LA COMUNICACIÓN EN ISO 45001

La comunicación en ISO 45001 es tratada en la edición 2018 de la norma de una forma más amplia. Lo hace en el apartado 7.4, complementando el requisito sobre Apoyo, tema al que se dedica el capítulo 7. 

Además, en la nueva versión, la comunicación es contemplada desde el punto de vista tanto interno como externo.

Hoy veremos cómo la norma trata esta cuestión y qué deben hacer las organizaciones para cumplir con ese requisito de comunicación que les exige.

Lo que dice la norma sobre la comunicación en ISO 45001

El texto de la norma es muy claro: “La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso o procesos para comunicaciones internas y externas relevantes para el sistema de gestión SST…”

Así, la norma exige que exista la comunicación en ISO 45001 y entendemos que esta debe ser apropiada, comprensible y transparente para las partes interesadas, que es a quienes, finalmente, está dirigida.

Para que esto se cumpla, la comunicación en ISO 45001 debe tener en cuenta que la audiencia puede tener diferencias de idioma, cultura, niveles de alfabetización, o factores de discapacidad que pueden requerir ciertas adaptaciones.

La información también debe cumplir con requisitos legales locales o internacionales, para lo cual debe ser coherente con los objetivos del sistema y la política de seguridad y salud de la organización. Además, debe ser confiable. De este modo, la organización debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Cuáles son los temas que se deben comunicar.
• Cómo y cuándo comunicar.
• A quién comunicar, tanto a nivel interno como a nivel externo.

Finalmente, hemos de considerar que la información comunicada debe ser accesible. Debe estar disponible cuando y donde sea necesario; y la organización tendrá que preservar los documentos como evidencia de que la comunicación en ISO 45001 se realizó de forma correcta.

Comunicación interna en ISO 45001

En cuanto a la comunicación interna, para que sea efectiva, la norma solicita que se informe sobre los riesgos relacionados con la seguridad y la salud en el trabajo, los cambios en el sistema en todos los niveles, y las diferentes iniciativas y funciones que cumple la organización para eliminar riesgos y asegurar el cumplimiento de los requisitos del estándar.

Entre otras cuestiones, la organización debe informar sobre:

• El compromiso de la alta dirección con el sistema de gestión.
• Los riesgos identificados.
• Los objetivos y programas de seguridad y salud en el trabajo, y la forma de alcanzarlos.
• Las investigaciones de incidentes ocurridos.
• Los avances obtenidos en la eliminación de riesgos asociados con el trabajo.
• Los cambios operacionales que podrían tener impacto sobre el sistema de gestión.
• Los avances en la consulta y participación de los trabajadores.

Comunicación externa en ISO 45001

Con las partes interesadas externas, tales como proveedores, clientes o contratistas asociados, la organización también asume compromisos relativos a la comunicación. Específicamente, la organización debe recibir, documentar y responder las comunicaciones recibidas de las partes interesadas externas. También debe desarrollar y mantener un proceso de comunicación con visitantes ocasionales o habituales del lugar de trabajo.

Además de comunicar los requisitos específicos de seguridad y salud dentro y fuera del lugar de trabajo, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Las observaciones que haya podido realizar un contratista, proveedor o parte externa interesada sobre el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
• Los requisitos legales y de otro tipo que afecten al método o al alcance de la comunicación.
• El desempeño e historial del sistema y de los incidentes ocurridos.
• La notificación sobre la presencia de otros contratistas en el lugar de trabajo.
• Planes de respuesta a emergencia.
• Necesidad de alinear las políticas de seguridad y salud del contratista con los de la organización.
• Informes sobre el desempeño del sistema.
• Acuerdos para comunicaciones regulares.

Tomado de: https://www.escuelaeuropeaexcelencia.com