AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS: ¿CÓMO FUNCIONA? ¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS?

La automatización de procesos es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente. ¡Comprende cómo!

La automatización de procesos es la operacionalización de un proceso que antes se ejecutaba manualmente, utilizando la tecnología y la integración de sistemas y datos.

Esto es un paso importante en la gestión empresarial, capaz de generar competitividad, eficiencia y valor al cliente.

Por lo tanto, hoy comprenderás cómo funciona y cuál es el objetivo de la automatización de procesos, cómo aplicarla en la gestión de procesos de negocio (BPM) y cuáles son las ventajas para tu organización.

¿Qué es la automatización de procesos?

Para facilitar la comprensión, trasladaremos la automatización de procesos a nuestra rutina diaria. Usamos la tecnología a nuestro favor varias veces, ahorrando tiempo y esfuerzo: usando una aplicación de comida a domicilio o teniendo una casa inteligente, donde controlas la temperatura del aire acondicionado por teléfono celular.

En una simple analogía, la automatización de procesos podría compararse con algo similar, pero aplicado a la realidad empresarial.

¿Cuál es el propósito de la automatización de procesos?

El principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el progreso del flujo de trabajo en una organización.

Con la automatización, es posible reducir costos, tiempo, desperdicio, aumentar la productividad, minimizar fallas y controlar, en tiempo real, todos los procesos comerciales.

Es posible sustituir las actividades manuales por automatizadas o utilizar software y sistemas para respaldar diferentes actividades.

Para una mejor comprensión, imagina un proceso de solicitud de compra. Realizado de forma "manual", el equipo de Compras debe negociar con los proveedores por teléfono o correo electrónico, esperar las devoluciones, remitirlas al responsable de aprobar los presupuestos y localizar el centro de costos, entre muchas otras operaciones.

Ahora piensa que todos estos procesos están concentrados en un mismo sistema, de forma automatizada. A través de formularios y pasos ya predefinidos y diseñados en la herramienta, todo el flujo de compra organizacional se puede estandarizar y realizar en línea, incluyendo:

• Fase de aprobación del presupuesto, en la que basta con designar al responsable.
• Cotización, con generación automática para proveedores.
• Evaluación de la viabilidad técnica, mediante reglas comerciales predefinidas.
• Negociación de valores, basada en reglas de costos.
• Aprobación.
• Recibo de pago.
• Contratación.

Cualquier empleado que tenga acceso al sistema puede seguir el progreso del proceso y actuar en consecuencia. Esto evita errores y acelera la ejecución de actividades, entre otros beneficios.

¿Cómo automatizar un proceso?

Todo lo anterior se puede hacer a través de una herramienta para la automatización de procesos.

Una empresa que se enfoca en procesos y pone en práctica la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) busca la mejora continua.

A través del análisis y control de procesos, el objetivo es siempre mejorar el flujo de trabajo, de manera que se puedan corregir los errores y alcanzar los objetivos estratégicos.

Para ello, se utiliza un BPMS (Business Process Management Suite o System), que es el software que mapea, automatiza, ejecuta y monitorea procesos, siguiendo la disciplina BPM en todas sus etapas.

Entre las etapas de la gestión de procesos, la automatización de procesos está presente, sobre todo, en tres de ellas:

Implementación: al utilizar el BPMS para insertar los procesos modelados y formularios electrónicos, definiendo responsables y prioridades. En este momento, también se brinda capacitación a todos los profesionales involucrados en el proceso, para que comprendan el funcionamiento de los sistemas.

Despliegue y ejecución: cuando se pone en práctica el mapeo de procesos, ejecutando las propias actividades.

Monitoreo: al monitorear los procesos, verifica si el proceso es el esperado y monitorea las metas y objetivos. Esta fase será mucho más fácil con un proceso ya automatizado, ya que tendremos la información del proceso ya en un sistema y la confiabilidad de la información será mayor. El monitoreo se puede realizar automáticamente y se pueden enviar alertas para casos críticos.

Estos tres pasos se llevan a cabo luego de una serie de pasos previos, donde se evalúan los procesos de negocio reales (fase denominada “AS IS”), se encuentran problemas y luego se realiza un rediseño de estos procesos, considerando los objetivos que la organización quiere lograr (fase “TO BE”). El mapeo se implementa, de esta forma, en el BPMS.

A partir de lo que se ejecuta, los gestores de procesos pueden evaluar el avance de las actividades y, a partir de ahí, volver al modelado para mejorar posibles fallos y cuellos de botella.

Obtén más información sobre el mapeo de procesos y las fases AS IS, TO BE y TO DO.

¿Qué es un sistema BPMS?

El sistema BPMS es Suite de Gestión de Procesos Empresariales, una herramienta creada para automatizar y transformar todos los procesos, de un extremo a otro.

En este software, que puede estar disponible en la nube, es posible mapear los procesos, modelarlos, ponerlos al control de los empleados, monitorearlos, analizar los datos relacionados con los procesos y, con base en esta información, mejorarlos.

A través de una notación, el BPMN, se crea un flujo de trabajo diseñado que es comprensible para todos los involucrados. Desde allí, basta con acceder al sistema para poner en práctica el flujo.

RPA x BPMS

Quizás también hayas oído hablar de RPA (Robotic Process Automation), un método para automatizar tareas. En un sistema RPA, los robots pueden determinar la secuencia de comandos que una persona haría y aprender a repetir inteligentemente esos procesos.

Este es el caso de correos electrónicos automáticos, chatbots y robots que hacen cálculos matemáticos complejos y otros.

Entonces, ¿cuál es la diferencia entre RPA y BPMS?

Básicamente, BPMS es mucho más amplio, ya que es un sistema que permite no solo automatizar tareas específicas, sino también gestionar por procesos (BPM) de forma general y completa.

Los conceptos se pueden utilizar de forma complementaria, es decir, se utiliza RPA para automatizar las tareas determinadas en BPM y ahora se gestionan a través de BPMS.

¿Cómo seleccionar procesos para la automatización?

A continuación puedes ver algunos consejos para seleccionar y mantener procesos para la automatización:

1. Haz un mapeo organizacional. El primer paso es verificar los procesos de la organización para tener una visión sistémica de la operación e identificar posibles cuellos de botella, actividades duplicadas o que no agregan valor.

Luego de identificar los problemas, es necesario seleccionar un proceso para volverse más eficiente, eliminando debilidades y desperdicios.

2. Evalúa el proceso seleccionado y su potencial. Después de hacer el mapeo y seleccionar un proceso, se debe hacer una evaluación para ver si, al automatizar el proceso, se excederán los recursos invertidos, si se eliminarán los errores, se reducirán los costos a largo plazo y otros factores de ganancia con el proceso.

3. Establece un cronograma y un equipo para la implementación. Al definir el cronograma, las expectativas deben estar alineadas con todo el equipo que participa en el proceso, y se recomienda que la implementación se haga por etapas, si hay más de un proceso o es un proceso mayor.

A medida que se priorizan nuevos procesos, también se deben verificar las intersecciones entre los procesos existentes.

En el cronograma, también se deben considerar las pruebas para encontrar y corregir fallas. Se recomienda que sea un equipo que contenga personas responsables de todas las áreas involucradas en el proceso.

4. Programa de entrenamiento. Programa las capacitaciones con todos los participantes en cada una de las etapas del proceso.

