SE ENCUENTRA PRÓXIMA LA PUBLICACIÓN DE LA NUEVA ISO 22000

La publicación de la nueva ISO 22000 se encuentra prevista para el mes de julio de 2018.

En el mes de junio de 2017 se publicó el borrador DIS que incluye una nueva estructura básica y las actualizaciones para asegurar que se aborda los retos actuales que se relacionan con la seguridad alimentaria.

La última revisión incluye la nueva estructura de alto nivel de obligado cumplimiento para las nuevas normas de sistemas de gestión. El enfoque a gestión de riesgos incluye el riesgo empresarial, de forma adicional el riesgo operativo gestionado mediante el análisis de peligros y puntos críticos de control.

En la nueva versión de la norma se aclaran diferentes conceptos clave como puntos críticos de control, programas de prerrequisitos operacionales y programas de prerrequisitos.

La nueva ISO 22000 es una norma internacional que especifica los requisitos que tiene que cumplir un sistema de gestión para asegurar la inocuidad de los alimentos a lo largo de toda la cadena alimentaria hasta el punto de venta como de consumo final.

El cumplimiento conlleva toda una serie de beneficios:

• Mejora el cumplimiento de la legislación de aplicación
• Integra los principios de APPCC en un sistema de gestión de la organización compatible con el modelo ISO 9001
• Se encuentra basada en el ciclo de mejora continua PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar)
• Facilita una comunicación organizada y eficiente, con todas las partes interesadas
• Aporta confianza en los consumidores
• Mejora la documentación
• Mejora el control más eficaz y dinámico de los riesgos para la seguridad alimenticia
• Realiza una gestión sistemática de los requisitos
• Se genera un ahorro de tiempo y costes, a la hora de llevar a cabo la auditoría de ISO 22000 junto con otros esquemas de seguridad alimentaria
• Al realizar de forma adecuada la implementación de la nueva ISO 22000 e ISO 9001 dando respuesta a los requisitos demandados por los productos privados

Objetivos de implementar la nueva ISO 22000

La nueva ISO 22000 especifica los requisitos que tiene que cumplir un sistema de gestión para asegurar la inocuidad de los alimentos a lo largo de toda la cadena alimentaria hasta el punto de venta y el consumo final por el usuario.

Los objetivos que persigue la nueva ISO 22000 son:

• Reforzar la seguridad de alimentos
• Fomentar la cooperación entre las diferentes partes involucradas en la cadena alimentaria, el gobierno y organismos transnacionales
• Asegurar la protección del consumidor y fortalecer su confianza
• Establecer requisitos de referencia según los elementos clave para los sistemas de gestión de la seguridad alimentaria
• Mejorar el rendimiento de los costes a lo largo de la cadena de suministro de alimentos

La utilización del software puede ayudar en la implementación y el mantenimiento de la nueva ISO 22000, incrementado la inocuidad de los productos y los procesos, además de mejorar la seguridad y calidad de los mismos.

Esto redunda en un aumento de la confianza, por parte del consumidor, en todos los productos alimentarios ofertados, tanto en los aspectos higiénicos sanitarios como de calidad, con el consiguiente incremento de competitividad y penetración en un mercado cada día más globalizado y exigente.

El proceso de certificación consta de dos etapas diferentes. La primera, consiste en el análisis de los documentos del sistema de gestión, así como la realización de una visita en las instalaciones con el objetivo de revisar el estado de la empresa, su grado de comprensión de las normas y determinar el grado de preparación de la empresa para afrontar la segunda etapa.

La segunda etapa consiste en una visita de auditoría en sus instalaciones, basada en un programa detallado para su correcta realización. En esta visita se realiza una evaluación del grado de conocimiento e implantación en diferentes áreas de la organización que se encuentran involucradas con las actividades del alcance y de los requisitos que han sido establecidos en el sistema de gestión.

Principales aspectos en los que se centra la nueva versión

Estructura de alto nivel, la nueva ISO 22000 se adapta a la estructura de alto nivel al igual que muchas otras de las normas de gestión ISO. Esto quiere decir que el nuevo documento se alinea a la estructura de siete bloques.

Nuevo enfoque basado en riesgos, contemplar los riesgos es necesario para las empresas alimentarias, por esto, la norma hará distinciones entre el enfoque basado en riesgos en el ámbito operacional y el riesgo estratégico del sistema de gestión y riesgo de negocio.

Puntuación de requisitos ya existentes en la versión actual, la nueva ISO 22000 aclara diferentes requisitos como son la comunicación, gestión de emergencia, selección de medidas de control, plan de control y los programas de prerrequisitos, así como la validación de las medidas de control.

El ciclo PHVA, se determina que existen dos ciclos de mejora continua que funcionan en conjunto, uno cubre el sistema de gestión y otro se encuentra cubierto por los principios de APPCC.

Tomado de: https://www.isotools.org

¿CÓMO PLANIFICAR LAS AUDITORÍAS INTERNAS?

¿Es importante una buena planificación de las Auditorías de los sistemas de gestión ISO? ¿Nos puede ayudar a mejorar el sistema? ¿Por qué?

En esta publicación os orientaré desde mi punto de vista cómo planificar las auditorías de los sistemas de gestión. 

La norma ISO 9001, así como otras, como por ejemplo, la norma ISO 14001, la ISO 17025, etc. tienen como requisito la realización de auditorías internas anuales por personas cualificadas ajenas al sistema de gestión, para garantizar su objetividad. A parte, si se requiere obtener la certificación por parte de una entidad oficial, deberéis pasar al menos una auditoría anual del sistema por parte de sus auditores, con la finalidad de obtener, renovar o realizar el seguimiento de la certificación.

