martes, 22 de junio de 2021

REGRESO A LA OFICINA: PULSO DE UN MODELO ENTRE LO PRESENCIAL Y VIRTUAL

A medida que avance el Plan Nacional de Vacunación y baje el nivel de UCI, las ciudades y empresas estarán cerca de la presencialidad.

Varios quieren seguir desde la casa y otros volver definitivamente a lo presencial. La presencialidad laboral requiere de una mayor cobertura del Plan Nacional de Vacunación y un nivel de ocupación de UCI menor. El Gobierno Nacional ha avanzado al respecto al expedir, el 9 de junio, la directiva número 04, que ordena a los colaboradores de entidades públicas retornar a sus oficinas. Allí se especifica que los servidores públicos que hayan completado el esquema de vacunación deben regresar a sus lugares de trabajo.

Hasta el momento, con corte al 20 de junio de 2021, solo 4’781.769 personas tienen el esquema de vacunación completo en Colombia y 14’953.869 suman solo una dosis.

En el país hay grupos específicos que retornarán antes, como los docentes. Pero además de la gradualidad de la reapertura que da la Resolución 777 de 2021 en diferentes sectores, hay que tener en cuenta que para volver se requiere de indicadores como una ocupación UCI por debajo del 85%.

De acuerdo con la encuesta Polimétrica de la Universidad del Rosario y Cifras y Conceptos realizada a 1.115 personas mayores de 18 años, el 55% de las personas prefiere trabajar en un modelo híbrido más flexible, mientras que solo el 31% de los encuestados prefiere trabajar totalmente presencial y el 14% virtual.

Es decir, mantener la tendencia de la virtualidad en las oficinas es una opción, pues el 67% de las personas de 26 y 35 años se inclina por un modelo híbrido, mientras que el 60% de los mayores de 65 años seguiría en presencial.

En el caso de los servidores públicos y contratistas del Estado, de 153.000 consultados por el Dane, en colaboración con Función Pública, Banco Mundial y el University College de Londres, el 68% quiere que se mantengan la virtualidad.

Para Iván Daniel Jaramillo, director del Observatorio Laboral de la Universidad del Rosario es claro quiénes deben retornar a la oficina: “Los trabajadores con esquema de vacunación completo, como los estipula tanto la Resolución 777 como la directiva 04".

No obstante, "el decreto 199 del 4 de junio de 2021, establece la prevalencia de las modalidades de trabajo a distancia (teletrabajo/ trabajo en casa), en actividades en que la presencia no sea indispensable en la sede de trabajo”, agregó.

De igual forma, los modelos flexibles, como lo señala la Ley del trabajo en casa, deben desarrollarse en consenso con los empleados.

“En el mismo sentido, se procurará la presencialidad hasta con un 30% de trabajadores o contratistas, de tal forma que se mantenga el 70% en trabajo a distancia”, especificó Jaramillo.

Carolina Orjuela, senior Innovation Manager de EY Colombia, expuso que la reapertura de las empresas será para aquellas que tienen oficina propia, mientras que firmas que no cuentan con una sede continúan su apuesta por flexibilizar el regreso de sus trabajadores.

“Las compañías están promoviendo la renovación de esos espacios actuales, por otros que sean más colaborativos, en donde se apliquen las normas de bioseguridad, en donde le dan la posibilidad a los trabajadores de ir a la oficina algunos días de la semana y el resto puede trabajar desde sus casas”, dijo.
"Las personas tienen un mayor interés por lograr un adecuado balance entre la vida laboral y personal"
De acuerdo con KPMG, la mitad de los directores ejecutivos globales ven el retorno de los negocios a la normalidad hasta 2022 y solo un tercio de ellos (31%) espera que la vuelta a la normalidad ocurra a finales de este año. Mientras esto ocurre, la mayoría de CEO (90%) quieren garantizar la seguridad del equipo, pidiendo a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.

De otro lado, el Grupo Adecco encuestó a 8.000 personas en 8 países, y el 74% de los trabajadores desearía una combinación de trabajo en la oficina y a distancia en el futuro, mientras que el 79% de los jefes de las empresas cree que el negocio se beneficiará de permitir la flexibilidad.

“La comunicación es y será clave. Permitirá que se alineen las expectativas entre la empresa y el colaborador en productividad. Por otro lado, es necesario que todos puedan sentirse seguros en la oficina y se tenga en consideración la situación del país”, expuso Ivette Cajacuri, Senior HR Business Partner PageGroup.

La experta señala que este momento es valioso incluso para que las empresas usen el recurso de la flexibilidad para la atracción de talentos.

“El 2020 nos ha ayudado a prepararnos en temas de trabajo a distancia y el principal reto será el seguimiento (aún con aspectos de flexibilidad) de indicadores específicos para asegurar la productividad del equipo y aprovecharlo para trabajar la retención de los colaboradores”, dijo.
La mayoría de CEO (90%) quieren garantizar la seguridad del equipo, pidiendo a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.
APOYO EN LA VACUNACIÓN

Con un lote de 1,5 millones de vacunas contra el covid-19 de la farmacéutica Sinovac, el sector privado iniciará su plan de inmunización.

Son cerca de 5.500 empresas las interesadas en sectores como el bancario o el energético, así lo manifestó la Asociación Nacional de Empresarios (Andi).

De acuerdo con Bruce MacMaster director de Andi, el compromiso de las compañías es obtener más de 3.5 millones de vacunas.

“La fiducia está lista, esperamos confirmación de despacho, este es el instrumento más importante para poder asegurar la reactivación segura”, dijo.

Tomado de: https://www.portafolio.co/a los empleados que notifiquen a la empresa cuando estén vacunados y solo así solicitarles que regresen a las oficinas.

lunes, 21 de junio de 2021

¿QUÉ DEBO ESTUDIAR PARA SER AUDITOR/A?

La auditoría se ha convertido hoy por hoy en una profesión con un campo laboral muy amplio, tanto en Colombia como en el extranjero.
 Así pues, es un hecho que todas las empresas, pequeñas, medianas y grandes, deben ser auditadas por normativa y los auditores deberán ser profesionales independientes y objetivos al realizar dicha labor. 

Adicional a esto, las empresas multinacionales tienen la obligación de contar con un equipo de auditoría interna cualificado, que será el directo responsable de todos los procesos de la empresa y quien garantice el cumplimiento de los requerimientos establecidos por la ley. En conclusión, la demanda de auditores está en continuo crecimiento.

Ahora bien, el trabajo de auditor es un trabajo duro, supone muchas horas y mucho esfuerzo, pero esto se ve recompensado gracias a la capacidad de aprendizaje, el trabajo colaborativo,  ascenso progresivo, y, en ocasiones, viajes que favorecen el crecimiento personal y profesional. Aquí te presentamos el perfil de auditor más completo.

Título universitario

Un requisito imprescindible para desempeñarte como auditor es tener un título profesional, y en este sentido, las carreras universitarias, técnicas y tecnológicas que más se ajustan a este perfil son las de Administración y Dirección de Empresas o Contaduría y Finanzas.

Conocimientos especializados

Un profesional en auditoría es el encargado de implementar planes de acción que optimicen los procesos contables de las empresas y, con esto, eviten las incidencias en las cuentas. Evidentemente, para este cargo deberás actualizar continuamente tus conocimientos contables y estar al tanto de las modificaciones en la normativa que los regula. Por tanto, te recomendamos realizar cursos y postgrados de finanzas y contabilidad avanzada que te permitan estar a la vanguardia de las nuevas herramientas y tendencias en el campo de la auditoría financiera.

Por otro lado, si te interesas por la sostenibilidad dada su importancia en la actualidad, podrías dedicarte a la rama de auditoría ambiental, para ello, deberás realizar un máster específico que te permitirá especializarte en este sector.

