lunes, 31 de agosto de 2020

10 TIPS PARA CONVERTIRSE EN UN TRABAJADOR PRODUCTIVO

Varias investigaciones sugieren que en una jornada laboral de ocho horas, un trabajador normal solo es productivo durante dos horas y 53 minutos. 

Eso es correcto: probablemente solo seas productivo durante aproximadamente tres horas al día.

Una buena regla general para aumentar la productividad es trabajar de manera más inteligente ¡no más cargado! Esto significa que la incorporación de algunos hábitos saludables en la jornada laboral puede ayudarte a sentirte más productivo (y mucho más feliz) que trabajar horas extras o saltarse el almuerzo. A continuación, incluyo 10 consejos obtenidos desde la experiencia de cientos de profesionales que te ayudarán a sentirse más productivo en la oficina, ¡sin trabajar más ni por más tiempo!

1. Rastrea donde estás pasando tu tiempo
Para saber cómo ser más productivo, primero debes saber exactamente cómo estás gastando tus minutos cada día. Realiza un seguimiento de tu tiempo durante un par de semanas y asegúrate de dedicar tiempo a las cosas que realmente importan.

2. No hagas multitarea
El multitasking no debería ser una habilidad para presumir si quieres ser productivo. Los estudios demuestran constantemente que la multitarea distrae más de lo que es útil. Aunque la multitarea puede hacerte sentir que estás haciendo más, probablemente no lo estés. Según una investigación realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología (American Psychological Association), cambiar de tarea puede costarte hasta un 40% del tiempo productivo. Comienza a enfocarte en una tarea a la vez para lograr más logros.

3. Toma descansos
Si bien puede sonar contraproductivo, tomar breves descansos durante la jornada laboral te ayudará a lograr más. La investigación ha encontrado que los trabajadores que toman descansos regulares, alrededor de un descanso por hora, se desempeñan mejor que aquellos que no toman descansos. Esto se debe a que tomar un descanso le da a tu cerebro el espacio que necesita para regresar a una tarea con energía y concentración renovadas.

4. Sigue una rutina matutina
¿Cómo comienzan las personas más productivas su día? Con una rutina saludable por la mañana! Mantenerse al día con el ritual matutino lo ayudará a lograr más a lo largo del día porque comenzará su día a participar en actividades productivas. Considera hacer ejercicio a primera hora de la mañana o meditar antes del trabajo.

5. Muévete más y sé activo durante tu jornada de trabajo
Sentado todo el día conduce a sentimientos de fatiga y pereza. Llegar al gimnasio es una de las mejores maneras de luchar contra una caída de la tarde y obtener un aumento instantáneo de la productividad. El ejercicio alimenta tu cerebro con más oxígeno, proporcionando claridad mental y una sacudida de energía. Si no puedes ir al gimnasio en el horario de la jornada laboral, intente dar vueltas por la oficina o realizar un servicio de escritorio durante todo el día.

6. Apaga tu correo electrónico
¡Tu correo electrónico te distrae! Muchos de nosotros pasamos demasiado de nuestro día laboral simplemente borrando o filtrando correos electrónicos. De hecho, las investigaciones encontraron que los trabajadores gastan un promedio de 7.4 horas por día de la semana en el correo electrónico. Apaga tu correo electrónico (o solo las notificaciones) durante la jornada laboral cuando tengas que lidiar con una gran cantidad de trabajo y quieras sentirse más productivo.

7. Desarrolla una mentalidad productiva
Para ser más productivo, necesitas crear una mentalidad productiva. Una forma fácil de hacerlo es cambiando la forma de hablar contigo mismo. Por ejemplo, en lugar de decirte a ti mismo, "Oh, no. Tengo demasiado que hacer. ¡Nunca terminaré todo esto a tiempo! "Intente en su lugar," Necesito completar la tarea X y la tarea Y. ¿Cuál es la mejor manera de completar todo a tiempo? "


8. Come por productividad
¡Usa comida para alimentar tu cuerpo! Intenta consumir comidas y bocadillos durante tu jornada laboral que te proporcionen los nutrientes y la energía que necesita para sentirte productivo. Algunos ejemplos de alimentos que aumentan la productividad incluyen:
  • Huevos
  • Arroz integral
  • Plátanos
  • Aguacate
  • Salmón
  • Nueces
  • Chocolate obscuro
9. Sal de la oficina
¡A veces todo lo que necesitas es un cambio de escenario! Según Kimberly Elsbach, profesora de la Universidad de California que estudia psicología en el lugar de trabajo, "... la creatividad y la innovación ocurren cuando las personas cambian su entorno, y especialmente cuando se exponen a un entorno similar a la naturaleza". Intercambiar la iluminación fluorescente de su oficina Para un poco de luz natural te ayudará a sentirte más productivo al instante.

10. Medita
¡Tomarse el tiempo para eliminar el estrés y meditar puede resolver casi cualquier cosa! La meditación regular puede ayudar a mejorar tu productividad al enseñarle a su mente a enfocarse completamente en el momento presente. Incluso un descanso de 10 minutos para meditar en su escritorio con ayuda a reducir el estrés y ayudarlo a concentrarse mejor en su trabajo.

La principal diferencia entre las personas productivas y las personas improductivas es que las personas productivas saben cuándo alejarse de su trabajo y cuidarse a sí mismas. Si deseas aumentar su productividad en la oficina, resista la tentación de dedicar más horas o acepte más de lo que puede manejar. En su lugar, recuerda darte tiempo para volver a energizar y reenfocar.

Tomado de: https://es.weforum.org/

CÓMO AUMENTAR LA PRODUCTIVIDAD DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS USANDO DISPOSITIVOS MÓVILES

En la actualidad se está buscando de manera continua la forma de mejorar, ser más eficientes y de poder aumentar la productividad. 

Los procesos de las auditorías internas en las organizaciones siempre se habían caracterizado por la cantidad de documentos necesarios a realizar y la falta de agilización. 