Existe también la posibilidad, dependiendo el sector, que se realicen inspecciones periódicas por parte de alguna entidad pública, que permitan obtener una licencia (Acreditación) para ejercer la actividad de la empresa. por ejemplo, en los Laboratorios de Control de Calidad de la construcción, en España, para poder ejercer como laboratorios oficiales, se deben registrar oficialmente y cumplir una legislación concreta autonómica y estatal. Periódicamente, normalmente cada año, se realizan inspecciones por parte de las diferentes comunidades autónomas, con inspectores públicos, donde realizarán un informe de inspección donde se comprobará el correcto cumplimiento de la legislación vigente y de la normativa aplicar. En este caso, uno de los requisitos era la implantación de la ISO 17025, y cómo todos sabemos, tiene un gran porcentaje en común con la ISO 9001. Con lo que representa que toda la documentación de los sistemas de gestión implantados deben estar al día.

Además, si los sistemas de gestión no están integrados, a veces resulta complicado el unificar las auditorías. Como siempre os he aconsejado integrar todo lo que podáis os simplificará el trabajo.

¿Cómo lo hacemos?

Mi recomendación es distribuir en dos bloques las auditorías, las internas y las externas. Yo siempre las he distribuido a lo largo del año. Por ejemplo, si en abril se han las internas, en octubre hacer las externas. ¿Qué ganamos haciéndolo de esta manera? Aunque todo el sistema se lleve al día, siempre, una semana o mes antes de las auditorías, se prepara y revisa toda la documentación del sistema, con la finalidad de obtener las menores no conformidades. Si este proceso de preparación lo realizamos cada 6 meses, no se nos acumulará temas pendientes.

¿Por qué marco estas fechas?

Desde mi punto de vista y experiencia, creo que las fechas que os he marcado son las optimas.

Las auditorías intenas en abril, porque da el tiempo suficiente para cerrar el año anterior y completar la revisión del sistema, establecer los objetivos anuales, y además poder cerrar el primer trimestre del año, y obtener datos de los indicadores anuales. 

Las auditorías externas programarlas para octubre, debido a que han pasado unos 6 meses de la anterior auditoría interna, y se han podido cerrar las no conformidades, además se tiene todo el mes de septiembre para preparar la auditoria/a y no interferir en las vacaciones de verano. Debido a que en las auditorías externas pueden intervenir diferentes organismos, a veces es muy complicado aglutinarlas en un mismo periodo de tiempo, pero tenéis que comunicaros con vuestras certificadoras y negociar las fechas.

¿Es obligatorio hacer una planificación?

Las normas ISO, establecen que se deben planificar los procesos, y la auditoría es un proceso de la empresa. Anualmente, se debe hacer un planning y organizaros las diferentes auditorías, según la disponibilidad de las certificadores y auditores. 

Tomado de: http://asesordecalidad.blogspot.com

EL MANEJO DE EXCLUSIONES EN LA NUEVA ISO 9001:2015

Una adecuada implementación de la norma ISO 9001 depende de identificar los requisitos a cumplir para cada organización. Existen muchas organizaciones que cumplen requisitos innecesarios aumentando la carga burocrática del día a día.

Las exclusiones dependen del alcance.

El alcance es aquella declaración autónoma que hace una empresa respecto a qué productos, servicios, procesos son los cubiertos por el sistema de gestión de la familia ISO 9000. La empresa es autónoma, porque libremente toma la decisión, que no está determinada por los clientes, los proveedores, los entes certificadores, los entes acreditadores, los consultores u organismos del Estado. Cada empresa debe escuchar sus partes interesadas y tomar su mejor decisión.

Para entender cómo se establecen las exclusiones en la nueva ISO 9001:2015 primero analicemos cómo se hacia en las normas precedentes:

En la ISO 9001  de 1987 y 1994

En estas versiones las exclusiones se manejaban escogiendo la norma que se acercará más al alcance establecido por cada empresa, teniendo tres posibles normas:

ISO 9001 Sistemas de calidad – Modelo para el aseguramiento de calidad en el diseño, desarrollo, producción, instalación y servicio

ISO 9002 Sistemas de calidad – Modelo de aseguramiento de calidad en producción, instalación y servicio

ISO 9003 Sistemas de calidad – Modelo de aseguramiento de calidad en la inspección y ensayos finales

También se declaraba la posibilidad de excluir ciertos requisitos, de acuerdo con los clientes:

“Se pretende que estas normas sean adoptadas en su forma presente, pero en ocasiones puede ser necesario que ellas sean modificadas agregando o eliminando ciertos requisitos del sistema de calidad para situaciones contractuales específicas.”

En la ISO 9001 de 2000 y 2008

Se eliminaron las normas ISO 9002 e ISO 9003 y se estableció la siguiente forma de establecer las exclusiones:

1.2 APLICACIÓN … “Cuando uno  o varios requisitos de esta Norma Internacional no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la organización y de su producto pueden considerarse para su exclusión.

Cuando se realicen dichas exclusiones, no se podrá alegar conformidad con esta Norma Internacional a  menos que dichas exclusiones queden restringidas a los requisitos expresados en el Capítulo 7 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad de la organización para proporcionar productos que cumplan con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables.”

Y la nueva versión ISO 9001 – 2015

Ya no restringió las exclusiones únicamente a los requisitos del capítulo 7, sino que se pueden hacer a cualquier requisito de la norma:

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD…

“La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad.

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

La conformidad con esta Norma internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente.”

En resumen tenemos la evolución:

Este paso que ha dado ISO en permitir la exclusión de “cualquier” requisito es una apuesta a la eficacia y eficiencia de los sistemas de gestión, y un llamado a las organizaciones para que sean autónomas y adultas en la forma cómo diseñan un sistema que impacte verdaderamente al cliente.

Es un paso enorme que debe ser manejado con responsabilidad pero también con imaginación.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001, ISO 9004, y otras normas). Contáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: https://www.prismaconsultoria.com

¿CÓMO HACER UN PROCEDIMIENTO?

Si tenemos bastante claros los principios para elaborar un procedimiento, realizarlos, será una tarea bastante sencilla, sistemática y podremos apoyar a los dueños de los procesos para su realización.

