CÓMO HACER UN ANÁLISIS DE PROCESOS EN TU EMPRESA

Los procesos de una empresa representan el motor de su actividad. Realizar de forma periódica un análisis de procesos en cualquier organización es un ejercicio vital para detectar muchos errores y aspectos de mejora.

Pero ahora bien, ¿cómo hacer un análisis de procesos?, ¿qué se debe analizar?, ¿por qué parte empiezo? Estas son preguntas que igual te estás haciendo y que voy a responderte en este post.

Así que sin más dilación empiezo.

Qué es un análisis de procesos
La RAE (Real Academia Española) define análisis de esta forma:

Por lo tanto un análisis de procesos es realizar una separación de todos los pasos que componen un proceso para realizar un estudio de ellos y averiguar cómo se están llevando a cabo y si están funcionando tal y como se espera que lo hagan.

Analizar un proceso implica por tanto inspeccionar y comprobar que las cosas (los procesos) en una organización se están desarrollando como se han planteado inicialmente.

Para qué sirve realizar un análisis de procesos

Realizar un análisis de procesos te permitirá:

• Detectar si existe alguna diferencia entre lo que se hace en una organización y lo que se debería de hacer.
• Descubrir si existen debilidades en algún paso de un proceso que pueden llevar a que falle o que se produzcan errores en ese proceso (riesgos en los procesos).
• Sentar las bases para realizar cambios en tus procesos (tras descubrir que algo falla o puede fallar).
• Medir la eficiencia de una organización al estudiar los pasos que se deben llevar a cabo para ejecutar un proceso de forma controlada y analizar si esos pasos se pueden acortar, automatizar, eliminar, agilizar, etc.

Cómo hacer un análisis de procesos en tu organización

Si quieres hacer un análisis de procesos en tu negocio deberás primero tener claro cómo quieres que funcionen y se desarrollen los procesos para luego compararlo con la realidad de lo que ocurre en tu empresa.

Todos los procesos tienen un objetivo, se crean por algo: controlar la producción, analizar a un proveedor antes de comprarle, analizar un pedido de un cliente para estudiar la posibilidad de servirlo, etc.

Cuando haces un análisis de proceso en realidad lo que estás haciendo es una auditoría interna de tus propios procesos.

Por lo tanto te voy a presentar tres herramientas muy útiles y fáciles de usar para realizar un análisis de procesos en tu organización:

• Diagrama de flujos
• Caracterización de procesos
• Auditoría de procedimientos de trabajo

 Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Se trata de representar los pasos que sigue un proceso desde que se inicia hasta que se termina y para ello se utiliza una serie de elementos visuales que te ayuden a dibujar cada paso que sigue un proceso.

Utilizar un diagrama de flujo para analizar tus proceso te ayudará examinar de forma visual cuántos pasos ha de dar un proceso antes de que llegue a su fin y cumpla el objetivo para el cual fue creado.

Imagina por ejemplo una organización que se dedica a la administración de fincas y desea estudiar los pasos a realizar para llevar a cabo las reclamaciones de deuda de cantidades no pagadas por algún propietario. El diagrama podría quedar algo así:

Para dibujar este, o cualquier otro diagrama de flujo, lleva a cabo estos 4 pasos:

• Paso 1: Qué proceso vas a dibujar
• Paso 2: Reunir a los responsables de esos procesos.
• Paso 3: Acotar el proceso, donde comienza y donde termina.
• Paso 4: Empezar a dibujar cada paso eligiendo si lo dibujarás con forma vertical, horizontal o de ambas formas.

Siguiendo con el ejemplo de la empresa de administración de fincas, una vez que dibujes el diagrama de flujo yo me haría estas pregunta:

• ¿Cuáles son los pasos más críticos dentro de este proceso hasta que se envía la información al abogado?
• ¿Puedo establecer algún KPI o indicador de gestión para saber qué éxito tenemos a la hora de reclamar deudas: por ejemplo cantidades cobradas del total de cantidades reclamadas?
• ¿Se podría automatizar algún paso de este proceso mediante herramientas como Excel o algún otro software/aplicación para hacerlo más ágil?
• ¿Se podría acortar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Se podrá modificar algún paso sin que se pierda información/valor añadido y así hacer un proceso más ágil/sencillo?
• ¿Valdrá la pena desarrollar un procedimiento de trabajo o instrucción de trabajo con el fin de obtener un manual de este proceso y entregárselo a los empleados?

Caracterización de proceso
La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:

• Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
• Cuando se inicia un proceso
• Cuando se finaliza un proceso
• Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
• Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
• Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
• Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
• Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
• Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
• Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Para trabajar esto de forma ordenada se utiliza una ficha de procesos:

Esta ficha de procesos te permitirá ir estudiando y entendiendo el proceso que estás analizando poco a poco. Sigue estos pasos a la hora de cumplimentar la ficha:

Paso 1: Comienza por el objeto (¿para qué existe ese proceso?)

Paso 2: Indica quienes son los responsables del proceso.

Paso 3: Identifica de forma clara el inicio y el final del proceso.

Paso 4: Anota los Elementos de Entrada y de Salida

Paso 5: Señala las partes interesadas que están implicadas en ese proceso.

Paso 6: Describe los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso.

Paso 7: Identifica los controles al Proceso que existe en la organización.

Paso 8: Anota los Registros Asociados al proceso.

Paso 9: Pregunto por Indicadores del Proceso.

Paso 10: Identifica posibles Riesgos de que falle el proceso.

Auditoría de procedimientos de trabajo

Esta auditoria es un trabajo importantísimo a la hora de realizar un análisis de procesos. Aportará mucho a tu negocio ya que mediante esta auditoría:

• Detectarás posibilidades de mejora.
• Podrás hacer tus procedimientos más eficientes.
• Identificarás que cosas se hacen por inercia porque las cosas se han hecho “siempre así”.

Fíjate que lo que vas a auditar en este caso son procedimientos, es decir, el cómo se hacen las cosas. Por lo tanto lo ideal es tener como referencia de esta auditoría un procedimiento de trabajo escrito, un manual o una instrucción de trabajo de los procesos que vas a analizar.

