15 EJEMPLOS DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN

En el post de hoy quiero exponerte 15 ejemplos de procesos de una empresa. Pese a ser un asunto que he tratado en otros artículos, en el que he explicado desde el principio que es un proceso, en el artículo de hoy te dejaré 15 ejemplos como muestra de procesos que existen en una empresa.

Por: Iván Torres *

Los procesos de una empresa representan un know-how importantísimo dentro de la calidad del producto o servicio que entregan al mercado y por lo tanto del éxito y permanencia a lo largo de los años en el mercado.

Por lo tanto presta atención a este artículo porque te describiré cada uno de esos ejemplos para que los puedas entender desde la primera lectura.

Qué es un proceso

Un proceso es una secuencia de tareas que se realizan de forma concatenada, es decir de forma seguida una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto.

En una organización, la suma de muchos procesos tendrá como resultado la entrega de un producto o servicio al cliente.

Es importante que sepas que los procesos que seguro que tienes en mente de una empresa son los procesos operativos, es decir, los que representan la producción de las organizaciones.

Pero existen otros procesos que dan soporte o están relacionados a estos procesos operativos. En general podemos dividir los procesos en:

• procesos estratégicos,
• procesos operativos,
• procesos de apoyo,
• procesos de gestión.

Lo ideal en una organización es tener dibujado un mapa de procesos para a partir del cual tener bien claro qué proceso se considera operativo, qué proceso se considera de apoyo, procesos estratégicos, etc.

Durante todo este post yo te voy a hablar de procesos operativos, es decir, los que están relacionados con la producción, con el ciclo productivo de las empresas.

Cuáles son los procesos de una empresa

En cualquier organización, y hablando en términos generales, estoy seguro que existirán estos procesos operativos comunes para todas las empresas:

• Proceso comercial: en el cual un cliente solicita un servicio o producto a la organización
• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudia lo que hay que entregar, cómo entregarlo y cuando lo necesita el cliente.
• Proceso de producción: en el cual se prepara el servicio o producto que se va a entregar al cliente.
• Proceso entrega del producto/servicio: en el cual se entrega el servicio o producto al cliente
• Proceso postventa: en el cual se ofrece un soporte para las dudas, sugerencias, quejas o reclamaciones que puedan existir una vez entregado el servicio/producto.

A grandes rasgos estos son cinco grandes procesos operativos desde que un cliente solicita un producto/servicio hasta que se entrega y es común para cualquier organización.

Pero como estás viendo se trata de procesos son muy generales y no especifican concretamente la actividad de una organización.

Eso es evidente porque dentro de esos cinco grandes procesos operativos existen a su vez subprocesos.

Por ejemplo, si te sitúas dentro del primer grupo de los cinco grandes procesos de arriba dibujados, es muy probable que para que un cliente solicite un servicio o producto, éste deba cumplimentar una toma de datos, formulario o algo similar para que, la organización pueda saber qué es lo que quiere ese cliente, cómo lo quiere y cuándo lo quiere.

Además también influirá el tipo de actividad a la que se dedica una organización y otra para definir y establecer sus procesos y procedimientos. Como podrás imaginar los procesos operativos de una empresa que se dedica a la administración de fincas no serán los mismos que para una empresa que se dedica a distribuir productos de alimentación.

15 ejemplos de procesos de empresas de diferentes sectores

A continuación, te voy a exponer 15 ejemplos de procesos (en términos generales) de empresas que actúan en diferentes sectores.

Para todos ellos he obviado el proceso comercial y me he centrado en los procesos operativos. Te los cito a continuación:

Procesos de una empresa que se dedica a la obtención de zumos de naranja y su distribución:

En este caso una empresa que se dedique a la obtención y distribución de zumos de naranja tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian los litros que se han de entregar y cuando lo necesita el cliente.
• Proceso de compras: en el cual se solicitará periódicamente pedidos de naranjas a sus proveedores
• Proceso de producción: en el que se someterán las naranjas a su exprimido parala obtención del zumo con los equipos adecuados, el envasado, etiquetado y almacenaje hasta su entrega.
• Proceso entrega del producto: en el cual se entregan los zumos de naranja envasados y etiquetados.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas o reclamaciones que puedan existir una vez entregado el zumo de naranja.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza un mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura y equipos de la organización.

