Aprende todo lo que necesitas saber sobre la gestión; cuáles son los tipos de gestión y cómo puedes gestionar tu negocio de forma eficiente, integrada y automatizada.
La gestión forma parte de la rutina de todo empresario y líder empresarial. Es un término muy amplio, pero, en general, se refiere a las estrategias y prácticas orientadas a la obtención de resultados, valorando las competencias de cada persona del equipo.
Aunque se supone que todo el mundo sabe lo que es la gestión, en la práctica, el concepto puede no estar aplicándose de la mejor manera para lograr los objetivos de la empresa.
Ser gestor significa tener capacidad de mando, inspirar y promover la sinergia, aprovechando todas las potencialidades de la institución.
Y de eso es de lo que vamos a hablar en este artículo. Comprueba qué es la gestión, qué tipos existen, las mejores prácticas para aplicarla en una empresa y las herramientas que mejoran las acciones de gestión empresarial.
¿Qué es la gestión?
El concepto de gestión puede definirse como la administración de los recursos de una empresa, pues no basta con disponer de estos recursos -ya sean financieros, materiales o de personal-, sino que es necesario gestionarlos de forma eficiente para alcanzar los objetivos establecidos.
Gestionar una empresa significa gestionar los equipos, los procesos internos, los activos, las fases de producción, la calidad de los productos y servicios entregados al cliente y los resultados finales.
Más que eso, significa dirigir las acciones adoptadas hacia un camino común, que conduzca al trabajo hacia un mismo objetivo. Al mismo tiempo, es necesario resolver los conflictos y aprovechar al máximo el potencial de cada persona.
¿Cuál es la diferencia entre gestión y administración?
Con el concepto definido en el tema anterior, es habitual que mucha gente siga confundiendo gestión y administración. Pero lo cierto es que son bastante diferentes.
Mientras que la administración se centra en los procesos, la gestión es más amplia y compleja, con actuaciones también en el personal, la innovación, la resolución de problemas y una visión completa del mercado en el que se opera.
La palabra gestión tiene la misma raíz latina que la palabra gestación. Esto se debe a que ambas palabras se refieren a algo que debe desarrollarse y que tendrá un alto valor.
Volviendo a las diferencias, la administración se basa en la planificación, el control y la dirección de los recursos.
Por otro lado, la gestión sigue principios de motivación, visión global de la empresa, reconocimiento de las competencias, división de la responsabilidad e incentivación de la participación, teniendo un aspecto mucho más político y complejo.
Funciones de la dirección en las empresas
Como ha quedado claro, el gestor tiene un papel muy importante dentro de una empresa. Es el principal responsable del éxito de las iniciativas y la persona que llevará a la empresa por el buen camino.
A continuación, puedes ver algunas de las principales responsabilidades de la dirección para la sostenibilidad de la empresa.
Difundir y aplicar las políticas de la empresa
Una de las funciones de la dirección es garantizar la correcta aplicación de las políticas de la empresa.
Es esencial que los equipos trabajen sobre la base de valores comunes, apuntando siempre a estrategias integradas para el crecimiento del negocio.
Planificación estratégica
La dirección es responsable de llevar a cabo el desarrollo de la planificación estratégica de la empresa, así como de las acciones que deben llevar a cabo los equipos.
El gestor debe recopilar todas las propuestas presentadas por las áreas dirigidas y definir qué flujos deben seguir para lograr los mejores resultados.
Garantizar que la planificación y las acciones estén alineadas
Una vez definida la planificación, el gestor debe asegurarse de que las acciones ejecutadas estén en armonía con lo propuesto inicialmente.
La ejecución del plan debe hacerse de forma inteligente, centrándose en los buenos resultados y la excelencia del producto final.
Establecer métricas de desarrollo
Para que estas alineaciones se produzcan correctamente, es necesario medir periódicamente la calidad y los resultados de estas acciones.
Así, la dirección debe establecer métricas que midan los resultados de estas acciones y muestren, de forma estratégica y basándose en datos reales, si la estrategia está siendo efectiva o no.
Utilizar los recursos de la empresa de forma inteligente
Corresponde a la dirección asignar los recursos de forma inteligente. Esto significa llevar a cabo proyectos con buena rentabilidad, inversiones ajustadas y una aplicación adecuada de lo que posee la empresa.
