CÓMO CREAR UN PLAN DE TRANSFORMACIÓN DIGITAL

La transformación digital en las organizaciones requiere una correcta planificación, realista y enfocada a objetivos para que tenga posibilidades de llegar a completarse.

Para completar la adaptación a las últimas tendencias del mercado y poder llegar a ser sostenibles en el tiempo, todas las organizaciones deben acometer un proceso de transformación digital. Gracias a esto serán capaces de sacar rendimiento de las oportunidades, reducir el impacto de las posibles amenazas y ser mucho más eficientes.

Alcanzar los objetivos de transformación digital no es algo que se consiga de la noche a la mañana ni que salga de una idea en una reunión. Como su nombre indica, implica una transformación de la organización y por tanto, se hace necesario un plan completo de transformación digital.

¿Qué es un Plan de Transformación Digital?

El plan de Transformación Digital es documento que guiará a la organización en el camino al éxito para alcanzar sus objetivos en los próximos años. Se trata, por tanto, de algo que impacta directamente en la estrategia a medio y largo plazo de la organización y debe contar con todo el compromiso de la dirección y mandos intermedios.

¿Cómo crear un Plan de Transformación Digital?

La creación de un Plan de Transformación Digital debe pasar por un proceso muy similar al de la creación de un plan estratégico. Se han de seguir una serie de etapas y alcanzar metas en cada una de ellas para llegar a obtener el camino hacia el éxito.

Etapa 1: Análisis

La etapa de análisis será fundamental para conseguir nuestro plan de transformación digital. Gracias a un análisis minucioso obtendremos la foto actual de la organización en cuestión de digitalización y, por tanto, el punto de partida.

En esta etapa deberemos:

• Elaborar un informe del estado actual de la organización respecto al estado de transformación digital. En este informe se deberán contemplar la organización, las personas que componen cada área, los procesos, herramientas que se utilizan o entradas y salidas de procesos entre otras. Con ello se pretende obtener un conocimiento detallado al tiempo que global que sirva de base para trabajar.
• Detectar fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades para cada área, especialmente aquellas en las que más impacto pueda tener la transformación digital. Gracias a este análisis DAFO podremos hacernos una idea del esfuerzo que supondrá acometer la transformación digital y si tenemos, por ejemplo, que falsear el grado de complejidad de las nuevas tecnologías a implementar.

Etapa 2: Planificación

Con el análisis inicial es hora de determinar hasta dónde deseamos llegar gracias a la transformación digital, establecer los objetivos y decidir cómo vamos a llegar hasta ellos.

En esta segunda etapa necesitaremos:

• Establecer objetivos. Estos objetivos de transformación digital deben ser cuantificables, medibles y específicos. Como buenos objetivos han de estar acotados en el tiempo y contar con responsables e hitos.
• Establecer acciones para cada objetivo. Esto no debe confundirse con tomarlos como aislados. Cada objetivo ha de contar con acciones asociadas aunque una acción pueda impactar a la vez en varios objetivos de transformación digital.
• Elaborar un calendario para la ejecución de las acciones. En este punto es fundamental asegurarse de que sea realista. Con proyectos de esta magnitud suele pasar que no se tienen en cuenta las interrelaciones entre procesos o la temporalidad de los cambios no se ajusta con una previsión realista de recursos y, como consecuencia, comienzan los retrasos, aplazamientos, implementaciones parciales y abandonos a medio camino por frustración.

Etapa 3: Pasar a la acción

Llega la hora del gran reto, poner en marcha lo planificado y asegurarse de que no se producen desviaciones o de que estas no afecten al objetivo final.

Es aquí donde las organizaciones comienzan a notar que el papel lo soporta todo y que la realidad tiene barreras y frenos a la transformación digital que deberemos superar si queremos llegar a buen puerto.

Para conseguirlo deberemos:

• Poner en marcha un sistema de medición. Si no tomas medidas y controlar que la implementación se está ejecutando según lo establecido de forma minuciosa comenzarán a aparecer desviaciones y con ello diferencias entre los resultados.
• Establecer responsables y mantenerlos alineados con los objetivos. En este punto será de especial importancia la implicación de todos los responsables de proceso, mandos intermedios y alta dirección, además de contar con la figura del responsable de transformación digital.
• Reclutar los talentos necesarios. Teniendo en cuenta que los perfiles tecnológicos serán los más predominantes para abordar los nuevos procesos, es más que posible que se deba formar al equipo y realizar una selección de personal acorde a los nuevos requerimientos.

A lo largo de todo este proceso será clave, además, contar con los partners adecuados que nos ayuden y guíen con las mejores prácticas fruto de la experiencia. Su apoyo será clave, no solo a nivel tecnológico si no a nivel de consultoría si queremos alcanzar los resultados esperados.

Serán muchas y variadas las tecnologías que deberá implementar y no se puede ser un experto en todas ellas, de ahí que la figura del partner, experto en ciertas áreas, sea un factor diferencial entre un proyecto que alcanza el éxito y uno que fracasa.

Tomado de: https://www.isotools.org/

¿QUÉ CAPACIDAD DEBE TENER UN SUPERVISOR HSE?

El supervisor de un sistema de gestión integrado HSE deberá de tener un alto compromiso con la prevención y sobre todo la solución de los problemas que se presenten durante el desarrollo del contexto en el que se desarrolla su trabajo.

El supervisor HSE está directamente relacionado con la operación de la planta así como con la seguridad industrial, la seguridad y salud de cada uno de los trabajadores y la repercusión de la actividad de la organización medio ambiente. Como pueden comprobar se trata de una labor muy compleja para la que no todo el mundo puede estar preparado. Será muy importante asegurar que las premisas que dependen de su gestión se lleven a cabo, para así evitar accidentes laborales de cualquier tipo. 

Por eso es muy importante que el supervisor HSE cuente con la experiencia suficiente y posea todas las competencias necesarias para llevar a cabo su rol. Este es uno de los motivos por el que las organizaciones llevan a cabo enormes esfuerzos en primera instancia, con el objetivo de garantizar que el rol de supervisor HSE no solo sea de nombre, sino un cargo realmente efectivo. Esto además ayuda a fortalecer las políticas de seguridad, interiorizando los principios de vida en sus trabajadores. 

El conocimiento, las habilidades y las actitudes requeridas por el supervisor HSE para la identificación de los riesgos en muchos casos es muy deficiente, y ante emergencias, la toma de decisiones en vez de ser una solución se convierte en un riesgo, sin contar con la gestión en materia de seguridad y salud en el trabajo a veces tiende a cero. No solo es muy importante evitar accidentes, sino que también se debe de ser capaz de reducir al máximo los efectos en el caso de que se produzcan. 

Lo que no quieren las empresas es que el supervisor HSE se convierta en un invitado de piedra por desconocer las normas y procedimientos de seguridad cuando se realizar una labor que puede generar un riesgo y un accidente por desconocimiento.  

Evolución del desempeño en la gestión HSE

En muchas organizaciones la gestión HSE es llevada a cabo por profesionales poco cualificados o con una formación poco actualizada. Esto provoca un vacío muy grande en materia de gestión de la seguridad y salud de los trabajadores. Es muy preocupante el hecho de que algunas organizaciones no estén comprometidas con la seguridad industrial y más aún que muchas veces no se valore lo suficiente el trabajo del supervisor HSE. 