También es muy interesante trabajar en la auditoría en servicios de salud, dada la constante necesidad de crear instituciones de salud que presten servicios de calidad y en condiciones óptimas.

Otra opción es la auditoría informática, de vita importancia para mantener la calidad, seguridad, eficiencia y buen uso de los sistemas informáticos de la empresa.

Nuevas tecnologías e idiomas

Es imprescindible tener conocimientos avanzados (no solo a nivel de usuario) sobre Microsoft Office (presentaciones, Excel,…), ya que usarás estas herramientas en el día a día y te permitirán optimizar tiempo y resultados.

Los idiomas también son muy importantes, ya que las empresas están internacionalizadas y mucha de la documentación que debe ser analizada puede que esté en el idioma local.

En definitiva, la profesión de auditor es una de las más demandadas en la actualidad y requiere de una preparación muy específica.

Finalmente, existen diversos tipos de auditores, cada uno con sus respectivos temas relacionados con sus especializaciones y estudios. Aquí se trata de auditores internos de calidad, auditores tributarios, auditores contables, entre otros. Cada uno tiene, inclusive, su respectiva entidad que avala y/o registra el ejercicio profesional de la auditoría. Sobre este último particular recomendamos estar muy atentos.

Ahora que sabes qué tienes que estudiar para ser auditor, ponte manos a la obra.

Tomado de: https://www.emagister.com.co/

8 HABILIDADES QUE DEBE TENER UN AUDITOR ISO 9001

“…a auditar se aprende auditando”. Eso fue lo primero que me ensañaron cuando empecé a estudiar calidad allá por el año 2011. 

Pero también te digo que siendo auditor interno iso 9001 debes tener de forma previa una serie de competencias y habilidades para que puedas hacer bien tu trabajo.

¿Cuáles son esas competencias y habilidades?

Es justo lo que te voy a comentar a continuación en este post así que no dejes de leer este artículo hasta el final.

Quién es y que competencias que debe tener un auditor interno iso 9001
Un auditor interno suele ser una persona dentro de una organización que se encarga de realizar una auditoría a la organización contra la norma iso 9001.

Fíjate como he descrito al auditor interno con una persona que “suele ser” porque no en todas las ocasiones un auditor interno es una persona integrante de la plantilla de una organización.

Esto se debe a que quizás no existen nadie dentro de la organización que tenga las competencias necesarias para llevar a cabo esta auditoría interna.

Las competencias de una auditor interno lo forman el conjunto de cualidades, conocimientos y habilidades que debe disponer la persona que va a realizar la auditoria interna.


La norma ISO 19011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, enumera los conocimientos y habilidades de un auditor pero lo hace de forma unificada.

En este post he considerado diferenciar las cualidades por una parte y los conocimientos por otra para que tú los puedas entender mejor.

Cualidades de un auditor interno iso 9001

Están relacionadas con el comportamiento mientras realiza una auditoría. La norma ISO 19011 enumera muchas cualidades pero yo te voy a hacer un resumen de lo que, bajo mi punto de vista, son las más importantes.

Un auditor interno debe ser:

  • Imparcial: ATENCIÓN con este punto. Imparcial significa que si tu eres el responsable del sistema de gestión de la calidad de tu organización NO puedes hacer la auditoría interna, ya que de lo contrario NO serías imparcial ya que estás auditando tu propio trabajo. Ojo con esto porque es el error más común dentro de las organizaciones. Para evitar esta situación deberías de formar a una persona dentro de la organización como auditor interno o contratar a un consultor/asesor externo para que realice la auditoría interna.
  • Sincero y honesto
  • De mente abierta: Es decir, debe estar dispuesto a considerar ideas o puntos de vista diferentes a lo que espera ver o escuchar. También estar abierto a que existen diferentes culturas sociales en los auditados
  • Diplomático: Debe tener tacto en cómo se comunica con el auditado.
  • Observador: Estar atento al entorno físico y las actividades que se están desarrollando alrededor de él/ella mientras está auditando.
  • Versátil: Para poder adaptarse fácilmente a diferentes situaciones. Muchas veces durante la auditoría hay que posponer cierta actividad o empezar por otro asunto hasta que el auditado tenga disponibilidad.
  • Seguro de sí mismo: Capaz de pensar y actuar de forma objetivo y no dejarse influenciar por el entorno o el auditado.

Conocimientos de un auditor Interno ISO 9001

Los conocimientos que debe poseer el auditor interno se pueden dividir entre conocimientos genéricos y específicos.

Los conocimientos genéricos hacen alusión a los que debe tener acerca de la norma que está auditando, por lo tanto deben ser conocimientos sólidos.

Por su parte los conocimientos específicos hacen referencia a las aptitudes y el know-how suficiente que debe tener el auditor interno respecto al sector que está auditando.

Esto es conocer:
  • Los conceptos generales del negocio, sus principales procesos y la terminología utilizada: De nada sirve auditar una gran imprenta si no sabes lo que es la impresión offset, que es un cliché, que son las máculas, etc. Lo único que auditarás bien serán los requisitos de la norma pero cuando llegue la hora de auditar la fabricación del producto no podrás aportar realmente valor.
  • La estructura general y jerarquías en el organigrama del auditado.
  • Los requisitos legales asociados a su actividad.
  • Las principales partes interesadas.
  • Los principales y comunes riesgos.
  • No olvides que estas competencias o las que tu creas pertinentes deben estar reflejadas en tu sistema de gestión de la calidad mediante un documento como “descripción de puesto de trabajo del auditor interno” o algún otro documento similar.   

8 Habilidades que debe tener un Auditor Interno ISO 9001

Habilidad 1: Planificar y organizar el trabajo eficazmente
Para ello es básico el preparar bien la auditoría interna para aprovechar el tiempo al máximo el día que estés auditando.

Para ello deberás preparar previamente en el informe sobre el que vas a trabajar el día de la auditoría. Registra por cada requisito de la norma qué evidencia debería existir y así el día de la auditoría irás mucho más rápido.

Habilidad 2: Cumplir los horarios acordados
Controlar los tiempos es una de las cosas más complicadas cuando se hace una auditoría interna.

Establece para ello franjas horarias en las que tengas preestablecido qué deberías haber visto y así saber en qué puedes dedicar más o menos tiempo cuando estés auditando y cómo vas con respecto a lo planificado.

Habilidad 3: Establecer prioridades y centrarse en los asuntos importantes
Dentro del plan de auditoria que tendrás que preparar, deberías de poder cumplirlo y auditarlo todo.

Pero existen ciertos aspectos de la norma que son de suma importancia: comprobar el alcance del sistema, contexto y partes interesadas, riesgos y oportunidades, objetivos e indicadores, no conformidades, prestación del servicio.

Bajo mi punto de vista esto que te acabo de mencionar representa el grueso de una sistema de gestión basado en ISO 9001.

Si para auditar el “control de cambios” tan solo has podido ver un ejemplo no te preocupes y sigue adelante con el resto de la auditoría.

Habilidad 4: Recopilar información productiva y eficientemente
Cumplimenta los documentos de trabajo previamente preparados (check list, plantillas, un test).

Podrías apoyarte de una Tablet a la hora de realizar entrevistas al personal.

El uso de fotografías mediante una Tablet o un teléfono móvil (siempre que lo permita el auditado) es una evidencia muy sólida que te dará mucha información a la hora de recopilar evidencias y luego redactar el informe de auditoría interna.

Habilidad 5: Facilitar un ambiente distendido
Esta habilidad es importante ya que es muy necesario que el auditado se sienta tranquilo y cómodo para explicar qué es lo que hace y cómo lo hace.

Explica al auditado que no estás evaluando si trabaja bien o mal sino que simplemente estás evaluando unos requisitos de la norma y unos procesos que están establecidos.

