CÓMO GARANTIZAR EL ÉXITO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

 En este artículo  vamos a hablar  de aspectos  básicos que  aseguran el éxito  de las auditorías  internas que deben llevar a cabo de forma periódica las organizaciones en sus Sistemas de Gestión basados por ejemplo en normas ISO como ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, etc.

A lo largo de este documento, trataremos de lo siguiente:

• Orientaciones sobre el modo de enfocar las auditorías internas.
• Conocer aspectos básicos que aseguren su éxito.
• Dar a conocer los problemas más habituales a los que se debe hacer frente durante las auditorías internas. 

Orientaciones sobre el modo de enfocar las auditorías internas.

Para comprender cómo enfocar las auditorías internas, es necesario conocer qué es una auditoría interna y los elementos que componen este término para que así podamos contextualizar el modo de orientar las auditorías.

Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado que permite lograr evidencias de la auditoría y evaluarlas objetivamente a fin de establecer hasta qué punto los criterios de auditoría se alcanzan.

• Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como una referencia.
• Evidencias de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho u otra información que son relevantes para los criterios de auditoría.
• Hallazgos de Auditoría: Resultados de la Evaluación de las evidencias de auditoría frente a los criterios de auditoría.

Auditor: Es la persona que tiene la capacidad demostrada para llevar a cabo la aplicación de conocimientos y habilidades para proceder con una auditoría.

Auditado: Organización objeto de una auditoría.

Cuatro razones por las que desarrollar una auditoría interna

• Supervivenvia
• Cumplimiento de las exigencias de la administración pública debido a reglamentos, normas, etc.
• Responder de las exigencias del exterior.
• Mejora de procesos.

Es necesario que los diferentes niveles del organigrama, en la que está obviamente incluida la alta dirección, comprendan:

• La metodología de auditoría, objetivos y alcance.
• Impacto positivo de la auditoría interna
• Son esenciales en la mejora de los métodos de gestión, ya que generan oportunidades de mejora.

El papel que desempeña la auditoría interna debe enfocarse, en función del tipo de auditoría:

• Auditoría Interna al sistema: debe enfocarse en el objetivo que persigue el sistema de gestión.
• Auditoría al Proceso: Debe enfocarse en las procedimientos y registros que describen el proceso, los objetivos, metas e indicadores del proceso y como impactan a otros procesos.
• Auditoria de Producto: Deben enfocarse sobre las especificaciones técnicas, establecidas en instrucciones de trabajo, planos, manuales de proveedores, memorias de cálculo, etc.

Conocer los aspectos básicos que aseguran el éxito de las auditorías internas

Conocer aspectos básicos que aseguren su éxito

Para lograr con éxito una auditoría es conveniente que las mismas cumplan con los siguientes aspectos básicos:

• Programa y Plan de Auditorías: Es necesario la elaboración de un programa de auditorías, que haga posible la gestión adecuada de los planes de calidad. En este plan de auditorías deben contemplarse los equipos que se encargan de auditorías.
• Procedimientos de las Auditorías: Para facilitar el funcionamiento de las auditorías, es imprescindible elaborar procedimientos o instrucciones, que contemplen objetivos, metodología, frecuencia, etc.
• Auditores: Persona o personas con las cualidades imprescindibles para realizar auditorías, las auditorías internas pueden estar realizadas por personas que son independientes a las que tienen las responsabilidad directa del sistema de gestión. Un auditor debe tener independencia respecto del sistema que audita, experiencia, formación y calificación.

Competencia técnica de quienes intervienen en una auditoría

Auditados: Organización o parte de ella, será objeto de la auditoría. Para un desarrollo positivo de la auditoría es importante que los auditados sepan el alcance y objetivos de la auditoría, el momento en el que se procederá a ella y transmitan el alcance y objetivos a todo su personal.

Metodología de una auditoría

• Planificación auditoría

Hay que decidir qué tipo de auditoría a realizarse, con que alcance, las fechas y el lugar, así como decidir las características de los auditores.

• Preparación previa

Es importante obtener la máxima información previa a la auditoría, para poder realizar la auditoría en las mejores condiciones. Esta información es el tamaño de la empresa, complejidad, localización geográfica y estructura, etc.

• Plan de auditoría

Debemos de realizar un plan de la propia auditoría, en la que se incluya los objetivos y alcance, el nombre de las personas que tiene la responsabilidad directa sobre los objetivos y alcance, identificación de los documentos de referencia, identidad de los auditores, fecha y lugar, y lista de preguntas.

Conducción de la auditoría

• Reunión inicial

En ella se realiza la presentación de los equipos, explicación del objetivo y alcance de la auditoría, explicación del proceso. Comentar el reparto de tareas y resolver aspectos logísticos.

• Ejecución de la auditoría

Durante la ejecución de la auditoría habrá que comprobar que se cubre el alcance total de la auditoría, que se recojan con claridad todas las no conformidades u observaciones y queden perfectamente concretadas, y que estas son fruto de evidencias objetivas.

• Hallazgos de la auditoría

Terminada la auditoría, el equipo de auditores deberán Clasificar sus hallazgos ( No conformidades mayores o Menores, Observaciones y actualmente las oportunidades de mejora.

• Reunión final

Es importante que acudan las mismas personas que a la reunión inicial, se realizará un resumen de la auditoría, y se realizará las preguntas y aclaraciones necesarias. De igual modo se acordarán los plazos para las acciones correctoras.

• Informe auditoría

El contenido del informe se resume: objetivo y alcance, composición del equipo, fecha, duración y lugares de la auditoria, organización de la auditoría, norma o documento de referencia, descripción de las no conformidades y observaciones y plazo para las acciones correctoras.( según lo describa el procedimiento interno de la organización o el organismo certificador).

• Acciones de seguimiento

Por ejemplo Una acción correctoras debe identificar claramente la no conformidad que la originó, definir la acción que se va a tomar, indicar el responsable en llevarla a cabo, plazo de implantación, estar aprobado por el personal responsable para ello.