El papel del supervisor HSE y su desempeño como HSE manager, en algunos casos se limita a lo que se va experimentando en el día a día. Se debe de mantener un perfil muy alto en este tipo de puestos, pues no solo debe contar con la suficiente experiencia en la operación sino que en  muchas ocasiones estos perfiles tienen que ser profesionales en seguridad o tener formación en temas de seguridad industrial.

La función de las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL)

Las administradoras de riesgos laborales (ARL) tienen como función principal: prevenir, formar, capacitar y asesorar en materia de salud y seguridad en el trabajo, pero algunas veces las organizaciones se desentienden de la labor HSE de sus empresas y les dan las responsabilidad de prevenir, atender y proteger a los trabajadores, lo que puede generar efectos causados por accidentes y enfermedades que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que llevan a cabo, por lo que se maneja una política propia en materia de gestión HSE. 

Es muy preocupante que algunas organizaciones no estén comprometidas con la seguridad industrial y no se valoren lo suficiente el trabajo del supervisor HSE.

El supervisor HSE bajo la óptica del desempeño

Un supervisor de producción se encarga de un número de operadores para realizar determinado trabajo y horario, se le asigna una meta de producción, la cual debe cumplir utilizando los recursos físicos, los materiales y humanos para conseguirla, por lo tanto, es necesario que oriente a sus operadores a conseguir los objetivos, debe controlar el comportamiento del personal para que cumplan con las tareas. 

Cuando se encarga de ser el supervisor HSE, no solo tiene que vigilar los procesos y la operación de la planta, sino velar por la ejecución de los trabajos de alto riesgo que pueden afectar de forma negativa a las personas, las instalaciones y el medio ambiente. Las exigencias del supervisor HSE consisten en cerrar brechas y tener la oportunidad de configurar un plan de mejora de la gestión y las políticas de seguridad de su organización.  

Tomado de: https://www.isotools.org/

¿CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LOS CHECKLIST EN UNA EMPRESA?

Un checklist es una herramienta que puede utilizarse de diferentes formas. Uno de esos usos, puede ser cumplir las exigencias de las partes evaluadas.

El funcionamiento de la herramienta es simple a la par que efectivo. Se realiza una lista de acciones a realizar, elementos que conseguir etc. Una vez que se vayan alcanzando los objetivos de la lista, se irán marcando. Proporcionando así una vista general y muy rápida del estado de las tareas. 

Como consecuencia, nos encontramos una mejora tanto en la productividad como en la eficiencia y optimización de los numerosos procesos de la empresa. Si se ha interesado en los checklist, visite este enlace sobre cómo se deben utilizar para conocerlos en mayor profundidad.  

Ya tenemos una definición algo más abstracta. Pasamos a algo más específico a las empresas.

¿Qué es un checklist?

Podemos definirlo como una lista enumerada de los elementos necesarios para realizar cierta actividad. Una vez que se vayan cumpliendo esos elementos de la lista se deben marcar para que así se sepa con claridad y rapidez que se cumplen los objetivos. Ganando así en eficiencia y facilidad a la hora de realizar un seguimiento.

¿En qué puede ayudar un checklist a su empresa?

Los beneficios son muchos, sin embargo, en el artículo de hoy nos centraremos en solo 4.

• Automatización: Es una de las funciones principales de los checklist. Si se utiliza con frecuencia esta herramienta para cumplir con lo que se exige, este proceso de comprobación y verificación se convierte en automático para el encargado de realizarlo ganando así en agilidad y promoviendo en modernización, rapidez y eficiencia.
• Reducción de fallos: Un checklist nos puede ayudar a minimizar los errores de forma simple. Esto se debe a que al poder comprobarse diariamente y de forma rápida el progreso de los objetivos marcados mediante esta lista de verificación, no se repetirán acciones. Consiguiendo evitar errores y controlar todo con mayor profundidad.
• Organización: Nos permite sistematizar los elementos de la lista y especificarlos (cantidad, horario, fecha, estándar de calidad… todo depende del checklist). Otra de sus virtudes es, que nos permite conocer el progreso del objetivo, lo que facilita la organización y en qué orden proceder a ejecutar las tareas. De esta forma, todas las partes de la organización conocerán qué deben hacer y cuándo y cómo. Veámoslo con un ejemplo. Si vamos a construir una casa y realizamos un checklist, nos indicará que debemos empezar con los cimientos antes que el tejado.
• Resolución de problemas a larga distancia: Al ser una herramienta tan sencilla de usar y comprender, se puede usar como forma de comunicación entre empresas que se encuentren en diferentes lugares. Así, se conseguirá que se reduzcan errores a distancia, estandarizar procesos y comprobar los elementos cumplidos de la lista. Un punto bastante relacionado es la herramienta de diagnóstico, si desea tener más información eche un vistazo al enlace.

El éxito de la herramienta #checklist radica en su sencillez.

¿Por qué son importantes los checklists para las empresas?

Son fundamentales para las empresas puesto que, como podemos deducir de los apartados anteriores, nos ayudan en la organización empresarial, reducción de posibles errores (generalmente humanos) y asegurar así una mayor seguridad de los procesos. Una simple forma de hacerlo consistiría en realizar un checklist para evaluar los equipos de seguridad de la empresa para así encontrar posibles riesgos y tomar acciones para reducirlos. 

En cuanto a la normativa se convierte en un importantísimo aliado. Por ejemplo, podemos incluir todos los requisitos exigidos por la legislación de nuestro país y ver así si los cumplimos o no. A la hora de pagar los salarios también se encuentra con más detalles los descuentos o pluses adicionales, es una forma de organización sencilla. 

En resumen, un checklist agrupa todos los elementos que se necesitan para cumplir la tarea que nos hemos propuesto conseguir marcando esos elementos una vez completados. En el caso de la empresa, se utilizan como ya hemos dicho para organizar, reducir errores, automatizar y resolver problemas a distancia. De la herramienta obtenemos una mayor productividad, eficiencia de actividades, mejora de seguridad e incumplimiento de la legislación vigente.

Tomado de: https://www.isotools.org/

LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN POR PROCESOS

Antes de entender la importancia de implementar y automatizar la gestión por procesos, debemos entender bien qué es lo que se entiende cuando se habla de gestión por procesos.

La Gestión por Procesos permite la optimización de la actividad llevada a cabo en las empresas y organizaciones, debido a que arroja una visión global del funcionamiento de la misma.

Las organizaciones establecen una estrategia a seguir y definen una serie de objetivos cuyos logros conducirán a cumplir con la estrategia definida.

Es aquí donde juega un papel decisivo la Gestión por procesos, ya que con ella se busca traducir la estrategia organizativa en los Sistemas de Gestión a través de los procesos, contribuyendo de ese modo a logro de los objetivos marcados.

La gestión por procesos en empresas y organizaciones aporta grandes beneficios a la #calidad.

Importancia de implementar y automatizar la gestión por procesos

El enfoque por procesos es uno de los puntos sobre los que la actualización de la norma ISO 9001:2015 ha dedicado mayor atención.

Esta importancia que ha adquirido el implementar y automatizar la gestión por procesos es debida a que aporta grandes beneficios a las empresas y organizaciones.

Una de las principales ventajas que genera el implementar y automatizar la gestión por procesos es que permite a las organizaciones tener un mejor control en las conexiones, combinaciones e interacciones entre diferentes procesos integrantes del sistema.