Habilidad 6: Identificar factores que pueden afectar a la fiabilidad de los hallazgos
Documentos incompletos, información poco coherente o contenidos desactualizados son factores que te pueden llevar a dudar de la fiabilidad de la información que estás obteniendo mientras haces la auditoría interna.

Habilidad 7: Comunicarse eficazmente, oralmente y por escrito
Para comunicarse de forma oral eficazmente haz preguntas abiertas cuando necesites bastante información y preguntas cerradas cuando necesites confirmar un aspecto o asunto.

Tener habilidades para redactar es importante para que el auditado entienda bien el informe de auditoría en el momento de leerlo.

Sobre todo debes tener ciertas dotes para redactar no conformidades y observaciones.

Para redactar no conformidades identifica bien cuál es es el requisito que se está incumpliendo y cuál es el hallazgo que has detectado en dónde se incumple el requisito. De forma esquemática sería algo así [Nc = requisito que NO se cumple + hallazgo que no cumple]

Para redactar no conformidades identifica el hallazgo y el motivo por el cual se puede convertir en una no conformidad. Esquemáticamente podría ser algo así [Obs = hallazgo + motivo posible incumplimiento]

Habilidad 8: Mantener una escucha activa
Esta habilidad no aparece de forma expresa en la norma ISO 19011 pero bajo mi punto de vista es importantísima.

Dado que la mayor parte del tiempo lo que debería de hacer una auditor es escuchar, el saber escuchar al auditado y demostrar que se le ha entendido (con un gesto, con una palabra, con otra pregunta, etc) es algo vital durante la comunicación entre auditor y auditado.

Bueno pues hasta aquí lo que quería contarte acerca de las habilidades que debe tener un auditor interno en el momento de realizar una auditoría iso 9001.

Y ahora cuéntame tú, ¿cuántas de estas habilidades tienes cuando haces auditorías?

Imagen: Documentos que controlan negocios

Fuente: Freepik

Tomado de: https://iveconsultores.com/

miércoles, 16 de junio de 2021

LA EVOLUCIÓN DE LA DECISIÓN DE COMPRA DEL CONSUMIDOR

Todas las empresas viven de la venta. Y si quieres vender, tienes que entender el proceso de decisión de compra del consumidor. 

Durante muchos años, se pensaba que esa decisión se tomaba en cinco etapas consecutivas. Hoy, se entiende que se trata de un proceso mucho menos linear que además se retroalimenta de la experiencia. 

Te cuento todo lo que tienes que saber sobre cómo elige el comprador, para que puedas construir tu estrategia de venta.

Resumen del artículo
Durante décadas, el análisis de la decisión de compra del consumidor se basó modelos clásicos como el de Engel, Blackwell y Kollat de 1968. Se pensaba que el cliente pasaba por cinco etapas e iba descartando opciones, como en un embudo, hasta seleccionar un producto o servicio.

Los cambios en el comportamiento del consumidor, en gran parte provocados por la revolución digital, han llevado a revisar ese modelo linear. Las nuevas referencias son el Viaje de Decisión del Consumidor (Mc Kinsey) o el concepto de Non-stop Customer Experiencia (Accenture). El proceso ya no es linear, sino circular y continuo. La decisión final puede incluso cambiar en el último momento.

La decisión de compra del consumidor: modelo clásico
A finales de los años 1960, los investigadores americanos Engel, Blackwell y Kollat publicaron un modelo de comportamiento del comprador que incluía un proceso de decisión en cinco etapas. Aunque este modelo se considera demasiado linear hoy en día, sigue siendo interesante conocerlo. Los modelos actuales, más dinámicos, se inspiran mucho de esas cinco etapas.

1- Toma de consciencia de la necesidad
¿En qué consiste esa toma de consciencia?
El proceso de compra empieza por constatar una necesidad. El cliente se da cuenta que su situación actual no le satisface, y desea alcanzar otro estado. La necesidad es la diferencia entre la situación deseada y la situación presente.

Para satisfacer esa necesidad, el cliente tiene varias opciones, pero hoy vamos a centrarnos en la solución que pasa por realizar un acto de compra.

El consumidor pasa de la necesidad a la acción mediante unos estímulos. Esos pueden ser internos o externos.

Los estímulos internos están relacionados con las características del individuo. Pueden derivarse de aspectos psicológicos, de la experiencia personal, o de la pirámide de necesidades teorizada por Maslow.
Los estímulos externos son las influencias de familiares y amigos, modelos sociales y por supuesto de la publicidad y de la comunicación.
Un matiz importante sobre las necesidades
Llegado a este punto, es importante puntualizar que la publicidad y el marketing no crean necesidades, aunque sí las pueden hacer aflorar, además de estimularlas e influir en ellas.

Por ejemplo. De repente me doy cuenta que tengo hambre. Estoy en casa y podría prepararme algo. Pero acabo de ver un anuncio de pizzas a domicilio y opto por pedir una. Ver el anuncio no ha creado mi necesidad, aunque por supuesto sí que ha influido en ella.

¿Por qué tienes que conocer esa etapa del proceso de compra?
Conocer las necesidades de tus clientes potenciales es clave para tu negocio. Si entiendes bien las motivaciones de los consumidores de tu segmento objetivo, puedes diseñar estrategias para estimular esas necesidades. Puedes usar publicidad, apoyarte en prescriptores, o cualquier otro medio de influencia.

Imagina que tienes un servicio de copias de seguridad de base de datos. Para muchas empresas y profesionales existe la necesidad de este servicio. Un hackeo, un fallo de dispositivo, y se quedan sin nada.

Pero, al mismo tiempo, es muy posible que muchos clientes potenciales no estén conscientes de esa necesidad. Simplemente, no han pensado en qué pasaría en caso de fallo.

Entonces tú contactas con diferentes blogs y periódicos destinados a empresarios. Publican artículos contando casos reales de negocios que perdieron todos sus datos. También hacen referencia a tu servicio, que por unos pocos euros al mes, garantiza que no ocurra.

Muy probablemente, un número significativo de consumidores potenciales se darán cuenta a leer esos artículos que tienen esa necesidad. Y algunos tomarán acción, comprándote el servicio.

2- La búsqueda de información y soluciones
Una vez que el cliente ha tomado consciencia de su necesidad, el siguiente paso lógico en el proceso de decisión de compra del consumidor es buscar opciones.

¿Cómo busca información el cliente?
Su primer reflejo suele ser pensar en sus experiencias pasadas e investigar su memoria. Es una búsqueda interna.

El verano pasado alquilaste un coche con una empresa y la experiencia te gustó. Si ahora también buscas una solución de alquiler, es muy probable que tomes en cuenta esa misma empresa. Pero por si acaso, también vas a las páginas de las principales compañías que te conoces de memoria.

La otra opción es buscar la información con fuentes externas. La familia y los amigos pueden dar algunas pistas. También hay fuentes más indirectas, como lo que puedes encontrar en Internet (comparadores, redes sociales, sitios de opiniones). Por supuesto, también tienes la posibilidad de sacar la información de las empresas, en el lugar de venta o llamándolas, o en sus páginas web.

Vuelvo al ejemplo del alquiler. Recuerdas que hace unas semanas tu amigo Juan te comentó que había usado un portal muy bueno para conseguir un coche de alquiler. Le mandas un mensaje a Juan y te envía el enlace de la plataforma. Además, haces una búsqueda en un comparador.

Como influir en la búsqueda de soluciones
Si quieres que tus consumidores potenciales te tomen en cuenta como opción, es evidente que tienes que aparecer cuando van buscando información.

Para ello, es necesario que analices el proceso de búsqueda de soluciones de tus prospectos. De allí, buscarás la forma de aparecer en esos canales.