5. Supervisa siempre. Al implementar el proceso automatizado, es necesario mantener un análisis para evaluar los resultados. Este análisis se suele realizar mediante indicadores y gráficos.

De esta forma será posible encontrar puntos que necesiten ser mejorados y también confirmar puntos positivos. Con eso, el ciclo comenzará de nuevo en el mapeo organizacional.

¿Cómo sé si mi empresa necesita automatización?

Si tuviéramos que responder a esa pregunta rápidamente, la respuesta sería que siempre se necesita. Después de todo, ¿qué empresa no se beneficiaría de acelerar sus procesos, eliminar errores o ganar calidad?

Pero existen algunos síntomas que muestran que tu empresa necesita automatizar sus procesos, como por ejemplo:Ruidos de comunicación: si el sector de Compras envió la solicitud de aprobación del presupuesto y no recibió respuesta, esto es una señal de que alguna etapa del proceso se perdió en el camino. Sin embargo, con la automatización de procesos eso no sucede.

Acciones fuera de alineación con la estrategia general del negocio: BPM tiene un objetivo principal, que es hacer que toda la organización opere en línea con los objetivos estratégicos. Por lo tanto, los procesos siempre se modelan con un enfoque en esta guía.

Procesos no estándar: la falta de estandarización en los procesos abre la puerta a fallas, desperdicios y reelaboraciones, por lo que es importante definir reglas a seguir y automatizar todo esto en BPMS. Si una tarea se realiza de forma no estándar, el sistema puede evitar que continúe, por ejemplo.

Dificultad para encontrar problemas: si la productividad está disminuyendo pero no entiendes por qué, sé que la automatización de procesos te ayuda a identificar exactamente en qué paso del flujo de trabajo hubo un error.

Toma de decisiones sin fundamento: si tu gerencia toma decisiones basadas en "feeling", ten la seguridad de que estás perdiendo una ventaja competitiva. En BPMS, es posible extraer datos y gráficos para un análisis más profundo, ampliando el Business Intelligence de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización de procesos en una empresa?

Al automatizar procesos, utilizando un BPMS, es posible lograr varios resultados esenciales para el crecimiento empresarial. Éstos son algunos de los beneficios:

Reducción de costos

La reducción de costos es uno de los principales beneficios de la automatización de procesos combinada con BPM. Esto se debe a que es posible identificar gastos innecesarios en cada actividad y eliminarlos.

Estandarización de operaciones

Al estandarizar los procesos, la empresa puede garantizar una mayor calidad en las entregas, siguiendo todas las reglas del negocio. Las reglas también se pueden automatizar, haciendo que los procesos se lleven a cabo de acuerdo con las pautas de los responsables.

Control de desempeño

También es posible establecer indicadores de desempeño y configurarlos automáticamente para facilitar el cumplimiento. Al final del proceso, es posible generar informes consolidados, que informarán los objetivos y resultados, facilitando la reestructuración, si es necesario, un bono para los profesionales y otras decisiones de gestión.

La toma de decisiones se puede realizar en tiempo real y de forma más asertiva.

Mayor agilidad operativa

La automatización de procesos puede acelerar todos los procesos, acortar los ciclos de producción, eliminar la repetición innecesaria y el tiempo entre actividades.

Esta optimización es ideal para quienes quieren aumentar la velocidad y la eficiencia, ya que el tiempo es uno de los principales indicadores de productividad.

Múltiples formas de interacción

La automatización de procesos te permite conectar muchos medios de interacción, como dispositivos móviles, el portal de la empresa, correo electrónico corporativo, sistemas heredados en obsolescencia y otros. Esto te da agilidad al proceso y facilita su avance.

Tareas accesibles para todos los actores

Todos los profesionales involucrados en los procesos 

- sea el ejecutor o el gerente 

- tendrán fácil acceso a las actividades, pudiendo conocer el avance de las tareas en tiempo real.

Con BPMS, es posible distribuir las tareas de forma automática, definiendo los responsables del proceso y el centro de coste cubierto.

Facilidad para establecer prioridades

Los administradores de procesos pueden determinar qué actividades son más importantes para realizar primero, haciéndolas visibles para los profesionales e incluso bloqueando las actividades de baja prioridad. Así, se centra en lo esencial, evitando pérdidas de tiempo y esfuerzo.

Trazabilidad del proceso

Los procesos automatizados se vuelven más fáciles de monitorear y rastrear. Cada vez que se ejecuta el proceso, todos los datos estarán disponibles y documentados, como quién realizó el proceso, qué hizo, cuándo, con qué recursos, etc.

Además del control de los gerentes, los procesos también son fácilmente auditables, generando transparencia para la organización.

Integración con sistemas

BPMS se puede integrar con otras plataformas y sistemas internos, como compras, RR.HH., marketing, gestión de proveedores e inventario, y sistemas externos, como el Servicio de Impuestos Internos y la Oficina de Correos, automatizando todas las actividades y uniéndolas.

Las bases de datos también se integrarán en un sistema de información común, ampliando la inteligencia competitiva.

Como puedes ver, contar con procesos automatizados es muy importante para la mejora continua, ya que facilita la búsqueda de fallas, la corrección oportuna y la medición de resultados.

Finalmente, una organización con sus procesos optimizados es capaz de entregar a los clientes y partes interesadas un mayor valor agregado.

Si estás interesado en la automatización de tus procesos de negocio, ve cuáles son los factores clave para elegir un buen BPMS para tu empresa.

Tomado de: https://www.sydle.com/

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: UNA ÚNICA PLATAFORMA CON TODAS LAS SOLUCIONES PARA TU NEGOCIO

Conoce qué es la gestión integral, cómo implementarla y comprende cómo una única plataforma es capaz de transformar todos los procesos de tu empresa.

Un sistema integrado de gestión garantiza que todos los procesos y equipos estén alineados y trabajen por los mismos objetivos. Para hacerlo de la mejor manera, nada como una plataforma all-in-one, con todas las soluciones que tu empresa necesita.

Para tener un entorno corporativo que funcione, es fundamental tener una gestión integral e integrada.

Las empresas con sectores independientes, con diferentes objetivos, parecen luchar por objetivos individuales. Y eso, siendo sinceros, no tiene ningún sentido cuando se quiere lograr un mejor desempeño organizacional, obtener una ventaja competitiva y brindar una mayor satisfacción al cliente.

Pero lo cierto es que esta gestión descentralizada es muy común en el mercado, ya que no siempre es fácil integrar la empresa. Y cuanto más compleja es una organización, mayor es la necesidad de centralizar procesos y decisiones sin que los sectores pierdan su autonomía.

Por eso, en este post te mostraremos cómo poner en práctica la gestión integral y cuáles son las mejores plataformas para ello.

¿Qué es la gestión integral?

La gestión integral es una forma de gestionar una empresa basada en procesos y objetivos unificados. Diferentes sectores sirven a una administración conjunta, a favor de las mismas estrategias.

Al concentrar las diversas áreas en una vista integrada, el negocio se vuelve mucho más eficiente, mediante una comunicación más fluida y menos puntos muertos en su día a día. El resultado es un servicio o producto de mayor calidad para el cliente y audiencias más satisfechas en general. A largo plazo, se mejorará toda la cadena operativa del negocio.

¿Cómo implementar la gestión integral?

Para que la gestión integral se ponga en práctica es necesario crear una cultura organizacional concisa, en torno a los mismos objetivos, preferentemente segmentada en procesos.