Permite tener una mejor visión de todos y cada uno de los procesos que integran la organización, ya que mediante la construcción del Mapa de Procesos, se pretende documentar toda la información referente a los mismos, desde el funcionamiento, responsables, recursos a utilizar, entradas y salidas, hasta las diferentes interrelaciones que se establecen entre los procesos.

Ante tales ventajas que aporta la gestión por procesos, son cada vez más, las organizaciones que apuestan por la automatización como medio para garantizar la mayor eficacia posible a lo hora de emprender este nuevo enfoque.

¿Qué aportan las herramientas tecnológicas a la gestión por procesos?

Las herramientas tecnológicas incorporan una gran variedad de funcionalidades con las que se puede llevar a cabo:

• Una clara identificación de todos los procesos
• Generación de fichas de procesos.
• Incorporación de información relacionada a los procesos
• Una relación entre los procesos, así como las entradas y salidas de cada uno de ellos.
• Un control de cómo están funcionando los procesos así como del rendimiento de los mismos, gracias a los indicadores de gestión.
• Cumplimiento normativo.
• Una conexión de cada uno de los procesos con el resto de áreas que integran el Sistema.
• Vinculación del logro de los objetivos con los diferentes procesos y planes de acción.
• Disposición en todo momento de un conocimiento de todos los procesos gracias a los indicadores.

De este modo, mediante la automatización de la gestión por procesos según la norma ISO 9001:2015, las organizaciones pueden tener un mayor control de todo su funcionamiento, viéndose así mejorada la eficiencia de las mismas, al tiempo que contribuye a la obtención de, las tan deseadas, ventajas competitivas.

Dicha automatización requiere una previa identificación de todos los procesos, a fin de localizar los procesos clave del negocio de cada organización, siendo éstos objeto de la automatización.

Tomado de: http://eqssa.com/

GESTIÓN DE LA CALIDAD BAJO ISO 9001 EN CENTROS EDUCATIVOS. CALIDAD EN LA ENSEÑANZA

Partamos de la base que la Calidad es algo bueno y deseable por todos nosotros, todas las empresas quieren ofrecer los mejores productos o el mejor servicio a sus clientes, y todos los clientes precisan buenos productos y un excelente servicio, en definitiva, ambas partes persiguen la obtención de la calidad en la transacción.

Bien, si trasladamos este planteamiento a los Centros Educativos, es incluso más importante esta transmisión de calidad, ya que hablamos de una EDUCACIÓN DE CALIDAD. El personal docente debe facilitarla y los alumnos adquirirla.

Este concepto de calidad, que se hace a veces tan subjetivo, queda definido en la Norma UNE-EN-ISO 9001, en la que se contemplan los requisitos que deben reunir los Centros Educativos para la obtención del reconocimiento de la Calidad en su gestión. Mediante la implantación de un Modelo de Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).

El planteamiento es sencillo, se trata de seguir el circuito PHVA (PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR). Todos en nuestro día a día planificamos lo que tenemos que hacer, lo hacemos, comprobamos que está correcto y si no, actuamos en consecuencia. El Centro debe planificar lo que va a hacer, hacerlo, verificar que se cumplen los objetivos marcados y actuar para corregir desviaciones o para seguir mejorando..

Cuando un Centro Educativo decide certificarse en Calidad, debe tener en cuenta que va a adquirir un compromiso a largo plazo, un compromiso de mejora continua en el que deben implicarse todos los agentes que participan en el proceso, no sólo dirección y personal docente, sino también padres y madres de los alumnos y todo aquel personal que pueda contribuir a la mejora de la educación y a la obtención de la calidad educativa.

Hay que perseguir la mejora continua de la calidad, las necesidades educativas cambian constantemente y el centro debe actualizarse y adaptarse a esos cambios.–

Para la implantación de un Modelo de Gestión de Calidad el Centro deberá definir los OBJETIVOS que se quieren alcanzar, los PROCESOS que facilitarán la consecución de los mismos y unos INDICADORES con los que se medirá su grado de cumplimiento.

Principios de un SGC:

• Satisfacción de necesidades y expectativas de los estudiantes y padres de familia
• Enfoque en la mejora continua
• La formación como fundamento del cambio
• La prevención como base de la gestión educativa
• Promoción de comunicación e información efectiva
• Enfoque basado en la gestión por procesos
• Promoción de la cultura basada en el mejoramiento continuo
• Gestión y evaluación del talento humano.

El centro deberá cumplir con los requisitos de este estándar internacional, incluyendo la política de calidad, los objetivos de calidad, los procedimientos necesarios para el funcionamiento del SGC… Además deberá tener accesibles todos aquellos documentos que se utilizan para realizar la planificación, operación y control de los procesos, y todos los registros necesarios que muestren que las actividades previstas se han realizado.

Beneficios de un SGC:

• Mejora la imagen y status del centro
• Aumento de la confianza de las familias en el centro
• Promueve la organización de la gestión interna
• Se adoptan criterios comunes para la planeación, ejecución y evaluación de la gestión educativa
• Conocimiento de las necesidades y expectativas de las familias
• Mejoramiento continuo y autoevaluación
• Motivación y compromiso del personal del centro
• Sistematización de actividades y responsabilidades necesarias para obtener un resultado óptimo.

Los Centros Educativos precisan de un asesor o consultor que les guíe en la implementación de un SGC y de una metodología de trabajo que les facilite la gestión. Con esta finalidad existen en el mercado diversas herramientas que facilita la gestión y automatización del SGC y que pone a disposición de los centros el personal cualificado para guiarles en el camino hacia la implementación. 

Incluye gestión por procesos, gestión por competencias, gestión de indicadores, gestión de los documentos…

Tomado de: https://www.isotools.org/

5 ASPECTOS CLAVE PARA REALIZAR EL CUMPLIMIENTO EN SEGURIDAD INDUSTRIAL

En la actualidad, cumplir con la Seguridad Industrial es un ámbito más que necesario para cualquier empresa que quiera seguir creciendo.

Esto es, en cualquier organización se estudian, aplican y renuevan los procesos utilizados para procurar la minimización de los riesgos en la industria.

Así, podría decirse que la Seguridad Industrial tiene como meta la prevención, mitigación o eliminación de los riesgos, la protección frente a los posibles accidentes o siniestros que pueda ocasionar algún daño o perjuicio sobre la integridad de las personas, bienes, plantas o animales como consecuencia de la actividad desarrollada por la organización.

Esto mismo aplica a las instalaciones y/o equipos utilizados, así como los espacios dedicados a almacenamiento o desechos producidos como consecuencia del funcionamiento.

De esta manera, cualquier empresa tiene el deber de realizar el cumplimiento de determinadas normas o reglamentaciones, ya no sólo para lo anteriormente mencionado, sino por la seguridad y protección de aquellos que trabajan para la empresa.

Por tanto, cualquier organización debe cuidar a sus trabajadores y ofrecerles todos los recursos necesarios para protegerlos de posibles accidentes, ya sea mediante protecciones colectivas o equipos de protección individual, así como formación e información sobre los riesgos asociados a su puesto de trabajo.

En definitiva, la Seguridad Industrial es un aspecto muy importante en cualquier organización o empresa.

Cumplimiento en Seguridad Industrial

Aunque resulte más que evidente, realizar el cumplimiento de los requisitos legales de aplicación en Seguridad Industrial es una obligación de la que ninguna entidad, empresa, u organismo puede escapar.