Dar a conocer los problemas más habituales a los que se debe hacer frente durante las auditorías internas

Equipo de auditados (procesos a auditar):

• La Auditoría no está planificada con anticipación, por lo tanto el personal no se encuentra preparado.
• Documentación desactualizada ( procedimientos obsoletos, registros incompletos)
• Accesos denegados para algunos áreas por mantenciones
• Las personas definidas para la auditoria no se encuentran en sus puestos de trabajo
• No contar con los recursos para realizar sus tareas habituales

Del proceso de auditoría:

• No contar con herramientas que les permitan gestionar el Programa y planes de auditoria, sus actualizaciones y modificaciones en manera automatizada.
• No contar con sistemas de alertas para avisar de las auditorías planificadas
• Descontrol de los informes de auditorías emitidos, sus versiones actualizadas o pérdidas de informes.
• Dificultad para armar la trazabilidad entre el programa. Plan e informes de auditoría, destinando tiempos adicionales a su búsqueda.
• Dificultades para el seguimiento de las no conformidades u observaciones detectadas en las auditorías.
• Incumplimiento en las fechas acciones, muchas veces porque falto el aviso.

Durante la auditoría:

• El auditor interrumpir el trabajo del auditado ( llega y entra)
• No Retroceder si ve signos de nerviosismo en el auditado
• Auditor buscar problemas ( sigue discusiones sin parar)
• Entrega impresione subjetivas, no recoge la evidencia objetiva.
• No Escribir los hallazgos y confiar en la memoria
• No tener acceso al punto de auditoria , por falta de permisos o EPP
• No tener acceso a la documentación que respalda un evidencia de aud.
• No contar con herramientas que faciliten la obtención de evidencia y registro de las mismas. ( Lista de Verificación automatizadas).

 Tomado de: https://www.isotools.org/

5 PASOS PARA UNA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD EFECTIVA

¿Cómo realizar una auditoría interna de calidad para ISO 9001 que resulte efectiva y que no parezca un mal necesario? Esta es una pregunta recurrente para quienes trabajan en el área de calidad.

Y lo es porque, en muchas organizaciones, este proceso suele considerarse un esfuerzo duplicado o un obstáculo que superar en el camino para la obtención de una certificación.

Para que una auditoría interna de calidad sea realmente efectiva, no basta con constatar la existencia de modelos y procesos en conformidad con los requisitos de la norma. Una auditoría efectiva supera la validación de una lista de verificación. Su principal objetivo es proporcionar la mejora continua de los procesos.

Así, los esfuerzos deben concentrarse en la identificación de oportunidades de mejora, con el fin de fortalecer y promover la innovación de los procedimientos internos en la organización.

Con base en esta premisa, comentamos estos cinco pasos para que una auditoría interna de calidad sea algo más que un examen; sino que se convierta en una herramienta capaz de aprovechar el trabajo que se ha hecho al implementar la norma ISO 9001 en la organización.

5 Pasos para una auditoría interna de calidad efectiva

Antes de iniciar el trabajo de campo, es importante definir quién realizará la auditoría, si un solo auditor o un equipo, qué se auditará, a quién se comunicarán los resultados y qué mecanismos se utilizarán para asegurar la implementación y la efectividad de las acciones correctivas.

Una vez definidos estos parámetros, podemos avanzar con los 5 pasos siguientes:

1. Planificar y establecer un horario

El trabajo de auditoría se inicia con una planificación minuciosa. En este punto es preciso tener en cuenta la complejidad del trabajo, el tiempo que demanda su ejecución y los recursos necesarios para adelantar y culminar la labor.

El cronograma es fundamental para que todos los involucrados conozcan las fechas de verificación de cada proceso. Aunque las auditorías sorpresa gocen de un halo de transparencia y confiabilidad en sus resultados, lo cierto es que generan un pésimo efecto entre los empleados auditados.

Dependiendo del proceso que se audite, es bueno considerar las siguientes cuestiones:

• ¿Existen procedimientos o procesos que por su complejidad se puedan dividir o ser auditados de forma individual?
• ¿Existe en la organización un área o departamento que presente problemas recurrentes que justifiquen un trabajo de auditoría más detallado y profundo?
• ¿El auditor, desde su punto de vista profesional, considera que se deben realizar más o menos auditorías?

En esta fase, también se debe definir el alcance de la auditoría interna de calidad y los objetivos de la misma. La etapa de planificación y definición del cronograma debe ofrecer como resultado un diagnóstico para dimensionar el trabajo a realizar.

2. Comprometer a la Alta Dirección y al equipo de trabajo

Sin el compromiso de la Alta Dirección los resultados de la auditoría interna de calidad pueden verse seriamente comprometidos. Los directores deben estar convencidos de la importancia de la auditoría y asignar los recursos necesarios. Además tienen que entender que son ellos los principales responsables de generar una cultura de calidad y de mejora continua en la organización.

Por supuesto, el compromiso también debe estar presente en el equipo de auditores. De nada sirve que la Alta Dirección apoye decididamente el proyecto, asigne los recursos e instruya a los empleados para que presten su máxima colaboración, si los auditores solo pretenden marcar unas casillas en una checklist.

Para que una Auditoría Interna de Calidad sea eficaz, y contribuya a la Mejora Continua, debemos ser metódicos y organizados, aquí te sugerimos seguir estos cinco pasos.

 3. Realizar la auditoría

La auditoría interna de calidad se puede iniciar con una reunión entre líderes que comparten y corroboran el plan de trabajo. Después de eso, es hora de entrar en la práctica de verificación. Hay varias maneras de realizar la recolección de evidencias e información durante una auditoría. Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.

El auditor puede elegir entre varios formatos para realizar su trabajo. Puede optar por revisar registros, analizar datos de procesos estandarizados, conversar con los empleados u observar los procedimientos en tiempo real.

EL objetivo principal es documentar la evidencia de que el proceso funciona de acuerdo con los requisitos de ISO 9001.

4. Registrar y presentar los resultados

Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente, en una auditoría interna de calidad, podemos identificar tres tipos de resultados:

• No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.
• Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.
• Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere.