Empecemos con lo básico:

Partes de un procedimiento:

a) Encabezado:

Aunque la Norma ISO 9001 no exige la codificación de los procedimientos es recomendable hacerlo por motivos prácticos y como buena practica, ya que  facilita su  búsqueda y actualización.  El  encabezado debe de ir en cada página del procedimiento, generalmente se hace como un cajetín en la parte inicial de las hojas, donde en la primera celda se coloca el logo de la empresa; en la celda central o principal, el nombre del procedimiento; en la tercera, el código que le asignemos (por ejemplo P-CO-01, que significaría Procedimiento de Contabilidad numero 1), con el número de versión y fecha en que entrará en vigencia. En otra celda el número de hoja dentro del procedimiento.

b) Título:

Primero lo primero, el titulo debe ser claro y en pocas palabras debe decir qué proceso o procesos se describen, por ejemplo: “Pago de Cheques”; “Revisión de Equipos”; “ Pago de Planilla”; “Producción de Pan”, “Gestión de llamadas”, etc…

c) Objetivos:

Los objetivos deben ser “Claros, medibles y observables”, si no están bien definidos, es muy probable que nuestro procedimiento solo sirva para estorbar procesos. El objetivo es como la punta de una flecha, si está mal apuntada, el disparo no pegará en el blanco. Aparte de ello, se recomienda redactar el objetivo iniciando con un verbo infinitivo, es decir: “verificar, realizar, hacer etc.

Ejemplo:

” Establecer controles para el manejo de efectivo que evite la malversación”

“Agilizar el proceso de compras…”

“Reducir los tiempos de entrega”

Los objetivos deben ser “Claros, medibles y observables”

d) Alcance:

Delimita las áreas o procesos donde se aplicará el procedimiento.

Ejemplo:

“Este procedimiento es aplicable al Departamento de Ventas”

“Aplica al área de créditos y área de facturación”

e) Referencias:

En esta sección se hace un listado de procedimientos, registros y formularios necesarios para el funcionamiento del procedimiento.

f) Definiciones:

Como su nombre lo indica, es un pequeño glosario, si aplica, de la terminología usada en este procedimiento, si no hay ningún concepto que requiera definición, sencillamente eliminamos la sección.

g) Responsabilidades:

Acá se especifica quién es responsable de cada sección del procedimiento, generalmente el único responsable es del dueño del procedimiento, pero en otras ocasiones, cuando se interacciona con otras áreas es necesario dejar bien delimitadas las funciones de cada quien, claro esta, cuando un procedimiento involucra a varios departamento es fundamental invitar a los involucrados a participar, porque ningún dueño de proceso puede imponerle atribuciones a personas que no sean sus subalternos, este es uno de los puntos donde puede generar conflictividad entre departamentos o áreas, y como responsables de Calidad, debemos evitarlo, dejando bien claro, que para todo procedimiento que involucre más de un área, se debe hablar e inclusive negociar entre áreas las atribuciones, siendo Calidad el moderador pero jamás parte de esta situación.

Ejemplo:

“Es responsabilidad de la Recepcionista pedir el documento de identificación a cada visitante y llenar los campos requeridos en el libro de visitas”

“Es responsabilidad del Jefe de Producción el cumplimiento de este procedimiento y difundirlo entre todo el personal de producción, es responsabilidad del Jefe de Bodega almacenar de forma adecuada el producto entregado por producción y es responsabilidad del Jefe de Contabilidad entregar los fondos indicados en este procedimiento.”

h) Desarrollo:

El desarrollo es la parte más importante del procedimiento, pues aquí es donde detallamos los pasos del proceso.

Un procedimiento, según ISO es la “forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso” ISO 9000:2005. Punto 3.4.5. Y un proceso, por su parte, se define como “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” ISO 9000:2005 Punto 3.4.1.

Parafraseando, podríamos entender un proceso como un conjunto de actividades planificadas, generalmente repetitivas donde participan personas y recursos de forma coordinada para alcanzar un objetivo.

El procedimiento, será entonces la descripción detallada y ordenada de ese proceso, claro está, sin convertirse en un instructivo.

Procedimiento NO es lo mismo que instructivo

La diferencia entre un procedimiento y un instructivo es sencilla, el procedimiento describe el proceso, pero el instructivo detalla minuciosamente. Veamos un ejemplo en una sección de procedimiento de Producción de Pan:

Ejemplo Procedimiento:

“El jefe de Producción recibe la materia prima de Bodega de Materia Prima firmando la Forma F-ds-02 reparte la materia prima, a las líneas de producción, según la orden de producción entregada por Gerencia de Servicio, y 3 horas después recoge el producto terminado entregándolo a la bodega de producto terminado”

Ahora bien, el instructivo acá, estaría en cada línea de producción, es decir, están los panaderos con una serie de fórmulas o recetas de cada uno de los productos.

Ejemplo instructivo:

“Pan Francés: Depositar 10 kg de harina en el reactor de 50 galones y mezclarlo con 10 litros de agua durante 15 minutos, luego agregar 20 huevos y 2kg de azúcar ….”

¿Notaron la diferencia?

El procedimiento describió los pasos generales, mientras que el instructivo se fue a lo minucioso, se detallan tiempos específicos, cantidades etc.

Otro ejemplo, podríamos decir, que un procedimiento nos dice que todos los días hay que reparar, pero el instructivo nos da el detalle, modelo a modelo del equipo que vamos a reparar. Recordemos, siempre debemos de insistir al dueño del procedimiento, realizarlo de forma sencilla, clara y realista, evitar poner “idealismos” ya que en la auditoría nos evaluaran por  lo que plasmamos en el procedimiento.

i) Lista de distribución:

Se describe a los puestos que hay que entregarle una copia, claro está, en caso de tener una intranet, no necesitaran de este paso. Ya que en otro procedimiento se describirá que la información se busca en la intranet.

j) Historial de Revisiones (Opcional):

Es una pequeña tabla donde indica cada vez que se hace una revisión, poniendo la fecha y descripción breve de la causa del cambio.

k) Anexos:

En los anexos se agrega, si se cree conveniente, el diagrama de flujo del proceso descrito, así también los formularios (registros) a usar en ese procedimiento.