Es más, cuando las empresas tienen más de un sistema de gestión implementado, muchas veces resulta realmente tedioso identificarlos y mantener su cumplimiento.

Para garantizar el cumplimiento, se pueden considerar los siguientes elementos:

• Identificar, actualizar y verificar que se realiza el cumplimiento de los requisitos legales inherentes a la actividad que desarrolla la empresa, para garantizar al menos el correcto desarrollo de la actividad.
• Tener en cuenta los criterios y líneas de base de los auditores externos y del resto de cuestiones relacionadas con los sistemas de gestión implementados.
• Extraer los aspectos legales de aplicación al centro de trabajo.
• Fomentar al máximo la personalización mediante la información técnica que aplique al centro.
• Extraer y recabar información sobre requisitos pertenecientes a políticas sectoriales.
• Cuidar la revisión de los umbrales establecidos por ley, por si hubiera cambios que los modificaran, para no incurrir en un incumplimiento.
• Actualizarse frente a las futuras legislaciones, para estar prevenidos.
• Elaborar una lista con todos los requisitos legales, susceptible a modificaciones necesarias.
• Procurar una correcta interpretación de los requisitos legales.
• Aplicar y ejecutar toda la normativa que haya sido identificada como de obligado cumplimiento.
• Construir alertas para advertir de cambios en cualquiera de las disposiciones legales.

5 aspectos que mejoran la Seguridad Industrial

Como es evidente, la mejor manera para aplicar una Seguridad Industrial óptima, es elaborando un plan de gestión de riesgos que sea eficaz, de manera que se eviten sanciones que podrían ser bastante altas.

Por tanto, promover una cultura preventiva que garantice la Seguridad Industrial, y por ende, los accidentes de trabajo o enfermedades profesionales, es muy importante.

Por estos motivos, en el presente artículo se han recopilado cinco aspectos fundamentales para asegurar la mejora de la Seguridad Industrial en una organización.

Una gestión de la seguridad adecuada

En este sentido, lo más importante es establecer un equilibrio armonizado entre el área administrativa, que se encarga de los programas, estándares, procedimientos e instrucciones; y el área operativa, responsable de la ejecución y desarrollo de las actividades de la organización.

Que exista un verdadero cambio de conducta

No sirve de nada establecer políticas y programas, si no hay un cambio real en la conducta general de los integrantes de la empresa.

Es por ello, que deben analizarse y cuantificar cuáles son esas tendencias a nivel de conducta, para saber qué medidas tomar y trabajar sobre ellas para conseguir interiorizar la cultura prevencionista en el ámbito de la Seguridad Industrial.

Realizar inversiones en Seguridad Industrial

Evidentemente, hay que invertir en Seguridad Industrial para crear el cambio, para posteriormente poder mantenerlo.

Es decir, dentro del presupuesto anual que se elabore, hay que reservar una partida presupuestaria para la Seguridad y Salud en el Trabajo, de manera que se puedan planificar y gestionar acciones para disminuir los riesgos.

Elaborar un plan de seguridad

Como se mencionó anteriormente, al disponer de capital para poder invertir en Seguridad Industrial, se hace necesario elaborar un plan de seguridad y salud, que incluya las normativas aplicables, los riesgos identificados y la planificación de las medidas.

Todo ello, con objeto de garantizar la integridad de los trabajadores.

Garantizar los equipos de seguridad necesarios

Cuando se realiza la evaluación de riesgos por puestos, debe considerarse la posibilidad de que para el correcto desempeño de su trabajo necesite medidas de protección colectiva o, en su defecto, equipos de protección individual.

Es decir, todo lo necesario para garantizar la seguridad e integridad de los trabajadores.

Tomado de: https://www.isotools.org/

5 PUNTOS CLAVE PARA INICIAR TU NEGOCIO PARTIENDO DE CERO

Emprender es una aventura muy interesante que mezcla experiencias humanas con objetivos económicos. ¿Pero cómo empezar tu empresa y consolidarla? No hay un único camino, pero algunos puntos clave suelen destacar siempre que se habla de iniciar un negocio partiendo de cero. 

Desde la identificación de una necesidad hasta la estrategia de promoción, pasando por la perseverancia, la creatividad y la mejora continua, te propongo cinco elementos fundamentales para empezar una empresa.

Todo comienza por identificar una necesidad de mercado

El propósito de cualquier proyecto empresarial es responder a una necesidad de mercado. A veces, la demanda de los consumidores es conocida, otras veces queda, revelada por un concepto innovador que provoca una disrupción. Pero en todos los casos, es imprescindible identificar un sector o un producto con mucha demanda potencial antes de iniciar tu negocio.

Si vas a emprender en una actividad tradicional, lo más probable es que dispongas de datos sobre el mercado, que te darán pistas sobre su potencial. Y podrás plantear tu idea y tu modelo de negocio, aportando una respuesta a esa necesidad de mercado que sea más atractiva que lo que propone tu competencia.

En caso de iniciar un proyecto innovador, tendrás menos información sobre la demanda potencial. Te tocará recurrir a otras estrategias, como hacer encuestas. O incluso podrás apostar por tu visión, poniendo a prueba tu concepto y asumiendo el riesgo de que no obtenga la respuesta esperada. Si adoptas una estrategia Lean, podrás pivotar hasta encontrar una fórmula exitosa que responda a las necesidades de tu público objetivo.

Mantenerte motivado y constante para seguir adelante

Emprender es una experiencia humana apasionante, pero también es una carrera de obstáculos. La perseverancia es un aspecto clave para tener éxito, pero, a veces, puedes ser complicado mantenerse motivado. Sin embargo, algunas recomendaciones ayudan bastante.

Un punto clave es sin duda elegir una actividad que te apasione. De esa manera, tu proyecto empresarial será algo más que un trabajo. Disfrutarás lo que haces, y eso te permitirá superar retos con más ganas. Otra opción es combinar tu proyecto con otras necesidades, conciliando emprendimiento y vida familiar. De esa forma, serás capaz de relativizar y tener una visión más objetiva sobre tu negocio, lo que te puede permitir ser más perseverante.

Ser creativo para ofrecer una propuesta de valor diferenciada

Los consumidores tienen muchas opciones para elegir. Si quieres que te compren a ti, tendrás que diseñar un plan para diferenciarte de la competencia. Se trata simplemente de aportar un poquito más de valor que tus competidores.

Hay muchas maneras de hacerlo. Puedes aportar más servicio, ofrecer una mayor calidad, proponer un precio más competitivo, tener un estilo único, entre otras muchas opciones diferenciadoras. Lo podrás lograr si conoces muy bien lo que propone tu competencia, y, sobre todo, si desatas tu creatividad para ofrecer soluciones innovadoras para responder a las necesidades de tus clientes potenciales.

Mejora continua e inversión en investigación

Pero un emprendedor no puede dormirse en los laureles, incluso si tiene éxito desde el principio. En un proyecto empresarial, evolución y desarrollo son claves del éxito a medio y largo plazo. Piénsalo, si tu propuesta de valor es buena y los clientes te compran, ¿Cuánto va a tardar tu competencia en reaccionar y procurar replicar tu estrategia? Tu única alternativa para seguir por delante será mejorando tu oferta de manera continua.