Para hacer esta auditoría de procedimientos de trabajo sigue estos pasos:

Paso 1: Identifica los procesos que vas a analizar

Paso 2: Establece un programa de auditoría

Paso 3: Solicita la documentación de los procesos que vas a auditar

Paso 4: Identifica qué valor aporta o cuál es el objetivo de ese proceso

Paso 5: Identifica registros de control que puedan existir para cada uno de los procesos

Paso 6: Establece y comunica un plan de auditoría

Paso 7: Prepara tu plantilla de informe interno

Paso 8: Comienza la auditoría y pregunta cuando no entiendas algo

Paso 9: Identifica y registra no conformidades y observaciones

Paso 10: Entrega el informe de auditoría interna

He escrito un artículo como invitado en un portal que no es el mío y en el cual he desarrollado todos estos pasos de forma muy detallada.

Puedes leer este artículo aquí 10 Pasos esenciales para hacer una auditoría interna de procesos en tu negocio

Por lo tanto utiliza estas tres herramientas para realizar un análisis de procesos en tu organización:

• Diagrama de flujos
• Caracterización de procesos
• Auditoría de procedimientos de trabajo

Espero haberte ayudado con este artículo y me escribas para decirme que ya has utilizado algunas de ellas para realizar un análisis de los procesos de tu organización.


Foto: Coffee

Tomado de: https://iveconsultores.com/

QUÉ SON LOS RIESGOS PSICOSOCIALES Y CÓMO EVALUARLOS?

En el día de hoy trataremos los principales riesgos psicosociales que se producen en el lugar de trabajo en las organizaciones.

¿Qué son los riesgos psicosociales?

Si tomamos como fuente a la Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo (EU-OSHA), que es la agencia de información de la Unión Europea para la seguridad y la salud en el trabajo), indican que los riesgos psicosociales son derivados de las deficiencias en el diseño, la organización y la gestión del trabajo, así como también influye la escasez de un contexto social del trabajo. Esto puede provocar resultados psicológicos, físicos y sociales de carácter negativo, como, por ejemplo, estrés laboral, agotamiento o incluso depresión.

Si hablamos de datos, según el II Observatorio en Entorno Laboral Saludable realizado por Solutia Global Health Solutions, con la participación de Asepeyo, Cigna España y Corresponsables, el 40% de las empresas no han realizado una evaluación de riesgos psicosociales. Además, se destaca otro dato de gran relevancia, y es que, si han hecho esa evaluación, no se ha asociado un plan de acción concreto.

Dentro del contexto, no podemos obviar la crisis sanitaria a nivel mundial que se está viviendo en estos momentos por la COVID, la cual ha producido un incremento de la posibilidad de riesgos psicosociales.

Factores de riesgo psicosocial

Aunque se podrían clasificar de diversos modos, vamos a hablar de los factores de riesgo psicosocial en el trabajo que contempla el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) de España. Estos se agrupan en:

• Organizacionales
• Laborales

Cuando nos referimos a factores organizacionales, estamos considerando a los que influyen a la política, filosofía, cultura y relaciones laborales de la organización.

Por otra parte, estarían los factores laborales que tratan las condiciones laborales, el concepto de lugar de trabajo y su calidad.

Características de los factores psicosociales de riesgo

Según Bernardo Moreno Jiménez (Catedrático UAM) y Carmen Báez León (Investigadora UAM) en “Factores y Riesgos Psicosociales, formas, consecuencias, medidas y buenas prácticas”, las características de los factores psicosociales son:

• Se dilatan en el espacio y tiempo.
• Inconvenientes de objetivación.
• Influyen a los otros riesgos.
• Poseen deficiente cobertura legal.
• Se encuentran moderados por otros factores.
• Dificultad de intervención.

¿Cuáles son los principales riesgos psicosociales?

Si seguimos tomando como fuente de información el documento “Factores y Riesgos Psicosociales, formas, consecuencias, medidas y buenas prácticas”, se destacan como riesgos psicosociales:

• El estrés
• La violencia
• El acoso laboral o mobbing
• El acoso sexual
• La inseguridad contractual
• El desgaste profesional o burnout
• Otros riesgos

Cuando citamos otros riesgos, se hace referencia a:

• El conflicto entre la familia y el trabajo
• El trabajo emocional
• La intensidad laboral
• El envejecimiento de la población trabajadora
• La irregularidad de los tiempos de trabajo

El estándar internacional ISO 45003

La gestión de riesgos psicosociales es una materia de gran relevancia, tanto que la Organización Internacional de Estandarización (ISO) ha comenzado a elaborar la primera norma de ámbito internacional sobre ello.

Se trata de la ISO 45003: Gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Seguridad y salud psicológica en el trabajo: gestión de riesgos psicosociales – Directrices.

En estos momentos, la futura ISO 45003 se encuentra en desarrollo, en el borrador ISO/DIS y su publicación definitiva como norma internacional está prevista para mediados del año 2021.

Como el resto de normas ISO, tiene la estructura del Anexo L y está siendo elaborada por el comité técnico ISO/TC 283.

Esta nueva norma, establece una serie de requisitos que ayudan al desarrollo de mecanismos indispensables para realizar una adecuada identificación de los riesgos psicosociales en el lugar de trabajo. Del mismo modo, requiere de la adopción de medidas de prevención para impedir que estos riesgos se produzcan, así como de medidas de gestión y control si los riesgos se han producido.

Con esta normativa de carácter internacional, se promueve la integración de los riesgos psicosociales dentro de la matriz de riesgos de la organización. Por lo tanto, se llevarán a cabo análisis de coste-beneficio de esas medidas ejecutadas, frente a, por ejemplo, la productividad, el branding o imagen de marca, los indicadores de absentismo, las quejas, etc.

Cómo evaluar los riesgos psicosociales?

Este es un tema de capital importancia en las actuales circunstancias que atraviesa el mundo y la economía por razones ya conocidas por todos. Hoy, nos vamos a centrar en el proceso de evaluación de los riesgos psicosociales.

