La Gestión por Procesos está relacionada con la gestión integrada de todos los procesos de la organización. Mientras la Gestión de Procesos es una disciplina de gestión que propone las mejores prácticas sobre cómo gestionar la empresa.
La Gestión por Procesos es una forma de dirigir empresas y organizaciones basándose en procesos, de modo que todos actúen en pro de objetivos comunes.
Para que un reloj funcione bien, sin fallas ni retrasos, todos los engranajes deben estar en perfecto estado, ¿verdad? La gestión por procesos es exactamente eso, pero aplicada a las organizaciones.
Como un reloj, las empresas se componen de partes y sistemas que trabajan juntos para un objetivo común (o varios). Colaboradores, sectores, equipos, recursos, todo debe funcionar sincronizado para asegurar un buen desempeño.
Pero ¿cómo controlar todos esos brazos y asegurarse de que vayan por el mismo camino?
Para ayudarte a centralizar y optimizar procesos y datos de diferentes áreas de tu empresa, te explicaremos cómo funciona la Gestión por Procesos y cómo puedes implementarla en tu negocio.
¿Qué es Gestión de Procesos y Gestión por Procesos?
Antes de diferenciar entre los términos Gestión de Procesos y Gestión por Procesos, es importante que comprendas:
¿Qué es un proceso?
Es un conjunto de actividades realizadas por personas o sistemas de una organización, con el objetivo de lograr un resultado, ya sea generando valor para el cliente, reduciendo costos o creando un producto o servicio.
Según el Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001), un proceso se entiende como las partes que interactúan entre sí para alcanzar un objetivo transformado entradas en salidas, que pueden ser la entrada del siguiente proceso.
¿Qué es la Gestión de Procesos?
La Gestión de Procesos de Negocio (BPM, acrónimo en inglés para Business Process Management) es, por tanto, una disciplina de gestión que propone las mejores prácticas en cómo gestionar la empresa, con un enfoque en la optimización de los procesos que la componen. Es importante recordar que BPM también es una piedra angular de la transformación digital.
Básicamente, la idea es poder mapear cómo se llevan a cabo realmente los procesos y, así, detectar las brechas u obstáculos presentes en la empresa, como retrasos en determinadas actividades, fallas y desperdicios, y descubrir maneras de solucionarlos.
La Gestión de Procesos requiere una visión por procesos. Comprende mejor a continuación.
¿Qué es la Gestión por Procesos?
La Gestión por Procesos propone un modelo operativo basado en procesos para empresas y organizaciones. Se trata de la interacción entre las áreas de todos los procesos de una empresa para que todas operen juntas, hacia metas estratégicas comunes.
Al contrario de una estructura empresarial funcional — más tradicional, con departamentos y jerarquía verticales —, la cultura de una empresa orientada a procesos se centra en analizar, definir, optimizar, monitorear y controlar los procesos de negocio para mejorar su desempeño y generar competitividad.
La Gestión por Procesos también requiere una visión de procesos. Comprenda mejor a continuación.
Visión por procesos X visión funcional
Existen diferentes estructuras organizativas en el mercado, cada una con su propio funcionamiento, fallas y realidades. Aquí, es necesario diferenciar dos modelos, que operan a través de diferentes visiones y culturas organizacionales: las empresas funcionales y aquellas orientadas a procesos.
Visión funcional
Organizaciones funcionales son aquellas empresas que tienen una jerarquía vertical, compuesta por juntas directivas y gerencias de diferentes departamentos, cada una con su rol en su respectivo departamento.
Es el modelo más común y tradicional del sistema actual, con un organigrama por áreas y niveles jerárquicos bien definidos.
Aunque ampliamente utilizado, ese modelo tiene algunas disfunciones que pueden dificultar un trabajo para fines comunes, como:
1. Cada sector tiene sus objetivos específicos
Una empresa distribuida en departamentos requiere que cada área cumpla con sus propios objetivos y, cuando analizamos la organización en su conjunto, estos pueden entrar en conflicto entre sí.
Mientras que un sector de Calidad, por ejemplo, tiene como objetivo producir con excelencia, el sector de Producción está interesado en ejecutar la actividad más rápido y con menos costos, lo que muchas veces puede afectar la calidad.
2. Cada sector tiene sus propios sistemas
Para cumplir con sus objetivos específicos, cada sector exige el uso de diferentes sistemas de información y automatización, que muchas veces no están integrados.