La planificación estratégica es fundamental para diagnosticar la situación actual de la empresa y hacia dónde quiere llegar. Es decir, establecer metas globales e involucrar a los empleados de todas las áreas para que realicen sus funciones y ejecuten los procesos en base a estos objetivos.

Para ello, es necesario implementar un sistema integrado de gestión que abarque los procesos de negocio, de punta a punta. Una plataforma digital puede automatizar los procesos, trabajando de forma integrada.

¿Cómo puede una sola plataforma integrar todos los procesos de negocio?

Pero ¿qué tipo de plataforma es la adecuada para tu negocio? Aquí es importante comprender cuáles son los procesos y qué software corporativo es capaz de satisfacer estas demandas.

Una plataforma digital corporativa all-in-one es capaz de concentrar, en un mismo sistema, soluciones de CRM, Billing, E-commerce, Analytics, BPM, ECM, Reclutamiento y Selección (R&S) y otras soluciones.

Así, los procesos financieros, de inventario, de marketing, administrativos, de RR.HH., de ventas y otros pueden ser visualizados, ejecutados y transformados por la misma plataforma.

Esto facilita la comunicación entre áreas, ya que todas tienen acceso a los mismos procesos.

Organiza la rutina de cada empleado, asignando las responsabilidades y metas de cada uno a cada proceso.

Permite estandarizar las entregas.

Hace que los datos sean más confiables y seguros.

Y mejora el servicio al cliente.

Imagina, por ejemplo, la combinación de un Sistema BPMS con ECM y Analytics integrado. Un BPMS automatiza todos los procesos, insertándolos de forma transparente en el sistema, con reglas de negocio implementadas, plazos y responsables establecidos.

ECM (Enterprise Content Management) se encarga de almacenar, digitalizar, compartir e interpretar todos los documentos inherentes a estos procesos y, con Analytics, es posible procesar los datos incluidos en estos contenidos y analizarlos de forma inteligente. Los conocimientos extraídos de este análisis sirven como base para la toma de decisiones, haciendo que la empresa sea más eficiente y centrada en sus objetivos.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema integrado de gestión?

Un sistema integrado de gestión, como uma plataforma all-in-one, funciona íntegramente en la nube, es decir, está disponible en un entorno online, con actualizaciones en tiempo real y disponible para todos los involucrados en los procesos (empleados, gerentes, proveedores, etc.).

No siempre es fácil encontrar una plataforma lista para usar que satisfaga tus necesidades comerciales particulares. Por lo tanto, es interesante tener una plataforma low-code, que tiene plantillas predefinidas que son más fáciles de programar y un simple sistema de "arrastrar y soltar" para personalizar las soluciones a la realidad de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios de esto? 

Velo a continuación:

Eliminación de tareas repetitivas

Con información centralizada, se elimina la necesidad de actualizar sectores a través de correos electrónicos o incluso tomar información de forma manual. Todos tienen acceso a la misma información a través del sistema. Esto también reduce el reproceso, ya que la automatización puede evitar que se repita una tarea que ya se ha completado.

Seguridad y confiabilidad

Los procesos automatizados se insertan en entorno online y seguro, donde es posible comprobar la fiabilidad de la información.

Reducción de costos

La gestión integral permite eliminar las burocracias internas, prevenir fallos y reducir el tiempo necesario para completar las tareas. Todo esto acaba minimizando los costos operativos.

Estandarización y optimización de procesos

A través de un sistema todo en uno con BPM, es posible establecer estándares de proceso y actuar sobre ellos para optimizarlos. Todo el equipo estará enfocado en la mejora continua.

Transparencia de procesos

A través de un sistema all-in-one, todos los procesos que realizan los empleados se documentan en una única ubicación, lo que los hace más transparentes además de facilitar el mantenimiento, almacenamiento y búsqueda de la información.

Productividad incrementada

Toda esta mejora de la eficiencia hace que la empresa sea más productiva, con menos pasos innecesarios y pérdida de tiempo. Cada empleado es consciente de su función y objetivos, comprometiéndose más con el conjunto.

Mayor competitividad

Todos los beneficios mencionados anteriormente relacionados con la mejora de la productividad, la transparencia, la optimización de procesos y la reducción de costos generan una mayor competitividad de la empresa, ya que se pueden tomar decisiones más estratégicas.

¿Cómo implementar un sistema integrado de gestión?

Identifica tus necesidades

Primero es necesario realizar un análisis para identificar qué puntos de tu empresa se beneficiarían más con un sistema integrado de gestión. A partir de esta encuesta, del análisis de cuellos de botella y demandas, podemos verificar qué proceso debe iniciarse.

Elige un sistema de calidad

Hay muchos sistemas disponibles en el mercado, pero es necesario realizar un análisis cuidadoso para verificar si el sistema se ajusta a tu demanda.

Capacita a tus empleados

Realiza capacitación con los empleados para que puedan comprender el sistema y reconocer los recursos disponibles.

Supervisa los resultados y mantén el sistema en funcionamiento

Es necesario monitorear las acciones en el sistema para verificar las mejoras con su implementación. No sirve de nada implementar un sistema como este y no monitorear el desempeño de tu empresa después de la implementación.

Desde los puntos de mejora planteados, serán implementados y monitoreados para verificar su eficiencia.

Tomado de: https://www.sydle.com/

 

ENTIENDE QUÉ ES GESTIÓN DE VENTAS Y CÓMO IMPULSAR TU NEGOCIO

Lee este artículo y descubre en qué consiste la gestión de ventas y qué puedes hacer para optimizarla y generar cada vez mejores resultados comerciales.

La gestión de ventas es un conjunto de prácticas que van desde la contratación, capacitación y coordinación del equipo de ventas de un negocio hasta la optimización de las estrategias comerciales y se puede optimizar con los diversos recursos que ofrece la tecnología.

Las ventas son el motor de cualquier negocio, por lo que la gestión de ventas es una de las funciones más importantes dentro de cualquier empresa.

En este sentido, para una buena gestión, es importante considerar el mercado y su evolución, ya que los consumidores han cambiado drásticamente con el uso cada vez más intenso de la tecnología, influyendo directamente en el proceso de compra.

En este artículo, te mostraremos todo que debes saber sobre la gestión de ventas y qué es lo que puedes hacer para optimizarla cada vez más y así obtener mejores resultados. ¿Empezamos?

¿Qué es la gestión de ventas?

La gestión de ventas es el proceso que incluye contratar, capacitar, motivar y coordinar al equipo de ventas de una organización, creando estrategias, orientando y optimizando las operaciones de acuerdo con el desarrollo del mercado y las necesidades de la empresa.

Cabe destacar que en la gestión de ventas es importante estar atento no solo a las necesidades internas, sino principalmente a las oportunidades estacionales que pueden surgir y que puedan orientar mejor los procesos de ventas.

¿En qué consiste el proceso de ventas?

El proceso de ventas es un conjunto de actividades realizadas en cada uno de los canales de ventas, desde el primer contacto con el cliente hasta la concretización de la venta. Estos procesos deben ser siempre repensados con el objetivo de mejorar cada vez más los resultados.

Ventas en la era digital

El proceso de ventas ha cambiado con el tiempo, los clientes cada vez están más exigentes e informados. Diversos estudios muestran que hoy en día, gran parte de los consumidores investigan en línea antes de comprar. Sin duda, esto se ha hecho aún más fuerte después de la pandemia, ya que los consumidores no solo están investigando más, sino también están comprando cada vez más por Internet.