Procesos de una empresa que se dedica a la Reparación de instalaciones y componentes electromecánicos

En este caso una empresa que se dedique a la reparación de instalaciones y componentes electromecánicos tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se produce el traslado hasta la instalación o se recibe el equipo para estudiar el estado de la instalación o el equipo que se ha de reparar.
• Proceso de compras: en el cual se compran las posibles piezas o componentes que requiera la reparación.
• Proceso de producción: este es el momento en cual el operario comienza reparar la instalación o equipo.
• Proceso entrega del producto o servicio: en el cual se entrega la instalación o el equipo reparado.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles averías que cubren el periodo de garantía de la reparación realizada.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza una calibración a los equipos de medida con los que trabaje la organización.

Procesos de una empresa que se dedica a la Consultoría empresarial

En este caso una empresa que se dedica a la consultoría empresarial tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades que tiene el cliente en su organización para mejorar sus procesos o actividades y se elabora una cotización, presupuesto u oferta para exponer la propuesta de apoyo empresarial.
• Proceso de producción: este es el momento en cual se comienza a preparar la solución que se va a aportar al cliente, herramientas de análisis de procesos, capacitaciones y estructura de las visitas de apoyo empresarial.
• Proceso entrega del servicio: en el cual se entregan las soluciones preparadas como visitas de apoyo comercial, estudio de procesos en la organización, impartición de capacitaciones y herramientas para las mejoras de procesos.
• Proceso postventa: representa al seguimiento a las soluciones entregadas para comprobar la eficacia de las acciones implementadas por la organización.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los consultores para mantenerse al día en cuento a herramientas y métodos para estudiar, medir y mejorar los procesos de las organizaciones.

Procesos de una empresa que se dedica a la Auditoría de cuentas contables

En este caso de un despacho de auditoría de cuentas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades que tiene el cliente y la complejidad del trabajo a realizar: tipo de organización, importe de sus masas patrimoniales, volumen de facturación, vinculación o no a empresas del grupo y otros aspectos.
• Proceso de producción: este es el momento en cual se solicita la contabilidad del último ejercicio cerrado y se comienza a estudiar las áreas a auditar mediante un programa de auditoría: inmovilizado, cuentas de clientes, cuentas de proveedores, patrimonio neto, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, etc. Y se preparan una serie de ajustes y reclasificaciones en función de los errores detectados junto con el informe de auditoría.
• Proceso entrega del servicio: en el cual se entrega el informe de auditoría al cliente junto con las propuestas de ajustes y reclasificaciones necesarias que se han detectado.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los auditores de cuentas para mantenerse al día en cuento las nuevas normativas fiscales y laborales.

Procesos de una empresa que se dedica a la Administración de fincas

En el caso de una administración de fincas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades que tiene la comunidad que se va a administrar: número de comuneros, cuentas pendientes de cobro, litigios anteriores pendientes de resolución, etc.
• Proceso de producción: este es el momento en cual se comienza a llevar la gestión administrativa de la comunidad en el cual se realiza la contabilidad y la gestión de los cobros y pagos y el seguimiento a los comuneros morosos. Además se atenderán las incidencias aparecidas en la comunidad que requieran de un mantenimiento preventivo y correctivo por parte de las empresas proveedoras de estos servicios.
• Proceso entrega del servicio: en el cual se realizan las reuniones en convocatorias ordinarias y extraordinarias para comunicar por parte de la junta directiva la situación económica y administrativa de la comunidad que se está administrando.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los auditores de cuentas para mantenerse al día en cuento las nuevas normativas fiscales y laborales.

Procesos de una empresa que se dedica a la Formación Víal

En el caso de una empresa que se dedique a la formación vial tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades que tiene el alumno: conocimientos sobre el manual de circulación, así como habilidades previas para la circulación y manejo del vehículo.
• Proceso de producción: en el cual se preparan las clases teóricas que se van a impartir.
• Proceso entrega del servicio: este es el momento en cual se comienza a impartir las clases teóricas, prácticas y se resuelven dudas de los alumnos. A su vez se preparan los alumnos al examen teórico y práctico y se acompañan a los alumnos dichos días.
• Proceso postventa: se comunican los resultados del examen teórico y práctico a los alumnos y se tramitan los permisos de circulación para aquellos alumnos que hayan superado los exámenes.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los docentes para mejorar sus habilidades comunicativas y posibles modificaciones en el código de circulación.