Dependiendo del sector en el que te encuentras, significará invertir en investigación y desarrollo, o simplemente observar potenciales puntos de mejora en tus procesos y servicios, y aplicar cambios positivos. Estar pendiente de la experiencia de tus consumidores y de sus reacciones es un buen punto de partida.

Un marketing efectivo para promocionar tu propuesta y hacer marca

Por mucho que tengas una buena propuesta de valor, no se va a vender sola. Necesitas diseñar un plan de marketing. Tendrás diferentes tipos de estrategias, cada una con su objetivo.

Algunas irán enfocadas a la promoción de tus productos o servicios. Es decir, a poner en conocimiento del cliente la existencia de tu propuesta de valor, y sus características diferenciadoras más importantes.

Pero también te interesa ir construyendo una imagen de marca. No importa si vas a comercializar un producto, o si quieres venderte como profesional mediante el personal branding. Es importante que consigas crear marca y asociarla en la mente del consumidor con los valores que consideras importantes.

¿Qué medios usar? Hoy en día el canal online es el de mayor importancia, pero no significa que sea el único que tengas que explorar. En el blog tengo muchos artículos sobre marketing con regalos publicitarios, sobre SEO y marketing digital, y sobre campañas de publicidad en general. Puedes echarles un vistazo si quieres profundizar sobre el tema.

Esos cinco puntos clave para iniciar un negocio partiendo de cero no van a garantizar el éxito de tu proyecto empresarial, pero desde luego son consejos muy importantes que tienes que tomar en cuenta antes de ponerte a emprender. Reflexiona sobre cada uno de esos aspectos antes de lanzarte.

Tomado de: https://crearmiempresa.es/

ISO 9001: ENFOQUE FUNDAMENTADO EN PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Desde su versión de 2008, ISO 9001 incluye el concepto de enfoque basado en procesos. Todo profesional de los Sistemas de Gestión de la Calidad tiene que conocer el concepto de proceso.

A continuación lo exponemos:

Un proceso es una agrupación de actividades que se encuentran interrelacionadas y que pueden interactuar entre sí. Dichas actividades modifican los elementos de entrada en resultados, para ello es fundamental la asignación de recursos.

Los procesos se componen de:

• Sistemas de medición con el fin de proporcionar información alrededor del desempeño del proceso. Todo resultado tiene que ser revisado para poder establecer si existe necesidad de aplicar alguna acción correctiva o de mejora.
• Clientes y partes interesadas que posean necesidades y expectativas en los procesos, ellos son los que tendrán que conceptuar los resultados obtenidos que requiere un proceso determinado.
• Elementos de entrada y salida, pudiendo éstos ser tangibles o intangibles. Los resultados pueden ser no intencionados también, como puede ser la contaminación ambiental.

La principal oportunidad del enfoque fundamentado en procesos que propine la norma ISO 9001 se centra en la gestión y control de cada una de las interacciones entre los procesos y las jerarquías funcionales de la empresa.

Los procesos deben utilizarse para añadir valor a una entidad, e incluso tienen que estar en conexión con los objetivos, grado y alcance de complejidad de la empresa.

Para satisfacerse con estas líneas, ISO-9001 señala:

• El diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad de toda entidad se ven influenciados por: el tamaño y estructura de la organización, los productos que resultan, entorno de la organización, los cambios que se produzcan en él y los riesgos que tienen asociados, los objetivos particulares, sus necesidades cambiantes y procesos que utiliza.
• La empresa, para determinar, implementar, mantener y documentar el Sistema de Gestión de la Calidad, tiene que:

– Implantar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continuada de los procesos.

– Señalar qué tipo de procesos son necesarios para el sistema y su aplicación a través de la entidad, así como establecer la secuencia e interacción de ellos mismos.

– Ejecutar el seguimiento, medición en el caso que sea aplicable y análisis de los procesos en cuestión.

– Asegurar la disponibilidad de recursos y la comunicación para el apoyo de la operación y seguimiento de los procesos.

– Determinar criterios y métodos necesarios para garantizar que la operación y control de los procesos son aspectos eficaces.

Podemos observar que el enfoque basado en procesos únicamente aparece en ISO 9001:2008 en la iniciación del texto normativo, en cambio, en la futura ISO 9001:2015 la definición es numerosa, ya que trata de uno de los cambios más destacables de la revisión.

Un enfoque basado en procesos es una buena forma de organizar y gestionar las actividades de los procesos, por lo que se logra crear valor para el usuario y además para las partes interesadas.

Lo usual es que las empresas estén estructuradas en unidades funcionales, a menudo se gestionan verticalmente lo que compromete que la responsabilidad de los resultados obtenidos está fraccionada entre las distintas unidades funcionales.

El enfoque basado en procesos, requisito de la norma ISO 9001.

El usuario final no tiene en cuenta las unidades globales que se encuentran involucradas en los resultados del producto o servicio que obtienen. Usualmente, se le posibilita menos prioridad a los problemas que existen en los límites de las interfaces de procesos que a los fines a corto plazo de cada una de las unidades funcionales. Esto lleva a que las acciones de mejora estén siempre enfocadas a las funciones mucho más que al resultado sospechado.

El enfoque basado en procesos, establecido en la norma ISO-9001, pretende dejar a un lado la gestión vertical mencionada anteriormente e incluir la gestión horizontal. Lo que se obtiene es cruzar barreras entre las distintas unidades funcionales, así como unificar sus enfoques en dirección a los fines principales de la empresa.

Los procesos son ejecutados como un sistema en el que se añade la red de procesos, así como sus interacciones, lo que posibilita su comprensión y aporta valor. A esta red y su operación se le conceptúa usualmente “enfoque del sistema” para la gestión.

La solución de un proceso son elementos de entrada de otros procesos y están conectados dentro de un sistema global, la mayoría de las veces.

Este enfoque fundamentado en procesos para los Sistemas de Gestión de la Calidad procura aumentar y mejorar la eficiencia y eficacia de la empresa con el fin de obtener los objetivos determinados, lo que posibilita al mismo tiempo aumentar la satisfacción del usuario mediante la satisfacción de sus requisitos.

Los rendimientos de instaurar el enfoque fundamentado en procesos son los siguientes:

• Suministrar mejores resultados, más coherentes y predecibles.
• Introducir confianza a los usuarios y demás partes interesadas en base a desempeño de la empresa.
• Alcanzar los resultados deseados previstos mediante la integración y alineación de los procesos.
• Posibilitar oportunidades para priorizar las iniciativas de mejora, lo que consigue impulsar la participación del personal y la clarificación de sus responsabilidades.
• Ayudar a localizar los esfuerzos en la eficacia y eficiencia de los procesos.
• Ofrecer transparencia en las operaciones de la empresa.

Actualmente, los procesos tipo que se pueden identificar en una entidad pueden ser:

• Procesos de medición, análisis y mejora.
• Procesos para la gestión de la organización.
• Procesos de realización.
• Procesos para la gestión de recursos.

Sistema de Gestión de la Calidad -SGC

Dicha gestión del enfoque basado en procesos en los SGC de la que hemos hablado anteriormente, puede verse facilitada si usamos herramientas que automaticen dichos sistemas.

Tomado de: https://www.isotools.org/

POR QUÉ EL FUTURO DE LOS NEGOCIOS ESTÁ EN LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL?