Los formularios (registros) que agregamos, siempre deben de tener un encabezado sencillo, aparte del Logo de la empresa y el Nombre del formulario, en una esquina el código asignado (FF-SG-06) la versión, fecha de revisión.

Recuerda que entre las  evidencias que te requerirán en una auditoria interna o externa, serán los registros o formularios del procedimiento, ya que son la mejor evidencia que se esta aplicando . Es por ello que también debe ser sencillo.

En el siguiente artículo les describiré algunos tips que como responsables de la calidad de su organización deben tener en claro para evitar que el proceso de elaboración de procedimientos o su revisión no se convierta en una batalla campal entre departamentos.

Hasta la próxima.

Tomado de: http://www.5consultores.com/

ISO 9004: CLAVES PARA EL ÉXITO SOSTENIDO EN LA ORGANIZACIÓN

La certificación en Gestión Avanzada en base a la norma ISO 9004 puede convertirse en una herramienta de mejora de la gestión para una organización. 

La ISO 9004 está orientada para todas aquellas organizaciones que deseen avanzar en el camino de la excelencia. La norma ISO 9004 completa la necesidad de todas aquellas empresas cuya gestión ha ido evolucionando hasta superar los distintos criterios de cumplimiento de la norma ISO 9001.

Se trata de una autoevaluación que lleva a cabo la compañía en sí en relación a la norma UNE 66714 2010 conocida como “Guía para la evaluación del sistema de gestión para el éxito sostenido de una organización según la ISO 9004 2009”. Esta es verificada con posterioridad por un conjunto de expertos.

Dicha evaluación posibilita:

• Evolucionar de manera gradual desde los sistemas de gestión tradicionales según la norma ISO 9001 hacia un modelo de excelencia global de organización.
• Posicionar a la organización en relación al nivel de mejora de aplicación en la gestión de la compañía.
• Priorizar sobre aquellos aspectos hacia los cuales se deben de dirigir los esfuerzos para lograr una mejora de los productos y/o servicios.
• Mejorar las relaciones entre los clientes y entre cada una de las partes interesadas.

Éxito sostenido

¿Por qué algunas organizaciones tienen éxito durante cientos de años, mientras que otras tienen un éxito fugaz de tan sólo cinco minutos? La clave está en crear éxito que dura. La norma ISO 9004 proporciona orientación para ayudar a las organizaciones a alcanzar el conocido “éxito sostenido”. Actualmente, la ISO 9004 se encuentra en una etapa clave del proceso de revisión.

La norma ISO 9004 se encuentra actualmente, como ya hemos mencionado, en proceso de revisión. Concretamente, acaba de lograr la etapa del Proyecto de Norma Internacional conocido como DIS. Esto significa que se abre un plazo para que las distintas partes interesadas puedan enviar sus comentarios sobre este borrador. Este plazo finalizará con la publicación final en el año 2018.

Gracias a la ISO 9004 se consigue un marco basado en el enfoque de la gestión de la calidad. Dentro de este marco puede alcanzarse el éxito mediante la identificación de las fortalezas de la organización junto a las debilidades y a las oportunidades de mejora. La norma ofrece una guía para mejorar la calidad a nivel general de la compañía a través de la mejora del nivel de madurez, es decir, del nivel de la estrategia, el liderazgo, los recursos y los procesos.

Según declaración de Nigel Croft, Presidente de la norma ISO/TC 176/SC 2, la nueva edición de la norma ISO 9004 se basará en la mejora de la orientación de la anterior versión de 2009. Se prevé que la nueva versión de ISO 9004 sea capaz de ayudar a las empresas a mejorar el rendimiento general a través de la liberación del potencial del Sistema de Gestión de Calidad. 

La norma ISO 9004 tendrá como objetivo principal proporcionar la confianza necesaria para asegurar el éxito sostenido a largo plazo. De esta forma se ayudará a las empresas a identificar y equilibrar las necesidades y expectativas de los clientes con otras partes interesadas.

Autoevaluación

Como ya hemos visto anteriormente, la norma ISO 9004 no está diseñada específicamente para la certificación. No obstante, incluye una herramienta mejorada de autoevaluación que ayuda a las organizaciones a evaluar el nivel de madurez de los diversos componentes de su sistema. Además permite la identificación y la priorización de las distintas áreas de mejora.

Esto ayudará a las organizaciones a pasar al siguiente nivel más allá de la norma ISO 9001, abordando temas como la alineación y el despliegue de la estrategia, la política y los objetivos dentro del contexto más amplio de la visión, la misión, los valores y la cultura de la organización.

Tomado de: https://www.isotools.org

HSE EN LAS ORGANIZACIONES

Los Sistemas de Gestión HSE, creados para garantizar estándares internacionales operativos en las organizaciones, están controlados y monitoreados.

Un ejemplo claro lo recalca el consejo colombiano de seguridad, el que indica que el año pasado se reportaron más de 8500 enfermedades laborales en Colombia, ocupando el primer lugar la industria manufacturera, con más de 2500 casos. 

Este es solo un ejemplo de lo que ocurre en el mundo entero, basta con acceder a las estadísticas nacionales para ver la situación real de cada país en cuestión.

Por lo tanto, podemos decir que a diario se producen los suficientes accidentes como para considerar que la cifra de riesgos laborales es muy alta.

Esta es una invitación a que las organizaciones del mundo implanten las diferentes normas establecidas en el Sistema de Gestión, las cuales garantizan una mayor competitividad y un menor riesgo de incidentes laborales.

Las siglas HSE, significan en inglés: Healthy, Security and Enviroment. Este sistema permite mantener un registro en los procesos organizaciones de las empresas, mejorando la seguridad del empleado antes los riesgos o el cuidado del medio ambiente, entre otros. Es decir, que para obtener estas certificaciones, es necesario demostrar y garantizar una adecuada gestión de calidad frente a los procesos ejecutados y el cumplimiento de leyes y estándares internacionales ISO.