5. Hacer seguimiento de las recomendaciones del informe

Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones correctivas.

Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continuo. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la auditoría interna de calidad es preparar a la organización para afrontar la auditoría de certificación, pero también dejar un legado para la mejora continua del sistema.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

¿EN QUÉ CONSISTE EL APETITO DE RIESGO DE LAS ORGANIZACIONES?

El apetito de riesgo de las organizaciones es un concepto bastante nuevo, lo cual hace que todavía resulte un poco confuso para muchos. 

Lo cierto es que la gestión de riesgos moderna no puede prescindir de este concepto y es importante que cada organización publique una declaración oficial sobre el tema, de tal forma que exista un entendimiento común en todos los niveles y en todas las áreas de la misma en cuanto a la visión que debe aplicarse en esta materia.

 Para que esto ocurra, el tema debe estar claro y, para ello, es preciso saber exactamente qué significa el apetito de riesgo de las organizaciones, su importancia y qué factores influyen en su determinación.

¿Qué es el apetito de riesgo de las organizaciones?

Según ISO 31000, el apetito de riesgo de las organizaciones se define como la exposición de riesgo que la organización está dispuesta a asumir. Este nivel de riesgo permisible es particular de cada organización y debería estar en una declaración para tenerlo siempre presente en la gestión de riesgos, especialmente en la etapa de evaluación y análisis.

Pero, ¿qué pasa si no existe una declaración que especifique cuál es el apetito de riesgo que la organización acepta? Lo más probable es que la decisión quede al libre albedrío de diferentes profesionales en las diversas áreas de la organización.

¿Por qué es importante la declaración del apetito de riesgo de las organizaciones?

Sin una declaración de apetito de riesgo, la gestión de riesgos está sujeta a la libre interpretación de las personas a nivel individual, en cada área o departamento. Sabemos que, por naturaleza, algunas personas son cautelosas, en tanto otras son más osadas. Así, la gestión de riesgos dejada al azar, se moverá de un lado al otro, como una nave que va al garete sin rumbo y sin dirección.

Tan nefasto puede ser comportarse de manera  precavida cuando se puede arriesgar más, como ser extremadamente aventureros en mercados que se caracterizan por el sigilo y la prudencia. El resultado es que cada cuál establece su propio criterio y es posible que la organización termine mitigando riesgos menos importantes que otros por un desacuerdo de opiniones y, por el contrario, asumiendo otros de alto impacto. De este modo, por un lado se comprometen oportunidades de crecimiento y, por otro, aumenta la posibilidad de que ocurra un evento negativo evitable.

Factores a considerar para definir el apetito de riesgo de las organizaciones

Normalmente, como en todo lo relacionado con la gestión de riesgos, los factores que conforman el contexto interno y externo son los que tienen influencia directa en la evaluación. Por supuesto, no existe una fórmula única. Pero sí podemos definir algunos factores comunes que usualmente son considerados en la mayoría de las organizaciones.

En cuanto a los factores internos, podemos hablar de los resultados de las evaluaciones de riesgos hechas hasta el momento, así como de los objetivos comerciales de la organización. Las expectativas de crecimiento, la situación financiera y los objetivos propuestos en las declaraciones de misión y visión completan este primer segmento.

Los factores externos, por otra parte, se relacionan con las condiciones particulares del mercado en que opera la organización, con sus competidores, la solidez y madurez de su marca, y los desarrollos tecnológicos imperantes en el sector y la velocidad con la que avanzan.

Es bueno entender que la definición del apetito de riesgo de las organizaciones es una decisión de los ejecutivos y de la alta dirección. En función de estos factores y otros que se consideren oportunos, de acuerdo con las condiciones particulares de cada organización, ellos serán los encargados de definirlo.

En la Gestión de los Riesgos, es preciso considerar el denominado apetito de riesgo de la organización. Explicamos en qué consiste este concepto.

¿Qué debe contener la declaración de apetito de riesgo?

Puede ser un documento general que establezca una política para ser usada en todos los niveles y en todas las áreas. Pero, otra opción, es tratar de manera particular cada una de las áreas: seguridad, producción, marketing, cumplimiento, seguridad y salud en el trabajo… Algunos profesionales van un poco más allá al considerar que el apetito de riesgo se debe establecer para cada riesgo. Para ellos, la combinación de riesgos solo puede hacerse cuando existe una asociación evidente entre los mismos. Pero no cabe duda de que esto resultaría en extremo laborioso.

Por supuesto, el contenido, el detalle y la extensión de la declaración atiende al tamaño, la complejidad y el nivel de regulación del sector en el que opera la organización.

Finalmente, el objetivo no es otro que llegar a un concepto que se exprese en cantidad en una escala: mucho, poco o medio. Sin embargo, al llegar a esta definición se afronta otro problema: ¿qué es mucho, qué es poco o qué es medio para cada uno de los empleados? La respuesta puede estar en un anexo explicativo que defina con mayor precisión cómo debe considerarse cada variable.

Recomendaciones para producir una declaración de apetito de riesgo útil

La declaración de apetito de riesgo, debido a las múltiples variantes que se presentan, puede representar un verdadero reto para muchos profesionales de riesgos. Estas recomendaciones pueden resultar útiles:

• Utilizar un lenguaje que se entienda en todos los niveles y todas las áreas.
• El documento debe resultar fácil de modificar cuando sea necesario. No puede escribirse en piedra. La definición del apetito de riesgo es una tarea dinámica que debe revisarse continuamente.
• Producir un documento susceptible de ser debatido y revisado.
• Crear un documento libre de obstáculos, fácil de leer y, sobre todo, en el que se evidencie la presencia de la alta dirección.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

PRINCIPALES BENEFICIOS DE REALIZAR AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

De cara a conocer la importancia que juegan en la organización las auditorías internas, es importante conocer los principales beneficios de realizar auditorías internas de calidad.

Debido al creciente impulso que la certificación ISO 9001 ha adquirido en los últimos años, las auditorías de calidad también han visto incrementado su protagonismo.

Concretamente las auditorías internas de calidad, se llevan a cabo según los procedimientos de la organización.

