La importancia de una buena gestión del tiempo

En la gestión efectiva del tiempo no importa la cantidad de las horas de que se disponga, sino la calidad de las mismas.

La Gestión Efectiva del Tiempo es uno de los puntos clave en el camino hacia la búsqueda de una dirección eficaz y de una empresa eficiente.

A la hora de buscar una mejora de la ejecución de los procesos, tenemos que tener en cuenta el refrán de “El tiempo es oro”, que se puede adaptar de la siguiente forma: la eficacia a la hora de realizar una actividad incide en los beneficios que se consiguen con ella.

En este artículo hablaremos de la importancia que tiene la gestión adecuada del tiempo para nuestro trabajo diario, así como algunas consecuencias de una mala gestión, al tiempo que veremos unos breves consejos que pueden hacer que tu jornada sea más productiva y eficiente.

Vamos a ponernos en situación.

Una mala gestión del tiempo en nuestra jornada de trabajo influye en muchos más aspectos de los que en un primer momento podríamos pensar.

Pensemos un momento: cuando tenemos que realizar una actividad y vemos que no nos da tiempo a concluirla, empieza a crecer la irascibilidad hacia todo y hacia todos.

A medida de que pasa el tiempo y vemos acercarse el momento de la entrega o fin del plazo, la irascibilidad llega a puntos álgidos y nuestra capacidad de trabajo decae, teniendo que realizarse un gran esfuerzo para conservar la concentración.

Finalmente, cuando logramos terminar la actividad, sentimos un cansancio y una falta de concentración tal que, en muchos casos, nos impide seguir trabajando en nada más en toda la jornada.

De esta forma, hemos necesitado el doble del tiempo habitual para realizar el trabajo o actividad, ya que hemos tenido que ejecutar el trabajo y mantener una concentración de forma forzosa y poco natural. Cuando la situación, anteriormente comentada, se repite y prolonga en el tiempo aparece la ansiedad, el estrés y la insatisfacción con el trabajo realizado.

De estos tres síntomas vamos a centrarnos en el estrés, que consiste en una tensión o una serie de presiones que pueden minar la eficacia en el trabajo. Este estado está caracterizado por altos niveles de excitación y angustia, que conlleva a: la aparición de la sensación de no poder hacer frente al trabajo; la falta de control sobre el trabajo que se realiza; el establecimiento de unos plazos de entrega ajustados; y, como consecuencia, la realización del trabajo a alta velocidad, con algunas consecuencias no del todo agradables.

Como apunte vamos a indicar que los síntomas del estrés son cansancio, irritabilidad, disfunciones del sueño, dificultad de concentración, nerviosismo y ansiedad, entre otras cosas. Toda esta situación ya descrita, solo contribuye a la mala realización del trabajo y a la creación de un mal clima laboral, que repercute negativamente en la organización, tanto en su trabajo, como en sus beneficios.

Los efectos de una mala gestión del tiempo

Es común que dediquemos más del 50% del tiempo habitualmente no planeado, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte.

El escenario anteriormente expuesto es muy común y podemos llegar a pensar que es lo normal, pero la verdad es que se trata de una manifestación grave de una mala gestión efectiva del tiempo. Para poder saber si gestionamos bien el tiempo de que disponemos tenemos que pensar si a la hora de planificar la realización de una actividad en el trabajo hemos mencionado las siguientes frases: “No tengo tiempo para nada”, “No lo tendré a tiempo”, “No se de donde voy a sacar tiempo para hacerlo”, “Tendré que llevarme trabajo a casa el fin de semana”, etc. Si lo hemos hecho, debemos plantearnos mejorar nuestra gestión efectiva del tiempo ya que no estamos sacando partido a nuestra jornada laboral.

Aquí llegamos a un punto problemático, ya que es muy común pensar que el tiempo invertido en una actividad está bien empleado y se tiende a poner en relevancia como urgente la realización de un trabajo en concreto cuando sólo se trata de una actividad secundaria.

A lo largo de la jornada laboral es común que dediquemos más del 50% de esta, a actividades de poca relevancia que aportan pocos beneficios para la organización, mientras que dejamos las realmente urgentes a parte. Cuando conseguimos llegar a un equilibrio entre la dedicación al trabajo urgente y al no urgente, dedicando a cada uno de ellos el tiempo que de verdad necesitan, se consigue trabajar de una forma más descansada y efectiva, terminando nuestro trabajo en mucho menos tiempo y siendo de una mejor calidad. Es decir, se consigue una mayor productividad y una mayor velocidad de respuesta.

Consejos para gestionar adecuadamente el tiempo

Para conseguir una gestión eficiente del tiempo se pueden seguir muchos consejos o actitudes, sin embargo, el verdadero conocimiento de cómo gestionar adecuadamente el tiempo de que disponemos se centra en el conocimiento de uno mismo, de la forma que tenemos de trabajar y de nuestra capacidades técnicas y psicológicas, es decir, capacidad de trabajo bajo presión, velocidad de reacción ante acciones negativas repentinas, etc.

Para comenzar, vamos a indicar una serie de consejos con los que se pueden establecer las bases para una correcta gestión del tiempo:

• Hay que tener siempre presente la máxima: la importancia no radica en la cantidad del tiempo de que disponemos, sino en la calidad con que se utilice.

• Como ya indicamos, el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad final de la misma. Para ser claros, el exceso de esfuerzo acaba provocando errores y pérdidas de concentración por cansancio y estrés y, por lo tanto, peores resultados.

• El momento más bajo de nuestra capacidad de rendimiento se encuentra al inicio de la jornada de trabajo. A medida que el día va avanzando el rendimiento también va en aumento. Es interesante tener en cuenta los momentos de mayor rendimiento en la ejecución del trabajo para planificar la jornada.

• Se debe tratar de realizar los trabajos más difíciles en aquellos momento de mayor rendimiento para sacar mayor partido al alto grado de concentración. Se debe tener en cuenta también los momentos del día en el que los niveles de energía y atención son mayores.

• Se debe programar todo el trabajo a realizar.

• Se recomienda establecer la rutina de dedicar los últimos minutos de cada jornada a planificar las actividades que se van a realizar al día siguiente.

Sin embargo, no solo es necesario establecer una serie de pautas para que nuestro trabajo sea más eficaz y nuestro tiempo sea más productivo, sino que también hay que identificar las principales causas de la pérdida de tiempo para así saber donde tenemos que incidir nuestra fuerza, experiencia y trabajo para corregir estas tendencias tan perjudiciales. Planear adecuadamente las jornadas laborales y las tareas es la consigna..!

Tomado de: http://www.sbqconsultores.es/gestion-efectiva-del-tiempo-en-la-jornada-laboral-i/