CÓMO PREPARAR UNA AUDITORÍA ISO 9001 Y QUE RESULTE EXITOSA

Las auditorías según la norma ISO 9001, son herramientas clave del Sistema de Gestión de la Calidad, siendo muy útiles para identificar no conformidades respecto a los requisitos de la norma, así como oportunidades para mejorar procesos dentro de la organización.

Por ello, preparar una auditoría ISO 9001 es de gran ayuda para generar procesos de mejora y que la auditoría resulte exitosa.

Dada la importancia de la auditoría ISO 9001, debe ser llevada a cabo por un profesional con competencias y formación adecuada, porque no importa por cuántas auditorías haya pasado una organización, caminar por el proceso de una auditoría interna siempre genera cierta tensión y ansiedad.

A continuación, les dejamos algunas recomendaciones para deshacerse del miedo y prepararse para una auditoría ISO 9001 y que su resultado resulte exitoso.

Cómo preparar una auditoría ISO 9001 y que resulte exitosa

Preparar a los empleados. 

• Actualizar la política de calidad y asegurarse de que todo el mundo lo entiende: no hay necesidad de que los trabajadores lo memoricen, pero deben tener un claro entendimiento de lo que la organización ha comprometido en términos de calidad.

• Actualizar los objetivos de calidad: los trabajadores deben saber cuáles son los objetivos de calidad de la organización y cómo contribuyen para lograrlos. Deben saber y ser capaces de explicar cómo sus actividades diarias pueden influir en estos objetivos.

• Asegurarse de que todos han sido debidamente capacitados para realizar sus tareas.
• Asegurarse de que todos sepan dónde encontrar procedimientos, instrucciones de trabajo y formularios relevantes: para realizar y registrar correctamente una actividad o proceso específico.
• Dejar que todos sepan el alcance de la auditoría: lo que los auditores estarán comprobando en sus áreas y cuándo serán auditados.
• Los trabajadores deben tener la confianza necesaria: para responder a lo que saben y para decir “no sé” cuando no están seguros de a qué van a responder.

Comprobar toda la información documentada

• Comprobar que la lista de documentos y registros se ha actualizado.
• Verificar que todos los documentos hayan sido revisados, aprobados, comunicados y seguidos: por todos los involucrados en el proceso o actividad.
• Asegurarse de que nadie esté utilizando documentos obsoletos.
• Verificar que todos los registros se estén utilizando y que se estén rellenando correctamente.

Asegurarse de que todos los procesos se están realizando correctamente

• Comprobar que todos los procedimientos, estén documentados o no, se están siguiendo.
• Asegurarse de que los procesos críticos se realizan de la misma manera, es decir, de forma correcta, por todos los involucrados.

Revisar el proceso de acción correctiva y preventiva

• Revisar los resultados de las auditorías anteriores y asegurarse de que han sido atendidos, es un aspecto clave para preparar una auditoría ISO 9001.
• Todas las no conformidades deben ser debidamente registradas, investigadas y las acciones deben estar en su lugar o concluidas en el momento de la auditoría.
• Las acciones correctivas que se han ejecutado y cerrado necesitan tener una verificación adecuada a su efectividad.

Organizar el lugar de trabajo

• Es muy difícil que el control de calidad y la garantía ocurran en un lugar de trabajo desordenado, sucio y desorganizado; y los auditores lo saben, por lo tanto, se debe tomar tiempo para organizar el lugar de trabajo, como por ejemplo, las oficinas, escritorios, almacenes, etc.
• Asegurarse de que los registros, formularios, procedimientos y cualquier información relevante estén a mano y sean fáciles de encontrar.

Prepararse para tener una auditoría agradable y profesional

• Generar una buena primera impresión: tratar a los auditores profesionalmente y con respeto desde el primer día.
• No estar predispuesto: los auditores no son enemigos, vendrán a ayudar a las organizaciones para descubrir sus defectos y debilidades y tomar las acciones necesarias para mejorar.

No esperar al último momento para preparar una auditoría ISO 9001

• Prepararse para una auditoría requiere tiempo y esfuerzo: cuanto antes empiecen las organizaciones a preparar una auditoría ISO 9001, más éxito tendrán. ¡No espere al último minuto!

Si desea saber más acerca de cómo preparar una auditoría ISO 9001 y que resulte exitosa, puede contactar un experto de IDEA CONSULTORES & ASESORES S.A.S. o acceder a www.ideaconsultores.com.co

Tomado de: https://www.123aprende.com/