Pueden ser realizadas por el propio personal, debidamente capacitado, o bien contratar a uno externo para su realización. Siempre en unos intervalos de tiempo predefinidos.

El objetivo perseguido con las mismas es revisar si el SGC de la organización cumple con los requisitos de la norma ISO 9001:20015, así como con los propios requisitos del sistema que la organización haya establecido.

Igualmente busca comprobar que el SGC se ha implementado correctamente y se mantiene con eficacia.

De manera general uno de los principales beneficios de realizar auditorías internas de calidad, es el permitir que los principales responsables de la organización puedan tomar decisiones en base a la situación de la gestión de calidad mostrada por tales auditarías, a fin de realizar ciertas reorientaciones, en caso de ser necesario, hacia la consecución de sus objetivos previstos.

Veamos a continuación, de manera detallada, los principales beneficios de realizar auditorías internas de calidad.

Principales beneficios de realizar auditorías internas de calidad

1.- Permiten obtener una comparación de los procedimientos de gestión de calidad que la organización tiene documentados con las prácticas observadas.

Así pues, detecta aquellos casos en los que bien, por requerimiento de clientes, regulaciones u otras consideraciones, las prácticas se han modificado, sin que se haya actualizado en los documentos, el nuevo modo de operar.

2.- Identifica los fallos existentes en los diferentes procesos de gestión de la calidad de la organización.

3.- Logra una mejora  de la comunicación interna, pues a través de las reuniones informativas para transmitir los hallazgos de las auditorías internas, fomenta que el personal esté informado tanto de sus actividades como de las del resto.

Esto evita el que se realicen acciones de forma incorrecta por falta de información.

4.- Detecta cuestiones que pueden llegar a ser graves, dando incluso lugar a sanciones en caso de incurrir en incumplimiento.

5.- Descubre posibles oportunidades en lo referente a eliminación de residuos, lo cual es un aspecto que juega especial importancia en la eficiencia de la fabricación.

6.- Identifica deficiencias en la forma en que los diferentes procesos de la organización han sido definidos.

Es sumamente relevante, pues para realizar cualquier actividad que se ha planificado, recurrimos a ver previamente los procedimientos e instrucciones definidas. De forma que si no contamos con ellas, corremos el riesgo de no lograr el objetivo perseguido con dicha actividad.

7.- Plantea las acciones correctivas y preventivas a aplicar a fin de poner solución a las no conformidades detectadas.

8.- Controla que la aplicación de tales acciones correctivas y preventivas se ha realizado de manera efectiva y en el tiempo adecuado.

9.- Propone recomendaciones para optimizar las prácticas de gestión de la calidad, logrando reducir costes.

10.-Promueve la mejora continua de los procesos de la organización, pues mediante las acciones correctivas y eliminación de problemas en conjunto con las acciones preventivas, es posible obtener importantes beneficios en el proceso en cuestión.

Importancia de las auditorías internas de calidad

Aún, hay muchas organizaciones que continúan viendo a las auditorías internas como una obligación, sin llegar a ver los beneficios de realizar auditorías internas de calidad.

Sin embargo y tal como hemos visto, mediante una adecuada planificación, implementación y revisión de las auditorías internas de calidad, aportarán un verdadero valor al conjunto de procesos de gestión de la calidad de nuestra organización.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com/

ISO 18091 DIRECTRICES PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 9001EN EL GOBIERNO LOCAL

ISO 18091 ha sido el primer esfuerzo de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) en materia de gobiernos locales confiables.

Dentro de las distintas concepciones de lo que implica el desarrollo, se encuentra una constante en todas ellas, la necesidad que tienen los gobiernos de recuperar y mantener la confianza de la ciudadanía en sus decisiones e instituciones. 

Los gobiernos locales tienen la tarea de crear comunidades locales sostenibles en las cuales los bienes y servicios públicos entregados den cuenta de la garantía y cumplimiento de los derechos constitucionales; así mismo la ciudadanía espera que dichos bienes y servicios sean de calidad, sostenibles, coherentes, que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida y contribuyan a la justicia social. 

A tal fin, un grupo de expertos en calidad y en gobiernos, tomaron como antecedentes la Agenda Local 21 de la Organización de las Naciones Unidas, la ISO 9001 y los criterios de la Organización Internacional para la Estandarización, para formar un Comité Técnico, y a través de él un Acuerdo de Taller Internacional -IWA- por sus siglas en inglés, con la finalidad de establecer una directriz para la Gestión de Sistemas de Calidad en el Gobierno.

La implantación de un sistema de gestión de la calidad, de acuerdo a la norma ISO 18091:2014, aporta las ventajas asociadas a una ISO 9001:2008, además de otras relacionadas con las particularidades de los gobiernos locales. 

Ventajas para la ORGANIZACIÓN

Mejora de la eficiencia en la gestión de los procesos, especialmente  en lo que se refiere a los procesos de gestión de gobierno.

Mejora de la calidad del servicio al ciudadano, ante la continua y sistemática revisión de los procesos de gobierno, la mejora de la atención al ciudadano o el desarrollo social incluyente y sostenible.

Mayor nivel de capacitación del personal, por medio de la exhaustiva revisión de su formación y necesidades de reciclaje.

El convertirse en una herramienta útil para apoyar el cumplimiento de los objetivos del milenio de las Naciones Unidas, la sostenibilidad y el fortalecimiento de ciudades inteligentes. 

El proveer de un lenguaje y un entendimiento común entre los políticos y los técnicos, y a la vez permitir la comparación entre los países y entre los gobiernos locales.

Ventajas para los CLIENTES

Mayor confianza en la institución y su gobierno: el gobierno local alcanza unos niveles óptimos de gestión y asume sus funciones ante los ciudadanos de forma eficiente y transparente.

Propulsa la mejora en otros ámbitos: el buen gobierno local no sólo es positivo para sus propios habitantes, sino que también tiene efectos beneficiosos para el resto de gobiernos regionales y nacionales. 

Más y mejores servicios: la optimización de los recursos redunda en una mayor capacidad de atención al ciudadano y sus necesidades.