En el contexto de la época actual destaca el uso de los dispositivos móviles, los cuáles se implementan hoy día para aumentar la productividad de las auditorías internas gracias a sus diversas funcionalidades y características.

El desarrollo de software en forma de apps para estos dispositivos móviles permite a las organizaciones contar con la tecnología necesaria para agilizar diversos procesos y así poder aumentar la productividad de las auditorías internas mediante el uso de dichos dispositivos, estando todo literalmente al alcance de nuestra mano.La implementación del uso de los dispositivos móviles para aumentar la productividad tiene una gran importancia en auditorías con inspecciones en terreno, especialmente en materia de Medio Ambiente y/o de Seguridad y Salud Laboral. En los siguientes apartados de este artículo se habla de las funcionalidades y ventajas de la App Check List Mobile.

App Check List Mobile de ISOTools Excellence

App Check List Mobile es sirve para, entre otras cosas, aumentar la productividad de las auditorías internas. Esta app fue pensada y diseñada para dar una serie de funcionalidades que habilita a los usuarios a:
  • Configurar listas de chequeo.
  • Realizar auditorías en terreno.
  • Llevar a cabo inspecciones.
  • Verificar las medidas de Seguridad y Salud Laboral.
  • Realizar mantenimiento de equipos.
  • Medir la calidad de obra.
  • Levantar incidentes en el terreno.
  • Geolocalización.
  • Toma de evidencias gráficas.
  • Mapas de calor. 
  • Parametrizaciones. 
  • Automatización de procesos y autoevaluaciones.
  • Base documental centralizada.
  • Gestión de tareas.
  • Herramientas de comunicación.
  • Mensajería privada y gestión de contactos.

Esta aplicación se encuentra disponible para los dispositivos móviles que utilicen como sistema operativo Android o iOS.

Ventajas que ofrece usar la App Check List Mobile 

Todas las funcionalidades indicadas en el listado anterior están diseñadas con el objetivo de facilitar procesos y proporcionar una serie de ventajas al usarse la App Check List Mobile. A continuación se indican las principales ventajas existentes:
  • Realizar auditorías en el terreno. Así se consiguen unos ahorros en cuestión de tiempo increíbles a la vez que la productividad se ve incrementada en gran medida al poder el auditor realizar su labor in situ.
  • Ejecución de forma offline/online. Para poder emplear la App Check List Mobile no es necesario tener que estar conectado a Internet de forma obligatoria, otorgando así una gran libertad de poder usar la herramienta donde no existan redes de conexión.
  • Mecanismos de geoposicionamiento. Realización de formularios y otras funcionalidades con un registro del punto real espacial en el que se encuentra el usuario al cumplir sus labores.
  • Control en los tiempos de ejecución. Capacidad de calcular el tiempo que se emplea en realizar las inspecciones y auditorías pertinentes.
  • Homogeneización en cuanto a los criterios de cumplimiento o no de diversos parámetros. Las listas de chequeo que se confeccionen no pueden crear dudas o ambigüedades.
  • Detectar elementos que no cumplen respecto a criterios predefinidos y del levantamiento automático de hallazgos. Se permite la personalización y configuración de los textos de las No Conformidades que aparecen por defecto ante elementos de no cumplimiento.
  • Seguir los hallazgos. El establecimiento previo de un diagrama de flujo con sus correspondientes elementos de avisos y alertas avisan a las personas responsables sobre un determinado evento atendiendo a diversos criterios. Actúa como la acción a aplicar que resuelve una situación de No Conformidad.
  • Verificar la comunicación. La creación de canales de comunicación es vital a la hora de reportar y avisar a las distintas partes del cumplimiento y la resolución de las distintas disposiciones comprometidas, especialmente cuando la inspección y su gestión se realizar en terreno.
  • Establecer acciones para la resolución y mejora. Capacidad de configurar y establecer acciones y pasos para solucionar determinados eventos que ayudan a mejorar.
  • Enviar de forma automática los informes, resúmenes y reportes. La automatización y acceso en tiempo real a estos documentos agiliza de forma significativa los procesos de auditorías.

Tomado de: https://www.isotools.com.co/

LA MUERTE DE LAS JERARQUÍAS EN EL LUGAR DE TRABAJO

“Las jerarquías tal vez hayan perdido protagonismo, pero no han desaparecido. Puede que los mejores empleados sean más inteligentes y tengan más formación, pero se sigue esperando de ellos que se alineen obedientemente con las decisiones ejecutivas” Gary Hamel ( “El Futuro del Management”)

La jerarquía de la organización en todas partes es una reliquia. Se está abarrotando de más uso y agotamiento. Se ralentiza la comunicación. Se ralentiza la toma de decisiones. Se ralentiza entrada. Se discrimina a los nuevos talentos y se aboga por el familiar (el de toda la vida, ¿si funciona por qué cambiar? La productividad se desliza hacia atrás. Nuevas ideas son sofocadas en las jerarquías y estás son muchas veces desestimadas, mientras tanto, hay gente que quiere cambiar las reglas del juego, romper con las reglas del juego, romper con todo lo que se ha realizado hasta ahora, todo para una mejora.

Las Jerarquías eran útiles para el control de los empleados, cuando estos podían ser reemplazados fácilmente. La cultura del miedo sigue existiendo y más ahora, dónde cada vez más en entornos de empresas de primer orden o de grandes pymes, está aún existe, dónde cada vez que se produce un cambio la falta de comunicación transversal por parte de la empresa llega a crear la cultura del Kaos entre departamentos, se intenta , se escriben artículos, se lanza a viva voz lo que hay que hacer, pero observo que todo sigue igual, nada cambia, las pocas que han cambiado empiezan a crecer nuevamente, valientes ellas por haber abogado este cambio, el haber cambiado el sentido de la jerarquía, es decir, el abogar hacía los nuevos líderes del desafío, la jerarquía en sí, seguirá existiendo siempre, pero ahora, los mandos, los responsables, directores, altos cargos han de ejercer de líderes, el ordena y mando nos lleva hacía a la catástrofe, y cuando llega, se decide hacer el cambio, pero ya es tarde. 