Procesos de una empresa que se dedica a la Formación profesional para el empleo

En el caso de una empresa que se dedique a la formación profesional para el empleo tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades formativas de los alumnos y sus preferencias de sectores para insertarse en el mercado laboral. A su vez se le asesora en base a la oferta formativa disponible.
• Proceso de producción: en el cual se preparan las clases teóricas que se van a impartir.
• Proceso entrega del servicio: este es el momento en cual se comienza a impartir las clases teóricas-prácticas y se resuelven dudas de los alumnos. A su vez se preparan los alumnos al examen teórico-práctico y se realiza el examen finalmente por la entidad formadora u otra entidad externa.
• Proceso postventa: se comunican los resultados del examen teórico y práctico a los alumnos y se tramitan los certificados de profesionalidad o certificados de aprovechamiento de la actividad formativa.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los docentes para mejorar sus habilidades comunicativas y métodos didácticos de enseñanza.

Procesos de una empresa que se dedica a la Compra y venta de productos de alimentación

En el caso de una empresa que se dedique a la compraventa de productos de alimentación tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades de los clientes en relación a los productos que se distribuyen.
• Proceso de compras: en el cual se compran las posibles referencias de productos que no se encuentren en stock.
• Proceso de producción: en el cual se preparan los pedidos para entregar a los clientes.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se entregan las referencias solicitadas por el cliente.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas, reclamaciones o devoluciones que puedan existir una vez entregado el producto

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los docentes para mejorar sus conocimientos respecto a la trazabilidad y seguridad alimentaria.

Procesos de una empresa que se dedica a la Reclutación de Recursos Humanos

En el caso de una empresa que se dedique a la reclutación de recursos humanos para ponerlos a disposición de sus clientes mediante un contrato de puesta a disposición tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades de los clientes en cuanto a recursos humanos: cubrir un puesto determinado con unas competencias solicitadas (experiencia, conocimientos habilidades, etc).
• Proceso de producción: en el cual se buscan a los candidatos de entre la base de datos de la reclutadora con el perfil solicitado por la empresa cliente. De no encontrarse se pondrá un anuncio para la reclutación de personal con las características solicitadas.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se pone a disposición el recurso humano seleccionado en el puesto de trabajo de la empresa cliente.
• Proceso postventa: en la que se realizará un seguimiento a las tareas desempeñadas por el trabajador y su adaptación al puesto de trabajo en la empresa cliente.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los reclutadores para mejorar sus habilidades y técnicas a la hora de realizar las entrevistas a los candidatos.

Procesos de una empresa que se dedica a la Instalación de protección contra incendios

En el caso de una empresa que se dedique a las instalaciones de protección contra incendios tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las características de las instalaciones del cliente (dimensiones y distribución) para calcular las medidas a adoptar y elementos de protección contra incendios a instalar.
• Proceso de producción: en el cual se realizan los diseños oportunos, esquemas unifilares y se preparan los elementos que se van a instalar en el cliente.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se realiza la instalación de las medidas necesarias contra incendios. Así mismo se realizará la puesta en marcha y prueba de las medidas instaladas.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a los posibles defectos en la instalación que cubren el periodo de garantía de la instalación realizada.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza una calibración a los equipos de medida con los que trabaje la organización.

Procesos de una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas

En el caso de una empresa que se dedique al diseño y desarrollo de aplicaciones informáticas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades tecnológicas del cliente (uso previsto de la aplicación, funcionalidades requeridas y otros requisitos del cliente).
• Proceso de producción: en el cual se comienza los trabajos de diseño y desarrollo de la aplicación.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se entrega la aplicación al cliente instalándola en el servidor solicitado por este haciendo las pruebas pertinentes para asegurar su correcto funcionamiento.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a los posibles bugs, fallos de funcionalidad y otros fallos que puedan aparecer los cuales están cubiertos por el periodo de garantía del diseño y desarrollo realizado.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los diseñadores y programadores para mejorar sus conocimientos respecto técnicas de diseño y desarrollo.