Gracias a la adecuada gestión, la organización mejorará en cuanto a su reputación y prestigio.

Se deben prevenir los riesgos laborales que afecten de forma directa al trabajador. Ya que cuando más elevado sea el riesgo es una actividad, mayores serán las acciones que habrá que realizar para prevenir los accidentes.

A continuación encontrará el significado de cada certificación correspondiente a la Gestión Integrada (HSE):

• Healthy: certifica el conjunto de actividades que se relacionan con la protección de la salud mental, física y social de los colaboradores de la empresa.
• Security: certifica el adecuado manejo frente a riesgo o peligros en la industria.
• Enviroment: protege el medio ambiente o trabaja por el cuidado de los recursos naturales mediante acciones que demuestran la conservación de los mismos.

Beneficios HSE:

• Empresas competitivas a nivel local e internacional
• Control adecuado en gestiones organizacionales
• Posicionamiento de la empresa
• Confianza de los consumidores
• Disminución de costos por accidentes laborales
• Mejor ambiente laboral
• Seguridad laboral
• Mejor calidad de vida para el empleado

La importancia del sistema integrado HSE

Hoy en día las organizaciones deben responder de forma eficiente a una gran cantidad de requisitos en el terreno de la seguridad industrial, salud ocupacional y la protección ambiental.

Día a día todos los requisitos de las áreas evolucionan, y en algunos casos, constituyen requisitos legales que se encuentran sujetos a penalizaciones. Responde de forma eficiente a este entorno cambiante se generan necesidades de diversa índole que depende de la capacitación eficiente en estas ramas hasta sistemas completos de administración que permitan manejar de forma eficaz todos los recursos.

Los sistemas de gestión integrados, fundamentados en normas universalmente reconocidas y aceptadas, proporcionan una verdadera opción para instrumentar un excelente control de todas las actividades e inclusive la posibilidad de realizar las correcciones necesarias.

Es necesario encauzar cualquier desviación que pueda ocurrir. La transformación de una cultura reactiva siendo una acción preventiva posible y los sistemas de gestión integrada son el factor clave del éxito.

La preocupación de todas las empresas en el mundo en aspectos de gestión va mucho más allá del cliente y la calidad del producto que le suministra y la protección del ambiente. Estos aspectos adicionales tienen que ver con la gestión en la protección de la salud y seguridad de los empleados y la gestión financiera.

El direccionamiento de la alta gerencia de las empresas de cualquier categoría privada o pública consiste en una gestión eficaz y eficiente en todas las dimensiones. Es decir, en la calidad en la satisfacción de las expectativas y necesidades de los clientes y en la protección en la satisfacción de las expectativas y necesidades de los clientes.

Es necesario proteger al trabajador en el medio laboral, los resultados financieros y la conformidad con todos los requisitos legales. Por este motivo gana espacio en la visión de un solo sistema de gestión que integre todos los principios, enfoques y práctica de gestión con el propósito de conseguir todos los resultados esperados por la empresa.

Los resultados financieros son causados por la gestión en los procesos de las empresas y es aquí donde se pueden aplicar todos los principios y prácticas establecidas en series de normas de sistemas de gestión como puede ser la ISO 14001 y la OHSAS 18001.

La alta dirección de una empresa tiene que satisfacer diferentes partes interesadas. Las partes interesadas son el cliente, la sociedad, el trabajador, etc. Por esto ha ganado la aceptación de la implantación de sistemas de gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo.

Los sistemas de gestión poseen elementos comunes tales como políticas, objetivos, entrenamiento y competencia de las personas, estructura organizacional, comunicaciones internas y externas, auditoría interna, acciones correctivas, acciones preventivas, revisión por la alta gerencia, control de los documentos y de registros.

Se debe establecer una estructura con el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar). Esto ha conducido a que las empresas piensen en integrar todos los sistemas de gestión que facilitan su eficiencia y eficacia, además de la potencia de sus beneficios.

Si lo desea, IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. puede ayudarle en el proceso de transición o en la implementación, control, medición, mejora  y todos los temas de su Sistema de Gestión (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001, y otras normas). Contáctenos, uno de nuestros profesionales lo visitará.

Tomado de: https://www.isotools.org

LA NORMA EN GESTIÓN DE RIESGOS ISO 31000 Y SUS BENEFICIOS

Las organizaciones que gestionan riesgos de manera eficaz, tienen mayores posibilidades de protegerse y de tener éxito en la expansión de sus negocios, y en el desarrollo organizacional. 

La Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios, es el tema de nuestra entrada de hoy.

Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios – ¿en qué consiste la norma?

ISO 31000 es la norma internacional que proporciona principios y directivas eficaces para el tratamiento y la gestión de riesgos. Esta norma, ayuda a las organizaciones a identificar, analizar, evaluar y tratar sus riesgos.

ISO 31000 aporta sus beneficios a organizaciones públicas, privadas o del sector cooperativo, ya que es posible aplicarla a todo tipo de actividades o negocios, mediante el uso de herramientas que incluyen la planificación, operaciones de gestión y procesos de comunicación.

A pesar de que todas las organizaciones gestionan, de una u otra forma, los riesgos, las recomendaciones y las prácticas indicadas en este estándar internacional, han sido desarrolladas para mejorar las técnicas de gestión de riesgos y garantizar así la seguridad en el lugar de trabajo en todo momento.

Si hablamos de la Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios, no dejaremos de mencionar la capacidad que tiene para mejorar la eficiencia operativa, la gobernabilidad al interior de la organización y la confianza que despierta en las partes interesadas.

Igualmente, esta norma ayuda a mejorar el rendimiento en salud y seguridad, al establecer una base sólida para la toma de decisiones y fomentar la gestión proactiva en todas las áreas.

Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios – ¿Cuáles son los beneficios específicos?