Hoy en día se necesita más que la celebración de algo, o una promoción, un evento etc. en el lugar del trabajo para motivar a los empleados. Queremos dar rienda suelta a nuestras fortalezas, aplicar nuestras pasiones y trabajar junto a otros que hagan lo mismo.

Con el tiempo, las jerarquías demasiada rígidas, a menudo, controladas por la personalidad situada en la parte superior, estas se verán y serán superadas por las organizaciones ágiles que ya están apostando para dar energía a los equipos. Este cambio de paradigma da la ventaja competitiva a las empresas que aprovechan el talento colectivo de todos y cada uno de los miembros que la propia empresa tiene. En pocas palabras, las organizaciones no pueden prosperar en el mundo empresarial dinámico de hoy con las estructuras obsoletas que celebran o alagan a la persona que hay en la parte superior de la pirámide. Es hora que los líderes empiecen a definir que tipo de cultura quieren tener en la empresa.

El lugar de trabajo no tiene que ser un lugar donde las empresas mueren. Nuestros lugares de trabajo han exprimido todo la utilidad de la jerarquía. Es simplemente una construcción familiarizada dónde nos aferramos a pesar de que estamos ante una innovación paralizante. Aunque el optimismo se termina agotando en nuestros lugares de trabajo.

Es hora de que la jerarquía se adapte a la realidad empresarial que existe hoy en día. Necesitamos entornos de trabajo más democrático donde se solicita la entrada de los empleados en las áreas antes reservadas para unos pocos elegidos: estrategia, mejoras operacionales, el cambio de cultura, por ejemplo.

Las jerarquías eran útiles para el control de los empleados, cuando podrían ser reemplazados fácilmente. Hoy en día se necesita más que la celebración en un lugar de trabajo para motivar a los empleados. Nosotros queremos dar rienda suelta a nuestras fortalezas, aplicar nuestras pasiones y trabajar junto a otros que hagan lo mismo.

Sin embargo, es más que la búsqueda de aportes de los empleados. Sustitución de jerarquía significa poner empleados en la mesa de la co-creación, cooperación, colaboración de soluciones con los directores, si es que existen, para impulsar los resultados empresariales.

¿Por qué nos importa tener que cambiar de cultura, analizar los valores, la misión de la empresa?

Hace algún tiempo tuve el privilegio de asistir a una presentación que se centró en un conjunto de cambios en particular difíciles para una gran organización, los cambios en el liderazgo que tuvieron lugar en el momento así mismo como las circunstancias ambientales y dinámicas que esta organización tuvieron que enfrentar en la superación de su crisis en un momento muy delicado de la empresa. 

Hubo una serie de joyas de la perspectiva y la sabiduría que fueron presentadas por la persona invitada para este business case o ejemplo de empresa. Entre ellos tenían la necesidad de perseverar a través de la adversidad, mostrándose en todo momento con optimismo y energía, el compromiso de celebrar hitos y logros por cada miembro de la organización, incluso en tiempos difíciles, la necesidad de desarrollar continuamente el propio liderazgo y las habilidades de liderazgo de su equipo, la necesidad de equilibrar el trabajo con la propia vida de los trabajadores, lo que querían de una vez por todas era hacer una realidad la conciliación familiar.

En sí mismo no era más que suficiente para la reflexión en la presentación para despertar mi pensamiento y reforzar algunas creencias. Sin embargo, el propósito de este artículo es optar por centrarnos en una pregunta que fue planteada por un miembro del público en relación a si la persona invitada tenía una receta para el cambio de cultura en las grandes organizaciones. A medida que el invitado nos iba identificando para nosotros, si tuviéramos tal receta probablemente nos retiraríamos por ahora. Así que voy a tomar una grieta en la pregunta.

En primer lugar, creo que hay algún valor en la definición de lo que podríamos decir con el término cultura. Al ser una criatura de nuestro tiempo, busqué en Google el término y se acercó con la siguiente – “… el total de las ideas heredadas, creencias, valores y conocimientos que constituyen las bases comunes de acción…” y “… el alcance total de actividades e ideas de un grupo de personas con las tradiciones compartidas, que se transmiten y reforzadas por los miembros del grupo. “Yo he destacado lo que creo que son algunos de los elementos clave de la definición y en la que ahora me referiré a.

La frase “la cultura de Estrategia como primer cambio en la misma” es probablemente familiar para la mayoría de nosotros y refleja el verdadero desafío en el movimiento de una organización hacia adelante o cambiar nuestra dirección. Hasta las grandes, pequeñas, medianas empresas han intentado a través de su equipo directivo para constar que se hará, pueden haber pasado innumerables horas y gastado mucho dinero en el desarrollo de una estrategia a nivel nacional, local, internacional, la elaboración y entrega de una estrategia de marketing interno pulido, la participación de todo tipo de recursos de experiencia, contratación de externos y, sin embargo encontramos que podemos creer que después de un año (o menos) que nosotros no hemos hecho ningún progreso en nuestras altas metas que nos habíamos planteado en el momento de empezar – y en realidad puede haber pasado que nuestra organización esté haciendo un paso o dos hacia atrás. 

La cultura de la organización – se heredó ideas, creencias, valores y conocimientos – se convirtió en una barrera o bloqueo eficaz de nuestra estrategia.


Así que en lugar de desarrollar la estrategia de forma ostentosa, o la reestructuración de la organización, o la implementación de nuevos procesos o sistemas, ¿por qué no nos centramos en la cultura de la organización? Nuestra perspectiva es que a menudo parece más fácil para hacer frente a estructura y el proceso de lo que es la cultura. Podemos aplicar cambios estructurales y de procesos en un plazo de tiempo mucho más corto. Rápido o fácil, sin embargo, no equivale a eficaz. 