Es evidente que la era digital trae grandes oportunidades para las empresas, en las que la innovación debe orientar su destino y, de este modo, será posible aprovechar estas oportunidades correctamente.

¿Cómo impulsar las ventas de tu negocio?

Efectivamente, en la tecnología, es posible encontrar las más diversas soluciones capaces de impulsar las ventas de cualquier producto o servicio. Por eso, ahora te mostramos algunos de los recursos que tienes a disposición.

CRM de ventas ¿Qué es CRM?

CRM son las siglas de Customer Relationship Management, o en español Gestión de Relaciones con el Cliente. Se refiere al proceso de gestión de la base de clientes y su camino por el embudo de ventas, proporcionando una visión total del cliente y todas sus interacciones con la empresa.

Sin embargo, debemos destacar que una solución CRM no siempre abarca todos los canales de la empresa. Por eso, hoy, más que nunca, que el contacto con los clientes es importante a través de cualquiera de sus canales, un CRM omnicanal es el ideal.

¿Cómo el CRM revoluciona el departamento de ventas?

A continuación, te mostramos cómo el CRM puede influir positivamente en el departamento de ventas.

Simplifica las ventas

Con todos los datos de contacto de un cliente organizados y de fácil acceso, es posible utilizar la información para acortar el proceso de ventas.

Centraliza las operaciones de ventas

Las soluciones CRM se pueden integrar con otras herramientas y canales de comunicación existentes. Esto permite concentrar todas las tareas en una plataforma unificada, facilitando el acceso a los datos y el seguimiento de cada cliente.

Mejora la precisión de los datos del cliente

Se eliminan los errores tan frecuentes provenientes del ingreso de los datos manualmente, ofreciendo datos exactos y completos.

Identifica cuellos de botella en el proceso de ventas

Es posible generar informes inteligentes que facilitan la identificación de problemas en cualquiera de las etapas del proceso de ventas. De esta forma, se pueden corregir con mayor facilidad.

Facilita la gestión de ventas

Al contar con una buena solución CRM, es posible filtrar los clientes potenciales más próximos de la conversión para enfocarse en ellos. Además, también es más fácil adaptar las promociones de acuerdo con el perfil del cliente con foco en su conversión.

Mantiene una descripción detallada del historial del cliente

Todos los contactos con los clientes, sea con el departamento de marketing o ventas, se pueden archivar. Con esa información, los contactos futuros se pueden personalizar y así, mejorar la experiencia del cliente.

Automatiza el flujo de trabajo

Al automatizar el flujo de trabajo, el equipo se mantiene enfocado exclusivamente en las ventas y no se distrae con problemas operativos.

Mejora la previsión, el análisis y los informes

Los análisis son mucho más sencillos, ya que todos los datos están en un mismo lugar. Además, es posible generar informes inteligentes para optimizar el proceso de venta, el envío de ofertas, la asignación de los equipos y lo que más sea necesario.

E-commerce ¿Qué es un e-commerce y cuáles son sus tipos?

Un e-commerce, también conocido como comercio electrónico, es la compra y venta de productos o servicios a través de Internet, que incluye la transferencia de dinero y de datos para concluir las transacciones.

Podemos mencionar los cuatro tipos más comunes de e-commerce:

• B2C, o Business to Consumer, es el más popular, donde la empresa vende para el consumidor, por ejemplo, una boutique online.
• B2B, o Business to Business, es el comercio entre dos empresas, por ejemplo, un fabricante de maquinaria para la industria textil.
• D2C, o Direct to Consumer, cuando el propio productor le vende al consumidor, por ejemplo, Netflix.
• C2C, o Consumer to Consumer, es un consumidor que le vende a otro consumidor, por ejemplo, la venta de productos usados en plataformas especializadas.
• C2B, o Consumer to Business, cuando un consumidor le vende sus productos o servicios a una empresa. Por ejemplo, un programador que desarrolla una aplicación y se la vende a una empresa.

¿Cómo un e-commerce contribuye con las ventas de un negocio?

Un e-commerce puede contribuir notablemente para aumentar las ventas de una empresa.

Las compras pueden hacerse desde cualquier lugar, en cualquier horario, con más rapidez y practicidad.

Facilita la personalización y mejora la experiencia del cliente.

Elimina o reduce las barreras geográficas y permite un mayor alcance.

Minimiza los costos, ya que no los gastos con estructuras físicas dejan de existir o se reducen mucho.

Gestión de Procesos de Negocio (BPM)

¿Qué significa BPM?

BPM, o Business Process Management, es una disciplina de gestión enfocada en optimizar los procesos de una organización, simplificándolos para obtener mayor eficiencia y eficacia, considerando siempre el valor agregado para el cliente.

¿Cómo el BPM ayuda en las ventas?

Al simplificar y facilitar los procesos con ayuda de la automatización, es posible crear flujos de trabajo mucho más eficientes y ágiles acortando los flujos de trabajo del ciclo de ventas.

De este modo, con BPM, es posible automatizar, por ejemplo, el proceso de aprobación de facturas, la gestión del stock, el proceso de solicitudes especiales, entre otras cosas que contribuirán con un proceso de ventas más dinámico y eficaz.

Beneficios de la integración de CRM y BPM

Por un lado, CRM permite construir relaciones más sólidas con los clientes, utilizando la información generada en cada contacto. Por otro lado, BPM simplifica y facilita los procesos, permitiendo tener un panorama general de lo que puede ser optimizado.

Por lo tanto, si se unen estas dos herramientas, podemos tener con mayor agilidad procesos optimizados centrados en el cliente. Mira algunos beneficios más concretos a continuación.

Notificaciones oportunas y precisas

Cuando tenemos una solución CRM integrada con un BPMS (sistema de BPM), los leads generados a través del email pueden delegarse a un representante comercial. Además, otras oportunidades de ventas se pueden monitorear.

Gestión de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

La integración de estas dos herramientas permite que diversos KPI puedan ser rastreados y analizados. Y esto es fundamental para orientar la toma de decisiones y los cambios en la operación necesarios para mantener y maximizar los resultados.

Colaboración multifuncional

Los feedbacks de los clientes pueden contribuir con los diferentes procesos comerciales cuando se cuenta con estas dos soluciones integradas.

Automatización

Procesos como la actualización de los contactos o la distribución de la información de los leads para los nuevos representantes se pueden automatizar, reduciendo los costos y el tiempo utilizado.

Todo esto se refleja en procesos mejorados, mejor experiencia de cliente, informes valiosos sobre pérdidas y ganancias, distribución uniforme de información, entre otros.

Analytics ¿Qué es Sales Analytics?

Sales Analytics consiste en el uso de la tecnología y de los procesos de análisis para medir, gestionar y analizar toda la información de ventas. De este modo, es posible entender mejor la información y utilizarla para una toma de decisiones más precisa.

¿Cuál es la importancia de Analytics para las ventas?

No cabe duda de que Sales Analytics puede proporcionar la ventaja competitiva que toda empresa busca, ya que brinda mejoras significativas para la eficiencia, la efectividad y el crecimiento.