• Mejora la eficiencia operativa de la organización en forma proactiva, y fomenta el liderazgo de la Alta Dirección.
• Construye confianza entre las partes interesadas, que se ven beneficiadas con la prevención de los riesgos.
• Aplica controles de Sistema de Gestión al análisis de riesgos para minimizar su impacto negativo.
• Mejora el rendimiento y la sostenibilidad de otros Sistemas de Gestión, como el de la calidad.
• Se adapta fácilmente a los cambios y las modificaciones de forma eficaz, sobre todo en la medida en la que la organización se expande.
• Optimización de los recursos utilizados por la organización en la prevención de riesgos.
• Reducción de costos, gracias a la disminución de incidentes o eventos generadores de riesgos.
• Aprovechamiento de nuevas oportunidades.
• Mejora de la planificación y reducción de incidentes generadores de pérdidas inesperadas.

La Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios, que son innumerables para cualquier organización, será tema de muchos de nuestros textos futuros. Entre esos beneficios, conviene resaltar el aumento del ROI (Tasa de Retorno de la Inversión), y la identificación de oportunidades de negocio, producto de los análisis que requiere la norma.

Gestión de Riesgos ISO 31000 y sus beneficios – Conclusión

La gestión de riesgos es un proceso dinámico, continuo y esencial para la buena administración de cualquier organización. Por lo tanto, todas las organizaciones deben contar con herramientas que les proporcionen la capacidad y la competencia para diagnosticar, priorizar, monitorear y tratar sus riesgos, teniendo en cuenta los cambios en el ambiente interno y externo, de tal forma que no sean sorprendidas por riesgos desconocidos y no controlados.

La Gestión de Riesgos implica muchos desafíos, y para enfrentarlos es necesario un equipo preparado para ello y la adopción de una norma internacional: ISO 31000.

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Tomado de: https://www.isotools.org

LA CORRECTA GESTIÓN DE LA ATENCIÓN DEL CLIENTE

La atención al cliente es una de las piedras maestra en el camino hacia una eficaz organización, por lo que es aconsejable cultivar una serie de actitudes claves que la fortalezcan como la escucha activa.

A la hora de mejorar la gestión de la empresa y alcanzar una correcta y eficaz organización de todos los procesos y estructuras de la empresa no debemos olvidar, ni quitar la relevancia que tiene la atención al cliente para alcanzar todo esto.

Y es que conseguir una comunicación eficaz, tanto a nivel interno en la organización como externo con los clientes presentes y futuros, se convierte en la piedra maestra que puede hacer que todo sea un éxito o que se derrumbe sin remedio.

En este artículo voy a hablar sobre la relevancia de la correcta gestión de la Atención al Cliente, así como de algunas actitudes claves que son necesarias para ello.

La Atención al Cliente: aspecto clave de la empresa.

Para que una empresa crezca no solo debe centrar su atención en la correcta organización de su estructura interna sino que también debe mejorar y cuidar el trato al cliente.

Para que una empresa crezca no solo debe centrar su atención en la correcta organización de su estructura interna sino que también debe mejorar y cuidar el trato al cliente a través de todos los departamentos que tengan relación directa con estos. Una comunicación eficaz puede suponer que un cliente cambie su forma de ver el producto o servicio que se ofrece.

Cuantas veces nos ha sucedido que cuando estamos casi convencidos de que el producto que vamos a adquirir es el mejor, llega el encargado/a o dependiente/a de la tienda y con su actitud hace que decidas no comprar nada allí. Más problemático es cuando ante alguna duda sobre algún servicio decidimos preguntar al responsable que debe saber de qué hablamos y este en lugar de ayudarnos nos trata con una actitud que lleva a que contratemos el servicio a su competencia aunque sea más caro.

Para que nuestra empresa no caiga en estas trampas mortales para el crecimiento y para la eficiencia, debemos cuidar la Atención al Cliente y potenciar la escucha activa de nuestros empleados. Una mejora en este campo también ayudará de forma indirecta en las relaciones entre los distintos empleados de la empresa, mejorará el clima interno y eliminará muchos de los problemas entre trabajadores que tantas complicaciones provocan para la dirección.

Actitudes claves para la correcta gestión de la Atención al Cliente.

Una de las actitudes a cultivar para una correcta atención al cliente es saber escucharlo sin importar el medio que este utilice.

Para que la Atención al Cliente sea efectiva, la empresa debe potenciar que su personal disponga y cultive los siguientes aspectos:

• Es muy importante que los trabajadores lleven a cabo un trato con el cliente en el que la base sea el respeto y la cortesía y que la conversación se desarrolle en tono amable y cordial. Es decir, se debe cuidar mucho el Trato al Cliente.
• A la hora de mantener las relaciones trabajador – cliente deben desarrollarse con un lenguaje claro y ante todo no debe verse influenciado por el estado de ánimo del trabajador. Es decir, no importa lo que haya pasado en su vida privada o si se le acaba de estropear el coche o si el jefe acaba de echarle la bronca, el cliente nunca debe percibir estos problemas y el trato no debe diferir. Es decir, se debe potenciar un lenguaje positivo y optimista.
• A la hora de proporcionar la Atención al Cliente, el trabajador debe saber situarse en el lugar del cliente, debe comprender su posición y sus necesidades. Para ello el trabajador debe potenciar una escucha activa y no debe interrumpir al cliente. Es decir, debe tener una gran empatía.
• El trabajador a la hora de atender a un cliente debe pensar en lo que le comunican y asentir con la cabeza entendiendo y escuchando lo que les dicen, debe ser objetivo y es recomendable repetir lo entendido para que el cliente comprenda que se ha entendido el problema y se está trabajando para su solución. Es decir, se debe saber escuchar.
• La información que el trabajador proporcione debe ser clara, concisa y precisa, por lo que se deben evitar los tecnicismos y utilizar, para definir los conceptos que se explican, términos sencillos. Es por eso que se deben usar frases claras y objetivas para no dificultar la conversación. A lo largo del diálogo se debe preguntar si se comprende lo expuesto y no se debe hablar desde una posición de autoridad, ya que estas actitudes van a provocar un cierre inmediato del diálogo efectivo. También se debe centrar solo en el tema actual y no diversificar en temas secundarios que dificultaran la exposición y la comprensión. Es decir, se debe saber realizar una correcta exposición de la información.
• De forma adicional se debe emplear un tono que sea audible pero que no llegue a ser molesto. También se adoptará una postura que permita mirar a los ojos del cliente para comprobar que se está teniendo su completa atención. La postura también es importante, por lo que es aconsejable tener una postura incorporada y atenta y sonreír para transmitir una sensación de tranquilidad y confianza.

