cabo cada una de estas actividades en formato papel y posteriormente pasarlas a planillas de cálculo o alguna carpeta compartida. Debido a esto no es posible que focalicen sus esfuerzos en cuidar de la seguridad de cada uno de los miembros de la organización.

En una petrolera, la persona encargada de la supervisión o el técnico en prevención de riesgos debe abarcar el terreno de la organización cada día para verificar que todo se encuentre según lo previsto. De cada uno de los incidentes descubiertos, el encargado de la supervisión debe tomar nota para posteriormente notificar sobre dicho suceso con el fin de solucionarlo.

En ocasiones, parte de los incidentes descubiertos pueden necesitar de una notificación inmediata, pero ¿en qué momento el técnico de prevención o persona encargada de esta tarea va a informar de todos los riesgos e incidentes si se trata de un proceso que se lleva a cabo de forma manual? Se trata de una gran responsabilidad pues cada minuto que pasa en este tipo de organización tiene una importancia crucial.

Estas prácticas alejadas de la tecnología, además de poner en riesgo la seguridad de los empleados de la organización, están poniendo en una peliaguda situación la productividad de la misma.

Agregar tecnología a los procesos en terreno

La Gestión de Riesgos Corporativos o Corporate Governance permite la identificación, el análisis y la evaluación de los riesgos de las empresas, definiendo las acciones precisas para eliminar, reducir, retener y transferir dichos riesgos con el objetivo de conservar los activos materiales, inmateriales y personales, y posibilitando el logro de sus objetivos.

El Modelo de Gestión de Riesgos Corporativos está orientado a alcanzar los objetivos clasificados en cuatro categorías:

• Estrategia. Los objetivos se encuentran acordes con la misión de la entidad.
• Operaciones. Los propósitos están vinculados al uso eficaz y eficiente de recursos.
• Información. Corresponden con los objetivos de fiabilidad de la información suministrada.
• Cumplimiento. Incluyen los objetivos relacionados con el cumplimiento de leyes y normas aplicables.

Tomado de: https://www.isotools.org

OBJETIVOS DE LA CALIDAD E INDICADORES DE LA CALIDAD

Una de las herramientas más útiles para medir la eficiencia de los procesos de una empresa es el uso de los indicadores y los objetivos de Calidad. Pero, ¿En qué consisten? ¿Qué relación hay entre ellos?

Los indicadores de calidad son instrumentos que facilitan la toma de decisiones porque proporcionan información relevante en tiempo real sobre la situación y evolución de una organización, de la eficiencia en la gestión por procesos. Son herramientas indispensables para dirigir una organización, un equipo o un proceso y alcanzar los objetivos previstos.

En la medida en qué la dinámica de la gestión de una organización consiste en determinar y desarrollar objetivos, según una estrategia de mejora continua previamente definida, y efectuar los ajustes necesarios para conseguirlos, conviene que conozcamos las características que han de cumplir los objetivos de un sistema de gestión según la norma ISO 9001:

- Ser medibles, es decir, se puede conocer el grado de consecución de un objetivo.

- Ser alcanzables, que se puedan lograr con flexibilidad.

- Estar coordinados.

- Ser desafiantes y comprometedores.

- Involucrar al personal.

- Poder desarrollarse en planes de actuación.

Los indicadores de calidad pretenden informar sobre los parámetros de consecución de objetivos ligados a las actividades o procesos implantados. Las características de los indicadores de un sistema de gestión son las siguientes:

- Simbolizan una actividad importante o crítica como por ejemplo la productividad o facturación mensual, el porcentaje de cuota de mercado...

- Se relacionan lo más directamente posible con el concepto valorado intentando ser fieles y representativos del criterio a medir.

- Sus resultados son cuantificables y sus valores se expresan normalmente a través de un dato numérico o de un valor de clasificación.

- Contribuyen con un beneficio mayor a la inversión necesaria para capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo.

- Pueden representar la evolución del concepto valorado, al ser comparables en el tiempo. De hecho, la utilidad de los indicadores se puede valorar por su capacidad de señalar tendencias.

- Son fiables, proporcionan confianza a los usuarios sobre la validez de las sucesivas medidas.

- Son fáciles de establecer, mantener y utilizar.