Las nuevas dinámicas de los negocios han llevado a que la transformación digital sea fundamental en cualquier empresa, sea nueva o no nativa digital.  

La transformación digital es un cambio de visión en donde la tecnología está al servicio del desarrollo ágil de estrategias e iniciativas creativas. Esta variación permitirá a las organizaciones adaptarse a las cambiantes necesidades de los seres humanos, sobre todo en un mundo en constantes crisis que deben ser solucionadas con continuas innovaciones. 

Este cambio en el modelo de negocio lleva a que, una empresa o emprendimiento, deba ser capaz de adaptarse ágilmente a los cambios del entorno social, económico, ambiental y digital. Esta habilidad guía a las compañías a detectar inconsistencias en sus procesos, generar innovaciones e incorporar las tecnologías apropiadas.

 En nuestra realidad actual, hay dos dimensiones empresariales en competencia: las empresas nativas digitales, que nacieron con una concepción original digital y que ocupan los primeros lugares en cuanto a las marcas más valiosas del planeta; y las empresas no nativas digitales, que deben tomar el camino de transformarse o desaparecer. El cambio cultural que conlleva la transformación digital es el reto más importante a enfrentar. 

La educación, como área clave de transformación cultural, viene introduciendo rápidos cambios que permiten adaptar su gestión, de tal manera que logre divulgar y utilizar rápidamente el conocimiento generado en la era digital. Cualquier tema preparado para el aprendizaje con diseño programático, didáctico e instruccional, incorpora a una infinidad de medos y recurso digitales que buscan ampliar, virtualmente, el alcance e impacto de los temas tratados más allá de los presencial.

Tomado de: https://cursos.eltiempo.com/

CONSEJOS PARA INTEGRAR ISO 9001 E ISO 45001

Los sistemas de gestión han llevado a las organizaciones a crear una dinámica en la gestión interna, que permita concentrar las actividades no solo para cumplir los resultados por proceso, sino que se integren para que aporten al sistema de gestión.

 

En este Sistema de Gestión debe participar de forma conjunta todas las partes interesadas para que sea realmente eficiente.

El objetivo de la integración es definir una estructura general, que permita unificar la información de diferentes sistemas de gestión, evitando la pérdida o afectando la claridad de la misma en la consulta; el éxito de este proceso se logra cuando los responsables de cada sistema aportan de forma activa en el desarrollo de las actividades.

Integrar la ISO 9001 y 45001 trae beneficios para los procesos y los colaboradores, teniendo en cuenta que los dos sistemas tienen una estructura compatible que evita reprocesos y permite obtener los resultados planificados en menos tiempo promoviendo la eficiencia en la gestión en general.

Claves para la integración de Sistemas de Gestión:

Fortalecimiento de la Capacitación

Es importante que, dentro de la planificación de la integración, todos los colaboradores cuenten con la formación para entender y acoger de forma rápida los conceptos que da la norma, por medio de metodologías de trabajo que den orden a la ejecución de las tareas derivadas del sistema de gestión.

Teniendo en cuenta que es posible encontrar resistencia a los cambios que se proponen, los responsables de los sistemas de gestión, deben garantizar por medio de herramientas de formación y divulgación, que todos los colaboradores tengan conciencia de los beneficios que trae la integración.

Información clara y accesible

El sistema de gestión, entendiendo que es un proceso que se compone de actividades, requiere la participación de todos los colaboradores de la organización; para que la integración cumpla los objetivos que se planificaron, se requiere que todas las partes interesadas conozcan las responsabilidad individual y grupal que se tiene frente al sistema de gestión.

Optimización de recursos

La integración de los sistemas de gestión con el paso del tiempo, dará información medible a los responsables para que se evalúe la eficacia de la operatividad del sistema; donde la clave es la identificación de fallas u oportunidades de mejora que se deban realizar con base en los resultados obtenidos.

Integración de auditorías

Tes necesario que todas las actividades de las que se compone el Sistema de Gestión sean revisadas por medio de auditoría con una periodicidad definida, que permita a los líderes de proceso y a la alta dirección, conocer el estado real de la gestión y con base en esto poder implementar planes de acción que permitan mejorar su aplicación.

Aquí se evidencia la optimización de recursos, al tener como requisito la auditoría integrada, la cual debe ser realizada por una profesional que cuente con la formación y competencias en los sistemas de gestión que la organización decidió implementar para aportar a la cultura de mejoramiento continuo.

Documentación estratégica

Los sistemas de gestión deben contar con documentos como la política y los objetivos, para definir el alcance y las metas que se deben cumplir por parte de todos los procesos. Integrar esta información permite que todo se contenga dentro de un solo documento, pero con alcance amplio dentro de la organización, reduciendo la cantidad de documentos dentro del sistema de gestión documental.

La integración de los documentos dentro del sistema de gestión no cambia el procedimiento para el documental, al igual que el flujo de revisiones y aprobaciones que se tenga implementado. Para este punto lo que cambia es la cantidad de responsables dentro de cada etapa pero el resultado es la publicación de documentación clara.

Tomado de: https://www.isotools.org/

INSPECCIONES DENTRO DE UNA EMPRESA

Las inspecciones sobre el terreno en la empresa permiten controlar todos los procesos de producción, distribución y comercialización e identificación de cualquier anomalía, dentro de una empresa, por lo que es esencial llevarlas a cabo de forma eficaz y ordenada.

Las inspecciones en la empresa, llevadas a cabo de forma sistemática, son una herramienta preventiva que proporcionan información para poder definir o replantear los diferentes planes de acción y las prioridades de una empresa.

Las inspecciones son herramientas preventivas que ayudan a una empresa a detectar y controlar las condiciones o situaciones inusuales que se van produciendo al interior de la misma.

¿Cuál es el objetivo de las Inspecciones dentro de la Empresa?

El objetivo de las inspecciones en terreno es llevar a cabo un control a nivel administrativo que permita analizar los procesos de producción, distribución y comercialización e identificar cualquier anomalía que pueda derivar en diferentes situaciones que suponen un riesgo para los trabajadores, clientes y para la empresa en general.

Otros objetivos de las inspecciones en terreno son:

• Evaluar la administración y gestión del negocio.
• Identificar problemas imprevistos en el lugar de trabajo.
• Identificar carencias y deficiencias de los equipos de trabajo.
• Evaluar el trato que se ofrece a proveedores y a clientes.
• Evaluar los sistemas contables y los sistemas de control internos.
• Detectar cualquier problema que pueda surgir en una organización.
• Identificar los efectos indeseados de cambios introducidos en el proceso productivo o en la gestión administrativa.
• Proponer soluciones a los problemas o deficiencias encontrados.

Las inspecciones en terreno tienen que ser llevadas a cabo por personas capacitadas que, además, deben contar con los impactos necesarios para llevar a cabo esta labor de forma eficaz y segura.

Tipos de inspecciones en la Empresa

Existen diferentes criterios para llevar a cabo una clasificación de los tipos de inspecciones en terreno y éstos se encuentran relacionados con las metas y objetivos definidos para la empresa.

A continuación, te mostramos una de las clasificaciones más recurrentes a nivel de empresa y que se basa en la planificación de las visitas.

 

Inspecciones informales

Este tipo de inspecciones puede ser llevada a cabo por cualquier persona, en cualquier momento. No necesitan cronograma y no son sistemáticas y permiten identificar diferentes situaciones que son muy obvias. No se requiere la realización de un informe especial con los resultados conseguidos y las situaciones detectadas son reportadas de forma inmediata.