No todo es tecnología e Internet. Los profesionales de las reformas consiguen bastantes trabajos colocando sus tarjetas de visitas en tablones en las tiendas de materiales de construcción. Por eso es importante conocer donde el cliente busca la información.

3- Valoración de las opciones
El cliente ya ha recopilado la información. Ahora le toca ir comparando sus opciones para determinar con cuál se va a quedar.

¿Cómo valora las opciones el cliente?
Cada persona tiene sus propios criterios, y hay muchos parámetros determinantes. Algunos son factores objetivos, otros tienen que ver con la imagen de marca, otros con la experiencia.

Algunos criterios objetivos: el precio, las características técnicas, el plazo de entrega, los servicios adicionales…
Criterios más subjetivos: la calidad percibida, la imagen de marca, la confianza en la marca…
Elementos basados en la experiencia: atención recibida, usabilidad, experiencias pasadas…
El cliente ordena sus opciones en función de los criterios que le han parecido más importantes. Hay que destacar que parte de este proceso es inconsciente.

Es importante tener en cuenta que no basta tener el producto con la mejor relación calidad-precio. Puedes tener el mejor producto y un precio ultracompetitivo, pero si el cliente tuvo una mala experiencia con uno de tus vendedores, o si cree que tu producto no es tan bueno como el de la competencia, no te va a comprar.

¿Cómo usar esa etapa a tu favor?
Si entiendes como decide el cliente, puedes adaptar tu estrategia para posicionarte y diferenciarte de tu competencia. Además, puedes tener una comunicación diferente en función de tus diferentes públicos, ya que pueden tener prioridades diferentes.

¿Notaste que la calidad del servicio es el factor más importante para tus consumidores? Puedes diseñar una estrategia con el siguiente mensaje: “En X estamos tan seguros de la calidad de nuestro producto que somos los únicos que te dan 5 años de garantía total”.

4- La decisión y la acción de compra del consumidor
Ya tiene todas sus opciones en la mano, y una opción favorita. Pero todavía falta que tome acción.

La acción de compra
Aunque el cliente ya tenga tu opción preferida, pueden suceder varias cosas en el último momento.

Una información externa (por ejemplo de familiares y amigos), le frena en su compra o le orienta hacia otra opción.
La importancia de la compra le hace dudar. Piensa en casos como la compra de una vivienda o de un coche, que representan mucho dinero.

En Internet, ya teniendo el producto en el carrito, el cliente duda y no procede con el pago.

Al contrario, una oferta de última hora por parte del vendedor elegido le puede convencer para cerrar el trato inmediatamente.
¿Cómo ayudar a cerrar el trato?
Para tu negocio, es fundamental acompañar al cliente cuando ya ha tomado su decisión, para que la concrete y compre.

Si tienes vendedores, tienes que enseñarles técnicas de cierre de compra.
En el caso de una tienda online, tienes que minimizar las distracciones y facilitar el camino para que el cliente acabe todo el proceso.
En ambos casos, proponer un descuento adicional en el último minuto puede ser una forma muy efectiva de dar el último empujón. Es una técnica que usan muchas páginas web con sus primeros clientes. También puedes regalar un producto o servicio adicional.

5- La valoración post compra
La satisfacción del consumidor es algo fundamental. La experiencia de compra no acaba con el pago. Después de la venta, tu cliente va a comparar la solución que ha comprado con sus expectativas.

Si tu objetivo es que el cliente te vuelva a comprar, entenderás perfectamente que es imprescindible que tenga una buena percepción de su experiencia de compra. La mejor forma de fidelizar es la satisfacción del cliente.

Pero incluso si estás en un sector donde suele haber una compra muy ocasional, como por ejemplo una inmobiliaria, la valoración post compra del consumidor tiene mucha importancia. Porque influye en la reputación de tu negocio. Si el cliente está insatisfecho, lo comentará y dañará tu imagen.

No hace falta que te comente que hoy en día, con las redes sociales y los portales de opiniones, es muy fácil compartir opiniones negativas. Como a su vez esos sitios son fuentes de información dentro del proceso de decisión de compra del consumidor, puedes valorar hasta qué punto te puede influir.

¿Cómo hacer que el cliente tenga una excelente experiencia de compra?
Lo primero es no crear expectativas que no vas a poder cumplir. Es un riesgo del proceso de venta. Para destacar respecto a la competencia, puede ser tentador exagerar un poco las características de tu producto. No lo hagas. Después el cliente lo notará y se enfadará.

Ten atención a todos los detalles. Un prospecto o una descripción técnica mal redactados pueden llevar a interpretaciones por parte del cliente.

Por supuesto, tienes que tener un servicio post venta reactivo y eficiente. En cuanto un cliente te comunique su insatisfacción, tienes que resolver el problema. Incluso si es de los eternos insatisfechos.

El formato clásico todavía tiene vigencia
Como ves, las cinco etapas de decisión descritas en 1968 tienen todavía mucha vigencia hoy en día, y por eso las he detallado tanto en este artículo. Sin embargo tienen un problema. Es un proceso demasiado linear, y que se ha quedado en parte un poco desfasado en algunos aspectos.

Por ejemplo, en el modelo, parece que un cliente hace una selección de opciones, y luego las va descartando, como si de un embudo se tratará, para quedarse solo con una. Hoy las cosas no son así, como verás a continuación.

El viaje de la decisión del consumidor
En 2009, la prestigiosa consultora Mc Kinsey hizo un estudio exhaustivo con los datos de 20.000 consumidores de todo el mundo.  Sus conclusiones la llevaron a diseñar un modelo de decisión de compra con ciertas evoluciones respecto al análisis clásico.

Lo que no cambia en el análisis de Mc Kinsey
El nuevo modelo tiene cuatro fases, en lugar de las cinco anteriores, pero se parecen muchísimo.

Fase de consideración inicial. El consumidor toma en cuenta una lista de marcas y empresas.
Fase de evaluación. El cliente potencial hace una búsqueda de información.
Fase de compra. Toma la decisión y realiza el acto de comprar la solución que le ha parecido más adecuada.
Fase post compra. Compara su experiencia con sus expectativas.
Los cambios aportados por el viaje de la decisión del consumidor
Un proceso circular y continuo
Ya he comentado antes que el análisis clásico era más bien linear. La experiencia de compra se mencionaba como importante para la fidelización, pero no se la integraba en un proceso circular.

Con el modelo de Mc Kinsey, el cliente valora la calidad del bien comprado y del servicio recibido durante la fase de post compra. Esa valoración determina si la marca comprada se mantendrá o no en la lista de las fase de consideración inicial. Es decir, que en este modelo, la fase 4 influye directamente sobre la fase 1.

La desaparición del embudo
En lugar de ir descartando marcas a medida que el cliente va buscando información, lo que ocurre es que la búsqueda le hace valorar nuevas opciones. Ese proceso es una consecuencia directa de la evolución digital.

Lo que ocurre es que el cliente, que tenía la idea de mirar 3 o 4 opciones conocidas, se pone a buscar en Google y en comparadores, y descubre otras muchas empresas que ofrecen el mismo servicio. Evidentemente, las toma en cuenta en su proceso de selección.

Una decisión de última hora
Como hay mucha más información disponible, y aparecen nuevas opciones a lo largo de la búsqueda, en muchos casos el consumidor toma su decisión en el último momento. Eso ha cambiado mucho respecto a hace unos años.

Vuelvo al ejemplo anterior del alquiler de coche. Puede que tengas claro que vas a optar por la empresa X, pero como no tienes tiempo, decides comprar el día siguiente. Y lo que puede ocurrir es que el día después te encuentres una mejor opción, y la compres. Porque viste un banner, descubriste otra página de comparativa, lo que sea.