Veamos esto con mayores detalles:

• Mejora la generación de leads, ya que los datos te ayudan a identificar al cliente en el momento adecuado para ayudarlos a avanzar por el embudo.
• Optimiza el embudo de ventas, una vez que te permite entender cuándo y por qué las personas compran, para que puedas mejorar las funciones de venta y facilitar la conversión.
• Ayuda a identificar oportunidades, al brindarte una visión profunda de los datos de ventas que te permite descubrir las necesidades del cliente que aún no están satisfechas.
• Aumenta la eficiencia y la productividad, ya que te puede ayudar a encontrar cuellos de botella en el proceso de ventas.
• Ayuda a identificar a los mejores vendedores para cada tipo de cliente, una vez que, al analizar los datos, es posible entender los factores de éxito con determinados consumidores y así asignarles el vendedor más adecuado.
• Aumenta el lifetime value(pronóstico de valor neto atribuido a cualquier relación futura con el cliente) del cliente, ya que un análisis de datos permite prever cuáles son las mejores alternativas para generar oportunidades en una venta cruzada, por ejemplo.
• Ayuda a obtener el precio adecuado, pues, analizándose compras similares, es posible contar con la información necesaria para guiar los precios de venta.

CMS y ECM ¿Qué son CMS y ECM y por qué tu departamento de ventas debería adoptarlos?

CMS, también conocido como Content Management System o, en español, como Sistema de Gestión de Contenido, y ECM, Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial, son herramientas que ayudan a clasificar, organizar, almacenar, optimizar y distribuir el contenido que los equipos usan, en este caso, en el proceso de ventas.

De esta manera, es posible automatizar diversos procesos manuales y facilitar el acceso a estos documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

En un CMS o ECM, es posible encontrar diversos contenidos, como:

• Scripts de llamadas
• Planillas de correos electrónicos
• Documentos externos, como presentaciones, informes, casos de éxito, etc.
• Archivos multimedia, que pueden incluir seminarios, videos explicativos, etc.

Guías de estrategias de ventas

• Documentos comparativos entre el producto o servicio de la empresa con los de la competencia
• Todo tipo de documentos educativos para el equipo de ventas
• El equipo de ventas debe estar siempre preparado con las herramientas necesarias para concretar un negocio, esté donde esté. Pueden surgir oportunidades cuando menos lo espere y, si el representante comercial no cuenta con los recursos adecuados, será difícil aprovechar estas oportunidades.
• Además, al contar con un sistema de gestión de contenido para ventas, es posible compartir y presentar contenido, tener una presentación disponible para cualquier reunión y cualquier otro documento que se necesite, de forma práctica y rápida.
• Aprende más sobre qué es ECM y las ventajas para tu negocio.

Plataforma de gestión de ventas

Como puedes ver, la gestión de ventas puede ser claramente optimizada cuando se cuenta con la tecnología adecuada y, lo mejor de todo, integrada para ofrecer aún mejores resultados.

De este modo, ¿qué tal entender mejor la gestión integral? Lee el artículo Gestión integral: ¿Una única plataforma con todas las soluciones para tu negocio? y descubre cómo una plataforma es capaz de transformar todos tus procesos.

Tomado de: https://www.sydle.com/

 

¿CÓMO FUNCIONA LA GESTIÓN POR PROCESOS O BPM? ENTIÉNDALO AQUÍ

La Gestión por Procesos está relacionada con la gestión integrada de todos los procesos de la organización. Mientras la Gestión de Procesos es una disciplina de gestión que propone las mejores prácticas sobre cómo gestionar la empresa.

La Gestión por Procesos es una forma de dirigir empresas y organizaciones basándose en procesos, de modo que todos actúen en pro de objetivos comunes.

Para que un reloj funcione bien, sin fallas ni retrasos, todos los engranajes deben estar en perfecto estado, ¿verdad? La gestión por procesos es exactamente eso, pero aplicada a las organizaciones.

Como un reloj, las empresas se componen de partes y sistemas que trabajan juntos para un objetivo común (o varios). Colaboradores, sectores, equipos, recursos, todo debe funcionar sincronizado para asegurar un buen desempeño.

Pero ¿cómo controlar todos esos brazos y asegurarse de que vayan por el mismo camino?

Para ayudarte a centralizar y optimizar procesos y datos de diferentes áreas de tu empresa, te explicaremos cómo funciona la Gestión por Procesos y cómo puedes implementarla en tu negocio.

¿Qué es Gestión de Procesos y Gestión por Procesos?

Antes de diferenciar entre los términos Gestión de Procesos y Gestión por Procesos, es importante que comprendas:

¿Qué es un proceso?

Es un conjunto de actividades realizadas por personas o sistemas de una organización, con el objetivo de lograr un resultado, ya sea generando valor para el cliente, reduciendo costos o creando un producto o servicio.

Según el Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001), un proceso se entiende como las partes que interactúan entre sí para alcanzar un objetivo transformado entradas en salidas, que pueden ser la entrada del siguiente proceso.

¿Qué es la Gestión de Procesos?

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, acrónimo en inglés para Business Process Management) es, por tanto, una disciplina de gestión que propone las mejores prácticas en cómo gestionar la empresa, con un enfoque en la optimización de los procesos que la componen. Es importante recordar que BPM también es una piedra angular de la transformación digital.

Básicamente, la idea es poder mapear cómo se llevan a cabo realmente los procesos y, así, detectar las brechas u obstáculos presentes en la empresa, como retrasos en determinadas actividades, fallas y desperdicios, y descubrir maneras de solucionarlos.

La Gestión de Procesos requiere una visión por procesos. Comprende mejor a continuación.

¿Qué es la Gestión por Procesos?

La Gestión por Procesos propone un modelo operativo basado en procesos para empresas y organizaciones. Se trata de la interacción entre las áreas de todos los procesos de una empresa para que todas operen juntas, hacia metas estratégicas comunes.

Al contrario de una estructura empresarial funcional — más tradicional, con departamentos y jerarquía verticales —, la cultura de una empresa orientada a procesos se centra en analizar, definir, optimizar, monitorear y controlar los procesos de negocio para mejorar su desempeño y generar competitividad.

La Gestión por Procesos también requiere una visión de procesos. Comprenda mejor a continuación.

Visión por procesos X visión funcional

Existen diferentes estructuras organizativas en el mercado, cada una con su propio funcionamiento, fallas y realidades. Aquí, es necesario diferenciar dos modelos, que operan a través de diferentes visiones y culturas organizacionales: las empresas funcionales y aquellas orientadas a procesos.

Visión funcional

Organizaciones funcionales son aquellas empresas que tienen una jerarquía vertical, compuesta por juntas directivas y gerencias de diferentes departamentos, cada una con su rol en su respectivo departamento.

Es el modelo más común y tradicional del sistema actual, con un organigrama por áreas y niveles jerárquicos bien definidos.

Aunque ampliamente utilizado, ese modelo tiene algunas disfunciones que pueden dificultar un trabajo para fines comunes, como:

1. Cada sector tiene sus objetivos específicos

Una empresa distribuida en departamentos requiere que cada área cumpla con sus propios objetivos y, cuando analizamos la organización en su conjunto, estos pueden entrar en conflicto entre sí.

Mientras que un sector de Calidad, por ejemplo, tiene como objetivo producir con excelencia, el sector de Producción está interesado en ejecutar la actividad más rápido y con menos costos, lo que muchas veces puede afectar la calidad.

2. Cada sector tiene sus propios sistemas

Para cumplir con sus objetivos específicos, cada sector exige el uso de diferentes sistemas de información y automatización, que muchas veces no están integrados.