Ventajas para el MERCADO

Las empresas juegan un papel fundamental en la generación de riqueza, pero también necesitan de un tejido económico y social productivo para poder desarrollarse en un mercado global y competitivo como el actual. Para ello, una gestión más eficaz de los gobiernos locales es vital.

Sectores de APLICACIÓN

ISO 18091 es de aplicación para los gobiernos locales de cualquier índole, independientemente del tamaño, tipo y servicios proporcionados. 

Tomado de: http://www.intedya.com/

¿QUÉ ES LA NO CONFORMIDAD ISO 9001 Y CÓMO SE REALIZA LA DOCUMENTACIÓN?

Las auditorías en las empresas se realizan con el objetivo de analizar si el Sistema de Gestión de la Calidad se está llevando a cabo, si se ha implementado de forma eficaz y se aplica la mejora continua.

La empresa certifica que se ha implantado un Sistema de Gestión de la Calidad cuando se cumplen los requisitos de las normas ISO 9001.

En las auditorias el objetivo es verificar el Sistema de Gestión de la Calidad, no ver que fallos existen, pero en el caso de que en la auditoría se declare una no conformidad es imprescindible que se documente correctamente.

Qué es una no conformidad ISO 9001?

La no conformidad es que uno de los requisitos de la norma no se esta cumpliendo.

En una no conformidad bien documentada existen tres partes:

1. Hay una evidencia de la auditoría que verifica los hallazgos del auditor.
2. Un registro del requisito contra el cual la no conformidad se detecta.
3. El enunciado de la no conformidad.

La no conformidad en la  ISO 9001 es que alguno de los requisitos de la norma no se cumple. En consecuencia, deben identificarse muy bien los requisitos.

Aunque estas tres partes necesitan ser abarcadas, en la práctica real, es la evidencia de auditoría la que debe ser identificada y documentada. Esto es porque un auditor competente observará situaciones que puedan ser una no conformidad potencial durante la auditoría, aunque se encuentre seguro en ese momento. El auditor deberá documentar las evidencias de auditoría de la no conformidad potencial en sus notas de auditoría antes de utilizar las pistas adicionales para confirmar si realmente es una no conformidad.

Si no existe evidencia, no hay no conformidad. Si existe evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación. A lo largo, ni la empresa, ni sus clientes, ni el cuerpo de certificación se benefician por la utilización de clasificaciones suaves, ya que se tiene el riesgo de haber dado a la no conformidad una baja prioridad para acciones correctivas.

La evidencia de auditoría tiene que ser documentada con suficiente detalle para que la empresa auditada pueda encontrar y confirmar de forma exacta lo que el auditor ha observado.

Lo siguiente que el auditor necesita hacer es identificar y registrar el requisito específico que no ha sido cubierto. Una no conformidad es un no cumplimiento de un requisito, por lo que si el auditor no puede identificar el requisito, entonces el auditor no puede levantar una no conformidad.

Todos los requisitos pueden venir de diferentes fuentes, por ejemplo todos los requisitos pudieran estar especificados en la norma ISO 9001 en el sistema de gestión de la empresa, en las regulaciones legales aplicables, o por los clientes de la empresa. Una vez que la no conformidad contra un requisito específico es confirmada, esta necesita ser documentada.

Esto puede ser tan simple como referenciar la norma y la cláusula específica. La norma ISO 9001 contiene cláusulas que incluyen más de un requisito. Es importante que el auditor de forma clara identifique y registre el requisito específico relativo a la no conformidad, por ejemplo transcribiendo de la norma ISO 9001 en el texto exacto del requisito que es aplicable a la evidencia de la auditoría. Esto puede aplicarse a otras fuentes de requisitos.

La parte final de documentar una no conformidad, es la escritura de la declaración de la no conformidad. El enunciado de la no conformidad dirige el análisis de la causa, la corrección y la acción correctiva que realice la empresa, por esto necesita que sea precisa.

El enunciado de la no conformidad debe:

• Ser autoexplicado y relacionado a la parte correspondiente del sistema
• No ser ambiguo, lingüísticamente correcto y lo más conciso posible
• No ser una repetición de la evidencia de la auditoría o utilizando en lugar de la evidencia de auditoría

Para resumir, uno no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

• La evidencia de auditoría
• El requisito
• El enunciado de la no conformidad

Las tres partes de la no conformidad se encuentran bien documentadas, el auditado o cualquier otra persona con conocimientos suficientes que pueden ser capaces de leer y entender la no conformidad.

Esto sirve como registro útil para futuras referencias. Con el objeto de proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidenciar la terminación de las acciones correctivas, es esencial que las no conformidades sean registradas y documentadas de una forma sistemática. Una forma de conseguir esto es mediante la utilización de un formato de reporte de no conformidad.

Tomado de: http://eqssa.com/

GUÍA PARA UNA CORRECTA EVALUACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL

La evaluación de impacto ambiental es una herramienta muy útil, sobre todo para el momento de tomar decisiones que contribuyan a fortalecer los compromisos de la sociedad con el desarrollo sostenible, administrar eficazmente los recursos y crear una economía verde, más respetuosa con el medio ambiente.

El objetivo de este post es facilitar una guía con las etapas y características básicas de una buena evaluación de impacto ambiental para garantizar las mejores prácticas posibles. Estas orientaciones se pueden aplicar a todas las acciones que vienen determinadas por objetivos estratégicos en base al estudio de impacto ambiental. Una buena evaluación de impacto ambiental puede contribuir a que se fijen trayectorias dirigidas a la sustentabilidad de su proyecto, facilitando la integración de cuestiones ambientales generales y creando condiciones convenientes para el desarrollo.

Primero hay que tener claro que toda acción genera un impacto o cambio que puede dejar huella en diferentes aspectos como el ambiental, político, económico o social en la sociedad. Los impactos pueden dejar su impronta en el medio ambiente, los ecosistemas, las comunidades, la salud humana y en bienestar, y además ésta huella puede ser positiva o negativa. La sociedad vive una relación de codependencia con el medio ambiente: las personas influyen en el ambiente y éste, a su vez, condiciona el estilo de vida de las personas.