Antes de continuar sobre la materia principal del artículo, queríamos recordar la definición de riesgo psicosocial que aporta la Agencia Europea para la Seguridad y Salud en el Trabajo (EU-OSHA): Los riesgos psicosociales son derivados de las deficiencias en el diseño, la organización y la gestión del trabajo, así como también influye la escasez de un contexto social del trabajo. Esto puede provocar resultados psicológicos, físicos y sociales de carácter negativo, como, por ejemplo, estrés laboral, agotamiento o incluso depresión.

Una vez situados en el tema a tratar, vamos a profundizar en la evaluación de riesgos psicosociales.

¿Qué es una evaluación de riesgos psicosociales?

Para dar respuesta a esta pregunta, tomaremos como fuente a la definición que da el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST). Se trata de un instrumento que tiene como objetivo principal el aporte de información que posibilite el diagnóstico psicosocial de una organización o de áreas de la misma, con la finalidad de determinar actuaciones que ayuden en la mejora de los riesgos identificados y en base al entorno en el que estas medidas deben ser llevadas a cabo.

Al final, como cualquier otro tipo de evaluación de riesgos, se trata de un proceso dificultoso que debe desarrollarse conforme a una serie de etapas progresivas e interrelacionadas.

¿Cómo procedemos a evaluación de riesgos psicosociales en la organización?

Como hemos mencionado antes, realizar una evaluación psicosocial busca detectar aquellos factores de riesgo presentes en la organización y definir actuaciones de mejora que ayuden a prevenir perjuicios. No obstante, en la práctica, hay factores que convierten esta tarea en algo más complejo.

Por ejemplo, entre los factores que pueden influir, se destaca la complejidad de determinar la relación de causa directa entre los factores de riesgo y el perjuicio desarrollado, ya que normalmente el origen es multicausal.

Aunque la evaluación de riesgos psicosociales en muchos casos se realiza para cumplir con la legislación exigida por cada país, la realidad es que ayuda a identificar errores que se producen en la organización y que, en muchas ocasiones, se convierten en los principales causantes de una inadecuada marcha de la misma.

Al llevar a cabo una evaluación de riesgos psicosociales, será necesario tener en cuenta los diferentes elementos que participan.

Etapas del proceso de evaluación de los riesgos psicosociales

En el proceso de evaluación de los riesgos psicosociales, se pueden diferenciar las siguientes etapas:

• Identificación de los riesgos.
• Selección de la metodología y las técnicas a emplear.
• Planificación y trabajo de campo.
• Observación de resultados y realización de informe.
• Preparación y ejecución del programa de participación.
• Seguimiento y control de medidas.

A continuación, vamos a desarrollar cada una de etapas.

Identificación de los riesgos.

En la organización es imprescindible establecer de un modo preciso y claro, los problemas que se deben inspeccionar. Siempre se tendrá en consideración que los elementos del trabajo se interrelacionan e interactúan entre ellos.

Este planteamiento es esencial para lograr comprender las verdaderas causas de los problemas que se han identificado y así, establecer mejorar en la estrategia de su mitigación o supresión.

Selección de la metodología y las técnicas a emplear.

Hay que definir aquellas herramientas prácticas que ayudaran en el estudio de los riesgos psicosociales. Se tratan de herramientas que permiten la recopilación, tratamiento y análisis de información. Por lo tanto, en función del problema a evaluar, el objetivo a alcanzar o las personas sobre las que se realizará el estudio, se seleccionaran unas u otras.

Algo a considerar, es que, durante la selección de estas metodologías y técnicas, a las partes interesadas se les consulte.

Es muy usual que para la evaluación de un mismo riesgo psicosocial se empleen diferentes técnicas, incluso en ocasiones, es muy adecuado combinar métodos cualitativos y cuantitativos.

Planificación y trabajo de campo.

En esta etapa, se obtienen los datos. Es decir, en terreno, se recopila toda la información imprescindible para conocer en la totalidad la situación que se está produciendo en la organización.

Para que se entienda, pondremos el ejemplo de la realización de una encuesta. Esta etapa se correspondería con el momento en el que se distribuye la encuesta al personal seleccionado y avisado previamente.

Será necesario, además, contar con los medios para llevar a cabo este trabajo de campo, por ejemplo, una zona física en la que realizarlas.

Otro aspecto fundamental en esta etapa, es garantizar que el proceso se ejecuta conforme a los que se ha diseñado.

Observación de resultados y realización de informe.

Fase en la que se determinan las causas por las que se producen los riesgos psicosociales en el lugar de trabajo.

Hay que ser consciente de que un problema concreto, puede tener varias causas, como antes hemos dicho, existe la posibilidad de un origen multicausal.

No solo se identificarán las causas aparentes, será vital identificar las causas reales para evitar la adopción de medidas que no impactan positivamente y por las que el problema persiste en el tiempo, causando en los trabajadores, una impresión de que sus condiciones no se han visto modificadas.

Durante esta fase, también se valorarán los riesgos, así se podrá determinar si hay que evitarlos, controlarlos o minimizarlos. Como ocurre en la etapa de selección de la metodología y las técnicas, también se emplearán combinación entre enfoque cualitativo y cuantitativo. Todo esto quedará reflejado en un informe.

Preparación y ejecución del programa de participación.

Una vez que tenemos el informe de resultados, se tendrá que analizar y razonar con las partes interesadas los resultados, para que así, se diseñe un programa que permita reconducir la situación. Habrá que llegar a acuerdos entre las propuestas para alcanzar mejoras en las condiciones laborales. Después de decretar las medidas, se planificarán, ejecutarán y se realizará un seguimiento.

Seguimiento y control de medidas.

Esta fase ayuda a garantizar que realmente se ha logrado la situación deseada tras llevar a cabo las acciones necesarias.

LOS PELIGROS DE TRABAJAR DEMASIADO: CÓMO EVITAR LA SOBRECARGA DE TRABAJO

Como dueño, gerente o director de una empresa, tal vez hayas sentido frustración al ver que un empleado no se esfuerza lo suficiente. 

Y, al contrario, tal vez hayas tenido empleados dispuestos a dejarse la piel en el trabajo, que siempre llegan temprano, se quedan hasta tarde y se ofrecen voluntariamente para asumir más trabajo del que les corresponde. Aunque seguro que aprecias su actitud y su esfuerzo, lo cierto es que la sobrecarga de los empleados es algo muy serio. Los empleados con exceso de trabajo pueden acabar completamente agotados o, lo que es peor, experimentar consecuencias negativas para su salud física y mental.