Este tipo de iniciativas sin duda pueden afectar a la organización y dar la apariencia de una acción especial para aquellos que buscan en la organización desde una perspectiva externa (por ejemplo, los accionistas, el consejo de administración de la empresa). Los cambios culturales tienen un período mucho más largo de tiempo para darnos cuenta, para poder tomar de forma más intensa y sostenido el esfuerzo que quiere realizar. Por desgracia, nuestros directores (muy a menudo una variedad de estos dirigentes se mueven por su propio interés) dado que no tienen la paciencia para este tipo de esfuerzos, les llamamos dirigentes porque al no tener paciencia ni mostrar interés en fortalecer el cambio pasan de líderes a ser dirigentes. Queremos soluciones instantáneas y resultados inmediatos.

El término “heredado” implica para mí algo que se construye o se crea durante un largo período de tiempo. Y tomará el mismo tiempo para moldear, alterar o modificar algo, ya que llevó a crear en el primer lugar la cultura de la empresa. Por otra parte, es fundamental comprender que, en su mayor parte, este conjunto de ideas, creencias compartidas y valores han trabajado para la organización o segmentos clave de las partes interesadas. Esto no significa que la vida ha sido fácil o ha ido muy bien, pero la cultura de las empresas ha trabajado hasta ahora niveles jerárquicos entre los trabajadores y lo ha hecho durante un período prolongado de tiempo. Así que el cambio no será fácil, por lo tanto sin esfuerzo no se conseguirá hacer.

Uno de los primeros pasos clave en el cambio de la cultura nos define las características de la nueva cultura y por qué es tan importante para cambiar a la hora de crear este nuevo conjunto de creencias, comportamientos y prácticas. Si como líderes no tenemos una idea clara acerca de dónde y por qué queremos llevar a la organización hacía ese cambio, este será imposible para vencer la resistencia de la cultura actual.

Tan importante es la definición de la nueva cultura que deseamos para pasar a las acciones concretas que un líder y la organización en su conjunto deberemos tomar para reforzar y apoyar el cambio. Esto incluye medidas tales como reclutamiento, contratación, retención, gratificación, la promoción de las personas que vamos hacer ya sea por sus comportamientos, acciones para desarrollar y reforzar los principios de la nueva cultura. 

Los trabajadores construimos la cultura. Los comportamientos construirán la cultura. Acciones que tomaremos para construir la cultura. Hablar solos no vale. Concentrémonos en el cultivo de las personas adecuadas. Hacemos y apoyamos un compromiso a largo plazo con todos ellos. Se convierten en nuestras piedras lanzadas al agua, con ondas que emanan hacía todos ellos e influimos en el comportamiento de los demás.

Comunicar, comunicar, comunicar. Junto con eso nos convirtamos y convirtamos en dar la importancia de la visibilidad de liderazgo y refuerzo, con la palabra y la acción, de los valores clave de la organización. Como líderes que estamos siendo observados, analizados, incluso criticados todo el tiempo y de esta manera la gente va a determinar rápidamente si mantiene los valores de la nueva cultura de sinceridad o simplemente será como otra moda del momento que intentamos impulsar para ser cara el exterior como la mejor empresa para trabajar. Nuestra energía va a ser fundamental para el éxito.

Asegurémonos de que todos los procesos y sistemas de la organización estamos alineados, sirvamos de apoyo de la cultura que estamos intentando crear. Si nosotros estamos fomentando como si de una comercialización se tratara, como una organización que nos enorgullecemos de la innovación, pero tenemos un sistema de incentivos que premia a todos en el mismo nivel, independientemente del rendimiento que la creatividad puede verse afectado de manera adversa. Si estamos vendiendo a nosotros mismos como una organización que promovemos el empoderamiento y la participación de los trabajadores, pero tenemos un sistema de recursos humanos que tolera las prácticas de gestión del estilo antiguo esto terminará, como bien he comentado antes que rápidamente se convierta de forma adversa, como si de un cortocircuito se produjera en nuestros esfuerzos.

Como líderes también hay que asegurarnos de que nuestras propias palabras y acciones personales están alineados con la cultura de la empresa que nosotros decimos que estamos tratando de construir. Si uno se fija, aparte de lo que esperan de todo el personal – haz lo que digo, no lo que hago – tendremos comprometidos nuestra credibilidad de liderazgo. 

Nosotros no seremos capaces de retener a nuestros mejores líderes, por lo que conseguir el tipo de cambio que esperamos o estamos esperando realizar no lo conseguiremos. Además, hay que tener paciencia para que este esfuerzo sea visible por todos, Nosotros tenemos que estar en él durante todo el proceso, de en forma de largo plazo. La Cultura crecer a través de un largo periodo de tiempo, con un comportamiento coherente y de esfuerzo. Las mejores y más exitosas organizaciones o empresas empiezan a construir desde dentro y permanecen fieles a su núcleo.

Roma no se construyó en un día. Tampoco la cultura de la organización creada o modificada es en un año fiscal. Y la construcción de un nuevo templo para los dioses no se quedará lejos de las puertas delanteras con los bárbaros delante, esperando un error o fallo para entrar. Sólo los trabajadores fuertes y vibrantes, el personal que trabaja en la misma empresa se asegurarán del éxito a largo plazo.

“Lo peor es que los ejecutivos sénior, con sus visiones dogmáticas, suelen ser los que deciden qué ideas que se ponen en marcha y terminan por bloquearse. Eso tiene que cambiar” Gary Hamel.

Tomado de: http://www.marianoramosmejia.com.ar/

viernes, 28 de agosto de 2020

TÉCNICAS Y MÉTODOS DE AUDITORÍA

Conocer y saber cuándo aplicar las diferentes técnicas y métodos de auditoría es una función primordial del auditor ISO 9001 para ser efectivo en su labor y garantizar la mejora continua del sistema. 