Esto se puede ver en los presupuestos con eficiencia, en la aplicación de las habilidades de los empleados de manera adecuada e incluso en la reducción de los residuos.
Delegar tareas
Uno de los resultados del punto anterior es precisamente la delegación de funciones. Un buen gestor sabe en quién delegar determinadas tareas para aprovechar el potencial de cada empleado.
La dirección debe identificar los aspectos positivos de las personas y desarrollar formas de aplicar mejor las habilidades de cada uno, asegurando el crecimiento continuo de la empresa.
Gestión de conflictos
Otra función de la dirección es la mediación en los conflictos. La convivencia armónica y la buena gestión del equipo son fundamentales para la buena marcha de la empresa. Pero esto no siempre ocurre de manera natural.
La divergencia de opiniones, las diferentes perspectivas sobre el trabajo e incluso las cuestiones de ego pueden interferir en la relación interpersonal y, en consecuencia, en la rutina corporativa.
La dirección debe gestionar estos conflictos de forma estratégica, reduciendo al máximo el impacto de estos choques en la consecución de los objetivos y en la calidad de vida de los empleados.
Revisar y modificar las acciones
Además de todo esto, la dirección debe evaluar y hacer cambios de ruta siempre que sea necesario y en diferentes áreas. Desde la gestión del personal hasta el uso de recursos financieros, pasando por nuevas asociaciones empresariales e incluso el reposicionamiento en el mercado.
¿Cuáles son los tipos de gestión?
Hasta ahora, hemos destacado el papel de la gestión y lo amplio que es el concepto. Pero también es importante destacar las diferentes formas que adopta, según el ámbito de aplicación y desarrollo.
La gestión de ventas, por ejemplo, es muy diferente de la gestión financiera. Así, en la práctica, la palabra adquiere significados muy diferentes.
A continuación, presentaremos los principales tipos de gestión, su importancia y las herramientas que ayudan a mejorar el trabajo del directivo.
Gestión de ventas
La gestión de ventas se compone de diversas prácticas, que van desde la contratación de equipos hasta la optimización de las estrategias de enfoque y la mejora de los productos y servicios.
Con este tipo de gestión, la empresa puede identificar los cuellos de botella internos y las oportunidades externas para mejorar el negocio y, en consecuencia, los ingresos.
Las ventas son la columna vertebral de una empresa. Por lo tanto, saber cómo mejorar las estrategias y la ejecución de estas es fundamental. Y existen varias soluciones tecnológicas que pueden impulsar la venta de cualquier producto o servicio:
CRM omnicanal
El CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relaciones con el Consumidor) es un sistema que ayuda a mejorar el acercamiento con el cliente, ya que se basa en el recorrido de compra que realiza para tener una visión más completa de ese consumidor.
Con un CRM omnicanal, la empresa también asegura la integración de los diferentes puntos de contacto, mejorando la experiencia del consumidor con la marca.
E-commerce (comercio electrónico)
Una plataforma de e-commerce, o comercio electrónico también contribuye a aumentar las ventas, ya que supera las barreras geográficas y temporales: el cliente puede comprar desde cualquier lugar, a cualquier hora del día o de la noche.
Y la integración con el sistema CRM garantiza incluso ofertas personalizadas y una experiencia a medida.
Gestión del personal
La gestión del personal es otro elemento esencial para las empresas. Con “personal” nos referimos a aquellas personas que en verdad hacen que el negocio funcione.
Para llevar a cabo una buena gestión, es importante poner en práctica las habilidades de empatía, motivación y relaciones interpersonales, tratando siempre de obtener una visión plural y diversa en todas las situaciones.
Cabe mencionar que la gestión del personal se encarga de diferentes etapas, que van desde los procesos de selección y contratación, el mantenimiento de los beneficios, la retención del talento y los despidos. Y todo esto se puede mejorar con la tecnología:
ECM
El sistema de ECM (Enterprise Content Management o Gestión de Contenido Empresarial), por ejemplo, puede reunir toda la información de los empleados, para que se pueda acceder a ella fácilmente y mantenerla siempre actualizada.
La integración con otros sistemas garantizará la cumplimentación automática de la información, incluso en las plataformas de prestaciones, como el seguro médico y los vales de alimentos.
Gestión de procesos
La Gestión de Procesos es tan importante que incluso tiene su propio concepto: BPM, Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio, en español.