En este artículo, abordamos la sobrecarga de los empleados: ¿cuáles son los principales signos del exceso de trabajo?, ¿cómo evitar esta sobrecarga?, ¿qué hacer cuando tú mismo sufres dicha sobrecarga?

¿Qué es la sobrecarga de los empleados?

La sobrecarga se produce cuando los empleados están desbordados de trabajo. Si tu personal o los miembros de tu equipo tienen más trabajo del que pueden completar cómodamente durante su horario normal de trabajo, podemos decir que están sobrecargados.

La sobrecarga de los empleados puede ser complicada de gestionar en nuestra cultura de trabajo actual. Por un lado, a los gestores se les pide continuamente que hagan más con menos, lo que se traduce en cargas de trabajo más pesadas para ellos y sus empleados. Por otro lado, los trabajadores a menudo sienten reparo para hablar sobre la sobrecarga, por varias razones:

1. No quieren que se les vea como perezosos o que se les catalogue como el que menos esfuerzo hace en el equipo.
2. La mentalidad omnipresente del «trabajo 24 horas» les ha inculcado la idea de que si no trabajan o no están accesibles por las noches, durante los fines de semana y las vacaciones, no se están esforzando lo suficiente.

A pesar de nuestra obsesión colectiva por estar siempre en modo de trabajo, el exceso de trabajo conlleva riesgos muy graves que los gestores y los empleados deben conocer.

¿Qué riesgos implica la sobrecarga de trabajo?

La consecuencia más inmediata del exceso de trabajo es un aumento en los niveles de estrés, lo que puede incrementar el riesgo de sufrir problemas de salud física y mental

. Entre ellos:

• Insomnio

Puede parecer contradictorio que los empleados con exceso de trabajo tengan problemas de sueño. Cuanto más trabajas, más cansado estás, ¿no? Parece lógico, pero la realidad es que los trabajadores con exceso de trabajo crónico a menudo tienen dificultad para conciliar el sueño incluso cuando están exhaustos. Esto se debe a que mentalmente no pueden desconectar y siguen pensando en todo lo que han hecho—y todo lo que no les dio tiempo a hacer— durante la jornada de trabajo.

Esto puede conducir a un círculo vicioso de privación del sueño que ocasiona una disminución de la concentración, más descuidos y tiempos de reacción retardados.

• Cardiopatías 

Varios estudios han demostrado un vínculo directo entre el exceso de trabajo y las enfermedades coronarias. De hecho, un estudio publicado en el European Heart Journal descubrió que los empleados que hacían entre tres y cuatro horas extra al día tenían un riesgo un 60 % mayor de sufrir problemas cardíacos, en comparación con sus compañeros que no hacían horas extra.

• Diabetes tipo 2

Otro estudio estableció una conexión entre la sobrecarga crónica y la diabetes tipo 2. La investigación mostró una correlación entre trabajar más de 55 horas a la semana y los casos de diabetes tipo 2, si bien solo en personas procedentes de un entorno socioeconómico desfavorable.

Cómo detectar la sobrecarga de trabajo de los empleados

Si bien unos empleados podrán hacer frente a una sobrecarga de trabajo con más facilidad que otros, llegará un momento en que los signos de la sobrecarga empezarán a hacerse visibles. Los síntomas más habituales son:

• Pérdida de energía

Cuanto más intenten los empleados mantener un horario de trabajo desequilibrado, más cansados ​​estarán. Con el tiempo, el estrés constante y la falta de sueño producirán una disminución de la energía que será más visible en los trabajadores que suelen tener mucha energía.

• Más facilidad para distraerse

A medida que los niveles de energía caen en picado y aumenta la falta de sueño, se hace mucho más difícil para los trabajadores mantener la concentración en la tarea que tienen entre manos.

• Cambios de humor inesperados

No hay duda de que el insomnio y el estrés crónico pueden amargar incluso a las personas más amables y educadas. Vigila los cambios de humor inesperados de los miembros de tu equipo: es un signo clásico de exceso de trabajo.

¿Qué hacer en caso de sobrecarga de trabajo?

Cuando la mayoría de los trabajadores de una empresa sufren sobrecarga de trabajo crónica, puede indicar una cultura del exceso de trabajo. Si eres directivo, recuerda que para ti es esencial mantener un horario equilibrado tanto como para tus empleados. Aquí te presentamos algunos consejos para combatir la sobrecarga de trabajo:

• Evita la multitarea

Varios estudios han señalado los efectos perjudiciales que la multitarea tiene en la productividad, la creatividad y los niveles de estrés. La evidencia sugiere que centrarse exclusivamente en una tarea durante un periodo de tiempo determinado puede impulsar los resultados y ayudar a los empleados a hacer más sin que lleguen a sentirse desbordados.

• Pon límites

La frontera entre tu vida laboral y tu vida personal seguirá siendo borrosa mientras no decidas establecer límites estrictos y ceñirte a ellos. Dite a ti mismo: «Hoy saldré a las 5 de la tarde y no volveré a pensar en el trabajo hasta las 9 de la mañana de mañana».

• Tómatelo con calma

Finalmente, tienes que saber tomarte las cosas con calma y admitir que el trabajo puede esperar. Además, a largo plazo, tendrás un mejor rendimiento cuando tu vida laboral y tu vida personal estén adecuadamente equilibradas.

Cómo gestionar la carga de trabajo de los empleados

Si observas signos de exceso de trabajo en los miembros de tu equipo o en ti mismo, existen diversas herramientas en el mercado que pueden ayudarte a gestionar mejor esas cargas de trabajo y evitar los efectos perjudiciales de la sobrecarga de los empleados. 

Por ejemplo, con diagramas de carga de trabajo, puedes fácilmente gestionar las capacidades de tus empleados, priorizar las tareas y planificar la asignación de trabajo en función de la disponibilidad. 

Además, puedes gestionar los horarios de forma más eficaz y reasignar tareas cuando surgen conflictos o se producen desequilibrios en el trabajo.