Inspecciones planeadas

Las inspecciones en terreno responden a un plan que ha sido previamente estructurado y deben ser llevadas a cabo por personal especializado en la materia. En general, para este tipo de inspecciones la empresa establece un cronograma junto con un programa de ejecución de las inspecciones y de análisis de los hallazgos llevados a cabo.

Inspecciones especiales

Este tipo de inspecciones se encuentran ligados a tareas que involucran un mayor nivel de riesgos. En general, se emplean para revisar cambios en equipos y procesos de producción con los que analizar accidentes o incidentes ya ocurridos.

¿Cómo realizar inspecciones en la empresa?

Un primer paso para llevar a cabo una exitosa inspección en terreno es crear una check list o una lista de chequeo que es una herramienta que permite llevar a cabo verificaciones sistemáticas de actividades o productos de forma que el trabajador o inspector no olvide ningún ítem importante. También sirve para dejar constancia de cuáles han sido los puntos inspeccionados. Es muy importante que las listas de control incluyan todos los aspectos que puedan aportar datos de interés a la empresa.

Las listas de chequeos pueden llevarse a cabo de forma tradicional, utilizando papel y lápiz, o de forma digital, usando una aplicación móvil.

¿Por qué es conveniente realizar una 'check list' usando una aplicación móvil?

Llevar a cabo un check list utilizando un smartphone presenta diferentes ventajas sobre el uso de métodos más tradiciones. Algunos de los beneficios son:

• No necesitan conexión a Internet.
• Las aplicaciones digitales para realizar check lists poseen mecanismos de geo posicionamiento que permiten que el formulario se ejecute desde el punto real de chequeo.
• Permiten controlar los tiempos de ejecución de las inspecciones en terreno.
• No requieren del uso de papel.
• Evitan la pérdida de datos que se produce cuando se trabaja en papel.
• Los informes y datos son enviados y subidos a una base de datos inmediatamente.
• Entregan información de las inspecciones en terreno en tiempo real.
• Detectan anomalías con mayor eficacia.

Al realizar las inspecciones en terreno en papel, se pueden presentar una serie de problemas, que pueden ser:

• Las inspecciones en terreno en papel conllevan una duplicación del trabajo, ya que, generalmente, requieren de una persona que rellene los formularios de inspección y de otra que se encargue de introducir los mismos en los correspondientes sistemas.
• Las inspecciones en terreno en papel son ineficientes e inconsistentes. En cambio, las realizadas con aplicaciones móviles permiten homogeneizar los criterios.
• La recogida manual de datos es lenta, por lo que aumenta la carga administrativa y conlleva el riesgo de pérdida de documentación.

Muchas empresas han optado por introducir soluciones tecnológicas más desarrolladas en sus procesos de auditoría y en las inspecciones en terreno. Al llevar a cabo estas últimas utilizando aplicaciones móviles, tu organización podrá ahorrar tiempo y dinero, y podrá conseguir información mucho más precisa que le permitirá tomas decisiones adecuadas en el momento correcto.

Tomado de: http://eqssa.com/

¿CUÁLES SON LOS MEJORES INDICADORES CONTANDO CON UNA BASE DE DATOS?

Los indicadores son muy útiles en el proceso de toma de decisiones, especialmente cuando se cuenta con datos pertinentes y se dispone de tiempo suficiente para realizar el análisis.

En este punto, es importante destacar que los datos por sí mismos no permiten una base confiable para tomar decisiones. Deben ser organizados y agrupados de forma apropiada para ser analizados.

El estudio de todos los datos permite contar con una base para la identificación de la causa-raíz que subyace de los problemas, lo que representa una gran ventaja respecto a la toma de decisiones y al hecho de planear tomando como base suposiciones. De esta forma, las actividades de análisis llevadas a cabo usando indicadores y realizadas con cierto rigor metodológico, pueden hacer que un conjunto de datos no significativos se conviertan en información y conocimiento.

En su nivel más básico el análisis implica, en lo fundamental, buscar relaciones entre los datos organizados, lo que puede llevar a:

• Identificar correlaciones y relaciones causa-efecto entre indicadores
• Determinar tendencias y construir proyecciones para un indicador
• Llevar a cabo comparaciones para el desempeño de un indicador

Es importante saber que cada uno de los trabajos de análisis puede llevarse a cabo, ya sea en un solo indicador o utilizando más de uno.

Dicho esto, pasamos a explicar la relación que existe entre los indicadores de gestión, la mejora continua y la innovación.

La mejora continua es una estrategia de mejora de procesos en la que los cambios en el desempeño del proceso se dan de forma paulatina siendo, además, de una dimensión relativamente pequeña. Por este motivo, la mejora continua se suele llamar mejora incremental o de cambios incrementales.

La mejora continua es una estrategia de mejora de procesos.

Podemos poner el siguiente ejemplo:

En una simplificación, quizás un poco excesiva, un típico gráfico de mejora continua se vería como se muestra en la siguiente figura.

En este ejemplo concreto el indicador es el “porcentaje de producción sin fallas”. Como se puede apreciar se trata de un indicador que se mide con una frecuencia mensual y expresa cambios paulatinos y pequeños de periodo a periodo de medición.

El eje de las “X” muestra el avance en el tiempo, mientas que el eje “Y” representa el nivel de desempeño alcanzado en la escala numérica del indicador, en este caso expresa en porcentaje.

La mejora continua puede ser descrita con mayor detalle cuando se refleja mediante el ciclo de cuatro etapas conocido como Ciclo Deming. La denominación es un homenaje a quien hiciera popular este concepto. Las etapas del ciclo de Deming son planear, hacer, verificar y actuar.

Toda mejora continua que responde a una gestión sistemática deberá comprender todas las etapas del ciclo PHVA.

Nos detenemos para analizar qué implica cada una de las etapas del ciclo PHVA. Esto nos permite comprender cuál es el papel de los indicadores en dicho ciclo además de la mejora continua. La primera etapa del ciclo implica la delimitación de todas las características básicas del proceso. Se deben establecer procesos claros, definir los indicadores para los objetivos establecidos, precisar las actividades del proceso y su secuencia y las responsabilidades sobre cada actividad en el proceso. El trabajo de la planificación de un proceso lo que puede suponer la elaboración de documentos como:

• Ficha del proceso
• Diagramas de flujos
• Descripción de actividades
• Ficha de indicadores
• Procesos

Las modalidades de planeamiento de los procesos son muy variadas, siendo unas más válidas o pertinentes que otras, dependiendo del tipo de industria y características específicas de cada negocio. Para que exista un plan de un proceso, se requiere que de alguna forma se hayan descrito con claridad las características básicas de un proceso, lo que se suele presentar en los documentos.

Planificar un proceso es proporcionar a los operadores una base óptima de trabajo, una mejor forma de hacer las cosas. De esta manera se busca asegurar la calidad en los resultados esperados, pues se supone que se trata de una forma de trabajo que genera los mejores resultados para el negocio. Se debe asegurar que el proceso se ejecuta según lo planificado, y, de la misma forma, la calidad de los resultados y hacer que la variación de la calidad tienda a cero.