Los datos, en ese caso, se concentran en el departamento, cuando podrían ayudar a las decisiones de la empresa de forma integral.

3. Cada área tiene sus propias interfaces

Enfocados en sus propios objetivos, los profesionales de cada departamento interactúan con sus propios públicos de interés. Para ilustrarlo de forma sencilla, mientras las áreas de Logística y Compras interactúan con los proveedores, Calidad y Ventas están conectadas con los clientes.

Sin embargo, para lograr sus objetivos estratégicos, la organización necesita que el trabajo se realice de manera integrada para satisfacer todas las partes de la empresa.

Visión por procesos

Y ahí es exactamente donde entra la Estructura por Procesos, que comprende la cadena de valor de punta a punta e integra las diferentes actividades.

Como hemos visto, los procesos dentro de las organizaciones se llevan a cabo en varios departamentos diferentes y ellos deben comunicarse entre sí de manera transparente.

Si el interés es entregar un producto de calidad al cliente, pero con eficiencia y costos reducidos, el sector de Compras puede dejar de enfocarse solo en valores y agregar al servicio las demandas de otras áreas, como la calidad de los insumos a costo-beneficio.

Pero ¿cómo se puede hacer esto en la práctica?

Para que eso suceda, la lógica de la división organizacional debe ser por funciones y actividades, no por sectores.

En la visión por procesos, los comités se forman con miembros de varios departamentos diferentes, creando una gestión horizontal. En el comité se estipularán los dueños o propietarios del proceso (gerente de proceso), quienes serán los encargados de asegurar la mejora real del proceso y los analistas de negocio, para su operacionalización.

Así, es posible alinear problemas, proponer soluciones, priorizar y asignar recursos y monitorear de cerca el desempeño de los procesos.

El objetivo es solucionar problemas específicos que interferirán en el logro de resultados.

¿En qué consiste un proceso?

Comprender el concepto de proceso ayuda a entender cómo funciona el modelo enseñado anteriormente y, por supuesto, a poner en práctica la Gestión por Procesos.

El proceso es el conjunto de actividades que realizan profesionales de diferentes áreas o sistemas, cada uno con su especialidad, para alcanzar metas comunes, siempre en línea con los objetivos estratégicos globales de la organización.

El proceso, en general:

Tiene entradas y salidas, es decir, insumos, información y materias primas que se transforman en productos o servicios reales para el cliente del proceso.

Está fragmentado en actividades puntuales, que juntas (y en secuencia) llegan al resultado esperado.

Siempre debe ser mensurable y mensurado para permitir controlar los resultados.

¿Cómo se realiza la Gestión por Procesos?

Para ponerla en práctica, primero es necesario crear una cultura de procesos dentro de la empresa y abandonar la estructura funcional tradicional.

Los equipos necesitan involucrarse en las decisiones y en las nuevas formas de trabajar, insertarse y capacitarse para utilizar la herramienta de Gestión de Procesos (BPMS - Business Process Management System) y animarse a crear una cultura de comunicación más fluida y horizontal, siempre enfocándose en la entrega al cliente.

Luego, después de definir un comité y los responsables de los procesos, será necesario gestionar eficazmente los procesos.

¿Y cómo se realiza la Gestión de Procesos? Entiende los pasos

Para ponerla en práctica, es importante entender que la Gestión de Procesos siempre se realiza de forma cíclica, es decir, cuando se finaliza, se vuelve al punto de partida para seguir mejorando.

A eso llamamos ciclo de mejora continua, lo que significa que la empresa entiende que siempre hay algo que se puede mejorar. Ya sea en la administración, en las operaciones, desde la alta dirección hasta la planta, los procesos deben analizarse, mejorarse y controlarse todo el tiempo.

La Gestión de Procesos tiene los siguientes pasos:

1. Planificación estratégica (diseño)
2. Modelado (AS IS)
3. Análisis y ejecución (TO BE)
4. Automatización y supervisión (TO DO)
5. Optimización

Este ciclo también está vivo, ya que está en constante cambio y sufre interferencias internas y externas en todo momento, como innovaciones de mercado, crisis, presión competitiva, comportamiento del consumidor, nuevas regulaciones, entre otros.

Es, por tanto, una cultura que necesita ser entendida e incorporada por todas las áreas de la empresa, ya que requiere un esfuerzo constante de todos.

¿Quieres comprender mejor cómo poner en práctica la Gestión por Procesos? Consulta nuestro artículo que detalla cada una de las etapas de BPM.

 Tomado de: https://www.sydle.com/

GESTIÓN POR PROCESOS: 9 SÍNTOMAS DE LA FALTA DE GESTIÓN POR PROCESOS

Comprende a qué problemas se enfrentan la falta de procesos comerciales y cómo puedes utilizar la tecnología para resolverlos.

Si tu empresa aún no está poniendo en práctica la gestión por procesos, es posible que se esté quedando atrás. ¿Es la empresa tan eficiente como te gustaría? ¿Están tus clientes satisfechos, los empleados motivados, y te has destacado de la competencia?

Comprende ahora qué problemas enfrenta la falta de procesos comerciales y cómo puedes utilizar la tecnología para resolverlos.

Gestión de procesos: ¿Qué es?

Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es la traducción para Business Process Management, una disciplina de gestión que integra los intereses del cliente con los objetivos de la organización, a través de un enfoque en los procesos de extremo a extremo y el uso de tecnologías de la información.

Un negocio orientado a procesos tiene su cultura enfocada a analizarlos, identificar cuellos de botella, rediseñarlos, implementarlos, medir su desempeño y transformarlos.

Es una forma de gestionar el negocio, optimizando en todo momento sus procesos, en lo que llamamos un ciclo de mejora continua.

¿Cuál es el enfoque de la gestión por procesos?

Al poner en práctica la gestión por procesos, la tendencia es que la organización trabaje de forma más integrada, tanto en equipos como en sistemas, siempre alineada con sus objetivos estratégicos.

El enfoque está en lograr estos objetivos organizacionales, tales como ganancias en eficiencia, productividad, rentabilidad, reducción de costos y desperdicios y generación de valor para el cliente y otros.

Para que esto sea posible, BPM puede dividir los procesos en diferentes etapas y hacerlos más visibles y fáciles de transformar y controlar.

Al mapear el flujo de trabajo, el empleado asignado al rol tendrá toda la información necesaria para actuar en el proceso, y la organización podrá medir sus resultados en tiempo real. Sumado al uso de un BPMS o, mejor aún, una plataforma digital que contenga BPM y ECM, el empleado tendrá en un mismo sistema toda la información necesaria para realizar su trabajo. Esto agiliza el proceso y evita errores y desperdicios.

Además, al mapear, es posible eliminar actividades innecesarias, exceso de gastos y tiempo de ejecución y encontrar fallas.

Síntomas de falta de gestión por procesos

Un negocio que no está estructurado, medido y administrado por procesos puede encontrar muchos problemas y perder oportunidades de mejora. Conoce estos síntomas:

1. Estructura vertical

El negocio se ve de forma vertical, es decir, dividido en departamentos y con un organigrama con jerarquías bien definidas. La verticalización significa que hay más necesidad de aprobación de actividades con la gerencia y la dirección, lo que hace que el día a día sea más burocrático y menos ágil.

Una estructura orientada a procesos, por otro lado, presupone más autonomía con responsabilidad, donde los gerentes, en lugar de mandar y controlar, deben brindar apoyo, capacitación y orientación a los involucrados en los procesos.