Tomado de: https://www.wrike.com/

LOS SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD EN EL SECTOR AUTOMOTRIZ TIENEN NOMBRE PROPIO: IATF 16949:2016

Contar con un Sistema de Gestión de Calidad que proporcione una mejora continua, haciendo hincapié en la prevención de errores y en la reducción de la variación y de los residuos en la cadena de suministro automotriz.

Este el propósito fundamental de la IATF 16949:2016 la norma de Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) específica para la industria del automóvil.

La IATF 16949:2016 complementa los requisitos de ISO 9001:2015 en relación a la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad.

¿Quién puede aplicar esta norma? Esta es clave para aquellas compañías que se dedican a fabricar y proveer material de automoción, desde pequeños fabricantes hasta empresas multinacionales, independientemente de su ubicación geográfica.

La importancia de la IATF 16949:2016 en el sector

Certificar la norma IATF 16949:2016 se ha convertido en un requisito prácticamente necesario para cualquier empresa que trabaje con una cadena general de suministro de fabricación de automóviles. Muchos de los fabricantes del sector automovilístico en el mundo hacen de esta certificación un requisito muy importante para sus proveedores.

La norma IATF 16949:2016 proporciona a las empresas:

• Poder llevar a cabo prácticas acordadas y reconocidas de forma internacional para gestionar la calidad en el sector automotor.
• Trabajar con un lenguaje común para tratar con los distintos negocios y proveedores de todo el mundo.
• Aumentar la eficiencia y la eficacia en su cadena de montaje.
• Implementar un modelo de mejora continua y sistemática en la calidad.
• Mejorar su imagen de cara a los clientes y otras partes interesadas.

Certificar IATF 16949:2016 demuestra un compromiso claro y transparente con la calidad y la mejora continua, permitiendo que la empresa obtenga beneficios como:

• Poder realizar ofertas de nuevos contratos en todo el mundo cumpliendo con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad
• Reducir la emisión de residuos y los costos mediante la mejora de la calidad del producto y proceso.
• Ahorrar en tiempo y costes, al reducirse la necesidad de llevar a cabo auditorías de segunda y tercera parte. La norma IATF 16949:2016 cubre todos los requisitos de certificación de calidad y se encuentra reconocida por toda la industria del automóvil. 

Certificar IATF 16949:2016 demuestra un compromiso claro y transparente con la calidad y la mejora continua de las empresas del sector de la automoción.

IATF 16949:2016, la anterior ISO/TS 16949

La norma IATF 16949:2016 sustituyó en su momento a la ISO/TS 16949. Por tanto, todas las organizaciones que se encontraban certificadas en ISO/TS 16949:2009 tuvieron que llevar a cabo una transición a la nueva norma antes del 14 de septiembre de 2018. Esta no será una norma de gestión de calidad independiente, sino que será implementada como un complemento y de forma conjunta con la norma ISO 9001 2015.

Hay que destacar que esta norma ha sido publicada por el International Automive Task Force (IATF). El IATF es un grupo de fabricantes de automóviles que tiene como objetivo proporcionar productos de calidad mejorada a los clientes de automóviles de todo el mundo. Entre sus principales cometidos hay que destacar los siguientes:

• Establecer los requisitos fundamentales internacionales del sistema de calidad, principalmente dirigidos a proveedores de materiales de producción, partes de producto o servicios de acabado de las empresas participantes.
• Desarrollar políticas y procedimientos para el esquema de registro de terceros con el fin de garantizar la coherencia en todo el mundo.
• Proporcionar la capacitación adecuada para cumplir con los requisitos de la norma IATF 16949:2016.
• Establecer enlaces formales con los organismos apropiados para apoyar sus objetivos.

La norma IATF 16949:2016 es una norma general de gestión de la calidad para el sector del automóvil, en la que se describen todos los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad efectivo. La aplicación de la norma es obligatoria para muchos fabricantes de equipo original, así como para todos los proveedores de la industria automotriz.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/ 

9 ESTRATEGIAS PARA QUE TUS REUNIONES SEAN MUY EFICACES (INFOGRAFÍA)

Bien hechas, las reuniones eficaces ayudan a colaborar de manera productiva, a solucionar problemas de forma creativa y a generar ideas innovadoras que hacen avanzar a la empresa.

Lamentablemente, muchas reuniones son una total pérdida de tiempo. Y no es difícil ver por qué: 

El 63% de las reuniones no cuentan con un programa 

Las sesiones productivas de intercambio de ideas solo representan un 5% de todas las reuniones

El 73% de los asistentes admiten que realizan otro trabajo durante las reuniones 

¡No nos extraña que todos temamos a las reuniones! 

Celebrar una reunión productiva es más fácil de decir que de hacer, pero no es complicado. Sigue estas sencillas estrategias para celebrar reuniones eficaces y útiles que ayuden a tu equipo a realizar un gran trabajo. 

 

Si te pasas el día de una reunión a otra, probablemente estés buscando la forma de ganar algunas de tus horas de trabajo. Lee nuestros consejos para sustituir las reuniones de estado, las sesiones de intercambio de ideas y las retrospectivas de proyectos...

Esto es lo que hay que evitar en tus reuniones...

Tomado de: https://www.wrike.com/

22 HERRAMIENTAS PARA MEJORAR LA CALIDAD DEL TELETRABAJO EN TIEMPOS DE CRISIS

Uno de los mayores desafíos para implementar el teletrabajo, como modalidad laboral está en la selección de las herramientas tecnológicas adecuadas, que permitan lograr los resultados previstos en los niveles de calidad acordados, y a su vez contribuya con el balance entre la vida laboral y personal de los colaboradores.

