La pandemia del COVID o Coronavirus ha afectado enormemente a organizaciones de todo tipo, y en algunas actividades y sectores de manera dramática.
Esto ha supuesto el tener que adaptar el funcionamiento de la empresa al nuevo escenario provocado por el Coronavirus. Es decir, realizar los cambios necesarios dentro del Sistema de Gestión ISO 9001, para corregir los nuevos problemas y adaptarlo a la nueva situación.
A continuación te contamos cuáles son los puntos críticos que deberás actualizar y adaptar en tu Sistema de Gestión, para cumplir los requisitos de la norma ISO 9001 2015 después del COVID. Cada empresa es diferente, y no a todas el Coronavirus les va a suponer el mismo esfuerzo de adaptación, pero pensamos que a todos nos toca rediseñarnos.
Contexto y riesgos
Lo primero de todo, será incluir la pandemia del COVID en nuestro Análisis del Contexto Externo, si no lo hemos hecho ya. Da igual el sector, la actividad, si vendemos en nuestra ciudad, país o a nivel mundial... el Coronavirus es un factor externo que afecta a nuestro Sistema de Gestión ISO 9001.
Y no sólo eso, ya que el COVID ha generado un gran número de nuevos Riesgos para nuestra organización, que puede cambiar la priorización de los Planes de Acción previstos para este año, e incluso los Objetivos de Calidad vigentes. Algunos de estos nuevos riesgos, asociados al COVID, podrían ser:
Parada de la actividad por medidas sanitarias: El Gobierno a través de nuevas leyes o decretos, puede llegar a ralentizar o parar nuestra actividad. Este riesgo ya se ha materializado en muchos países, pero puede volver a suceder. En el caso de un rebrote del Coronavirus en unos meses o años, como se está pronosticando.
Falta de trabajadores por enfermedad: El COVID puede hacer que gran parte de nuestra plantilla, enferme en un periodo muy corto de tiempo. Esto puede generar miedo y psicosis entre los empleados, viéndose afectada la productividad y la Calidad de nuestros productos o servicios.
Problemas de abastecimiento: Pese a que nosotros estemos preparados contra el Coronavirus, a través de medidas de prevención de riesgos adecuadas. Nuestros proveedores, pueden no estarlo. Y dejar de suministrarnos las materias primas o servicios, esenciales para nuestra actividad.
Bajada de pedidos de los clientes: Nuestros clientes se pueden ver afectados por la pandemia del COVID, y por tanto ésta nos afectará en forma de: reducción de sus pedidos. Es un riesgo deberemos identificar y valorar, para aplicar soluciones a tiempo.
IMPORTANTE: Pero una pandemia como la del COVID, también supone nuevas Oportunidades para muchas empresas. Y por tanto, deberemos hacer el esfuerzo de identificar nuevas Oportunidades a corto, medio y largo plazo, para nuestra empresa. Independientemente de nuestro tamaño y sector en el que trabajemos.
Toma de conciencia
Ante una pandemia como el Coronavirus, con un alto riesgo de un rebrote en un corto periodo de tiempo, deberemos tomar medidas preventivas a todos los niveles. Cambiando la forma de realizar algunas actividades dentro de los Procesos; comprando nuevos equipos de trabajo, adaptados para operar en condiciones más seguras; repartiendo equipos de protección (EPIs) para los trabajadores en riesgo.
Pero nada de esto servirá para nada, si los empleados no están concienciados con la gravedad del COVID y sus riesgos. Por lo que las actividades de formación y toma de conciencia, nunca fueron tan necesarias, y deberemos aplicarlas lo antes posible.
NOTA: Es evidente que si somos un laboratorio o nuestro sector es el alimentario, farmacéutico o similar, los requisitos del Ambiente para la Operación de los Procesos también cambiarán. Y se deberán aplicar medidas preventivas, que garanticen su correcto mantenimiento dentro de los límites legales establecidos.
Gestión del cambio
En muchas organizaciones, todavía no se ha dado una necesidad de un cambio lo suficientemente significativo del Sistema de Gestión de la Calidad, para aplicar este punto de la norma ISO 9001 2015. Pero los cambios que vamos a tener que realizar para adaptar el Sistema de Gestión a los riesgos del COVID, son lo suficientemente importantes como para hacerlo.
Así que considerar el propósito de los cambios que vamos a realizar, y sus consecuencias potenciales a corto plazo. Como afectará a la integridad del Sistema de Gestión ISO 9001, si disponemos de los recursos suficientes para acometer las acciones previstas, y la asignación de autoridades y responsabilidades, es algo que tendremos que hacer.
NOTA: Si en nuestra organización, tenemos una sistemática para la Gestión de Proyectos. El tratar la adecuación del Sistema de Gestión ISO 9001, como un proyecto interno de la empresa, nos facilitará el cumplir la norma fácilmente.
Comunicación
Una de las medidas más aplicadas en las empresas para prevenir el contagio del COVID, es el Teletrabajo. Uno de los mayores problemas a la hora de teletrabajar, son los errores en las comunicaciones. No sólo entre los propios trabajadores, sino también con los clientes y proveedores. Ya que los canales habituales no han sido adaptados adecuadamente y a tiempo.
Por lo que rediseñar nuestro Plan de Comunicación para estas situaciones, es una buena opción para evitar perder comunicaciones con clientes y proveedores. Sobre todo garantizando la confidencialidad y disponibilidad de la información, para seguir dando la misma Calidad de respuesta y servicio de siempre.
IMPORTANTE: La implantación de planes para la Continuidad del negocio, es una buena solución para problemas importantes e inesperados como el COVID. La norma ISO 22301 nos puede ayudar a implantar correctamente, medidas adecuadas para la gestión de la Continuidad del Negocio en estas situaciones críticas.
Auditorías remotas
Las entidades de certificación de la norma ISO 9001 2015, también han tenido que adaptarse a la nueva situación que ha supuesto el Coronavirus. Recurriendo en muchos casos, y cuando es posible, a la realización de auditorías de certificación remotas. A través de videoconferencias, mostrando evidencias del seguimiento y control del Sistema de Gestión a través del monitor, podemos mantener el certificado ISO 9001 2015 un año más.
Como empresa certificada, deberemos prepararnos para esta nueva forma de ser auditados. Ya que además, muchos de nuestros clientes pueden utilizar la misma técnica para hacer sus auditorías periódicas. Y nosotros para realizar las auditorías internas, deberemos buscar nuevos métodos para llevar a cabo dichas auditorías sin perder su eficacia.
En la norma ISO 19011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión, en su anexo A1, esta guía nos indica posibles métodos para realizar auditorías a distancia y sin interacción humana. Muy práctico en estos momentos, donde el COVID nos obliga a cambiar nuestra forma habitual de trabajo.
NOTA: El uso de un software ISO 9001 facilita enormemente la tarea del auditor. Ya que desde una única aplicación, de manera remota desde cualquier lugar, se podrán mostrar las evidencias del buen funcionamiento del Sistema de Gestión ISO 9001. Pese al problema del Coronavirus, y los cambios realizados ante el nuevo escenario.
Tomado de: https://isowin.org/
No hay comentarios.:
Publicar un comentario