Potenciando todas estas actitudes un trabajador podrá realizar una Atención al Cliente que traerá grandes beneficios a la empresa y eliminará grandes problemas con estos al transmitir una información correcta y eficaz. La adopción de una eficaz escucha activa será uno de los puntos fuertes a la hora del crecimiento y de la mejora continua de una organización y supondrá uno de los generadores más eficaces de beneficios y de fidelización de los clientes.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es

LAS AUDITORÍAS INTERNAS EN UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO ENTRE ISO 14001 E ISO 9001

La norma ISO 9001 y la norma ISO 14001 exigen a las empresas que auditen sus Sistemas de Gestión de forma periódica para así poder verificar su conformidad con los requisitos que establecen las normas.

Durante este post vamos ver la forma en la que se deben realizar las auditorías internas del Sistemas de Gestión de la Calidad y del Sistema de Gestión Ambiental, además de tener en cuenta las consideraciones especiales a la hora de realizar la auditoría de un Sistema Integrado.

Para poder realizar una auditoría de una forma eficaz al Sistema de Gestión Integrado, es muy importante comprender qué es una auditoría. Según la norma ISO 14010 “Directrices para auditorías ambientales. Principios generales” define la auditoría ambiental como:

El proceso de verificación sistemático y documentado para obtener y evaluar de una forma objetiva las pruebas de auditoría que se destinan a determinar si las actividades del Sistema de Gestión Ambiental cumplen los criterios de auditoría, y se deben comunicar los resultados de dicho proceso a los clientes.

La norma ISO 8402 “Gestión de la Calidad y aseguramiento de la calidad” define la auditoría como:

Examen sistémico e independiente que se destinan a determinar las actividades de la calidad y los resultados que se asocian cumpliendo las disposiciones que han sido previstas y además de estas disposiciones se implementar de una forma eficiente y son adecuadas para conseguir los objetivos marcados.

Las definiciones de auditaría en un Sistema de Gestión de la Calidad y en un Sistema de Gestión Ambiental son muy parecidas. En ambas definiciones se le da importancia la evaluación sistémica e imparcial que está destinada a determinar si el sistema satisface todos los requisitos que impone la ISO 9001 o la ISO14001.

Como bien sabemos tanto la ISO 9001 como la ISO-14001 cuentan con cierto número de requisitos muy similares. Las principales diferencias que existen a la hora de realizar la auditoría en ambos sistemas es la experiencia del auditor.

Los auditores que tienen una larga experiencia en cuanto a la realización de las auditorías de cumplimiento en reglamentación ambiental, cuentan con dificultades para distinguir los aspectos que se encuentran relacionados con el cumplimiento y los conceptos relativos al sistema. Los auditores que provienen de los diferentes ámbitos de la calidad tienden a encontrar dificultades en las auditorías de los sistemas en los que no se requiere documentar todos los procedimientos. El proceso de auditoría es el mismo para un Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 y para un Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 de forma independiente que para un Sistema de Gestión Integrado entre ISO 9001 e ISO 14001.

Ciclo de auditoría

Una auditoría interna de los Sistemas de Gestión tiene que generar pruebas objetivas de que el sistema se encuentra implementado satisfaciendo todos los requisitos de la norma ISO-14001 e ISO 9001 y todos los requisitos que la organización haya impuesto. El ciclo de auditoría incluye cuatros grupos de actividades que garantizan la recopilación de la información que resulta necesaria para realizar la evaluación de la eficacia del sistema implementado:

• Planificación de la auditoría
• Ejecución de la auditoría
• Informe
• Seguimiento

Durante este artículo vamos a ver la primera etapa del ciclo de auditoría, más adelante trataremos las siguientes fases del ciclo.

Planificación

La primera etapa del ciclo de auditoría es la planificación, en la que se debe establecer un programa de auditoría. La norma ISO 9001 exige que las auditorías internas de la calidad se realicen basadas en la naturaleza y la importancia de las actividades que se van a auditar, sin embargo la norma ISO 14001 establece que las auditorías del Sistema de Gestión Ambiental se realizará de una forma periódica y el programa se basa en la importancia ambiental de las actividades que se realizan y los resultados de auditoría anteriores. Como ninguna de las dos normas nos dice el periodo de tiempo en el que deben realizarse las auditorías, determinar el programa queda a disposición de la organización.

La mayor parte de las organizaciones poseen Sistemas de Gestión maduros que usan programas de auditoría internaque son un reflejo de los programas que siguen los responsables de la concesión de certificaciones. Cuando se ha finalizado la auditoría de certificación y después de haberle concedido a la organización la certificación que le corresponde, se realizan las auditorías de seguimiento que suelen ser cada seis meses. La auditoría de renovación del certificado se realiza cada tres años.

La magnitud y la complejidad de las organizaciones determinan si la auditoría interna se realiza de forma trimestral, semestral o anual. Otro factor a tener en cuenta son los recursos de los que disponen la organizaciones, ya que puede resultar mucho más eficiente realizar un mayor número de auditorías de seguimiento en las que se examinen solo unos cuantos elementos del sistema cada vez y se pueda concluir con una mayor rapidez.

La segunda etapa en la planificación debe tener en cuenta la revisión de la documentación. Durante la revisión de la documentación se evalúa el manual de la organización o de cualquier otra descripción de los diferentes elementos básicos del sistema, de los procedimientos y de las instrucciones de trabajo.