Se trata de un enfoque empresarial que propone mejores prácticas de gestión, siempre con el objetivo de optimizar los procesos, mediante un mapeo completo de las actividades de la empresa.
En este modelo de gestión, se realiza un diseño de todo el flujo de trabajo, así como nuevos modelos de procesos, que se comparten con todas las personas implicadas.
BPM
Un sistema BPM, el BPMS, automatizará una serie de procesos de negocio, haciendo la gestión mucho más sencilla.
Con un bajo coste de implantación y facilidad para crear y distribuir módulos de trabajo, el sistema simplificará el día a día, repercutiendo positivamente en los resultados.
Gestión de la demanda
La gestión de la demanda se centra en las prácticas que permiten predecir con exactitud las demandas del mercado y, por tanto, tener un mayor equilibrio entre la oferta y la demanda.
Puede parecer sencillo, pero se trata de un modelo de gestión complejo que requiere muchos conocimientos sobre el mercado y los consumidores. En este sentido, estas dos herramientas tecnológicas pueden ser muy útiles:
CRM
El CRM te permite tener una visión 360º de todo el recorrido de compra del cliente. Esto permite comprender mejor el comportamiento de la audiencia, anticipándote a sus necesidades para ofrecer productos, servicios y experiencias personalizadas que van mucho más allá del nombre que encabeza el correo electrónico.
Service Desk
El Service Desk es un centro de servicios de tecnología de la información. El objetivo es garantizar un apoyo especializado a las demandas internas y externas, mejorando la gestión de estas solicitudes.
En esta plataforma, todos los puntos de contacto están centralizados, lo que hace más eficiente la comunicación y acelera la búsqueda de soluciones que realmente tengan sentido para el cliente.
Gestión de clientes
Una buena gestión de los clientes impacta directamente en los resultados de la empresa. Se refiere a las prácticas destinadas a mejorar la relación con el consumidor y tiene un enfoque establecido por su recorrido de compra.
Con la gestión de clientes, la empresa entenderá mejor las demandas del público (¿notas la integración que deben tener las distintas áreas de gestión?), las tendencias del mercado y cómo puede satisfacer las necesidades de la gente con sus productos y servicios.
El CRM es fundamental para este modelo de gestión, ya que permite una visión 360º del cliente y sus interacciones con la empresa. Aprovecha la oportunidad de conocer 8 formas de utilizar el CRM y mejorar tu estrategia de gestión.
Gestión de equipos
La gestión de equipos consiste en dirigir un grupo de empleados para mejorar continuamente su rendimiento.
Este modelo está estrechamente relacionado con la gestión del personal, pero en lugar de dirigirse a empleados individuales, el enfoque está orientado al equipo.
La gestión de equipos es importante porque contribuye a aumentar la productividad, estimula la competitividad (de forma saludable) y mejora el ambiente interno, además de que motiva al personal para que sea cada vez más creativo e innovador.
Las soluciones tecnológicas como el BPM, que permiten la automatización de tareas, pueden aumentar el rendimiento, al tiempo que los equipos se sienten más satisfechos con los resultados.
Gestión de la calidad
La gestión de la calidad implica las estrategias adoptadas para mejorar los productos, servicios y procesos. Va más allá de las acciones internas y llega a los proveedores, socios comerciales y distribuidores.
Esto se debe a que la producción requerirá materias primas de alta calidad. Los socios deben estar alineados con los valores de la empresa y la distribución debe garantizar una entrega de calidad al consumidor final.
Hablamos de calidad total, con una gestión detallada de toda la cadena empresarial. Herramientas como Kanban contribuirán a la visualización completa de los procesos, permitiendo un ciclo de mejora continua en todas las áreas.
Gestión financiera
La gestión financiera es otro aspecto vital en una empresa. Al fin y al cabo, aunque el flujo de ventas sea bueno y los clientes estén satisfechos con la marca, una mala gestión puede causar un gran daño a la salud financiera de la empresa.
Este tipo de gestión se centra en los flujos de caja, los presupuestos, las oportunidades de inversión, los registros contables y todas las transacciones financieras que conforman el día a día de la institución.
Es esencial entender los riesgos de cada operación, con el objetivo de mantenerlos bajo control, además de tener una visión global del negocio, para definir dónde y cómo utilizar mejor los recursos disponibles.
Los principales retos son la estacionalidad, que repercute en la producción de productos y servicios, así como en el ciclo de vida, y la dificultad de comparar los resultados con otras empresas del mercado.