Antes de comenzar con las etapas y características que se deben tener claras para la realización de una evaluación de impacto ambiental, hay que saber que el principal objetivo de esta son los efectos que causa el desarrollo de una acción en el ambiente. No se puede confundir este concepto con la evaluación ambiental estratégica, que se centra en evaluar los efectos del ambiente en el desarrollo. Esto significa que, en un plano estratégico, el ambiente ayuda a establecer las condiciones para el desarrollo y que la evaluación ambiental estratégica debe evaluar si estas se están teniendo en cuenta.

Características de la evaluación de impacto ambiental

Para poder entender las etapas y fases de la evaluación de impacto ambiental de proyectos hay que aclarar antes en qué consisten los informes de impacto. Estos informes tienen una doble naturaleza, técnica y de procedimiento:

Naturaleza técnica. Busca valorar y resumir los esfuerzos de especialistas de distintas disciplinas, suministrando y abasteciendo de información útil para la toma de decisiones en cuanto a las políticas, planes o proyectos que puedan perjudicarles.

En un contexto normativo e institucional. Es un procedimiento legal, incluido en el proceso de toma de resoluciones. Trata de cerciorarse de que todas y cada una de las partes interesadas han sido implicadas y sus intereses reconocidos, que se han cumplido las leyes y reglas de aplicación, y que la información relevante para la resolución no ha sido excluida ni exagerada.

Instrumentos de la evaluación de impacto ambiental

El estudio de impacto ambiental es un instrumento muy importante para la evaluación del impacto ambiental de un proyecto. Es un estudio técnico que se realiza para pronosticar y tramitar las huellas ambientales que pueden producirse con la realización de un proyecto. Constituye el documento básico para el proceso de Evaluación del Impacto Ambiental.

La escritura, composición y firma del estudio de impacto ambiental es tarea de un equipo multidisciplinar compuesto por diversos especialistas en la interpretación del proyecto y en los factores ambientales más relevantes.

La evaluación de impacto ambiental es una herramienta muy útil para los objetivos organizacionales, para la sociedad y para el medio ambiente.

Tipos de estudio de impacto ambiental

• Estudio de impacto ambiental preliminar

Son estudios que se elaboran para comparar la acción con los criterios de protección ambiental del proyecto y que ayudan a decidir los efectos del análisis ambiental más detalladamente.

• Estudio de impacto ambiental parcial

Análisis que se incluye en aquellos proyectos cuya puesta en marcha pueda tener una huella ambiental que afecte parcialmente el medio ambiente y donde sus efectos negativos pueden ser suprimidos o minimizados mediante la adopción de medidas conocidas y de fácil aplicación.

• Estudio de línea de base

Consiste en un diagnóstico situacional que se realiza para determinar las condiciones ambientales de un área específica antes de llevar a cabo el proyecto. Lo principal es hacer un inventario detallado de todos los componentes implicados.

• Estudio de impacto ambiental detallado

Análisis que se incluye en proyectos cuya realización puede producir impactos ambientales negativos con una significación cuantitativa o cualitativa muy alta, por lo que es necesario un análisis con mayor profundidad para revisar los impactos que pueda causar y proponer una estrategia de resolución adecuada.

• Evaluación Ambiental Estratégica

Análisis de la huella ambiental acumulativa de proyectos que permite poner de forma anticipada las barreras adecuadas para las acciones específicas que las causen.

Claves importantes para la evaluación de impacto ambiental:

• Favorecer e impulsar la evaluación de impacto ambiental para encontrar y agregar retos esenciales en la toma de resoluciones estratégicas y de desarrollo de proyectos, como el cambio climático, la pérdida de biodiversidad, una población creciente y la urbanización, desigualdades y enfrentamientos por recursos cada vez más escasos.
• Reforzar que los informes hagan sirvan de aporte positivo al medio ambiente y al bienestar de las personas, planteando formas de reducir, o evitar en el mejor de los casos, los peligros y potenciar los beneficios de las actuaciones.
• Garantizar que se tengan en cuenta soluciones más sostenibles y de menor riesgo social y medioambiental.
• Promover la trasparencia, la participación y el pleno compromiso de todas las partes interesadas en la toma de decisiones, que se quede sólo en un trámite legal.
• Garantizar una información de calidad en la evaluación del proceso y en los resultados.

Tomado de: https://www.nueva-iso-14001.com/

OBJETIVOS DE UN PLAN DE AUDITORÍA SEGÚN ISO 19011

Según la norma ISO 19011 se debe establecer un programa de auditoría que pueda incluir todas las auditorías que traten una o más normas de sistemas de gestión u otros requisitos, llevadas a cabo por separado o en combinación, dando lugar a una auditoría combinada.

La extensión de un programa de auditoría debe basarse en el tamaño y la naturaleza del auditado, así como en la naturaleza, funcionalidad, complejidad, tipo de riesgo y oportunidades, y el nivel de madurez de los sistemas de gestión que se deberán auditar. La funcionalidad del sistema de gestión puede ser aún más compleja si la mayoría de las funciones importantes se encuentran contratadas de forma externa y se gestionan bajo el liderazgo de otras empresas. Será necesario prestar especial atención a la toma de decisiones importantes y que constituye la alta dirección del sistema de gestión.

En el caso de múltiples ubicaciones o sedes, cuando existen funciones importantes contratas de forma externa y gestionadas bajo el liderazgo de otra empresa, debe prestarse especial atención al diseño, la planificación y la validación del programa de auditoría.

En el caso de empresas mucho más pequeñas o menos complejas, el programa de auditoría se puede escalar apropiadamente.

Al fin de comprender el contexto del auditado, el programa de auditoría debe tener en cuenta al auditado:

• Los objetivos organizacionales
• Las cuestiones externas e internas pertinentes
• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes
• Los requisitos de seguridad y confidencialidad de la información

La planificación de los programas de auditoría interna y, en algunos casos, los programas para auditar a los proveedores externos, pueden prepararse para contribuir a otros objetivos de la empresa.