La norma ISO14001 es un desafío, ya que la mayoría de procedimientos que exige no tienen por qué estar documentados. En toda la norma ISO-14001, sólo existen tres referencias a procedimientos documentados:

• Control operacional
• Seguimiento y medición de características
• Evaluación del cumplimiento de la legislación

En un Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos. Cuando existan diferencias entre las normas ISO 14001 e ISO 9001 la organización deberá satisfacer el requisito más severo. Es por esto que como la norma ISO 9001 establece que los procedimientos deben estar documentados, en el Sistema Integrado se deben documentar todos los procedimientos, sino se está incumpliendo una norma de la calidad.

Existen muchos enfoques a la hora de revisar la documentación de un Sistema de Gestión Integrado. La larga experiencia de los auditores les indica que la utilización de una matriz ahora mucho tiempo y ofrece muy buenos resultados.

Tomado de: https://www.nueva-iso-14001.com

ISO 50001: HERRAMIENTA PARA EL USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA

La Norma UNE-EN ISO 50001 aporta las pautas a seguir para alcanzar la mejora continua de la eficiencia energética en la Organización.

La Norma ISO 50001 se configura como una herramienta esencial al aporta las bases y las pautas para gestionar eficazmente y reducir el consumo de energía, así como disminuir las emisiones de CO2 y fomentar la innovación en una búsqueda constante por la mejora continua de la eficiencia energética.

En un mundo cada vez más interesado por el cuidado del medio ambiente, donde los efectos del cambio climático no se ven como algo lejano, poco probable y casi de ciencia ficción y donde cada vez estamos más conscientes de la posibilidad de que lleguen a agotarse los recursos naturales que utilizamos de forma habitual para todas nuestra actividades diarias, tanto a nivel personal como en las empresas, se convierte en primordial la utilización de herramientas que, como esta norma, mejoren la relación con la medio ambiente y propicien el equilibrio.

En este post vamos a hablar de la relevancia de la norma ISO 50001 y de algunos puntos clave que la definen.

El uso eficiente de la energía: hito a alcanzar por las empresas.

La Norma ISO 50001 va teniendo cada vez mayor relevancia en el mundo empresarial, tal y como se puede observar en el aumento de los certificados expedidos.

La energía está presente en todas las actividades que realizamos hasta el punto de que se ha convertido en un elemento esencial y clave para llevarlas a cabo. Pero su influencia no se queda aquí sino que también afecta de forma directa a los costes y se convierte en una parte destacable de los gastos que las empresas tienen que afrontar.

Debido a estos dos factores, es decir, la necesidad de disponer de ella y el coste que supone hacerlo, la búsqueda de un ahorro de energía mediante la utilización más eficiente de esta se ha convertido en un objetivo a alcanzar. Además, se consolida como una de las bases para la sostenibilidad y el hecho de promover un uso más eficiente de esta hace que se reduzca el impacto ambiental de producirla. De esto se deduce que es esencial hacer un uso eficiente de la energía que necesitamos y que empleamos en las actividades realizadas.

Puede parecer simple y lógico pero se complica cuando lo llevamos a la práctica si no disponemos de una serie de herramientas que nos ayuden a seguir los pasos necesarios para utilizar eficientemente la energía. Una de estas herramientas es la Norma UNE-EN ISO 50001 que establece una serie de requisitos necesarios para implantar un sistema eficaz de Gestión de la Energía y ayuda a gestionar eficazmente y reducir el consumo de esta, disminuyendo los costes y las emisiones de Gases de Efecto Invernadero, así como fomentando la innovación y la concienciación de la importancia del cuidado del medio ambiente.

La tendencia, tanto nacional como internacional, de colocar una especial atención en la eficiencia energética, así como la creciente preocupación en el cambio climático, han hecho que esta norma muy joven vaya teniendo una cada vez mayor relevancia en el mercado nacional como se observa con los aproximados 11.985 certificados a nivel internacional, según los datos incluidos en ISO Survey 2015, repartidos en 97 países.

La Norma ISO 50001 vista a través de varios puntos clave.

La Norma ISO 50001 marca como uno de los objetivos primordiales la mejora continua de la eficiencia energética de la organización.

Podemos partir de la base de que la Norma UNE-EN ISO 50001 se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para alcanzar un cumplimiento eficaz de la legislación vigente aplicable en materia de eficiencia energética, además de permitir el ahorro de costes, mejorar el rendimiento energético y disminuir las emisiones de CO2. Es decir, permite el uso eficiente de la energía, a la vez que el cumplimiento de la legislación vigente aplicable, entre otros múltiples beneficios que aporta.

Sin embargo, si nos quedamos en este simple hecho estaremos limitando la importancia y la utilidad de esta norma. Por esto también tenemos que tener en cuenta que las actuales normas y tendencias han hecho que tanto las empresas privadas como las administraciones públicas le den prioridad y puntos extra a aquellas empresas que en sus políticas y en sus actividades llevan a cabo actividades de eficiencia energética, consiguiendo de esta forma que estas se diferencien de la competencia y estén a un paso más cerca de la tan ansiada sostenibilidad, en el caso de no haberla alcanzado, o de afianzarla, en el caso de ya trabajar en este nivel.

La implantación de la Norma ISO 50001 ayuda a las empresas a hacer un uso eficaz de la energía que necesitan para sus actividades.

La Norma ISO 50001 también potencia de forma directa y efectiva la concienciación a todos los niveles de la empresa por el cuidado del medioambiente y concretamente, por el uso eficiente de la energía empleada en el trabajo de forma diaria, así como ayuda a introducir innovaciones que aumente este compromiso y permita que se cumpla de una forma más sencilla y más ampliamente, luchando contra el despilfarro y el uso inadecuado de la energía.

Por último, podemos indicar que aunque la Norma UNE-EN ISO 50001 incide en muchos aspectos y los puntos clave que la caracterizan son muchos más, existe un aspecto que la define por completo, marca su finalidad y se encuentra tanto en la base como en los distintos capítulos de ella. Y es que la Norma ISO 50001 marca como uno de los objetivos primordiales la mejora continua de la eficiencia energética de la organización y sobre este objetivo giran muchas de las pautas que la definen.

Tomado de: https://www.sbqconsultores.es