BPM
El BPM ayuda a identificar más fácilmente los fallos presentes en los procesos financieros, mejora la gestión de la contabilidad, automatiza una serie de tareas y garantiza una información más clara para las auditorías simples y sin notas de no conformidad.
ECM
El ECM también puede ayudar mucho a la gestión financiera porque presenta en la misma plataforma todos los datos relacionados con el cliente, como contratos, facturas, pagos, ajustes, entre otros.
Algunas herramientas de ECM tienen la función OCR (Optical Character Recognition o Reconocimiento Óptico de Caracteres), que permite automatizar operaciones, como la carga de una factura, o cualquier otro documento, en el sistema, lo que minimiza en gran medida los errores humanos y agiliza el proceso.
Gestión de marketing
El marketing ha dejado de ser un departamento de apoyo y ahora es uno de los pilares del negocio en la mayoría de las instituciones.
La gestión del marketing no debe limitarse a un departamento, sino que debe mejorar la calidad de los servicios y la relación con el público en todos los sectores de la empresa.
Al fin y al cabo, estamos hablando de identificar las necesidades y deseos del consumidor para ofrecer más valor en el producto final. Esto repercute en la producción, las ventas, las campañas y las finanzas, por nombrar algunas. En este tipo de gestión dos sistemas marcarán la diferencia:
CRM
Este permite seguir el recorrido del cliente en cada etapa de la relación, garantizando que la experiencia sea personalizada.
Analytics
Capta y analiza la información sobre el mercado y la audiencia con el propósito de estructurar campañas de marketing más eficaces.
Gestión empresarial digital
Por último, cabe destacar la gestión empresarial digital. La cual se encuentra presente en organizaciones que ya utilizan la tecnología (e Internet) para mantener sus operaciones. ¡Es una tendencia de mercado con alta adhesión de empresarios y consumidores!
Las transformaciones digitales y la Industria 4.0 permiten satisfacer las demandas de los clientes sin necesidad de una tienda física. Además de que los productos y servicios pueden ser tan diversos como sea posible.
Las herramientas de integración de equipos y de integración de documentos en la nube, como ECM, garantizarán las operaciones diarias. Además, una buena plataforma de comercio electrónico acercará la marca a los clientes y hará que las ventas sean más seguras.
¿Cuáles son los tipos de gestión relacionados con la información?
Hoy en día, la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos de una empresa. Precisamente por ello, los tipos de gestión relacionados con la información han cobrado gran importancia para garantizar la sostenibilidad de las empresas.
Gestión a la vista
La gestión a la vista es un modelo contemporáneo que está muy en boga. El principio básico es garantizar una total transparencia sobre la actuación de la empresa y los procesos llevados a cabo.
Con información clara, los equipos pueden contribuir con más asertividad en la propuesta de nuevas soluciones.
En este tipo de gestión, todas las partes implicadas tienen claro hacia dónde quiere ir la empresa, qué procesos son necesarios para ello, qué indicadores deben emplearse y cuáles son las responsabilidades de cada una.
Para aplicarla en la práctica, es importante tener a la vista un marco de gestión, que contenga información sobre los responsables de cada proceso, la realización de las actividades, el historial de ejecuciones y los costes implicados.
Gestión de datos
La gestión de datos contempla los enfoques empresariales centrados en la administración de la información. Esto incluye la captación, el tratamiento, el intercambio y, sobre todo, la protección de estos datos, que pueden generar grandes impactos si se filtran.
Apoyarse en plataformas tecnológicas seguras y fáciles de usar contribuye a mejorar la gestión de los datos. Son ejemplos de estas:
Analytics
Merece la pena invertir en una solución de Analytics, que además de garantizar la protección de los datos, proporcionará valiosos conocimientos para el negocio y, por lo tanto, más asertividad en la toma de decisiones.
El concepto de Big Data también debe formar parte de este modelo de gestión, con herramientas que permitan trabajar con un gran volumen de datos al mismo tiempo.
ECM
El ECM es un gran facilitador para la organización de los datos de la empresa, ya que es capaz de eliminar las ineficiencias operativas y asegurar que la información y los datos sean tratados con todos los protocolos de seguridad, haciendo una gran gestión de los accesos a esta base.