Procesos de una empresa que se dedica a las Artes Gráficas (Imprenta)

En el caso de una empresa que se dedique a las artes gráficas tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades de impresión del cliente. El tipo de trabajo a imprimir y tipo de acabado tras la impresión (posible manipulado en caso de libros, folletos, dípticos, trípticos, etc).
• Proceso de producción: en el cual se comienza los trabajos de pre-impresión, impresión y pos-impresión.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se entrega el trabajo impreso al cliente en las instalaciones de la empresa gráfica o en las instalaciones del cliente.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a los posibles errores detectados por el cliente en el trabajo de impresión realizada.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza un mantenimiento preventivo a la infraestructura y equipos de la organización.

Procesos de una empresa que se dedica a la realización de Ensayos para materiales de construcción

En el caso de una empresa que se dedique a la realización de ensayos para materiales de construcción tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian las necesidades que tiene el cliente respecto al material de construcción que se quiere ensayar.
• Proceso de producción: en el cual se recibe o se va a recoger a las instalaciones del cliente la muestra del material que se va a ensayar y se comienza el trabajo de ensayo que termina con un informe con los resultados.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se entrega el informe de ensayo con los resultados obtenidos.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles dudas acerca de los resultados presentados o solicitudes de repeticiones de ensayos.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza una calibración a los equipos de medida con los que trabaje la organización.

Procesos de una empresa que se dedica al alojamiento de personas mayores en situación de dependencia

En el caso de una empresa que se dedique al alojamiento de personas en situación de dependencia tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se solicita un informe médico para conocer las capacidades cognitivas y físicas de la persona que se va a alojar.
• Proceso de producción: en el cual se preparan los recursos que debe tener a disposición la persona alojada en función de las capacidades cognitivas y físicas (adaptaciones en el entorno interno y grado de ayuda de profesionales para realizar las actividades de la vida cotidiana).

• Proceso entrega del servicio: este es el momento en cual se presta el servicio de ayuda en la vida diaria y alojamiento a la persona en el centro. Se realizarán así mismo una serie de actividades para mantener, en la medida de lo posible, las capacidades cognitivas y físicas de los residentes.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de formación interna que pueden realizar los profesionales que trabajan dentro del centro para mejorar sus habilidades sociales y conocimiento de posibles nuevas técnicas para el cuidado de los ancianos.

Procesos de una empresa que se dedica a la reparación de vehículos

En el caso de una empresa que se dedique a la reparación de vehículos tendrá sus procesos divididos de una manera parecida a esta:

• Proceso análisis de la solicitud petición del cliente: en el cual se estudian el estado de los vehículos y la avería originada.
• Proceso de compras: en el cual se compran las posibles referencias de piezas y materiales que no se encuentren en stock dentro del taller.
• Proceso de producción: en el cual se repara el vehículo y se prueba para comprobar la reparación correctamente ejecutada.
• Proceso entrega del producto: este es el momento en cual se entrega el vehículo al cliente.
• Proceso postventa: en la que se atenderán a las posibles dudas, sugerencias, quejas, reclamaciones o devoluciones que puedan existir una vez entregado el vehículo y que están cubiertos por el periodo de garantía.

Fuera de este ciclo productivo también existirán procesos de apoyo como puede ser el proceso de mantenimiento de infraestructura en el cual se realiza un mantenimiento preventivo y correctivo a la infraestructura y equipos de la organización.

Conclusiones

En las organizaciones existen diferentes tipos de procesos:

• procesos estratégicos,
• procesos operativos,
• procesos de apoyo,
• procesos de gestión.

Todos los procesos que están relacionados con la producción en las empresas son los procesos operativos.

Las empresas establecerán sus procesos en base a los recursos que tengan disponibles (recursos humanos, recursos tecnológicos, recursos económicos) y el know-how adquirido durante sus años de existencia en el mercado.

Por lo tanto dos empresas que actúen en el mismo sector tendrán probablemente procesos parecidos pero no iguales.

Bueno pues esto es todo lo que quería contarte acerca de los procesos de una empresa.

¿lo tienes más claro ahora? ¿Qué información echas en falta en este post o qué podría haber explicado mejor?

Te esperamos en los comentarios.

Foto: Ilustración de engranajes

Fuente: Freepik

*Iván Torres: Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran Canaria, IRCA Certified ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-00555531.

En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto para mejorar la gestión de las empresas.

También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las organizaciones a ser más competitivas.

Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.

Tomado de: https://iveconsultores.com