Estos métodos de auditoría, gracias a la tecnología y la evolución pragmática del oficio, se han diversificado y nos ofrecen un amplio espectro de posibilidades.

Técnicas y métodos de auditoría
En la práctica, se pueden clasificar las técnicas y métodos de auditoría según la ubicación del auditor, la forma en que interactúa o no con los auditados y aquello que auditarán.

Técnicas y métodos de auditoría según la ubicación y la interacción con los auditados.

Hemos de señalar que, en cualquier caso, las auditorías deben conseguir cumplir con su función. Por ello, dependiendo del tipo de empresa, de nuestros objetivos de auditoría y de las circunstancias, tenemos que escoger aquel tipo que resulte más eficaz.

Auditorías en el sitio con interacción de los auditados

Son las auditorías más tradicionales. Generalmente se realizan mediante visita en días completos. El número de días depende de varios factores, entre los que se cuentan por supuesto, el tamaño, la complejidad, el riesgo, la naturaleza y el número de ubicaciones de la organización.

En este método es común realizar las siguientes actividades:
  • Entrevistas.
  • Completar listas de verificación y cuestionarios en compañía y con la participación del auditado.
  • Revisar documentos con la participación del auditado.
  • Realizar muestreos.

Auditorías remotas con interacción de los auditados

La tecnología moderna permite, a través de reuniones web o teleconferencias, realizar este tipo de auditorías. Aunque aún son poco comunes, ya han ganado un espacio, sobre todo entre las nuevas generaciones de auditores. Este método de auditoría se caracteriza por:
  • Se realiza a través de comunicación interactiva.
  • Entrevistas con los empleados clave.
  • Observar el trabajo realizado con la guía remota.
  • Completar listas de verificación y cuestionarios.
  • Revisar documentos con participación de los empleados encargados de los procesos.

Auditorías en sitio sin interacción humana
Bajo este método, el auditor observa, analiza, revisa y completa listas de verificación, en el sitio, pero sin involucrarse o interactuar con los empleados auditados. Se trata de un enfoque moderno, respetable, pero cuestionado por algunos porque no siempre parece resultar suficiente.

En este método se llevan a cabo las siguientes tareas:
  • Revisar documentos, registros y análisis de datos.
  • Observar el trabajo realizado llevando a cabo una visita in-situ completando listas de verificación.
  • Muestreo, de productos, por ejemplo.

Auditorías remotas sin interacción humana
Finalmente, para concluir con este apartado, tenemos un modelo de auditoría poco frecuente. Comparte los inconvenientes del método anterior, pero aporta elementos de veracidad y objetividad a considerar.

En este método es común:
  • Revisión de documentos, registros, datos, de forma remota, por vía digital, y sin la participación de los propietarios de los procesos respectivos.
  • Observar el trabajo realizado a través de medios de vigilancia, teniendo en cuenta los requisitos sociales, estatutarios y normativos.
  • Análisis de datos e información consolidada.

Técnicas y métodos de auditoría según el parámetro auditado
Si tenemos en cuenta aquello que se va a auditar, podemos encontrar los tres diferentes métodos de auditoría siguientes:

Auditoría de procesos
Verifica que los procesos funcionan dentro de los límites establecidos. Evalúa una operación o método sobre instrucciones o estándares predeterminados para medir su cumplimiento y efectividad.

Una auditoría de procesos puede:
  • Verificar el cumplimiento de requisitos, el tiempo de ejecución, la precisión, factores como temperatura, presión, amperaje, mezcla de componentes, etc.
  • Examinar recursos físicos como equipos, materiales, personas, pero también procedimientos, instrucciones, manuales de operación…
  • Verificar la adecuación y efectividad de los controles de proceso establecidos.
Auditorías de producto


Se trata de un examen al producto o servicio de la organización. Este bien puede ser un hardware, un alimento envasado o un servicio de atención… El objetivo es evaluar si el producto terminado o servicio ofrecido cumple con los requisitos y especificaciones, y, finalmente, con las expectativas de calidad de los clientes.

Auditorías del sistema
Una auditoría realizada a un sistema de gestión es una actividad documentada realizada mediante examen, y evaluación de evidencia objetiva. En ella se verifica que los elementos aplicables del sistema son apropiados y efectivos, y se han desarrollado, documentado e implementado de acuerdo con los requisitos especificados.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

LÍDERES ÁGILES: 10 CLAVES PARA GESTIONAR EL CAMBIO EN EL CAOS

Prepárate para el caos. Nuestro liderazgo se va poner a prueba de formas inimaginables. Gestionar el cambio es la prueba del líder. 

Pero son los líderes ágiles los que mejor estar preparados para gestionar la alta incertidumbre, pues:
  • Saben que, en el caos, la mente humana no es capaz de predecir el futuro ni para el 2021 ni para el trimestre que viene
  • Son flexibles y más efectivos en entornos poco estructurados pues la mayoría de objetivos que gestiona son a corto plazo (1-2 semanas)
  • Soportan mejor el cambio de planes y a sus equipos les genera menos ansiedad las variaciones en los objetivos
  • Son excelentes en la ejecución y la implantación de lo urgente, del corto plazo, sin restar valor a la visión a largo plazo y a la cultura
  • Son rápidos en aprender del error y saben minimizar el riesgo
  • Confían en liderazgo distribuido y dan libertad a los equipos autodirigidos virtuales con sistemas de reporting eficaz

La incertidumbre requiere gestionar con orden el caos y obtener la máxima inteligencia colectiva cuando la información no es fiable.

Te daré diez pautas de cómo se debería gestionar esta crisis teniendo en cuenta esta filosofía:

PRIMERO LO URGENTE: PERSONAS Y CONTINGENCIAS

1. La seguridad de las personas y la disminución del riesgo
Asegurar las máximas medidas de seguridad y minimizar al máximo los riesgos sanitarios requiere unas primeras medidas urgentes. Haga planes que prevean una transición a diferentes ritmos de diferentes colectivos y posibles repeticiones de la crisis.