Felizmente, hoy contamos con un sinfín de herramientas y aplicaciones que pueden ayudarnos a mejorar nuestra productividad, y hacer que sea muy sencillo trabajar desde casa:

Software para comunicación y coordinación de equipos

Mantener un canal de comunicación abierto, en línea y eficaz durante el teletrabajo, es fundamental para el logro de los mejores resultados, las mejores aplicaciones para ello son:

• Slack: Permite que los usuarios organicen las conversaciones en espacios exclusivos llamados canales cerrados o compartidos con otras empresas, estableciendo distintas categorías (administrador, miembro e invitado) con sus respectivos permisos.
• Microsoft Teams: Permite la comunicación general (chat, reuniones, llamadas, archivos y herramientas) para permitir un trabajo en equipo más productivo, está integrada con Office 365, por lo cual permite consultar, compartir y editar en tiempo real documentos de Word, Powerpoint y Excel.
• WhatsApp: Es una aplicación que nos permite comunicarnos por escrito, audios, llamadas o videollamadas, permite enviar todo tipo de archivos, puede usarse desde dispositivos móviles, pero también desde un ordenador o la web. Su principal ventaja es que se usa prácticamente en todo el mundo y no requiere ningún tipo de formación para su uso.
• Outlook: Es la aplicación de Microsoft para trabajar de forma eficiente con correo, calendario, contactos, tareas y más, todo en el mismo lugar. La integración de Office te permite compartir adjuntos desde OneDrive, acceder a contactos y ver perfiles de LinkedIn.
• Gmail: Es una aplicación de correo electrónico muy fácil de usar que te ahorra tiempo y protege tus mensajes.

Software para videoconferencias

La comunicación con partes interesadas pertinentes es imprescindible durante el teletrabajo, las mejores aplicaciones para llevar a cabo reuniones virtuales con diferentes participantes, son:

• Zoom: Herramienta de reuniones, videoconferencias y chats, tiene niveles gratuitos y de pago para elegir, no obstante incluso en la versión gratuita se pueden realizar reuniones individuales y de grupo de calidad, su desventaja es el límite de tiempo de 40 minutos en la versión gratis.
• GoToMeeting: Es una de las mejores aplicaciones para planificar y gestionar las reuniones con vídeo de manera rápida, sencilla y confiable.
• GoToWebinar: Permite planificar, presentar y gestionar el seguimiento de seminarios web mediante presentaciones interactivas con encuestas, además permite grabar la sesión para volver a verla posteriormente.
• Skype: Permite mantener reuniones a distancia con varios usuarios conectados a la vez y funciona en dispositivos móviles y computadoras.
• Hangouts: Herramienta de google para la gestión de mensajería segura para equipos (chats),s llamada y videoconferencias de fácil acceso, que admiten hasta 100 interlocutores en web y un máximo de 10 en Smartphone. 

¿Cuáles son las mejores aplicaciones tecnológicas para realizar el teletrabajo?

Software para la gestión de tareas y organización

Son herramientas de trabajo colaborativo, como gestores de proyectos y/o, tareas. Esta clase de aplicaciones nos permite gestionar durante el teletrabajo las tareas del equipo, agruparlas por proyectos, asignar tareas a usuarios específicos, ver el estado de ejecución, compartir archivos y documentos, establecer recordatorios, notas adicionales, e incluso la comunicación eficiente entre los miembros del equipo:

• Teamwork: Un software de gestión de proyectos, el cual incorpora herramientas esenciales para colaborar de forma eficaz, cumplir los plazos de entrega y obtener resultados de alto rendimiento.
• Asana: Herramienta de gestión del trabajo colaborativo, permite realizar un seguimiento sobre las tareas a completar y los proyectos a cumplir por cada miembro del equipo, incluye chat incorporado y notificaciones en tiempo real.
• Microsoft To Do: Herramienta para administrar listas, tareas y avisos, perite desglosar las tareas en pasos simples, agrega fechas de vencimiento y definir avisos de seguimiento, además se integra con Tareas de Outlook.
• Todoist: Es un organizador que permite añadir tareas que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Hace posible el trabajo en equipo compartiendo las listas, asignando tareas a otros miembros y agregar comentarios a las tareas.
• Google Keep: Aplicación de notas y recordatorios de Google, incluye posibilidad de añadir recordatorios y la mayoría de funciones de una aplicación de notas y tareas.
• Trello: Herramienta de organización multiplataforma basada en tableros, que puede ser utilizada para gestionar ideas, tareas u objetivos.
• ISOTools: Software que brinda un conjunto de soluciones para la Gestión de la Excelencia y Conformidad Empresarial Sin lugar a dudas una herramienta clave para la gestión integral del negocio, en todas las modalidades laborales, incluyendo el teletrabajo.
• ISOLUCION: Software que permite organizar los sistemas de gestión incluida la gestión de los riesgos, indicadores, etc. Opera en línea para todos los colaboradores y permite parametrizar operaciones de sistemas integrados.

Software para la gestión remota

Estas aplicaciones permiten algo fundamental en el teletrabajo el acceso remoto para el soporte y el acceso (autorizado con permisos), a los distintos archivos y documentos importantes en la organización. Incluye herramientas para realizar soporte, transferencia de archivos o almacenamiento en a la nube.

• TeamViewer: Permite conectarse a otro equipo de manera remota en tiempo real, con el fin de dar soporte instantáneo o administrar ordenadores (Windows, Mac OS, Linux) u otros dispositivos móviles (Android, Windows 10 Mobile).
• WeTransfer: Herramienta para enviar archivos grandes a otras personas.
• Google Drive: Gestor de almacenamiento seguro en la nube que permite guardar cualquier archivo como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos, no solo de Google sino también de otros desarrolladores como Microsoft.
• Dropbox: Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre dispositivos y compartirlos con otros usuarios.
• Microsoft OneDrive: Es la opción de almacenamiento en la nube, para los que tienen muy integrado el ecosistema de Microsoft en sus procesos de trabajo.

¿Qué requisitos mínimos del teletrabajo?

Para concluir y como ejemplo, el Ministerio de Trabajo y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Colombia, establecen como requisitos mínimos a tener cuenta por las organizaciones al momento de adoptar teletrabajo:

• Requisitos organizacionales: Gestión del cambio organizacional, compromiso y sensibilización de los colaboradores
• Requisitos tecnológicos: Definición y disposición de la infraestructura y plataformas tecnológicas que soportarán el teletrabajo
• Requisitos jurídicos: Atención a la legislación vigente en materia jurídica, de riesgos laborales aplicable a cada país.

Al hablar de tecnología, se refiere a la combinación entre infraestructura, dispositivos, contenidos (información) y aplicaciones, y en consecuencia a su uso y apropiación efectivos para alcanzar las metas organizacionales.