- Son compatibles con los otros indicadores del sistema permitiendo la comparación y el análisis.

En la norma UNE 66175:2003 podemos encontrar una pauta de cómo establecer los indicadores de los procesos, y además se especifica que todos los objetivos marcados deben asociarse a un determinado indicador. Por lo que si realizamos una tabla donde se definan cada uno de los de objetivos de la empresa, está deberá tener una celda asociada indicando a qué indicador de proceso se corresponde y poder así cuantificar dicho objetivo.

Otra de las dimensiones más importantes a considerar para saber qué indicadores desarrollar es la de quiénes serán los clientes o usuarios de los indicadores (el responsable de la organización, de un equipo, de un proceso, un operario.... En base a los clientes o usuarios de los indicadores se podrán determinar los elementos que mejor puedan contribuir a poner de manifiesto una situación respecto a los objetivos establecidos. 

Primero de todo, os aconsejo que fijéis todos los procesos, y de cada proceso almenos contéis con un indicador. Una vez definido todo el sistema de procesos e indicadores, fijad los objetivos.

En el Apéndice A de la norma UNE 66175:2003 aparece un ejemplo de posibles indicadores que podemos definir para una organización. 

La nueva actualización de la norma, ISO 9001:2015, define los indicadores y objetivos de calidad de igual forma que la del 2008. Por lo tanto, no tendréis que realizar ninguna variación al respecto.

Os prometo una publicación donde voy a recoger el mayor número de indicadores que encuentre para que os sea más sencillo escoger los que mejor se adapten a vuestra organización.

Listado de objetivos de calidad

En la anterior publicación, os facilité un listado de posibles indicadores que podríais utilizar para evaluar la eficacia de los procesos definidos en vuestra empresa. Bien, pues debido a gran petición por vuestra parte os voy a mostrar posibles objetivos (los más habituales). Muchos de los objetivos de calidad que os presento en esta publicación están reflejados en en Anejo A de la norma UNE 66175:2003. 

Antes de empezar con el listado, os tengo que comentar que defináis un % que podáis asumir bien. Los objetivos deben ser unos parámetros reales y no idílicos. Ya que si al final del ejercicio no sois capaces de alcanzar las metas fijadas, tendréis que explicar el porqué, y en algún caso abrir una no conformidad con su acción correctora correspondiente. Además, tenéis que tener en cuenta que todos los objetivos que defináis tienen que tener su indicador  de calidad correspondiente.

A continuación os detallo algunos de los más comunes:

Financiero - contable: 

Mejora de la rentabilidad financiera un 5%

RRHH: 

Aumentar el % de personal formado en un 5%

Reducir el absentismo en un 5%

Reducir la rotación del personal en un 5%

Reducir las bajas por accidentes laborales en un 5%

Recursos materiales:

Reducir el % de horas de paro de máquinas y equipos en un 5%

Reducir el % de horas de paro por avería

Reducir las horas de espera de reparación en un 5%

Sistema de información:

Documentación actualizada en un plazo máximo de 15 días (catálogos de productos, precios, etc)

Evaluación de riesgos (ISO 9001:2015): 

Disminuir las causas para no alcanzar una zona de riesgo importante en un 90%

Comercial:

Incrementar el porcentaje del índice de contratación en un 5%

Aumentar el % de clientes que pasan nuevo pedido en un plazo de 6 meses

Aumento de la cuota de mercado en un 5%

Aumentar la facturación en los productos más rentables en un 5%

Aumentar el % de ventas en productos nuevos en un 5%

Aumentar la facturación en un 5%

Gestión de proyectos:

No superar el 5% de modificaciones sobre los proyectos aceptados en los datos de partida.

Respeto en los plazos de entrega en un 100%

Realización del 100% de las tareas previstas.

Reducción de % la modificación de la planificación inicial del proyecto en un 5% del plazo.

Diseño, desarrollo e industrialización: 

Materialización de los proyectos de desarrollo en los plazos previstos en un 100%

Preparación de la producción (o de la realización) en los plazos previstos en un 100%.

Compras y subcontrataciones:

Reducir el % de no conformidades de proveedores en un 5%

Producción:

Plazos de producción (productos y servicios) en un 100%

Reducir las no conformidades de los productos y servicios en un 5%

Aumentar la rapidez de respuesta al cliente en un 5%.