Los datos, en ese caso, se concentran en el departamento, cuando podrían ayudar a las decisiones de la empresa de forma integral.
3. Cada área tiene sus propias interfaces
Enfocados en sus propios objetivos, los profesionales de cada departamento interactúan con sus propios públicos de interés. Para ilustrarlo de forma sencilla, mientras las áreas de Logística y Compras interactúan con los proveedores, Calidad y Ventas están conectadas con los clientes.
Sin embargo, para lograr sus objetivos estratégicos, la organización necesita que el trabajo se realice de manera integrada para satisfacer todas las partes de la empresa.
Visión por procesos
Y ahí es exactamente donde entra la Estructura por Procesos, que comprende la cadena de valor de punta a punta e integra las diferentes actividades.
Como hemos visto, los procesos dentro de las organizaciones se llevan a cabo en varios departamentos diferentes y ellos deben comunicarse entre sí de manera transparente.
Si el interés es entregar un producto de calidad al cliente, pero con eficiencia y costos reducidos, el sector de Compras puede dejar de enfocarse solo en valores y agregar al servicio las demandas de otras áreas, como la calidad de los insumos a costo-beneficio.
Pero ¿cómo se puede hacer esto en la práctica?
Para que eso suceda, la lógica de la división organizacional debe ser por funciones y actividades, no por sectores.
En la visión por procesos, los comités se forman con miembros de varios departamentos diferentes, creando una gestión horizontal. En el comité se estipularán los dueños o propietarios del proceso (gerente de proceso), quienes serán los encargados de asegurar la mejora real del proceso y los analistas de negocio, para su operacionalización.
Así, es posible alinear problemas, proponer soluciones, priorizar y asignar recursos y monitorear de cerca el desempeño de los procesos.
El objetivo es solucionar problemas específicos que interferirán en el logro de resultados.
¿En qué consiste un proceso?
Comprender el concepto de proceso ayuda a entender cómo funciona el modelo enseñado anteriormente y, por supuesto, a poner en práctica la Gestión por Procesos.
El proceso es el conjunto de actividades que realizan profesionales de diferentes áreas o sistemas, cada uno con su especialidad, para alcanzar metas comunes, siempre en línea con los objetivos estratégicos globales de la organización.
El proceso, en general:
Tiene entradas y salidas, es decir, insumos, información y materias primas que se transforman en productos o servicios reales para el cliente del proceso.
Está fragmentado en actividades puntuales, que juntas (y en secuencia) llegan al resultado esperado.
Siempre debe ser mensurable y mensurado para permitir controlar los resultados.
¿Cómo se realiza la Gestión por Procesos?
Para ponerla en práctica, primero es necesario crear una cultura de procesos dentro de la empresa y abandonar la estructura funcional tradicional.
Los equipos necesitan involucrarse en las decisiones y en las nuevas formas de trabajar, insertarse y capacitarse para utilizar la herramienta de Gestión de Procesos (BPMS - Business Process Management System) y animarse a crear una cultura de comunicación más fluida y horizontal, siempre enfocándose en la entrega al cliente.
Luego, después de definir un comité y los responsables de los procesos, será necesario gestionar eficazmente los procesos.
¿Y cómo se realiza la Gestión de Procesos? Entiende los pasos
Para ponerla en práctica, es importante entender que la Gestión de Procesos siempre se realiza de forma cíclica, es decir, cuando se finaliza, se vuelve al punto de partida para seguir mejorando.
A eso llamamos ciclo de mejora continua, lo que significa que la empresa entiende que siempre hay algo que se puede mejorar. Ya sea en la administración, en las operaciones, desde la alta dirección hasta la planta, los procesos deben analizarse, mejorarse y controlarse todo el tiempo.
La Gestión de Procesos tiene los siguientes pasos:
- Planificación estratégica (diseño)
- Modelado (AS IS)
- Análisis y ejecución (TO BE)
- Automatización y supervisión (TO DO)
- Optimización
Este ciclo también está vivo, ya que está en constante cambio y sufre interferencias internas y externas en todo momento, como innovaciones de mercado, crisis, presión competitiva, comportamiento del consumidor, nuevas regulaciones, entre otros.
Es, por tanto, una cultura que necesita ser entendida e incorporada por todas las áreas de la empresa, ya que requiere un esfuerzo constante de todos.
¿Quieres comprender mejor cómo poner en práctica la Gestión por Procesos? Consulta nuestro artículo que detalla cada una de las etapas de BPM.
Tomado de: https://www.sydle.com/
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