La experiencia sin fin del consumidor
De una consultora prestigiosa a otra, con la publicación en 2012 por Accenture del modelo revisado del proceso de decisión de compra del consumidor. Lo llamaron Non-stop Customer Experience, lo que he traducido como “experiencia sin fin del consumidor” que no suena tan bien en español.

Accenture insiste en que la era del proceso en formato de embudo ha terminado, y ha sido suplantado por un nuevo modelo, activado por las tecnologías digitales. El viaje del consumidor de hoy es dinámico, accesible y continuado, porque los medios digitales a los cuales los compradores están expuestos están siempre abiertos, y los clientes pueden reevaluar sus opciones en cualquier momento.

De hecho, Accenture afirma que el punto focal del proceso de compra del consumidor ha cambiado. Ya no es la compra, sino la valoración de la compra. La interrelación entre expectativas y promesa por un lado, y realidad y entrega por el otro están en el centro de ese proceso circular de valoración. Con elemento como la compra, la apreciación de la experiencia, el descubrimiento de nuevas opciones y la consideración de opciones como factores que influyen en el proceso.

¿Cómo tomar en cuenta esos nuevos modelos para tu negocio?
Sigue siendo importante hacer una comunicación tradicional
La primera fase, de consideración inicial, tiene todavía mucho peso en la decisión de compra del consumidor. Si  haces una campaña para darle reconocimiento e imagen a tu marca, te puede servir para estar en las primeras opciones que considerará tu cliente.

El consumidor cada vez busca más información
Y cada vez dispone de más información por parte de tu competencia. No puedes limitarte a las campañas de publicidad clásicas. Tienes que estar también en los canales donde va a buscar la información:

Comparadores de productos y servicios
Redes sociales
Sitios de opiniones sobre empresas
Resultados de buscadores (Google)
El cliente cada vez decide más tarde
Puedes aprovechar esa tendencia a tomar la decisión de compra en el último momento, con ofertas personalizadas y acciones comerciales específicas. Es más importante que nunca cerrar el trato en cuenta puedas, porque tu cliente puede cambiar muy rápido de opinión e ir a tu competencia.

Mima a tus clientes
Tienes que tener mucho cuidado en desarrollar un servicio de post venta de calidad. Y no hablo solamente de fidelizar y proteger tu reputación, sino que puedes aprovechar los nuevos medios para mejorar tu imagen.

Por ejemplo, si eres capaz de identificar los clientes más fieles a tu marca, y les tratas bien, se pueden convertir en embajadores de tu empresa. Me refiero a ir dejando comentarios positivos sobre tus productos y servicios, que luego podrán influir en el proceso de compra de otras personas.

Espero que este artículo extenso te sirva para entender mejor a tus compradores y ofrecerles una comunicación, una atención, y unos productos y servicios acorde a sus necesidades.

Un poco de bibliografía (en inglés) sobre la decisión de compra del consumidor:

Consumer behavior. Engel, J.F., Kollat, D.T. & Blackwell, R.D. 1968
The Customer Decision Journey. Mc Kinsey. 2009
Non-stop Customer Experience Model. Accenture. 2012
Una tesis interesante sobre esa temática:

Proceso de decisión del consumidor: factores explicativos del visionado en sales de cine de los jóvenes universitarios españoles. David Rodríguez-Rabadán Benito. UIC 2014
Artículos relacionados

Como vender cuando no te gusta hacerlo
Vencer a tu competencia y conquistar a los clientes
Técnicas para ligar que puedes usar para conseguir clientes
¡Compartir es vivir!

Tomado de: https://crearmiempresa.es/

DE LA COMUNICACIÓN Y OTROS PROBLEMAS

Tener un departamento de comunicación interna no es una cuestión intrascendente, nos indica que la organización, consciente de la importancia de su mensaje y de su propia dimensión, entiende que debe habilitar canales para que la transmisión de ese mensaje sea efectiva.

Por: Pepa Castillejo Poole *

Érase una vez una gran empresa, de esas tan grandes que tienen departamento de comunicación interna. Hablamos de cosas relevantes, en el mensaje se contienen no solo las directrices para la vida diaria, sino que están implícitos la misión y los valores de la compañía.

A esta empresa, en la que se fomentaba el amor por los colores corporativos, el ambiente familiar y el espíritu de servicio a los compañeros, llegó un día Antonio (nombre ficticio). Antonio era la ”bomba”, el “crack”, “un máquina”, el “fichaje estrella”… (insértese aquí cualquier comparación hiperbólica que se desee y aun así no podrá siquiera intuir la idea de lo que era Antonio).

Antonio era simpatiquísimo, de esas personas de sonrisa abierta y gracejo natural. Se incorporaba a fuerza de ventas, y venía con una larga trayectoria de éxitos a sus espaldas. Antonio llegó, vio y triunfó. A la semana todo el mundo lo conocía. Antonio vendía, sobre todo, a sí mismo.

Veo en estos tiempos como muchas personas reflexionan sobre como la distancia física de los compañeros de trabajo les complica las relaciones profesionales. Echan de menos la cercanía, quizás confundiendo cercanía con el espíritu colaborativo para con los compañeros al que aludía anteriormente. Desde esta visión puedes pasar años trabajando con un señor que está en Pernambuco, al que no has visto en tu vida ni verás salvo que decida mandarte una foto, que te va a ayudar cuando lo necesites, como tú a él. Y Antonio lo entendió rápidamente. Y como era tan majo, siempre ayudaba. Y si no podía, seguro que conocía a alguien que podía ayudarte.

¿Cuándo se torcieron las cosas? Pues es complicado definirlo exactamente, pero llegó un momento en que las expectativas de Antonio no se cumplieron y dejó de “vestir la camiseta”. Pero un “crack” nunca se muestra vulnerable, debe dejar traslucir su frustración de otra manera, así que comenzó a definir su estrategia: “Tengo algo que contarte…”, “sé de buena tinta…”, “no te puedo decir la fuente…”, “no digas nada, pero…” y la más inquietante de todas: “¡Tengo una bomba!” Antonio, cual espía de telenovela, dejaba entrever, sugería y, sobre todo, generaba expectación… ¿Contaba cosas importantes? ¿Acertaba? A veces sí, a veces no, pero eso no era relevante, lo importante era la novedad, la expectación y el ser partícipes del “secreto”.

El problema se planteó cuando se extendió el rumor de que esa rama de la empresa se cerraba. Y todos lo sabían de buena tinta, aunque no pudieran citar la fuente, ni dijeran nada, pese a la bomba de que se trataba. Y entonces, cuando los números cayeron, gerencia tomó cartas en el asunto, porque una plantilla desmotivada es una plantilla improductiva.

Esta historia es real, sucedió entre 2004 y 2005. A día de hoy, en esa empresa siguen hablando de la inminencia de su cierre. Se han producido reuniones, charlas, visitas de altos mandos, se han expuesto planes de desarrollo y futuro, se ha garantizado el trabajo del personal, pero todos saben que van a cerrar, en breve. Como hace casi 20 años. Los gerentes han ido cambiando y una parte importante del personal ha rotado. Es normal, nadie quiere estar en un negocio abocado al cierre. Solo hay algo que permanece inmutable y es Antonio, el de la sonrisa abierta y el gracejo natural.

¿Qué es el chisme?

 Pues la RAE lo define como: “Noticia verdadera o falsa, o comentario con que generalmente se pretende indisponer a unas personas con otras o se murmura de alguna”. Los chismes o rumores en el entorno laboral tienen un excelente caldo de cultivo cuando se trata de empresas en las que no existe una buena cultura de comunicación. 

Y comunicar de manera adecuada no es solo recibir en el correo semanalmente la newsletter corporativa, ni tener un departamento de comunicación interna. Es conseguir que entre el personal cale la íntima convicción de que se puede decir lo que se piensa y lo que ocurre, no solo sin miedo a represalias, sino sabiendo que existen procedimientos para tratar el problema e intentar buscar una solución

No existe una buena comunicación interna si, quien tiene que hablar, se siente desprotegido, tiene la sensación de que sus comentarios van a caer en saco roto o simplemente es mirado con desconfianza.