• Infraestructura: Soporta las operaciones básicas de la organización. En ella se cuentan los servidores, las plataformas de trabajo y los sistemas que permiten la interconexión.
• Dispositivos: Corresponden a todos aquellos aparatos que median la conexión entre la organización y el trabajador, aquí es cada vez más amplio el espectro de posibilidades abarcando desde computadores portátiles hasta teléfonos inteligentes cada vez más compatibles con aplicaciones de teletrabajo
• Aplicaciones: Hacen uso de los servicios para interactuar con el usuario final.

Tomado de: https://www.nueva-iso-9001-2015.com/

CÓMO HACER UNA CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS PASO A PASO

Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterización de procesos pero créeme que es una de las cosas más importantes que puedes hacer en tu negocio para poder mejorar tus procesos.

¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus procesos?

Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te lo aseguro. Te enseñaré a construir y trabajar con una ficha de procesos desde cero, desde tu hoja en blanco. Tan sólo tendrás que dedicarle tiempo para aplicarlo a tu negocio.

Así que toma papel y lápiz que empezamos...

Qué es la caracterización de procesos

Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que decirte que debes tener bien claro que es un proceso para poder entender luego que es una caracterización de procesos.

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos tengan un principio y un final.

Estos elementos pueden ser:

• elementos de entrada que originan que comience un proceso como por ejemplo la solicitud de un servicio/producto de un cliente,
• elementos de salida que originan que finalice un proceso como por ejemplo la realización de una cotización/presupuesto.

En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la solicitud de un cliente y el elemento de salida fue una cotización/presupuesto.

¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se identifican cuando caracterizas procesos.

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una caracterización de procesos también estudias:

• Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese proceso.
• Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
• Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en un proceso.
• Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles documentales o controles visuales)
• Qué documentos o registros de control (controles documentales) están asociados al proceso para asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente
• Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
• Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás de la otra que conforman el propio proceso en sí.
• Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Como puedes ver, una caracterización de procesos implica estudiar en profundidad los procesos. Se trata de una herramienta muy potente junto con el diagrama de flujo.

Para qué sirve una caracterización de procesos

Sirve para estudiar los procesos de una organización en profundidad como te comenté anteriormente.

Y estudiar un proceso implica:

• analizar si es posible hacerlo más ágil.
• plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.
• detectar posibles riesgos de que falle el proceso.
• descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y como se habían planteado de un principio.
• incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del proceso.

Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que pasa alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan exigente y potente a la vez.

Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la orden para que comience o termine, que documentos existen para controlar y analizar ese proceso, etc.

Cómo se hace una caracterización de procesos

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la Ficha de proceso. Esta Ficha de proceso la puedes construir mediante una hoja de cálculo o un documento de texto.

Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté anteriormente en la caracterización de procesos dentro del documento. Algo así:

Antes de la caracterización de procesos prepara esto:

Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso evidentemente tienes que definir qué proceso vas a estudiar.

Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo quieres hacerlo para que reserven un día y hora en su agenda.

Prepara la ficha de proceso posteriormente. Hazla tuya con anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.

Durante la caracterización de procesos haz esto:

Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes abierto delante de ti la ficha del proceso.

A la hora de cumplimentar la ficha, te voy a enumerar los pasos que doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.

Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al responsable del proceso.

Paso 2. Defino, por puestos de trabajo, quién/es son los responsables del proceso.

Paso 3. Indico el inicio y el final del proceso. Esto es importante porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al cliente final. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar cuál es el final del proceso. Yo defino el inicio y el final del proceso como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un formulario por email con los datos para facturar).

Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está totalmente relacionado con el inicio y final del proceso. Pero aquí no defino la acción sino los elementos asociados a esa acción (ejemplo anterior: formulario con los datos para facturar) ¿ves la diferencia?.

Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este proceso. Por partes interesadas me refiero a las partes implicadas.

Y ahora no sigo al siguiente punto de la ficha sino que voy al apartado de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto? Porque ya tengo suficiente información general del proceso. Ahora quiero entrar en detalle y saber exactamente los pasos que se dan para desarrollar ese proceso de principio a fin.

Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que estoy estudiando en subprocesos.

Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una empresa que tiene un departamento específico para ello, este proceso de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4 subprocesos: solicitud de facturación, emisión y registro de la factura, envío de la factura, archivo físico y digital.

¿Por qué hago esto? para hacer más sencillo el estudio y su posterior descripción. Al dividir el proceso en subprocesos ayuda más a la lectura de este apartado “descripción de actividades” que si describo todas las actividades juntas sin división alguna.

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título para cada uno de los subprocesos.

Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso ya entiendo con todo detalle el mismo. Es el momento en que mi cabeza empieza a hacerse estas preguntas:

• ¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
• ¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no fallar en este proceso?
• ¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de este proceso?

Y es entonces cuándo paso a la parte final del análisis de este proceso y la cumplimentación de la ficha del proceso.

Paso 7. Identifico los controles al Proceso que existe en la organización. Todos los procesos tienen siempre algún control (podrá ser visual o mediante un documento/registro).

Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué existe) y las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es ¿y cómo controlas este paso, este momento? La respuesta que te de la persona escríbela pero plantéate tú si es suficiente ese control o le haría falta algún otro o mejorar el existente.

Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces los controles que se hacen al proceso están basados en la cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que te digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es suficiente o necesita otros o mejorar el existente.

Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación, puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o facturas rectificativas) significa que el cliente no está de acuerdo con la factura que se ha emitido. Habría que analizar el por qué ocurre ese abono pero igual puede ser una mala comunicación entre el departamento de producción y el de facturación.

Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que valga la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles errores de fondo en la empresa y por eso se mantiene como indicador. Para eso existen los indicadores.

Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este análisis es importante porque hace pensar a la persona que tiene delante de posibles fisuras en sus procesos. Si detecto alguna la anoto para que se analice posteriormente la probabilidad de que se materialice y la gravedad que tendría en la empresa si se materializa.

Después de la caracterización de procesos haz esto:

Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:

• ¿qué se puede mejorar?
• la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de que falle el proceso para saber si se toma acción o no.
• si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.