2. Descentralización de intereses

Debido a la estructura jerárquica y departamental, cada área de la empresa actúa según sus propias prioridades, dejando de lado los intereses comunes del negocio.

3. Problemas de comunicación

Entre el pedido del cliente y la entrega del producto final, existen muchos problemas de comunicación. Sin gestión de procesos, la información se disipa dentro de la organización, cada sector con sus objetivos y software, sin un intercambio efectivo.

4. Falta de visión global

Es muy común encontrar equipos o empleados que se desempeñen muy bien dentro de sus actividades, pero que no tengan una visión de conjunto.

Si el empleado no se involucra con los objetivos estratégicos y desconoce las verdaderas razones de su trabajo, puede derivar en desmotivación, insatisfacción, repetición de tareas e improductividad.

5. Mejoras puntuales

El resultado del problema anterior también es generar mejoras específicas en el negocio. Un ejemplo sería el sector del marketing creando una campaña para aumentar los seguidores en las redes sociales, pero esto no conduce a un aumento de las ventas y la rentabilidad ni genera una ventaja competitiva frente a la competencia.

6. Falta de estandarización

El mismo trabajo es realizado de manera diferente por diferentes personas, sin medir resultados ni estandarizar procesos. La repetición del trabajo es un retraso en la productividad y, en consecuencia, genera un gasto innecesario de recursos financieros, tiempo y esfuerzo.

7. Dificultad para localizar problemas

Finalmente, entre muchos otros problemas, la falta de gestión de procesos dificulta la localización de problemas. Los clientes suelen estar insatisfechos, pero la empresa tiene dificultades para comprender el motivo.

Bien porque no es capaz de medir y establecer indicadores o por la falta de comunicación entre sectores. Si los clientes presentan quejas al SAC sobre un producto o el NPS es negativo, o porque los procesos no están integrados, la organización no podrá detectar con precisión si el problema está en producción, en insumos y proveedores, en publicidad, etc.

8. Falta de planificación

La falta de planificación dificulta la implementación de acciones estratégicas dentro de las empresas.

Esta visión estratégica debe convertirse en metas e hitos de desempeño para ser monitoreados a través de indicadores y analytics.

Estos objetivos e hitos se implementan y miden a través de la gestión de procesos. Cada proceso tiene sus desafíos y medidas específicas.

9. Falta de apoyo para la toma de decisiones

Las empresas sin una visión de proceso tienen una visión limitada del conjunto. Solo se ve lo que se está haciendo, sin saber lo que ya sucedió y lo que sucederá después de la tarea actual.

Como resultado, la toma de decisiones - especialmente para la alta dirección - se dificulta, ya que será necesario realizar un estudio para comprender la situación en su totalidad y, así, tomar una decisión con mayor certeza.

Ve a continuación las mejoras aportadas por la implementación de una Suite de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS), que puede resolver cada uno de los síntomas mencionados anteriormente.

Mejora de procesos utilizando tecnología

La automatización de procesos aporta varios beneficios, en contraste con la estructura funcional sin integración. Al adherirse a la cultura de procesos, se perciben resultados como:

Más eficiencia y agilidad operativa

A diferencia de un negocio vertical, los empleados estarán más involucrados en los procesos en todas las etapas, entendiendo los objetivos que impulsan su trabajo, sus responsabilidades y roles.

Sin la necesidad de comandos de arriba hacia abajo, pueden actuar en los procesos con más eficiencia y agilidad. El flujo de trabajo estará disponible en el sistema, de forma clara y objetiva, con la determinación de los responsables y sus respectivas actividades.

Seguimiento y control de procesos

La regulación del trabajo se hará de acuerdo a reglas preestablecidas e incorporadas al sistema y con indicadores de desempeño evaluados por gerentes y propietarios de procesos.

Esta medición del desempeño contribuye al control de costos, la calidad y la mejora continua, en lugar de mejoras puntuales.

Cumplimiento e integridad de procesos

A través de la notación BPMN, por ejemplo, se estandarizarán los procesos y cada acción sobre ellos formará una nueva versión, que podrá ser comparada y analizada, generando conocimiento.

Toda esta nueva forma de operación podrá enfocarse en los intereses de los clientes, controlando sus índices de satisfacción y corrigiendo posibles fallas.

Subsidios para decisiones más asertivas

La toma de decisiones es una gran responsabilidad para la empresa, los clientes y los empleados. Las empresas que tienen una gestión de procesos de negocio bien definida pueden proporcionar estos subsidios.

Procesos bien mapeados y definidos proporcionan datos fiables y facilitan una visión de la empresa y del proceso en su conjunto.

La gestión de procesos combinada con la mejora continua y la tecnología adecuada impactan directamente en el futuro y la prosperidad de la empresa.

Comunicación integrada y mejora continua

En cuanto a las herramientas, en lugar de que cada departamento tenga su propio software, se puede utilizar una plataforma all-in-one que cubra diferentes necesidades. Una gestión a la vista con información centralizada en un mismo sistema puede evitar retrabajos y fallas y hacer que todos operen de acuerdo con los mismos objetivos.

Si la organización utiliza una plataforma para un BPMS integrado con ECM, por ejemplo, la gestión documental está vinculada a la Gestión por Procesos y todo el conocimiento se recogerá y aplicará a los procesos de forma automatizada. La tendencia es que la empresa gane cada vez más agilidad en las operaciones y mejore constantemente sus procesos.

Tomado de: https://www.sydle.com/

 

METODOLOGÍAS DE ANÁLISIS DE RIESGO QUE NO CONOCÍA

Las organizaciones conforme a su actividad económica, cuentan con una serie de procesos que generan valor dentro de la organización, estos elementos se pueden ver afectados por diferentes riesgos a los cuales se puede asociar una probabilidad de afectación del mismo.

De ahí que deben ser analizados y para ello se puede contar con metodologías de Gestión de Riesgos que nos permiten realizar análisis de los mismos con el fin de aterrizar las posibles afectaciones que puedan impactar en los procesos.

La intención de analizar los riesgos es tener mapeado los aspectos positivos y negativos que pueden poner en riesgo mi proceso, y aunque no me evita la probabilidad de ser vulnerado, si me va a permitir tomar decisiones con mayor veracidad y precisión. Esto ayuda a contar con planes de acciones que se anticipen a cualquier contratiempo que ponga en riesgo los procesos.

Según las normas, como por ejemplo la norma ISO 31000, no especifica un método de análisis de riesgo específico, sin embargo, mencionaremos algunos métodos que posiblemente no conocía.

Tipos de análisis de riesgos

Lo primero que se debe tener en cuenta antes de abordar los métodos, es tener en cuenta que existen dos vertientes dentro de los métodos de análisis de riesgos, los cuales corresponde a los análisis:

• Cualitativo. Dentro del análisis de riesgo es el método más utilizado para la toma de decisiones en organizaciones medianas y pequeñas ya que no cuentan con sistemas tan robustos y permite tomar decisiones de acuerdo a la valoración o el análisis de la información según la frecuencia de los datos a nivel de afectación al proceso. Algunos de los análisis cualitativos más conocidos son las encuestas y cuestionarios, entre otros.
• Cuantitativos. Como el mismo enunciado nombra, son métodos matemáticos, precisos que cuentan con un grado de análisis que requieren mayor compromiso, se requieren más recursos a nivel de personal y financiero, es el método menos utilizado pero el más recomendado ya que es más acertado frente a la toma de decisiones de posibles vulnerabilidades.