¿Por qué funcionan los chismes en el ámbito empresarial?

·        Porque son transmisores de información.

·     Porque informan sobre las reglas no escritas de comportamiento del grupo, que facilitan la integración en el mismo de todo el personal.

·   Porque cohesionan. Hablar de terceros, para bien o para mal, es nuestra manera de crear relaciones.

·    Porque otorgan poder a quien los difunde, una suerte de halo de prestigio dentro del grupo. Siempre hay quien desea ser líder y siempre hay quien desea seguir al líder.

¿Qué puede hacer una empresa para gestionar la comunicación de manera efectiva?

 ·    No usar al chismoso para lanzar “globos sonda”. Por muy tentador que resulte esta técnica contribuye a reforzar la posición del chismoso, lo mismo que sancionarle, que puede acabar elevándolo a la categoría de mártir. Es importante alinearlo con los valores de la compañía.

·   No menospreciar la fuerza de la rumorología. Puede que luego sea tarde para emprender acciones.

·       Crear un plan de comunicación interna en revisión permanente. Es importante predefinir qué se va a decir, cómo, dónde y cuándo. Y decidir cómo actuar ante situaciones de este tipo.

·  Reunirse a todos los niveles jerárquicos para exponer problemas y llegar a acuerdos consensuados de solución.

·         Cumplir lo pactado, por todos los implicados.

·         Preguntar directamente al personal cuando se quiere saber algo.

·        Dar respuesta a las inquietudes del personal en un plazo razonable. Nadie va a depositar nada en el buzón de sugerencias si no sabe siquiera si se lee su aportación.

·       Hablar de forma comprensible a todos. La expresión “existen tensiones en tesorería” puede no ser entendida a todos los niveles. Decir “este año no tenemos presupuesto para organizar la cena de navidad”, aunque desilusiona, lo entiende todo el mundo.

·        No mentir, si no se puede hacer algo, no se puede y se debe explicar por qué.

·     Actuar, procrastinar hasta que el siguiente responsable tome la decisión no es un método de liderazgo efectivo.

·      Mantener la coherencia entre lo que se dice y lo que se hace. No se puede defender ser una empresa medioambientalmente responsable cuando el personal sabe que se realizan vertidos ilegales, ni hablar de conciliación cuando se discrimina a las personas que ejercen el derecho a su permiso de paternidad o maternidad. Este tipo de conductas resta credibilidad a los mensajes procedentes de la alta dirección.

Postdata: Antonio nunca cambió de puesto en la compañía, se le conocía tan bien, que nadie quería tenerlo en su equipo…

* Pepa Castillejo Poole: Consultor en calidad, medioambiente y seguridad y salud en el trabajo. La formación la hacemos jugando.

Tomado de: https://dbcalidad.blogspot.com/

QUÉ ES LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Y CÓMO PUEDE AYUDARNOS EN NUESTRA ORGANIZACIÓN?

La gestión de la calidad es un conjunto de acciones y herramientas que tienen como objetivo evitar posibles errores o desviaciones en el proceso de producción y en los productos o servicios obtenidos a través de él.

Se debe enfatizar que no desea identificar los errores cuando ya han ocurrido, aunque sí evitarlos antes de que ocurran, de ahí su importancia dentro del sistema de gestión de una organización. Es inútil corregir errores continuamente, si no se trabaja para tratar de anticiparnos su aparición. La gestión de la calidad reúne un conjunto de acciones y procedimientos que buscan garantizar la calidad, no de los productos en sí, sino del proceso para el cual se obtienen estos productos.

Una vez que tenemos claro el concepto de gestión de calidad, surge otra cuestión importante. ¿Cómo se lleva a cabo una gestión de calidad adecuada en mi organización? Por esta razón, tendremos que implementar un sistema de gestión de calidad con suficiente rigor para que podamos evaluar continuamente nuestro proceso de producción, de modo que no solo identifiquemos desviaciones, sino que podamos adelantarnos a ellas.

Actualmente, no existe un producto que no se describa como de alta calidad porque las organizaciones saben que esta es una especificación que los clientes buscan. 

La calidad no se trata solo de tener un producto terminado de manera eficiente, lo que está detrás de todo esto es la gestión de calidad total. Hablamos del conjunto de una buena organización en todos los procesos de producción, además de establecer una cultura empresarial de mejora continua. Para obtener una verdadera calidad en nuestros productos o servicios se requiere la participación de la organización, desde el puesto más bajo hasta el más alto.

Gestión de la calidad

La gestión de la calidad establece que el 90% de los defectos o problemas de calidad son generados por los propios procesos y no por el personal. De esta manera, se entiende que una vez que los procesos se han mejorado de acuerdo con las opiniones de los operadores, diseñadores y gerentes, en los últimos años la gestión de la calidad se ha profundizado en la fabricación de productos competitivos en el mercado, a través de sistemas de comercialización, que cubren las necesidades del consumidor. Se plantea la importancia de una buena comunicación empresarial para transmitir la misión y la visión de la empresa.

¿Cómo se lleva a cabo una gestión de calidad adecuada en mi organización?

El pensamiento Kaizen se ha implementado, por lo que no es suficiente conformarse con una situación estable, sino que debe aprovechar esa estabilidad para progresar con cambios cada vez mejores. Las organizaciones ya no están satisfechas con los pequeños cambios, sino que buscan herramientas mucho más potentes y efectivas que puedan ofrecer filosofías de una manera mucho más directa. Teniendo en cuenta la definición de calidad, podemos hacer distinciones entre:
  • Control de calidad, a través de una inspección o ciertos exámenes, se verifican las propiedades del producto para que sea satisfactorio.
  • Gestión de calidad, define las pautas a seguir en materia de calidad de una empresa, con competencias de planificación, recursos o procesos.
Un sistema de gestión de calidad incluye una serie de normas y estándares que deben cumplirse. La norma ISO 9001 trata de establecer los requisitos para certificar que una organización tiene un sistema de calidad de acuerdo con las normas que se contemplan. 

Estas normas establecen todos los procedimientos que deben llevarse a cabo durante la actividad productiva de la empresa, definiendo la estructura organizativa, los procedimientos a realizar o los recursos a utilizar. El objetivo final es cumplir con las normas de calidad establecidas para garantizar que el resultado final será el mejor para nuestros clientes, al mismo tiempo que todos los procesos se simplifican durante la producción.
  • Satisfacción del cliente: el objetivo de implementar un sistema de gestión de calidad es poder cumplir con las expectativas del cliente.
  • Obtención de nuevos clientes: el cumplimiento de los estándares que determina un sistema de gestión de la calidad, brinda seguridad a los clientes potenciales.
  • Mejora en la organización de los procesos de la empresa: los procesos que se llevan a cabo en la actividad productiva siguen estándares que aseguran que las regulaciones se están cumpliendo un proceso optimizado.
  • Diferenciación de la competencia: una empresa certificada se destacará por encima de su competencia. El hecho de tener un sistema de gestión de calidad certificado proyecta una imagen positiva ante los clientes potenciales, lo que hace que la empresa prevalezca sobre los demás.
  • Reducción de costos sin afectar la calidad: es posible mejorar la calidad de un producto o servicio sin afectar su calidad.
  • Cumplimiento de los requisitos de la administración pública: tener certificación en las normas ISO es un requisito para participar en cualquier competencia de la Administración Pública sin la cual no puede elegir participar en eso.
  • Cumplimiento de los requisitos derivados de la membresía en un grupo: en algunas empresas, la mayoría de las multinacionales, la certificación del sistema de gestión de la calidad es un requisito esencial para ser parte del grupo y garantizar que ningún componente pierda la guardia en materia de calidad del producto o servicio.

 Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

viernes, 11 de junio de 2021

CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS INTERNO DE UNA EMPRESA

El realizar un análisis interno de una empresa es un ejercicio vital para cualquier organización.

“No hay peor ciego que el que no quiere ver…” frase que conocemos todos y que se puede aplicar en varias organizaciones o a altos directivos.

Pero también es cierto que no es fácil reconocer que las cosas se pueden hacer de otra forma, sobre todo por parte de quién ha implementado las metodologías y procedimientos de trabajo.

Creo firmemente que el realizar un análisis interno, es un ejercicio del que se sacan muchísimas cosas positivas y realmente llevan a mejorar la organización en productividad, eficiencia, cuenta de resultados, etc.

De todo esto es lo que quiero escribir hoy. Espero poder ayudarte en este artículo.

La importancia de realizar un análisis interno en una empresa

Bajo mi punto de vista es de suma importancia porque es el inicio del cambio, el inicio hacia la mejora continua.

Lo difícil de este ejercicio es buscar el momento y decidirse a invertir el tiempo en realizarlo.

En casi todos los negocios lo que prima es la producción y la captación de nuevos clientes. Y está claro que es una parte importantísima porque sin clientes y sin empleados no existe una empresa.

Pero es muy probable que, si te paras a analizar tu negocio por dentro y dedicas el tiempo necesario para ello, detectes aspectos que si los cambias pueden hacer que la empresa cometa menos errores o utilice ciertos recursos de forma más eficiente.

Es evidente que todo esto también repercute en la cuenta de resultado de las empresas. El tiempo mal empleado es dinero y los errores cometidos también representan dinero en cualquier organización.

Si realizas un análisis interno en tu organización es muy probable que detectes:

  • Posibles procesos ineficientes que no se habían detectado previamente. ¿se podrían hacer las cosas de forma diferente y en menos pasos sin perder información?
  • Errores de comunicación, ¿crees que después de una reunión entre las personas responsables de dos departamentos que deben estar en constante comunicación, se conseguirá una comunicación más fluida y con menos errores?
  • Ciertos riesgos a nivel de negocio o de procesos. De todos los clientes que tienes, ¿la facturación de tu negocio está muy concentrada en unos pocos? ¿Existen empleados clave que tienen un know-how sobre cómo ejecutar ciertos procesos pero que no conocen otros compañeros?

Son ciertos aspectos que podrías identificar si haces un análisis interno de tu empresa.

Y cómo estas cuestiones detectarás otras muchas estoy convencido. Lo importante es creer en este ejercicio y hacerlo lo mejor posible.

Asuntos a estudiar para realizar un análisis interno de una empresa

Si estás convencido en realizar un análisis interno de tu empresa lo primero que te vendrá a la cabeza es …bueno pero, ¿y qué es lo que tengo que analizar?, ¿por dónde debo empezar.

Yo realizaría una pequeña clasificación sobre lo que es importante analizar de forma interna en una empresa, puede que algún otro autor o consultor elija otros asuntos.

Lo que yo te propongo, es analizar:

  • Los procesos. Como tendrás muchísimos deberás elegir para empezar aquellos que creas que puedan ser más críticos. Tal vez los de producción, quizás la parte comercial… no lo sé, dependerá de tu organización.
  • La comunicación.
  • Riesgos que puedan existir (organizacionales y de procesos).
  • Cambios y mejoras propuestas para asegurar su correcta ejecución.
  • Ratios económicos y financieros.



Análisis de los procesos
De todos los procesos que tiene tu organización escoge aquellos que sepas que son más críticos o donde creas que puedan existir más errores o capacidad de mejora.

Analizar todos los procesos de tu empresa puede llevar mucho tiempo para hacerlo de una vez.

En lugar de ello podrías planificar periodos (cada tres meses por ejemplo) y seleccionar un grupo de procesos que vas a analizar.

La línea de análisis que yo haría dentro de los procesos sería esta:
  • Procedimientos.
  • Caracterización y fichas de procesos.
  • Indicadores de gestión.

Procedimientos
Los procesos que vas a analizar, ¿están documentados?, ¿existe un procedimiento de trabajo escrito en el que se detalla qué se hace y cómo se hace?

Si las respuestas anteriores son afirmativas entonces lo que deberías de realizar es una auditoria interna de esos procesos para comprobar que lo que está acordado por escrito se está cumpliendo.

Para realizar la auditoría interna puede servirte este artículo que he escrito en el que hablo de ello “Como hacer una auditoría interna”.

Si el resultado de esta auditoría NO es positivo, deberás de preguntarte el por qué está sucediendo y por qué no se están cumpliendo los protocolos establecidos. Te recomiendo para ello que analices está situación utilizando la herramienta de no conformidades.

Si el resultado de esta auditoría SÍ es positivo, a priori parecería que todo va bien y que no habría por qué preocuparse, pero ¿se podrá mejorar este proceso?, ¿se podrán acortar algunos pasos en el proceso sin que pierda valor el output que genera el proceso?, ¿existen riesgos de que no se cumpla este proceso?

Son preguntas que muy probablemente podrás responder si realizas una caracterización de procesos y los estudias mediante una ficha de procesos.

Caracterización y Fichas de procesos
Caracterizar un proceso es realizar un estudio en profundidad de las actividades que componen un proceso teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Estos elementos pueden ser:
  • elementos de entrada que originan que comience un proceso
  • elementos de salida que originan que finalice un proceso.



Estos elementos de entrada, actividades y elementos de salida son los que estudias cuando caracterizas un proceso. Pero aparte de esto, estudias muchísimas más cosas cuando caracterizas un proceso:
  • El objeto o propósito del proceso,
  • El/los responsables de proceso.
  • Controles que deben implementarse al proceso para asegurar de que se lleve a cabo de forma correcta
  • Etc.

La caracterización de un proceso suele realizarse mediante una herramienta que se llama ficha de procesos.

He escrito un post en el que explico con todo detalle cómo realizar una caracterizacion de procesos. Échale un vistazo porque es una buena guía para que hagas este trabajo.

Indicadores de gestión
Un indicador de gestión es un instrumento que se utiliza para medir la gestión de una empresa. Se trata de una métrica que se utiliza para medir el cómo se hacen las cosas en una organización, es decir, el cómo se desarrollan los procesos.

Los indicadores de gestión se pueden definir de tres formas distintas:
  1. Como un cociente entre dos valores con las mismas unidades de medición.
  2. Como un cociente entre dos valores con distintas unidades de medición (ratio).
  3. Como un valor absoluto.

Los indicadores de gestión son muy útiles para medir la evolución del desempeño de un proceso y sobre todo de aquellos procesos más críticos.

Ejemplo de un indicador de gestión:
En un departamento de compras puede resultar interesante saber cuáles son los proveedores más críticos a quiénes se les compra más para saber cómo actuar si un día dejan de suministrar su producto/servicio.

Un indicador de gestión asociado a este proceso podría ser este:



El resultado de este cociente ofrecerá la concentración de compras que tiene el proveedor xyz frente al total de compras que se realizan en la organización a todos los proveedores.

Imagina que obtienes estos resultados:


Esto quiere decir que de todas las compras que se hacen en la organización a los distintos proveedores, el 77% del importe gastado en compras se las hacemos al proveedor xyz.

Por lo tanto, el proveedor xyz es un proveedor crítico ya que le hacemos muchísimas compras.

Si esto fuese un caso real, ¿qué pasaría si un día deja de suministrarte el proveedor xyz?, ¿tienes algún otro proveedor alternativo?, ¿impactaría en la entrega de tu servicio o producto al cliente si un día te deja de suministrar el proveedor xyz?

