HERRAMIENTAS DE DIAGNÓSTICO PARA LA GESTIÓN DE LOS PROCESOS

Los procesos se constituyen como un mecanismo de gestión que se utiliza para generar bienes y servicios. 

De la integración, coherencia y articulación entre las actividades depende que se logre la eficiencia, la eficacia y la efectividad en términos alcance, coste y tiempo.

A continuación vamos a analizar algunas de las herramientas de diagnóstico, las cuales se puedan usar como instrumento de gestión estratégica organizacional para incrementar la eficiencia y optimizar el rendimiento de la organización.

Estas herramientas son aplicables a los procesos que realizan las organizaciones sin importar si son procesos de manufactura, procesos de servicios o procesos administrativos. Lo que se debe hacer es adaptar las técnicas a las necesidades específicas de cada organización.

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Diagrama SIPOC

El Diagrama SIPOC, por sus siglas en inglés (Supplier-Inputs-Process-Outputs-Customers), es la representación gráfica de un proceso de gestión. Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo:

• Proveedor (supplier). Persona que aporta recursos al proceso.
• Recursos (inputs). Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se considera recursos a la información, materiales e incluso personas.
• Proceso (process). Conjunto de actividades que transforman las entradas en salidas, dándoles un valor añadido.
• Cliente (customer). La persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo es obtener la satisfacción de este cliente.

De manera resumida los pasos a realizar para elaborar un Diagrama SIPOC pueden ser:

• Identificar los procesos.
• Establecer las entradas del proceso, los recursos necesarios.
• Establecer los proveedores de estas entradas al proceso.
• Definir el proceso en sí.
• Establecer quién es el cliente de cada una de las salidas obtenidas.

Flujograma departamentalizado

Se trata de un diagrama en el cual se representan gráficamente, los departamentos o las áreas que intervienen para determinar el recorrido y diligenciamiento de información que apoyan un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Elaboración del flujograma departamentalizado:

• El diagrama de proceso debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del flujo de departamentos. Por ello, con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico.
• Determinar el área para definir el flujo de la información.
• Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso puede mostrar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades principales. O, por otro lado, ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Este diagrama dará la oportunidad de llevar un análisis más exhaustivo del proceso.
• Identificar la secuencia de pasos por departamentos. Situándolos en el orden en que son llevados a cabo.
• Construir el diagrama. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. Respecto a la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
• Revisar el diagrama del proceso.

Diagrama causa efecto

Los diagramas de causa y efecto, también conocidos como diagramas de Ishikawa o diagramas de espina de pescado, ilustran la manera en que diversos factores pueden estar vinculados con un problema o efecto potencial. Una causa posible puede descubrirse preguntando continuamente “por qué?” o “Cómo?” a lo largo de una de sus líneas.

Diagrama de pareto

Un diagrama de Pareto es un tipo específico de histograma, ordenado por frecuencia de ocurrencia. Los diagramas de Pareto están relacionados conceptualmente con la ley de Pareto, que establece que un número relativamente pequeño de causas provocará generalmente la mayoría de los problemas o defectos. Esto se denomina comúnmente principio 80/20, donde el 80% de los problemas se debe al 20% de las causas. Los diagramas de Pareto también se pueden usar para resumir diversos tipos de datos y analizarlos según el principio 80/20.

Para tabular los datos en el diagrama de Pareto, es necesario clasificarlos de acuerdo a las siguientes categorías:

• Frecuencia absoluta. Es el número de veces que se presenta un determinado dato o valor en los diferentes elementos.
• Frecuencia relativa. Se obtiene dividiendo la frecuencia absoluta de un determinado dato o valor, entre la suma total de todas las frecuencias absolutas.
• Frecuencia absoluta acumulada. La frecuencia absoluta acumulada de un dato es igual a la frecuencia absoluta de ese dato más la suma de las frecuencias absolutas acumuladas de los datos anteriores.
• Frecuencia relativa acumulada. Es igual a la suma de las frecuencias relativas de todos los datos menores o iguales a dicho valor.

Tomado de: https://www.isotools.org/