Disminuir el % de productos o servicios defectuosos en un 5%

Medida del producto:

Aumentar la conformidad de productos y servicios en un 5%

Disminuir el % de desviaciones de calidad del producto final en un 5%

Satisfacción de los clientes: 

Aumentar la satisfacción del cliente en un 5%

Reducir el tiempo de respuesta de las reclamaciones de los clientes en un 5%

Aumentar el índice de intercomparación con las empresas del sector en un 5%

Aumentar el índice de fidelización del cliente en un 5%

Aumentar el índice de respuesta de las encuestas de los clientes en un 5%.

Disminuir el % de reclamaciones por parte del cliente respecto a la facturación anual un 5%

Resolución de problemas:

Aumentar el número de causas tratadas de problemas identificados en un 5%.

Reducir el tiempo de espera de tratamiento de las causas de los problemas identificados en un 5% (reducir el tiempo de acciones correctivas).

Auditorías:

Disminuir en 5% el número de no conformidades detectadas.

Disminuir el número de no conformidades repetidas en dos auditorías consecutivas.

IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora y todos los temas de su Sistema de Gestión: ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001, ISO 31000 y otras normas). Contáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: http://asesordecalidad.blogspot.com/

PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA LA GESTIÓN DE LOS CENTROS EDUCATIVOS: CALIDAD EDUCATIVA

Toda sociedad comprometida con el bienestar y el desarrollo global de su ciudadanía debe necesariamente apostar por un sistema educativo moderno capaz de controlar y mejorar su gestión al efecto de consolidar un presente y vislumbrar con optimismo el futuro.

La apuesta por la gestión de la calidad y la mejora continua es un factor estratégico para el presente y el futuro del sistema educativo de un país y el desarrollo de su sociedad.

El reto ineludible en la consecución de un nivel razonable de excelencia requiere de un compromiso de todos los agentes del sistema educativo, desde la Administración hasta el alumnado, profesorado y familias que configuran la comunidad educativa.

Son cada vez más los centros educativos que se han sumado a este gran reto y que han tomado la decisión de implementar y certificar un Sistema de Gestión de la Calidad en base a Normas ISO 9001:2015 y/o de autoevaluarse con modelos de referencia como el EFQM de Excelencia. Todo ello con el objeto de asegurar la calidad de la docencia, mejorar la gestión de los recursos del centro educativo, potenciar las alianzas con las familias, administración, etc, utilizando, además, herramientas como el Cuadro de Mando Integral para gestionar su Proyecto Educativo del Centro desde ese punto de vista estratégico.

Este nuevo modelo de gestión de centros requiere, entre otras cosas, ser implementado desde la convicción (enfoque proactivo) más que por una necesidad (enfoque reactivo). Ello implica pasar de una gestión intuitiva a una gestión analítica desde una reflexión seria y profunda.

La normativa actual sobre gestión del sistema educativo concreta que: 

“Todos los centros educativos evaluarán su propio funcionamiento, cada uno de los programas y actividades que se lleven a cabo así como los resultados alcanzados a la finalización de cada curso escolar.”

De ahí que para un control y seguimiento preciso del Proyecto Educativo de Centro, del Proyecto Curricular y de su correspondiente Programación General Anual, necesitamos utilizar herramientas innovadoras del siglo XXI que faciliten al equipo directivo una gestión eficaz.

El mercado ofrece alternativas modernas y funcionales a los centros educativos soluciones eficaces para una gestión integral a través de sus herramientas informáticas las cuales aportan a los distintos grupos de interés los siguientes beneficios:

