Para la mayoría de organizaciones, el tiempo que tienen que dedicar y los recursos que tienen que aplicar son muy valiosos y el riesgo de perder ese tiempo y recursos en un proyecto mal planeado es demasiado grande.
Cuando en una organización se plantea comenzar a aplicar la norma ISO 9001, lo normal es que surjan muchas preguntas y dudas para llevar a cabo una acertada implementación y afrontar la primera auditoría de certificación.
Por ello, resulta crítico asegurarse desde el principio que se hace una correcta planificación a fin de evitar retrasos que supondrán un elevado costo y otros problemas que surgirán más adelante en el proyecto. A continuación, vamos a explicar las actividades que hay que llevar a cabo una implementación ISO 9001 exitosa del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
1.) El primer paso: el apoyo de la Dirección
Es clave que para llevar a buen fin una implementación ISO 9001, y que todos estén a bordo en el proyecto. Corresponde a la Dirección asegurarse de que se cuentan con los recursos necesarios (tiempo, personas, presupuesto, equipamiento y motivación) para iniciar y seguir con el proyecto hasta su finalización (no se acaba con la certificación).
Si la Gerencia no está ahí para apoyar los esfuerzos del responsable o equipo de Gestión de la Calidad y eliminar los obstáculos (cuando surjan, porque seguro surgirán); se producirán contratiempos y retrasos. El pleno apoyo de la Alta Dirección puede significar la diferencia entre un SGC exitoso y otro que sólo exista en el papel y sea poco útil para la organización.
Decidir cómo abordar la puesta en práctica
Como cualquier proyecto que pongamos en práctica, no tener los conocimientos esenciales para llevarlo adelante es arriesgado y propenso a cometer errores. Hay diferentes formas de obtener ese conocimiento:
Trabajar en solitario: esta opción es buena para aquellas organizaciones que tienen el tiempo suficiente para invertir en la formación de su propio equipo o en cabeza de una sola persona.
Se necesitarán varias -muchas- personas capacitadas en los diferentes elementos de la norma ISO 9001, la forma de documentar correctamente los procesos, y cómo realizar las auditorías internas como mínimo. Llevar a cabo este aprendizaje es factible (hay muchas organizaciones que proporcionan formación en normas ISO) pero podría tomar algún tiempo.
La gran ventaja es que todo el conocimiento sobre el SGC se queda en la organización cuando se pase de la primera fase de implementación ISO 9001 a la fase de mantenimiento y mejora del SGC.
Contratar a un consultor: si la organización dispone del dinero necesario, esta es probablemente la opción más rápida ya que el consultor, si se ha hecho una buena elección, tendrá todos los conocimientos necesarios sobre la norma ISO 9001. Esto, por supuesto tiene un precio y resulta útil asegurarse que el conocimiento quede inoculado en la organización haciendo que se haya entrenado a miembros del equipo para mantener el sistema.
Automatizar el SGC con Software ISO: esta es una opción intermedia entre las anteriores que presenta la ventaja de que desde el primer momento se sistematiza el SGC para hacer su gestión más ágil y eficiente y aporta al equipo implementador una guía de los pasos a seguir, así como documentación lista para ser usada. Además, se incluye un servicio de soporte para ayudar a la organización a certificar y mantener su impleentación ISO 9001.
2.) Elegir el responsable de proyecto adecuado
La implementación de ISO 9001 o de cualquier otra norma ISO es un proyecto, y debe ser tratado como tal. Un buen proyecto tendrá un plan que incluya las tareas que se requiere llevar a cabo, cuándo hay que realizarlas y quién debe llevarlas a cabo. Sin este control básico, la implementación puede prolongarse o no completarse debido a que los miembros del equipo no tengan claro quién debe hacer qué. Para ello, un responsable de proyecto debe hacer seguimiento y coordinar todas las tareas. Muchas organizaciones asignan esta tarea al responsable de Calidad, si bien esto no es obligatorio.
El responsable del proyecto de implementación de una norma ISO no tiene por qué ser el experto en Calidad de la organización, si bien, necesitará saber lo suficiente sobre lo que es un Sistema de Gestión de la Calidad, las tareas a realizar y la forma de gestionar el proyecto. La elección de una persona que sea bueno gestionando y controlando proyectos puede ser la mejor opción.
3.) Conocer los pasos que se requieren para el proyecto
Aunque hay muchos pasos individuales en el proceso de implementación y certificación de la norma ISO 9001 y el Sistema de Gestión de la Calidad, hay tres fases básicas en lo que se dividen estos pasos:
Evaluación y planificación: en esta primera fase, se obtienen el apoyo y los recursos necesario y se identifican las condiciones y el alcance del proyecto deimplementación. En esta fase debería llevarse a cabo cualquier actividad de formación o adquisición de los conocimientos necesarios.
Aplicación y funcionamiento: en esta fase es cuando se redactan los documentos requeridos y se capacita a los miembros de la organización acerca del SGC y se llevan a cabo los cambios necesarios en los procesos para cumplir con la norma ISO 9001.
A continuación, se define un periodo de tiempo para probar la implementación que se ha puesto en práctica, auditar los procesos, examinar el sistema y poner en marcha las acciones de mejora que sean necesarias. Esto permite recopilar los registros necesarios para demostrar que la implementación es exitosa.
4.) Certificación: una vez que se ha completado la ejecución del proyecto de implementación ISO 9001, los auditores de un organismo de certificación evaluarán el SGC respecto al cumplimiento de los requisitos que establece la norma ISO 9001.
Para garantizar el éxito de la implementación, es clave planificar y disponer del apoyo adecuado. Una correcta planificación y una aplicación adecuada a los recursos disponibles puede aumentar en gran medida las probabilidades de éxito del proyecto. Nuestro equipo ha ayudado a organizaciones de todos los tamaños y sectores a implementar y certificar la norma ISO 9001, conoce nuestros casos de éxito en www.ideaconsultores.co.
Finalmente, cabe agregar que la implementación de la Norma ISO 9001:2015 a partir de septiembre de 2015, se hace bajo los requisitos de la nueva versión. Por lo tanto, es importante estudiar y analizar a fondo el documento ys sus anexos, documentarse y asesorarse adecuadamente.
Finalmente, cabe agregar que la implementación de la Norma ISO 9001:2015 a partir de septiembre de 2015, se hace bajo los requisitos de la nueva versión. Por lo tanto, es importante estudiar y analizar a fondo el documento ys sus anexos, documentarse y asesorarse adecuadamente.
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