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deben asegurarse de que se mantiene la integridad de la auditoría y que no se ejerce una influencia indebida sobre la auditoría.

Deberá darse prioridad de auditoría a la asignación de recursos y métodos para los asuntos de un sistema de gestión con los riesgos inherentes más altos y con los niveles de desempeño más bajos.

Se deberán asignar personas competentes para que se gestione el programa de auditoría.

El programa de auditoría debe incluir la información e identificar los recursos que permitan que las auditorías se realicen de manera eficiente y eficaz dentro de los periodos de tiempo que se encuentran especificados. La información deberá incluir:

• Objetivos para el programa de auditoría
• Riesgos y oportunidades asociadas al programa de auditoría y las acciones para abordarlas
• Alcance de cada auditoría dentro del programa de auditoría
• Calendario de las auditorías
• Tipos de auditoría
• Criterios de auditoría
• Métodos de auditoría a utilizar
• Criterios para seleccionar los miembros del equipo auditor
• Información documental pertinente.

Puede ser que parte de la información no se encuentre disponible hasta que se complete una planificación de auditoría mucho más detallada.

La implementación del programa de auditoría debe realizarse y medirse de forma continua, para asegurar que se han alcanzado los objetivos. El programa de auditoría debe revisarse a fin de identificar necesidades de cambios y posibles oportunidades para la mejora.

Establecer los objetivos del programa de auditoría según ISO 19011

El cliente de la auditoría debe asegurar que los objetivos del programa de auditoría se han establecido para dirigir la planificación y realización de auditorías y debería asegurarse de que el programa de auditoría se he implantado eficazmente. El objetivo del programa de auditoría debe ser coherente con la dirección estratégica del cliente de la auditoría y servir de apoyo a la política y los objetivos del sistema de gestión.

Los objetivos pueden basarse en las siguientes consideraciones:

• Las necesidades y expectativas de las partes interesadas pertinentes, ya sean externas o internas.
• Las características y los requisitos de los procesos, productos, servicios y proyectos, y cualquier cambio en ellos.
• Los requisitos del sistema de gestión.
• La necesidad de evaluar a los proveedores externos
• El nivel de desempeño del auditado y el nivel de madurez de los sistemas de gestión, como se refleja en los indicadores de desempeño pertinentes, la ocurrencia de no conformidades o incidentes o quejas de las partes interesadas.
• Los riesgos y oportunidades identificados para el auditado.
• Los resultados de auditorías previas.

Determinar y evaluar los riesgos y oportunidades del programa de auditoría según la norma ISO 19011

Existen diferentes riesgos y oportunidades relacionadas con el contexto del auditado que puede asociarse con el programa de auditoría y puede afectar al logro de los objetivos. Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deben identificar y presentar al cliente de la auditoría los riesgos y oportunidades que deberá considerar al desarrollar su programa de auditoría y los requisitos de los recursos para que puedan tratarse de forma adecuada.

Pueden existir riesgos asociados con lo siguiente:

• Planificación
• Recursos
• Selección del equipo auditor
• Comunicación
• Implementación
• Control de la información documentada
• Seguimiento, revisión y mejora del programa de auditoría
• Disponibilidad y cooperación del auditado, y la disponibilidad de evidencias a muestrear.

La oportunidad de mejorar el programa de auditoría puede incluir:

Permitir que se lleven a cabo múltiples auditorías en una única visita

Minimizar el tiempo y las distancias viajando al sitio

Igualar el nivel de competencia del equipo auditor con el nivel de competencia necesario para alcanzar los objetivos de la auditoría

Alinear las fechas de la auditoría con la disponibilidad del personal clave del auditado

Tomado de: https://www.isotools.org

¿CÓMO REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA SEGÚN ISO 19011?

Cuando se establece un programa de auditoría, según la norma ISO 19011, y se han determinado todos los recursos relacionados, es necesario implementar la planificación operacional y coordinar todas las actividades dentro del programa.

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deberían:

• Comunicar todas las partes que formarán parte del programa de auditoría, incluyendo todos los riesgos y oportunidades implicados, a las partes interesadas pertinentes e informarles de forma periódica de los procesos, utilizando los canales de comunicación externos e internos establecidos.
• Definir todos los objetivos, el alcance y los criterios para cada auditoría individual.
• Seleccionar los métodos de auditoría.
• Coordinar y programar las auditorías y otras actividades pertinentes al programa de auditoría.
• Asegurarse de que los equipos auditores tienen la competencia necesaria.
• Proporcionar los recursos necesarios individuales y globales para los equipos auditores.
• Asegurar la realización de las auditorías según el programa de auditoría, gestionando todos los riesgos, oportunidades y cuestiones operacionales, según surjan durante el despliegue del programa.
• Asegurarse de que la información documentada pertinente relativa a las actividades de auditoría se gestiona y mantiene de forma adecuada.
• Definir e implantar los controles operacionales necesarios para el seguimiento del programa de auditoría.
• Revisar el programa de auditoría a fin de identificar oportunidades para mejorarlo.

Definición de los objetivos, el alcance y los criterios para una auditoría individual

Cada auditoría individual debe basarse en objetivos, alcance y criterios de auditoría que se encuentren perfectamente definidos. Estos deben ser coherentes con los objetivos globales del programa de auditoría.

Los objetivos de la auditoría definen qué es lo que se quieren conseguir con la auditoría individual y puede incluir lo siguiente:

• Determinar el grado de conformidad del sistema de gestión que se quiere auditar, o partes del mismo, con los criterios de auditoría.
• La evaluación de la capacidad del sistema de gestión para ayudar a la empresa a cumplir con los requisitos legales y reglamentarios pertinentes y otros requisitos con los que se la empresa se encuentra comprometida.
• Evaluar la eficacia del sistema de gestión para conseguir los resultados previstos.
• Identificar oportunidades para la mejora potencial del sistema de gestión.
• La evaluación de la idoneidad y adecuación del sistema de gestión con respecto al contexto y a la dirección estratégica del auditado.
• La evaluación de la capacidad que tiene el sistema de gestión para establecer y conseguir los objetivos. Es necesario tener en cuenta los riesgos y oportunidades, ya que hablamos de un contexto cambiante, incluyendo la implementación de las acciones relacionadas.