Para esto sirven los indicadores de gestión como herramientas dentro del análisis de procesos y analisis interno de una empresa.

He escrito un artículo muy completo para hablar son indicadores de gestion, por si quieres hacer una lectura más avanzada de esta herramienta.

Análisis de la comunicación interna

La comunicación interna suele ser un talón de Aquiles en la mayoría de las empresas.

Si mejoras la comunicación interna, por ejemplo estableciendo un plan de comunicación interna en tu organización estoy seguro que conseguirás como mínimo hacer que tus procesos sean más ágiles y disminuir errores de todo tipo.

Existen ciertos momentos en una empresa en los que es clave que exista una buena comunicación interna, como son:
  • Al incorporarse una persona nueva en la organización.
  • En el momento de establecer objetivos.
  • Al realizar el seguimiento de la producción.
  • Cuando delegas una tarea.
  • En el momento de realizar cambios en la organización.
  • Cuando detectas un conflicto interno.

Estos momentos y algún otro los he enumerado y ampliado en un artículo en el que hablo de estos hábitos para mejorar la comunicacion interna en las empresas.

Análisis de riesgos

El análisis de riesgos es algo que cada vez cobra más importancia en las empresas y una cuestión que ya viene incluido como un aspecto a evaluar en cualquier sistema de gestión.

Existen muchos riesgos en las organizaciones que no son detectados, pero ahí están y juegan un papel crítico en caso de que se materialicen en las empresas.

El reto de cualquier alto mando o directivo es identificarlos a tiempo, evaluarlos y posteriormente decidir qué acción se toma con esos riesgos.

Cuando hablo de riesgos, estoy haciendo alusión a riesgos:

  • Organizacionales: los derivados de la actividad de organización por el contexto en dónde actúa, el producto o servicio que entrega al cliente, el mercado dónde actúa, etc.
  • De procesos: los derivados del desarrollo de los procesos de la organización.

Éstos últimos, los riesgos de procesos, son los grandes olvidados cuando se realizan los análisis de riesgos.

Pero si tú has realizado una caracterización de procesos tal y como te he comentado anteriormente, habrás identificado esos riesgos ya que es parte de la metodología que te he descrito dentro de la caracterización de procesos.

Tanto para los riesgos organizacionales como para los riesgos de procesos los puedes estudiar mediante una matriz DAFO.

Si necesitas tener más información, he escrito un artículo muy completo en el cual hablo sobre como analizar riesgos y oportunidades en las organizaciones.

Análisis de los cambios y mejoras propuestas para su seguimiento y cumplimiento

Los cambios suelen ser un momento de caos en las organizaciones: no todo el mundo tiene claro qué debe hacer, en qué momento hacerlo y cómo hacerlo.

Los tipos de cambios que puedes analizar internamente son:
  • Cambios en procesos y recursos.
  • Cambios en la cultura.
  • Cambios en la estructura organizacional.



Si nos centramos en los cambios en procesos y recursos pueden a su vez descomponerse en:
  • Cambios en los recursos humanos
  • Cambios en la infraestructura
  • Cambios en los procesos.


De estos últimos cambios son los que quiero hablarte a continuación:

¿Cómo controlar la incorporación o salida de una persona de un departamento de una empresa?
¿Cómo controlar la implementación de un nuevo software en la gestión de la empresa?
¿Cómo controlar la ejecución de un proceso que ahora se realiza de forma diferente?
Son ejemplos de cambios internos en las empresas que deberían de llevar un seguimiento cercano para que se cumplan los objetivos de dichos cambios y de forma controlada.

¿Qué más cambios aparte de los mencionados son los que se deben controlar y estudiar previamente antes de llevarlos a cabo?, ¿y cómo llevar a cabo estos cambios?

Ambas respuestas las he escrito en este artículo “7 Pasos para que la gestión del cambio No sea un dolor de cabeza en tu Organización”

Análisis económico y financiero interno de una empresa

Otro de los asuntos de vital importancia a la hora de realizar un análisis interno de una empresa.

En el mundo de los negocios, el dinero es algo importantísimo.

Una empresa no sigue operando en el mercado si no obtiene beneficios en el corto, medio o largo plazo.

Por lo tanto, el realizar un análisis económico y financiero es un asunto que no podemos dejar atrás en ninguna organización.

Estos datos económicos y financieros que te voy a presentar a continuación los podrás obtener de forma sencilla desde un programa o aplicación de contabilidad como puede ser SAGE o cualquier otro programa que exista en el mercado.

Análisis económico:
Mediante el análisis económico estudiarás cómo de rentable y solvente es tu organización.

Estos datos los obtienes de la cuenta de Pérdidas y Ganancias de la contabilidad de empresa.


Principales ratios económicos:

Rentabilidad económica: Mide la rentabilidad de las operaciones de la empresa a partir de la utilización de sus activos. Es decir, cuánta rentabilidad han generado los activos de la organización.


Imagina que el resultado del cociente anterior fuese 0,06. Eso quiere decir que la empresa ha obtenido un 6% de rentabilidad económica.

O lo que es lo mismo; de cada 100 euros invertidos ha obtenido 6 euros de beneficio.

Rentabilidad financiera: Es una ratio principalmente para los accionistas ya que mide la capacidad de la empresa para remunerar a sus accionistas. Representa el coste de oportunidad de los fondos que se mantienen en la empresa, frente al coste del dinero o inversiones alternativas. Relaciona el beneficio neto obtenido por la empresa con los recursos económicos aportados por los accionistas.


Imagina que el resultado del cociente anterior fuese 0,10. Eso quiere decir que la empresa ha obtenido un 10% de rentabilidad financiera.

O lo que es lo mismo; de cada 100 euros aportados por los accionistas en la organización, ésta ha generado 10 euros de beneficio.

Análisis financiero:

El análisis financiero analiza en qué medida los recursos financieros empleados por la empresa son los más adecuados y si son suficientes para el normal funcionamiento de la organización.
  • ¿Tenemos suficientes recursos financieros para cubrir las inversiones a largo plazo?
  • ¿Podemos cubrir deudas a corto plazo con los activos de la organización?
  • ¿Tenemos una adecuada composición entre recursos financieros a largo y corto plazo en función de nuestras inversiones?
  • ¿Cuál es el tiempo de recuperación de las inversiones del ciclo de explotación?

Son preguntas a las que se da respuesta llevando a cabo un análisis financiero.

Estos datos los obtienes de las cuentas patrimoniales que ofrece el estado financiero El Balance de Situación. Concretamente las obtendrás de la masa patrimonial “Patrimonio Neto y Pasivo”.


Principales ratios financieros:

Fondo de Maniobra: Es la diferencia entre el Activo corriente y el Pasivo corriente. Permite realizar un estudio de la liquidez que tiene la empresa informando de las posibilidades que ésta tiene de poder hacer frente a las deudas a corto plazo.


Liquidez inmediata: Mide las posibilidades que tiene la empresa de hacer frente a las obligaciones de pago a corto plazo.


Endeudamiento a corto plazo: Mide el riesgo financiero de la empresa. Estudia la relación que existe entre la financiación ajena (Pasivo corriente) y los fondos propios (Patrimonio Neto). Entre más alto sea este valor, más endeudada estará la empresa.


Bueno, pues esto es todo lo que quería comentarte acerca de cómo realizar un analisis interno de una empresa.

Si crees que puedo ayudarte en tu organización estaré encantado de leerte o escucharte.

Y ahora cuéntame tú, ¿has realizado un análisis interno de este tipo o has tenido en cuenta aspectos muy diferentes a los que te he expuesto?

Foto: Hombre haciendo presentacion a sus colegas de negocio

Fuente fotografía: Freepik

Fuente bibliográfica: Sage – 7 ratios básicos de la empresa

Tomado de: https://iveconsultores.com/