Optimizar la seguridad implica buscar alternativas que minimicen la distancia social y el riesgo sanitario. Cree equipos ágiles en los diferentes ámbitos (central, tiendas, fábrica,,..) que monitoricen y aseguren las medidas de seguridad de forma imaginativa disminuyendo riesgo e impacto económico

2. Teletrabajo a corto plazo, nuevas formas de trabajo a largo plazo

Extender el teletrabajo tanto cómo sea posible, incrementando los canales virtuales de comunicación para no aislar a nuestros colaboradores creando equipos virtuales, dándoles soporte de urgencia sobre herramientas. Los primeros pasos serán medidas contra efectos derivados de la pandemia.

Apostar por el trabajo en red a largo plazo para reforzar la colaboración, la mejora, la innovación y el aprendizaje. Cree equipos ágiles para este cambio cultural focalizados en un upskilling de habilidades digitales y nuevas formas de trabajo. El objetivo serán medidas para incrementar productividad.

3. Análisis realista situación y Planes de Urgencia

Analizar con un pequeño grupo la situación, tomando decisiones rápidas y realistas reflejando los puntos clave en un Plan de Contingencia: tesorería, ruptura cadena logística, perdidas de negocio y rediseño, medidas de adaptación de la producción,… Actualice el Plan semanalmente.

Comunicar los hechos con brutalidad y transparencia. A la vez que comunica el Plan de Contingencia comunique los equipos ágiles encargados de su resolución. Esté alerta y no desactive los equipos hasta tener la situación estabilizada.

UNA VISIÓN ESPERANZADORA DE FUTURO, ANCLADA EN LA MISIÓN

4. Fije escenarios diversos y una estrategia a medio plazo

Articular rápidamente diversos escenarios es clave para analizar diferentes evoluciones de salida de la crisis que incorporan análisis financieros. En función de ello priorice planes de actuación y con los planes más convergentes entre escenarios que tengan más probabilidad y se asignan equipos ágiles.

Comunicar nuevos planes estratégicos proyectando esperanza en el futuro, pero señalando también otros escenarios más adversos. Visibilice y comunique los equipos ágiles, sus objetivos y recursos. Esto dará credibilidad del mensaje, se requiere que las acciones sean coherentes con la nueva estrategia, aunque esta sea incierta.

5. Reinventarse anclado la misión

Es necesario ser disruptivo y realizar nuevas iniciativas diferentes. Pero las organizaciones requieren orden y estabilidad. Crear una narrativa dónde se recuerde la misión, que suele ser suficientemente general para soportar los diferentes cambios que tienen que generarse continuamente.

Haga seguimiento de los escenarios y cuando detecte posibles oportunidades o amenazas lance retos a equipos ágiles creativos con funnels de ideas. Sea selectivo con las mejores ideas, pero haga lo más rápidamente testeos mediante metodologías design thinking o similares. Y compruebe su eficacia.

CUIDE EL CORAZÓN DE LA ORGANIZACIÓN: CULTURA Y EMOCIONES

6. Comunique mucho, con transparencia, claridad y emoción

No ocultar nada, haga transparente la crisis, por horrible que sea. Podemos exagerar sus efectos si no recibimos con transparencia la comunicación, La única forma de comunicar es con claridad, simplicidad y empatía. Multiplique los canales especialmente los virtuales y sea reiterativo en los mensajes.

Dar resultados es lo que más alimenta la esperanza y crea confianza. Los equipos ágiles con cortísimos plazos de actuación por su funcionamiento están obligados a dar estos resultados a Corto Plazo. Alimentar una espiral positiva de resultados pequeños pero que indiquen avance.

7. Sea inclusivo, favorezca la colaboración

Comunicar y participar con compañeros reduce la ansiedad y el aislamiento. Si las conversaciones se centran en aceptación de crisis y cómo construir el futuro genera esperanza. Participar de forma inclusiva en nuevas soluciones del día a día de forma colaborativa crea más implicación.

Crear grupos virtuales con unidades organizacionales o tipologías de profesionales con problemas similares en momentos de urgencia ayudan a reducir el aislamiento y de una forma implícita se construyen soluciones de forma colaborativa

8. No olvide la cultura, líderes que crean compromiso

El cambio exige al líder escuchar más. Necesita empatizar y modular emocionalmente los mensajes. La urgencia y ansiedad colapsa nuestra capacidad de escucha. Una solución es crear canales trasversales virtuales en red de comunicación.

Cambiar rápidamente comportamientos es clave de éxito. Nuevas formas de trabajo, de funcionamiento, nuevas habilidades o nuevas restricciones. Algunos comportamientos están anclados en la cultura. Gestione equipos y comunidades en red de aprendizaje y práctica que aceleran el aprendizaje organizativo y el cambio. Esto genera más compromiso con el cambio.

LA DIFICULTAD DEL CAMBIO ES LA IMPLANTACIÓN

9. Organización en red: Equipos Ágiles, éxito en ejecución

Preparar la organización en cambio implica apostar por organización red dual. Por una parte, la organización tradicional, jerárquica funcional, debe optimizar los resultados con menos recursos y dificultades. Por otra los equipos ágiles en red deben responder a las emergencias corto plazo y crear el largo plazo.