Buenas prácticas de gestión
Cada tipo de gestión exigirá un conjunto de prácticas diferentes. Pero vale la pena mencionar algunos enfoques importantes para mejorar la eficiencia empresarial.
Herramientas
Es muy importante adoptar las herramientas necesarias para el modelo de gestión elegido. Estas herramientas ayudan a tener una mayor precisión en las actividades diarias, lo que contribuye a reducir los gastos innecesarios debidos, por ejemplo, a la falta de organización.
Los indicadores de estas herramientas permiten analizar la información de la empresa y, a través de ellos, se identifican los puntos fuertes y los que hay que mejorar para alcanzar los resultados esperados.
Procesos
Durante el ciclo de vida de una empresa, se crean varios procesos para resolver algún problema o satisfacer alguna necesidad. Con el paso del tiempo, quedan desfasados y, muchas veces, acaban convirtiéndose en un estorbo dentro de la organización y provocando una gran burocratización.
Por ello, es importante evaluar los procesos de vez en cuando para adaptarlos a las estrategias de la empresa actuales. En otras palabras, ¡elimina lo innecesario, busca mejoras y conserva lo que funciona bien!
Empleados
Además, valora a tus empleados y escucha lo que tienen que decir. Es importante tener la mente abierta para encontrar oportunidades o problemas que pueden pasar desapercibidos para la dirección, pero que las personas que se ocupan de este punto a diario conocen.
Mercado
Por último, hay que vigilar el mercado, es necesario conocer el comportamiento de consumo de los clientes y observar los cambios que puedan producirse y cómo reaccionan los competidores.
Además de tener productos de calidad, también es importante cultivar una buena imagen y reforzar tus valores ante la sociedad.
¿Por qué implantar un modelo de gestión?
Adoptar el modelo de gestión idóneo para cada tipo de negocio e implantar las herramientas de apoyo necesarias puede transformar por completo la estructura de la empresa y proporcionar resultados de alto rendimiento.
Si todavía tienes dudas sobre si merece la pena sistematizar la gestión, conoce algunas de las ventajas que ofrece:
Más organización en los procesos: se optimizan los procesos, eliminando los pasos innecesarios y utilizando los recursos de forma más inteligente. Por ejemplo, sería posible acortar el ciclo de ventas, llegar a más personas y garantizar un mucho mejor uso de los recursos.
Mejora del ambiente interno: la dirección puede trabajar con la gestión de conflictos, contribuyendo a un ambiente más tranquilo y a una competitividad sana.
Mitigación de errores: la visión completa de los procesos permite identificar errores y proponer soluciones para obtener flujos de trabajo más correctos. Errores que, por ejemplo, pueden ser operativos o de comunicación.
Ahorro: estos cambios también reducen la necesidad de recursos, que se utilizarán teniendo resultados más potenciales.
Más productividad: la gestión adecuada motivará a los equipos, lo que generará un aumento de la productividad y la entrega de más productos y servicios de calidad.
Fortalecimiento de la marca y fidelización de los clientes: con acciones encaminadas a una buena gestión, la marca se fortalecerá y sobresaldrá más ante la sociedad y, con un buen servicio, también existirán mayores posibilidades de fidelizar a los clientes.
Para una empresa, es mucho más barato mantener un cliente actual que conquistar uno nuevo, así que preocúpate también por tener una buena relación con los clientes que ya utilizan tus productos y/o servicios.
Gestión integrada: una única plataforma con todas las soluciones
Para tener una mayor asertividad y optimización de los procesos, el consejo es optar por la gestión integrada, que hará converger todas las áreas hacia objetivos comunes, con enfoques empresariales alineados entre sí.
La mejor manera de hacerlo es adoptar una plataforma "all-in-one", que ofrece todos los sistemas necesarios en un solo lugar.
SYDLE ONE concentra BPM, ECM, Analytics, CRM, Service Desk, E-commerce, Reclutamiento y Selección, entre otros, con la posibilidad de crear parametrizaciones para atender las necesidades específicas de cada negocio.
De este modo, se produce una transformación efectiva de los procesos, haciendo que la empresa sea más competitiva y esté preparada para superar los retos, conquistando cada vez más espacio en su mercado.
Para saber más sobre este tema y mejorar la gestión de tu empresa, ¡lee nuestro artículo sobre gestión integrada y conoce de qué manera puede ayudar una plataforma all-in-one!
Tomado de: https://www.sydle.com/
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