Beneficios de caracterizar procesos

Realizar una caracterización de procesos es un trabajo que te dará enormes beneficios en tu organización. Entre ellos yo destacaría:

• Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y cómo se hacen las cosas.
• Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está establecido por parte de la alta gerencia (dirección, gerencia).
• Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.
• Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar posteriormente la gravedad de ese riesgo.
• Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores de gestión o mejorar los existentes.
• Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la mejora de los mismos.

Bueno pues, esto es todo lo que quería contarte acerca de la caracterización de procesos.

Y ahora dime, ¿has hecho ya una caracterización de algún proceso en tu organización?

Te espero en los comentarios.

Foto: Papel en blanco

Fuente: Pixabay

Tomado de: https://iveconsultores.com

INDICADORES Y EL CICLO PHVA

Los indicadores de gestión deben planificarse o diseñarse, ser ejecutados o implantados, verificados y en caso de que sea necesario, ajustarlos. Por lo tanto, siguen el ciclo PHVA.

• Planificar: diseño de indicadores. Son los indicadores que deben estar alineados a hechos con base a un elemento. Si existe un indicador que no se encuentra alineados a nada, deberá plantearle para que lo has diseñado. Si el contexto empresarial es nuestro escenario, debemos asegurarnos que el indicador que diseñe se encuentre dirigido al logro de un objetivo o política.
• Hacer: aplicar medición. Es este momento debemos probar el indicador. Los datos que se están tomando para alimentar la fórmula del indicador deben ser confiables y reales.
• Verificar: analizar los datos. Es necesario conocer para que se calcula un indicador. No tiene sentido que se diseñe un indicador, tome datos y después no haga nada más. En este momento es en el que realmente se toma valor al uso de los indicadores y es cuando se toman decisiones.
• Actuar: tomar decisiones. Se ejecutan las decisiones previstas en el paso anterior. Las decisiones pueden significar en el inicio de un nuevo ciclo PHVA. Por ejemplo, si ve que la cosa va bien exígele un poco más, pero si ves que algo no va bien debes hacer algo que lo corrija.

Cómo construir un indicador

Construir o diseñar un indicador se hace según la fase de planificar.

Paso 1: Qué está haciendo

Antes de medir es necesario que sea consciente de las actividades que se están realizando. Si tiene caracterizadas con el detalle de entradas y salidas.

En al ámbito de proyectos o en el sector público el esquema puede ser diferente. Suponemos que el objetivo de estudio el sector académico y nos enfocamos en la problemática de la deserción escolar. Siendo un aspecto que se debe medir como pueden ser las causas de deserción escolar.

Durante este análisis será útil que determines los recursos que lleven a cabo las actividades. Esto permite medir los aspectos que son más importantes.

Paso 2: Definición de variables y fórmula de cálculo

Es necesario que se definan las variables de las que se compone el indicador, la relación que tiene entre sí, y con esto la fórmula de cálculo. La relación se encuentra dada por el tipo de información que quieres conseguir. Por lo que un indicador puede ser:

• Absoluto: un número que dimensiona un evento o fenómeno según su naturaleza.
• Razón: es cociente entre dos cantidades que no tiene elementos comunes o cuenta con un atributo de diferencia. De otra forma, toma las unidades que cuentan con un atributo frente a las que no lo tienen.
• Tasa: es el cociente entre dos variables analizadas en un lugar y tiempo específico.
• Proporción: siendo la relación entre una cantidad con elementos en común y total de unidades. Dicho de otra manera, es una relación en la que el numerados se encuentra incluido en el denominador.
• Variación: fija dos elementos que establecen la variación que existe entre uno y otro.

Paso 3: Elección del indicador

Debemos evaluar cada indicador con base a los criterios establecidos. En caso de que nos quedemos sin suficientes indicadores volvemos a ejecutar el paso 1 y 2.

Paso 4: Definiendo las metas de un indicador

Es necesario que las siguientes consideraciones para la definición de las metas de un indicador de gestión. No todos se aplican, pues esto depende de la organización, proyecto, actividad y sector.

• Valor de actualidad o histórico. Es necesario que se mire atrás en el tiempo para definir la meta. Es común escuchar empresas que definen sus metas con base en los resultados del año pasado. Si no contamos con datos, podemos hacer mediciones a través del tiempo para tener un punto de partida. El valor no menciona el potencial, pero para eso está otro valor.
• Valor de potencialidad o estándar. Considera una gestión eficaz de recursos, por la que obtendrá otro valor que está orientado a una situación con los recursos disponibles utilizados de la mejor forma.

Debemos evaluar cada #indicador como base a los criterios establecidos.

• Valor de competencia. No tiene sentido plantearse una meta si sabes que la competencia la supera por mucho.
• Valor de usuario/cliente. No debes plantear una meta inferior a la exigida por el cliente.
• Valor teórico. Se encuentra orientado a maquinaria y equipo. Suele estar expresado por el fabricante.

Paso 5: Fuente de información y frecuencia de recolección

Es necesario conocer la información de los indicadores:

• La información proviene de informes estatales y se consigue mediante el sitio web de presidencia.
• La información se consigue con el grupo de personas evaluadas y se obtiene mediante encuestas y su análisis.
• La información proviene de las bases de datos del cliente y se obtiene por envío de correo electrónico mensual.

Paso 6: Responsables del indicador

• Define las diferentes responsabilidades que se encuentran asociadas al indicador.
• Quién trabaja para que se establezca la información.
• Quién recolecta la información.
• Quién analiza dicha información.
• Quién reporta o presenta la información del indicador.

Paso 7: A quién está dirigida la información del indicador

Con base al destinatario, puede ser posible que se modifique la frecuencia del cálculo del indicador o una presentación específica.

Paso 8: Frecuencia de cálculo

No podemos confundir frecuencia de cálculo con frecuencia de recolección de información. Es necesario que se cuente con una hoja de control de proveedor donde se anota la gestión semanal.

Paso 9: Ficha de indicadores

En este caso se especifican los elementos que componen cada indicador. Es muy útil realizar un resumen de todas las consideraciones que deben tener en cuenta a la hora de realizar la planificación de los indicadores.

Tomado de: https://www.isotools.org/