Homogeneizar el funcionamiento de los equipos ágiles es la clave. Utilice una metodología (ej. SCRUM) clara y simple de funcionamiento, de reporte y toma de decisiones. De empowerment y especialmente formación a los nuevos líderes. Confié en ellos para liderar la organización en red con equipos ágiles temporales

10. Rompa de forma organizada los procedimientos

Escuchar es dar voz a la base de la pirámide y es la clave de éxito. Están en contacto directo con clientes, proveedores, operadores logísticos o con las nuevas restricciones. Son los que conocen parte de los problemas. De forma organizada deben generar y probar nuevas soluciones lejos de la dirección

Crear equipos de mejora ágiles en la base de la pirámide es acelerar el cambio. Utilice otras metodologías (Ej. Lean) para generar ideas y pequeñas acciones, de mejora “in situ” que deben ser muy simples y homogéneas. Aunque al inicio la urgencia y la eficacia es más importante que la formas y la homogeneidad.

Tomado de: https://virginiogallardo.com/

QUÉ SON LOS COSTES DE NO CALIDAD, CUÁLES SON Y CÓMO CALCULARLOS

Qué son los costes de no calidad?, ¿existen estos costes dentro de una empresa?, ¿se podrían calcular?…


Estos son algunas de las preguntas que se hacen muchos directivos y responsables de empresas.

En este artículo te voy a explicar y demostrar el que sí existen los costes de no calidad y cómo además pueden hacer mucho daño a una organización.

Te expondré también varios ejemplos de costes de no calidad y cómo calcularlos.

Esto es lo que aprenderás en este artículo entre otras cosas…

Así que coge papel y lápiz y toma nota de lo que te interese para que lo apliques a tu organización.

Qué son los costes de no calidad
En su tesis doctoral, Salvador Climent (pag.4) y que a su vez hace referencia a los autores (Alonso y Blanco, 1990, P. 35) argumenta que “la no calidad es un coste, cuya parte conocida es como la punta de un iceberg; por ello en una buena gestión de los costes de calidad debe de estar implicada la contabilidad de gestión, para poder dar una información veraz y relevante a los decisores.”

Esta definición, cuanto menos, nos pone en preaviso de que los costes de no calidad representan un valor difícil de calcular y sobre el que no somos conscientes dentro de las empresas.

Pero vamos a bajar más a tierra este concepto de no calidad.

En su mismo estudio Salvador Climent expone que los costes de no calidad están representados por los fallos internos y externos que se producen en las empresas.

Estos fallos internos y externos están dentro de la estructura de costes asociados a la calidad. Por lo tanto los costes de no calidad se encuentran dentro de los costes de calidad de una empresa.


Descuadres de inventarios, rotura de stock, devoluciones de productos y horas de garantía usadas por los clientes son algunos ejemplos de estos costes de no calidad.

Costes de fallos internos
Representan los costes asociados a tareas de corrección de errores que se detectan internamente en la empresa antes de que lleguen al mercado, al consumidor y/o al usuario.

Aparecen cuando se detecta una diferencia entre el estándar de calidad que se ha definido para el producto o servicio y la calidad real que incorpora el producto o servicio que se quiere entregar mercado, al consumidor y/o al usuario.


Costes de fallos externos
Representan los costes asociados a tareas de corrección de errores que detecta el cliente una vez que se le ha entregado el producto o servicio.

Son por tanto los errores más graves y los que conllevan un coste más alto ya que ninguna empresa quiere entregar su producto o servicio con errores al mercado.


Estarás de acuerdo conmigo que este tipo de fallos ocurren muy a menudo dentro de las organizaciones.

Pero el problema, en la mayoría de las empresas, no se cuantifican o no son objeto de estudio para conocer el importe total de los costes de no calidad, por ejemplo en un trimestre.

Por qué estudiar los costes de no calidad
Existe una premisa básica en calidad y es la siguiente (seguramente la habrás escuchado en más de una ocasión):

“lo que no se mide no se conoce, y lo que no se conoce no se puede mejorar”.
Gran afirmación que comparto completamente.

Hoy en día estamos inmersos en un entorno tan competitivo que todas las empresas deben realizar grandes esfuerzos por entregar sus productos y servicios al menor coste posible manteniendo la calidad que espera el mercado acerca de los mismos.

Pero el problema es que si no se mide cuánto cuesta el llegar a esa calidad x, no sabremos cómo de competitiva y rentable está siendo nuestra organización respecto a lo que entregamos al mercado.

Ese es el principal motivo por el cual se debería estudiar los costes de no calidad que existen en las organizaciones. Especialmente en las organizaciones que producen grandes volúmenes de productos y servicios que entregan al mercado.

El principal factor de este desconocimiento de la mayoría de las empresas a la hora de conocer y estudiar estos costes de no calidad es la complejidad a la hora de cuantificarlos.

La contabilidad analítica y la contabilidad de costes se queda un tanto escasa a la hora de medir dichos costes de no calidad.

Con lo cual las empresas han de implementar un sistema específico de identificación y contabilización de costos de calidad y no calidad.

Para hacer esto, las empresas deben de tener muy claro que es calidad para el producto o servicio que ellas entregan y posteriormente establecer un criterio para realizar una clasificación de los costes de calidad y no calidad.

Salvador Climent en su obra (pag. 175) habla sobre los costes tangibles e intangibles. Y luego cada uno de ellos los separa entre costes de calidad (prevención y evaluación) y no calidad (fallos internos y fallos externos).

Los costes tangibles son los que se pueden medir de forma objetiva (mediante evidencias de errores y fallos cuantificables en la organización).

Los costes intangibles hacen referencia a costes que por su naturaleza son más difíciles de cuantificar mediante un método objetivo. Por ejemplo: insatisfacción laboral o pérdida de imagen de una empresa.

La dificultad de estudiar los costes de no calidad
Bajo mi punto de vista, lo difícil dentro de este estudio y análisis dentro de las empresas se basa en:
  • El desconocimiento sobre sus propios costes de calidad y no calidad.
  • La poca cultura a la hora de medir la calidad y no calidad de sus productos y servicios.
  • Falta de formación a los trabajadores para la identificación de estos costes.
  • Dificultades de comunicación entre departamentos a la hora de identificar – cuantificar estos costes.
  • Costes de implementar esta metodología en la empresa (horas de formación e implementación)

Y la gran pregunta que yo me hago y que se pueden hacer muchas empresas es:
  • ¿Valdrá la pena hacer este esfuerzo e invertir tiempo y dinero para conocer los costes de calidad y no calidad?
  • ¿El beneficio que se obtendrá será superior al coste de su implementación?