La segunda etapa del ciclo, hacer, se refiere a la implementación práctica de aquello que fue planificado con la etapa anterior. Dicha implementación consiste en asegurar que todos los involucrados en el diseño del proceso trabajen de forma correcta en cada una de las actividades en las que les toca participar. Así, se espera que la operación se mantenga dentro de los estándares de trabajo y genere los niveles de desempeño esperados.

Una mejor traducción de hacer, en este caso, sería ejecutar. Lo que se trata en última instancia, es de poner en marcha o ejecutar aquello que fue diseñado. La implementación de un proceso puede implicar la capacitación, entrenamiento y la sensibilización de los participantes en el proceso, así como la ejecución de acciones cotidianas de supervisión.

Por otro lado, es importante notar que, el nivel de ejecución o despliegue del diseño o que el proceso se cumpla, tal y como fue diseñado, alcance a todas las áreas o unidades donde se ha considerado que su ejecución es pertinente. Por ejemplo, un proceso de producción que busque asegurar la calidad de los productos a todo nivel, estaría bien desplegado si se asegura que el método de trabajo definido se encuentra implementado en todas las plantas productivas de la empresa, en tanto que un despliegue incompleto puede sólo cubrir con algunas de las plantas.

Tomado de: https://www.isotools.org/

¿CÓMO PREPARAR TU EMPRESA O NEGOCIO PARA UNA POSIBLE CRISIS?

Anticiparse a posibles amenazas es una excelente forma de poder actuar rápido en caso de crisis para tomar las medidas adecuadas. Una empresa puede enfrentarse a todo tipo de problemas. 

En este artículo, vamos a ver como preparar el negocio para una crisis, sea cual sea. En tiempos de incertidumbre económica y de alta inflación, me parece un aspecto importante de la gestión empresarial. Pero una crisis no necesariamente viene de fuera, como veremos a continuación.

¿Qué es una crisis empresarial?

Se podría definir una crisis como un evento inesperado, generalmente inevitable, que afecta de manera significativa la actividad de la empresa, hasta el punto de poder representar un riesgo significativo para su viabilidad. En otras ocasiones, puede ser un evento que impacte directamente la reputación y la imagen de marca de la compañía, con un potencial daño a su buena marcha económica si no se gestiona adecuadamente.

Ejemplos de crisis que pueden representar un riesgo para una empresa

• La coyuntura macroeconómica. En caso de crisis económica generalizada, suelen coincidir varios factores muy peligrosos para la viabilidad de un negocio. Me refiero a bajadas de facturación, impagos de clientes con líneas de crédito, o restricciones sobre la financiación, entre otras cosas.
• Un problema de reputación. Un error de comunicación, haber gestionado mal la relación con un cliente, un antiguo empleado haciendo declaraciones dañinas, o cualquier otro evento que pueda influir en la imagen de marca de la empresa.
• Cambios normativos o fiscales que tengan un impacto negativo muy significativo en la buena marcha del negocio.
• Un fallo técnico, como por ejemplo haber fabricado productos defectuosos, o sufrido una brecha de datos confidenciales.
• La aparición de nueva competencia, que sea capaz de captar una proporción alta de los clientes de la empresa en poco tiempo.
• Que un empleado estratégico se vaya de la empresa.

¿Cómo preparar una empresa o un negocio para una crisis?

Etapa 1: identifica los principales riesgos y amenazas

Si quieres estar preparado para los eventos que podrían dañar tu empresa, lo primero es saber qué tipo de acontecimiento podría afectar tu negocio. Obviamente, no se puede anticipar todo. Por ejemplo, era bastante difícil imaginar hace unos años que podía suceder algo como la pandemia y los confinamientos. Pero eventos como una crisis económica, la aparición de un nuevo competidor fuerte, o la salida de un trabajador clave son mucho más predecibles y probables.

No se trata de identificar todo lo que podría salir mal, sino de tener una idea de los principales riesgos y amenazas, con sus impactos sobre tu negocio.

Etapa 2: diseña un plan de contingencia

¿Qué harías en caso de que tus ventas bajasen un 20% por culpa de una crisis económica? ¿O si tu cliente principal que te paga a crédito tuviera dificultades financieras y te hiciera un impago?

En el primer caso, probablemente reducirías estructura en tu empresa, bajando costes y quizás dejando ir a una parte de la plantilla. En la segunda situación, si no lo puedes evitar, podría ser muy grave para tu empresa, incluso provocar una quiebra.

Por eso, tu plan de contingencia no se puede limitar a las medidas que tomarías una vez que se pueda producir la crisis. Tienes que anticipar algunos problemas y ponerles remedios. Por ejemplo, si ves que la línea de crédito de tu cliente principal es muy grande, puedes contratar un seguro, o intentar reducir las condiciones de pago a cambio de un descuento comercial, entre otras medidas. También puedes reducir gastos antes de que haya una crisis, para disponer de más margen en caso de bajada de facturación en el futuro.

Etapa 3: mantente atento de la actualidad

Un empresario tiene que seguir un mínimo las noticias que pueden afectar su negocio. Así te enterarás de la aparición de un competidor que pueda ser una amenaza seria, o del riesgo de recesión económica.

Se suele decir que la información es poder, pero va más allá. También importa mucho la velocidad en la que se toman las acciones. Si estás al tanto de lo que está sucediendo, podrás tener una mejor visión de lo que podría pasar.

Pongo un ejemplo muy real. En una economía con una alta inflación que posiblemente sea de origen monetaria, se puede anticipar subidas de tipos de interés. A su vez, esas subidas muy probablemente provoquen una ralentización económica, sino directamente una recesión. Sabiéndolo, un empresario puede identificar mejor los riesgos concretos para su empresa, y adaptar su plan de contingencia.

Etapa 4: cuando suceda la crisis, actúa rápido

En algunas ocasiones he explicado en el blog que una de las grandes cualidades para un emprendedor es ser capaz de tomar decisiones. Quedarse paralizado y pensando en exceso en las distintas alternativas no suele funcionar. Es mejor actuar y rectificar pronto si fuera necesario.

Por ejemplo, en un artículo reciente hablaba de la inflación. Frente a una situación económica como esa, hay dos formas de proceder. No hacer nada, y esperar que las cosas se arreglen solas, o tomar medidas preventivas, para intentar minimizar el impacto. Obviamente, es mucho mejor ir tomando acción, porque si las cosas no van a más, consigues mejores beneficios, y si se complican, el impacto sobre tu negocio será menor.

La cuestión es no verse a tomar medidas obligado por la situación. Imaginando que te hayas anticipado a un escenario de bajada de ventas, idealmente ya sabrás qué costes puedes reducir, de qué empleado puedes prescindir, e incluso puede que hayas guardado un presupuesto para la posible indemnización. Si, al contrario, te esperas a verte obligado por las circunstancias, es posible que no seas tan objetivo a la hora de decidir quien se tiene que marchar, o que tengas que prescindir de más personas. Además, incluso podrías no disponer del dinero de las indemnizaciones, lo que complicaría aún más la situación.

Siempre hay que preparar tu empresa para una posible crisis

Las recesiones ocurren cada década, más o menos. Pero hay muchas más crisis que pueden afectar tu negocio. En un mundo donde las disrupciones tecnológicas y los cambios de modelos de negocio son cada vez más frecuentes, es fundamental estar preparado para cualquier cosa.

No te esperes, prepara tu negocio para las crisis que puedan surgir.

Tomado de: https://crearmiempresa.es/