Metodologías de Análisis de Riesgo:

Teniendo en cuenta las vertientes, estas son algunas de las metodologías para el análisis de riesgo:

• Análisis Preliminar de Riesgos (APR). Este método se utiliza en el inicio de los proyectos con el fin de detectar posibles riesgos de manera temprana. Consiste en la identificación de todas las actividades que se van a ejecutar en el proyecto o que se ejecutan en un proceso. Se diseña una especie de tabla comparativa donde se consigan los riesgos identificados, las posibles causas de afectación, las consecuencias o posibles consecuencias y las categorías y se establece la frecuencia y gravedad del riesgo con el fin de clasificar los riesgos entre un nivel menor, moderado, serio o catastrófico. Se podría considerar este método, como una matriz sencilla o simple.
• What if. Metodología What if o (qué pasaría si), que se usa en la fase inicial de un proyecto o proceso para identificación temprana de los riesgos, sin embargo, este método puede sufrir cambios que permiten realizar análisis más profundos. La metodología que usa está determinada por reuniones con los jefes o dueños del proceso o el recurso que más conoce de la actividad, la intención es en cada reunión recopilar información a través de lluvias de ideas donde se llevan casos hipotéticos donde la pregunta general o común es (que pasa si…); la intención del evaluador es encontrar respuestas contemplando las causas, consecuencias y recomendaciones.
• Metodología de Gestión de Riesgos (FMEA). Esta metodología consiste en identificar, clasificar y eliminar los riesgos de los procesos o proyectos, antes de que estos ocurran. Estos riesgos encontrados se clasifican en tres criterios de evaluación. Estos se corresponden con la frecuencia, gravedad y detección con los cuales se aplica una fórmula con la cual se detecta cuáles son los riesgos con mayor grado de vulnerabilidad y necesitan una atención prioritaria.
• Listas de chequeo o Checklist. Este método que permite configurarse en cualquier tipo de organización, generando unas preguntas que contemplen todos los elementos del proceso o proyecto, las cuales se califican de acuerdo a unos criterios, que a su vez se pueden incluir recomendaciones y evidencias de la ejecución de las tareas relacionadas.

Como estas metodologías, existen muchas más conocidas y no tan conocidas. Entre ellas están “5 por qué”, método “DELPHI”, “Diagrama de Ishikawa” entre otras. Un software o herramientas ofimáticas, a través de módulos completamente parametrizables permitirán evaluar de una manera más fácil y rápida las diferentes metodologías para el análisis de riesgos. Todo ello de manera más precisos y acertadas que hacen que la toma de decisiones frente al control de los riesgos sea viable y fácil. 

Tomado de: https://www.isotools.org/

CASOS DE DIGITALIZACIÓN EN GESTIÓN HSE

En el artículo de hoy, nos centraremos en la gestión HSE y algunos casos concretos de digitalización que implica la cuarta revolución.

La cuarta revolución industrial o industria 4.0, es el periodo por el que pasamos actualmente. Este término se aplica a las empresas y organizaciones e Implica que estas se digitalicen. Pero antes de ir tan rápido… ¿En qué consiste la digitalización?

Bien, a continuación, vamos a explicarlo, no obstante, quizá le interese leer este artículo sobre la Transformación Digital en la industria minera con un software de gestión HSE.

Digitalización empresarial.

La digitalización es un proceso de transformación que conlleva que todas las actividades que realiza una empresa de forma tradicional, pasen a ser digitales.

Queremos destacar que, no basta con simplemente tener un ordenador con conexión a internet y promocionar nuestra empresa por redes sociales. Cuando decimos todos los procesos nos referimos a todos, gestión de los clientes, publicidad, producción, página web…

Actualmente existe una importante brecha digital entre grandes empresas y pymes. Esto no debería ser así, pues no apuntarse a esta revolución digital podría traer consecuencias tales como la pérdida de clientes o incluso el cierre de la empresa. Por ello, si usted es el dueño de una pyme, o simplemente trabaja en una podría plantearse el paso a la digitalización total.

No digitalizar su empresa podría hacer que esta incluso desaparezca.

HSE

Imagino que todos conocen lo que es HSE, pero, siempre es bueno hacer un pequeño resumen para los nuevos lectores.

HSE, hace referencia a las siglas en inglés Health, Security and Environment, que en español significa Salud, Seguridad y Medioambiente. Nos proporciona un Sistema de Gestión con el fin de proporcionar un ambiente laboral seguro.

En concreto:

Health: certifica el conjunto de actividades que se relacionan con la protección de la salud mental, física y social de los colaboradores de la empresa.

Security: certifica el adecuado manejo frente a riesgo o peligros en la industria.

Environment: protege el medio ambiente o trabaja por el cuidado de los recursos naturales mediante acciones que demuestran la conservación de los mismos.

Una vez explicados estos dos conceptos, pasamos a los casos concretos de gestión HSE mediante la digitalización.

Casos gestión HSE

Primer ejemplo: Informe de un inspector de prevención de riesgos laborales

Imaginemos que un inspector de prevención de riesgos laborales debe visitar una empresa para realizar un informe sobre los riesgos. ¿Cómo podría ayudarle la gestión HSE?

• Podría hacer fotos de la inspección para documentarla.
• Introducir en el Smartphone o tablet datos del informe y además geolocalizarlo.
• Seguir los expedientes de cada cliente.
• Envío de los informes finales a través de correo u otros medios.

Segundo ejemplo: Auditoría ambiental

En este caso, imaginemos que vamos a realizar una auditoría ambiental para una gran empresa con distintas sedes que incluyen países con distintos idiomas. ¿En qué nos puede ayudar la tecnología?

• Podemos obtener datos de las distintas sedes de forma automatizada a través de un software.
• Se pueden recoger datos mediante dictado de voz en lugar de escribir los datos. Es más, utilizando un software para gestionar todos estos procesos encontrará numerosas ventajas como llevar a cabo registros, la administración y monitorización de forma eficiente para tomar las decisiones adecuadas. Eche un vistazo al software que le permite hacer todo esto de forma sencilla.
• Hacer fotos para documentar el proceso de auditoría.
• Geolocalizarla mediante GPS
• Enviar los datos en distintos formatos.
• Elaboración de distintos informes en un entorno Business Intelligence.

Tercer ejemplo: Encuesta de satisfacción

En casi cualquier empresa se realizan encuestas de satisfacción para descubrir tanto las fortalezas como las debilidades de la empresa y actuar en consecuencia. Veamos en qué nos puede ayudar la tecnología.

• Se pueden introducir los datos obtenidos de las encuestas de forma inmediata en un software para analizar los resultados.
• Se pueden enviar los resultados de forma inmediata.

Cuarto ejemplo: Auditoría HSE

En el ámbito industrial nos puede ayudar:

• Con un software de gestión HSE se pueden introducir los datos de esta auditoría y los planes de acción a seguir sin conexión a internet, ya que en muchos casos como en el sector minero no se dispone de conexión por los lugares de trabajo. Una vez que se tenga la conexión se sincronizará de forma automática con el software y se quedarán los datos registrados.
• Se pueden introducir estos datos en poco tiempo y observarlos en tiempo real.
• Si la empresa dispone de varias sedes, se pueden observar todos los datos de las diferentes sedes.

Tomado de: https://www.isotools.org/