Uno de los puntos a tener en cuenta en ISO 19011 es la definición de los objetivos y alcance de la auditoría

El alcance de la auditoría debe ser coherente con el programa de auditoría y con los objetivos de la auditoría. Incluye factores tales como las ubicaciones, las funciones, las actividades y los procesos que se van a auditar, así como el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.

Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad. Pueden incluir uno o más de los siguientes:

• Políticas aplicables
• Procesos
• Procedimientos
• Objetivos
• Requisitos legales
• Reglamentos
• Requisitos de sistema de gestión
• Información relativa al contexto
• Riesgos y oportunidades
• Códigos de conducta o acuerdos planificados

Si se produce algún cambio en los objetivos, alcance o criterios de auditoría, el programa de auditoría que establece la norma ISO 19011 deberá modificarse, y comunicarse a las partes interesadas para que pueda ser aprobado.

Cuando se audita más de una disciplina a la vez, es muy importante que los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría sean coherentes con los programas de auditoría pertinentes para cada disciplina. Algunas de las disciplinas pueden tener un alcance que incorpore a toda la empresa, y otras pueden contar con un alcance que abarque a un subconjunto de la empresa.

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría, establecido gracias a la norma ISO 19011, deberán seleccionar y determinar los métodos que utilizarán para realizar la auditoría de forma eficiente. Deberá tener en cuenta los objetivos, el alcance y los criterios de auditoría que se encuentran definidos.

Cuando dos o más entidades de auditoría realizan una auditoría conjunta del mismo auditado, las personas responsables de la gestión de los distintos programas de auditoría deberán estar de acuerdo con los métodos que se utilizan en la auditoría y deberán considerar las implicaciones para la provisión de recursos y la planificación de la auditoría.

Selección de los miembros del equipo auditor

Las personas responsables de la gestión del programa de auditoría deben designar a los miembros del equipo auditor, incluyendo al líder del equipo y a cualquier experto técnico necesario para la auditoría específica.

Un equipo auditor debe seleccionarse teniendo en cuenta las competencias necesarias para conseguir los objetivos de la auditoría individual dentro del alcance definido. Si sólo existe un auditor, el auditor deberá realizar todas las tareas aplicables a un líder de equipo auditor.

Para asegurar la competencia general del equipo auditor, deberán llevarse a cabo los siguientes pasos:

• La identificación de la competencia necesaria para logar los objetivos de la auditoría.
• La selección de los miembros del equipo auditor, de tal forma que la competencia necesaria esté presente en el equipo auditor.

Tomado de: https://www.isotools.org

LA ECONOMÍA COLABORATIVA Y LAS TENDENCIAS DEL CAMBIO SOCIAL: LOS CONSUMIDORES SE HAN CONVERTIDO EN MUCHO MÁS QUE MEROS CLIENTES, GRACIAS A LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS

Los consumidores se han convertido en mucho más que meros clientes. Las nuevas tecnologías les han dado el poder de negociar y ofrecer productos y servicios. El cambio de tendencia es imparable.

Es difícil encontrar un aspecto de la vida cotidiana que no haya sido invadido y cambiado por la aparición de Internet. Esta nueva tecnología ha irrumpido para alterar casi todos los aspectos de nuestra sociedad: las comunicaciones, el aprendizaje, las relaciones, la manera de trabajar, las transacciones…

En el caso de éste último concepto ya no hablamos solo de las formas de pago o las plataformas telemáticas de compra-venta, sino la inclusión del particular como proveedor además de consumidor de diversos servicios que van desde servicios financieros que permiten conseguir inversión para proyectos de todo tipo, hasta el polémico y conocido Airbnb, que permite el alquiler de viviendas por particulares y para particulares.

El término que engloba todo este fenómeno es el de economía colaborativa y si bien hemos atribuido el porqué de su origen en la tecnología, también vendría explicado por la crisis financiera y económica que azotó al mundo y especialmente a nuestro país.

Ante la necesidad de nuevas formas de ahorro e ingresos la economía colaborativa se erigió como respuesta ante millones de personas y un puñado de emprendedores que supieron aprovecharse de la coyuntura. Y es que justamente muchas de las iniciativas que triunfan hoy nacieron al albor de la crisis como por ejemplo Airbnb, Zipcar o Kickstarter.

Desde entonces las cifras que facturan estas compañías no han parado de crecer hasta poner en pie de guerra a ciertos sectores de la economía más “tradicional”, y es que por ejemplo Airbnb, como algunos medios indican, está valorada en más de 24.000 millones de dólares, superando a grupos turísticos como Marriott o Expedia. También destaca el caso de la aplicación de transporte urbano Uber, que está valorada en 62.500 millones de dólares, pero que en España ha encontrado mucha oposición lo que está dificultando su entrada.

Pero sin duda, el desarrollo de la economía colaborativa es imparable y hay un goteo continuo de iniciativas originales como la de Campanda, que acerca el alquiler de caravanas a cualquier particular.

Para mayor claridad se pueden clasificar las diversas iniciativas de economía colaborativa según su actividad encontrando colaboración relacionada con la movilidad, habilidades y aptitudes de las personas, alojamiento, financiación, alimentación, de bienes y hasta colaboración relacionada con mascotas.

Las perspectivas son muy optimistas, y se espera que la economía colaborativa facture 304.894 millones de euros en 2025.

La vida, las relaciones, la economía cambian ajustándose a nuestras necesidades, y más que nunca, hoy en día necesitamos iniciativas como la economía colaborativa, que nos permitan utilizar nuestros escasos recursos de una manera más eficiente. Pero a su vez, se ha de ser consciente de cómo y a quién pueden afectar los cambios de manera negativa y minimizar estos para que nadie se quede atrás en sectores que no puedan adaptarse tan rápidamente a este nuevo paradigma que Internet ha traído consigo.

Tomado de: https://es.weforum.org/