BENEFICIOS PARA EL CENTRO Y EL EQUIPO DIRECTIVO

1. Genera una imagen positiva del centro hacia la comunidad educativa y el entorno externo.
2. Colabora en la mejora de los resultados del centro
3. Facilita la implantación de una cultura tendente a la excelencia.
4. Permite ejercer un seguimiento sistemático sobre el proyecto educativo y la programación anual de centro.
5. Optimiza el uso de los recursos del centro educativo.
6. Selecciona y alinea todo tipo de actividades e iniciativas a los objetivos estratégicos de centro.
7. Permite la gestión de los activos tangibles y no tangibles.
8. Gestiona y mejora los procesos de enseñanza aprendizaje.
9. Ofrece a nivel organizativo un conocimiento más preciso por parte del equipo directivo.
10. Favorece la generación de un marco estratégico para la autoevaluación.
11. Facilita la asignación y gestión del presupuesto al identificar y priorizar acciones basadas en los objetivos estratégicos.
12. Añade valor a los grupos de interés.
13. Permite constatar el nivel de calidad por la ordenación y sistematización de la gestión.
14. Ayuda a comunicar el Proyecto Educativo a toda la organización de forma sencilla y esquemática a través del mapa estratégico.
15. Simplifica la gestión documental eliminando la mayoría de la documentación en papel.
16. Mejorar la comunicación interna en todos los niveles

BENEFICIOS PARA LAS FAMILIAS Y OTROS GRUPOS DE INTERÉS

• Garantiza niveles de participación familiar en la vida del centro y en la toma de decisiones.
• Aporta información sobre cómo se gestionan las situaciones propias del centro.
• Garantiza un excelente servicio educativo y con mayor valor añadido.
• Incrementa el grado de satisfacción y superación de expectativas de las familias y grupos de interés.
• Constituye un compromiso compartido entre toda la comunidad educativa hacia la innovación y mejora continua.
• Favorece la generación de una auténtica comunidad de aprendizaje.
• La calidad educativa se transmite positivamente a las familias y grupos de interés porque el uso de las nuevas TIC facilita la comunicación y la participación.

BENEFICIOS PARA EL PROFESORADO.

1. Colabora en el entendimiento y relación entre procesos y estrategias tendiendo a mayores niveles de calidad.
2. Ayuda a gestionar las actividades docentes.
3. Facilita el recorrido de la información tanto vertical como horizontalmente mejorando los niveles comunicativos.
4. Permite una mejor interrelación del profesorado y el equipo directivo para la canalización de todos los procesos de centro.
5. Facilita la coordinación y ejecución de los procesos de enseñanza aprendizaje.
6. Corresponsabiliza al profesorado en la pertenencia a un equipo profesional y competente.
7. Mejora los niveles de implicación recíproca en la dirección y orientación estratégica tendentes a concretar la misión y visión de centro.
8. Refuerza el compromiso del profesorado al pertenecer a un centro socialmente responsable.

Algunas características de las herramientas:

• Solución 100% Web: desarrollada en entorno Web. Fácil y amigable.
• Integración: con otras herramientas del centro: intranets, moodles, webs corporativas.
• Sencillez: Es fácil e intuitivo. Facilita el trabajo de los docentes y del equipo directivo.
• Herramienta de trabajo en equipo: facilita la comunicación, colaboración y conocimiento compartido.
• Personalizable: Es totalmente adaptable a la estructura, tamaño y necesidades del centro educativo.
• Versatilidad: Su alto grado de parametrización hace que sea una herramienta abierta a los cambios propuestos.
• Escalabilidad: Puede crecer en la misma medida que el centro camina hacia otros modelos de gestión, estrategia o excelencia.
• Integridad, Seguridad y Confidencialidad de los datos, salvaguardándolos por copias de seguridad.
• Entorno Multilingüe: Diferentes usuarios pueden acceder a la plataforma en diferentes idiomas y desde distintos países.

Algunas funcionalidades operativas principales del software:

• Mapa de Procesos
• Gestor Documental
• Control de no conformidades y acciones correctivas o preventivas
• Formatos y Registros
• Comunicación Interna
• Gestión y seguimiento de actividades
• Simplificación y eliminación de papel
• Intranet
• Gestión y comunicación de incidencias.
• Autoevaluaciones EFQM
• Seguimiento plan de formación profesorado
• Gestión de objetivos estratégicos y operativos
• Mapas Estratégicos
• Indicadores de rendimiento
• Cuadro de Mando Integral
• Control y seguimiento del sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015
• Gestión de los procesos estratégicos, clave y operativos.
• Encuestas de satisfacción
• Seguimiento de las evaluaciones
• Intercambio de documentación (información documentada)
• Gestión de faltas
• Agendas compartidas
• Control y seguimiento de la programación general anual
• Control y seguimiento del proyecto educativo del centro
• Control y seguimiento del proyecto curricular.

Tomado de: https://www.isotools.org/