Yo creo que sí, pero eso es un estudio interno que debe hacer cada organización.

En su obra, Salvador Climent hace referencia a estudios, que si bien son un tanto antiguos, representan datos muy interesantes para conocer el cómo de importante es para las empresas llevar a cabo un sistema de gestión de la calidad total y por tanto identificar y estudiar todos sus costes de calidad y no calidad.

El resultado del estudio al que hace referencia Salvador es el siguiente:
  • De una muestra de 383 empresas de Hong Kong que estaban certificadas con ISO 9001, el 21% aseguraban que utilizaban un sistema de gestión de calidad total.
  • En otra muestra de 217 empresas de Tailandia que estaban certificadas con ISO 9001, el 47% de ellas aseguraban que utilizaban un sistema de gestión de calidad total.
  • En un tercer estudio realizado a una muestra de 394 empresas industriales de Irlanda que estaban certificadas con ISO 9001, el 19% de ellas aseguraban que utilizaban un sistema de gestión de calidad total.
  • Y en un cuarto estudio realizado a una muestra de 51 empresas industriales y 110 de servicios en Irlanda que estaban certificadas con ISO 9001, alrededor del 70% de las industriales y el 50% de las de servicios aseguraban que utilizaban un sistema de gestión de calidad total.

Ejemplos de costes de no calidad
Esta es la parte más práctica de todo el artículo.

Te voy a dar varios ejemplos de cada uno de estos costes de no calidad mencionados:
  • costes de fallos internos
  • costes de fallos externos

El día a día de la mayoría de las empresas es frenético, ocurren muchas cosas y algunas de ellas son sin duda fallos o errores.

Algunos de estos errores se solucionan antes de que lleguen a los clientes (costes de fallos internos) pero otros no se detectan a tiempo y llegan al cliente (coste de fallos externos).

Aquí tienes algunos ejemplos de cada uno de ellos.

Ejemplos de costes de fallos internos
Algunos de los costes derivado de fallos internos que te puedes encontrar en el día a día de una empresa son estos: 
  • Fallos en la capacitación interna, escasa capacitación interna, errores a la hora de seleccionar o promocionar al personal
  • Procesos pobres de comunicación con el cliente dando lugar a malos entendidos, servicio postventa malo
  • Poca estabilidad de personal en la organización (rotación de personal, absentismo, pérdida de personal clave).
  • Malas decisiones de compra para materia prima, descuadres de inventarios, rotura de stock, producto en mal estado, devoluciones de material a proveedores.
  • Mantenimiento correctivo de la infraestructura o equipos de la organización.
  • Accidentes de trabajo.
  • Repetición de tareas por detectar salidas no conformes.
  • Paradas innecesarias en la línea de producción, plazos de entrega tardíos por mala planificación.
  • Horas de trabajo extras dedicas por parte del personal.
  • Fuga de información confidencial, escasa o nula seguridad de la información.

Ejemplos de costes de fallos externos
Estos son algunos de los costes de fallos externos que te puedes encontrar en el día a día de una empresa son estos: 
  • Fallos en el diseño de producto entregado al mercado (fallos de funcionalidad, envasado, embalaje).
  • Devoluciones de ventas por entregas tardías, penalizaciones por entrega tardía del producto o servicio
  • Horas de garantía usadas por los clientes, horas consumidas por el servicio postventa derivado de devoluciones y tratamiento de quejas.
  • Multas y sanciones relacionadas con el incumplimiento de requisitos legales medio ambientales y otros requisitos legales.
  • Pérdidas de clientes por baja calidad del producto o servicio

Qué hacer y cómo analizar los costes de no calidad
Hoy en día es tan importante obtener datos como también saber interpretarlos.

No basta solo con tener el dato, porque muchas veces los datos por sí solo no dicen mucho.

Por lo tanto lo que hay que hacer para analizarlos es compararlos con otras variables y así tener análisis porcentuales y ratios.

Si relativizas los datos le sacarás mucho más partido a la información te lo aseguro.

Te pongo algunos ejemplos de lo que podrías hacer con datos cuantitativos de costes de no calidad (los datos que te voy a exponer son imaginarios y que no se corresponden con la realidad de ninguna organización. Simplemente están expuestos a modo de ejemplo):

Relacionar los costes de no calidad y las ventas:


Ese 0,0871 significa que los costes de no calidad representan el 8,71 % del total de las ventas. Es decir, que del valor de todo lo que se vende, el 8,71% lo representan costes de no calidad (fallos internos y externos)

Relacionar los fallos internos y las ventas:


Este resultado significa que los costes de los fallos internos representan el 3,58 % del total de las ventas.

Relacionar los fallos externos y las ventas:


Este resultado significa que los costes de los fallos externos representan el 5,12 % del total de las ventas.

Relacionar las unidades producidas y los costes de no calidad:


Esto significa que cada unidad producida tiene un coste medio de no calidad de 4€

Bien, pues hasta aquí lo que quería escribir acerca de qué son los costes de no calidad, cómo se calculan y cómo interpretar sus datos.

Si crees que puedo ayudar tu organización mejorar su gestión o la calidad estaré encantado de contactar contigo.

Y ahora cuéntame, ¿has calculado alguna vez los costes de no calidad en la empresa donde trabajas?

Foto: Mistake, error
Fuente fotografía: FreePik
Fuente bibliográfica: CLIMENT, S. (2003). Los Costes De Calidad Como Estrategia Empresarial: Evidencia Empirica en la Comunidad Valenciana. Tesis Doctoral en Costos. Facultad de Economia de la Universidad de Valencia,

Tomado de: https://iveconsultores.com/