El formato PDF ha ejemplificado el valor de las normas. Si la especificación para PDF no hubiera sido publicada desde la introducción de la tecnología en 1993, el PDF sería uno más de los numerosos formatos de documentos.
Más que cualquier otro factor, fue la decisión de Adobe de hacer la especificación de PDF libremente disponible la que permitió un ecosistema de desarrolladores.
La versión 1.7 de Adobe PDF se convirtió en la norma ISO 32000 en 2008.
Desde entonces, los miembros de ISO/TC 171/SC 2/WG 8, el grupo de trabajo responsable de la norma ISO 32000, han continuado el desarrollo de la especificación, con la versión recién publicada definida como PDF 2.0.
La proposición de valor del PDF – la razón por la cual el formato PDF es de actualmente en todo el mundo el estándar utilizado para los documentos electrónicos- es el hecho mismo de la normalización. Se supone que los archivos PDF son totalmente independientes e interoperables, funcionando correctamente con el software PDF de cada proveedor. Los usuarios finales deben ser capaces de obtener resultados equivalentes independientemente de la elección de software que lleven a cabo. Esta característica fundamental –que los archivos PDF siempre sean visualizados y se opere con ellos de la misma forma- es la razón principal para el éxito de la tecnología.
En PDF 2.0, los fundamentos de PDF siguen siendo los mismos, pero el valor para los usuarios ha aumentado. Quizás la mejora más importante es también la más sutil. PDF 2.0 aborda ambigüedades, corrige errores, moderniza muchas características, actualiza referencias normativas y seis cláusulas críticas, totalizando el 14% de la especificación de 972 páginas que se reescribieron por completo.
Nuevas características
Estos cambios que se incorporan facilitan la comprensión y la implementación exitosa de la norma ISO 32000 con una mejor interoperabilidad. En resumen, PDF 2.0 hará más fácil y menos costoso para los desarrolladores mejorar su soporte para PDF en todos los niveles.
Sin embargo, el PDF 2.0 incluye muchas características completamente nuevas, además de las mejoras a la especificación existente:
- Los documentos no cifrados permiten que los archivos PDF protegidos se entreguen dentro de un documento de “carta de presentación” legible.
- Hay un nuevo soporte para anotaciones de Rich Media, características geoespaciales y PRC, un formato 3D.
- Los archivos asociados, introducidos por primera vez con PDF/A-3, amplían ahora a cualquier documento PDF 2.0 la posibilidad de incluir metadatos legibles por máquina sobre los archivos adjuntos al PDF.
- Los usuarios se benefician de una mayor capacidad para incluir fuentes, datos y otros formatos de archivo como parte de su documento PDF.
- La Cláusula 14.8 sobre etiquetado PDF ha sido completamente revisada con un conjunto de etiquetas revisadas, soporte para espacios de nombres, compatibilidad con MathML y sugerencias de pronunciación. El resultado serán documentos más accesibles que también son mucho más fáciles de reutilizar para la extracción de texto o la conversión a HTML para dispositivos pequeños entre otros.
- Las características de firma digital se han actualizado para cumplir con las últimas especificaciones, lo que permite a los usuarios nuevas opciones para verificar documentos firmados digitalmente.
- PDF ahora admite cifrado AES de 256 bits, un estándar de generación de corriente.
Gestión de documentos
PDF 2.0, es la primera especificación de PDF desarrollada enteramente dentro de las directrices y el proceso de ISO. Es más claro, más limpio, soporta tecnologías no propietarias y asegura un campo de juego nivelado para los vendedores de software que crean, exhiben, editan o procesan documentos electrónicos PDF. Además de mantenerse fiel al valor básico de PDF, PDF 2.0 proporciona una base sólida para nuevos casos de uso, capacidades y flujos de trabajo.
La ISO 32000 – 2 ha sido desarrollada por el comité técnico ISO/TC 171, “Aplicaciones de gestión de documentos”, el subcomité SC 2, “Formatos de archivo de documentos, sistemas EDMS y autenticidad de información”, cuya secretaría está a cargo de ANSI, el miembro de ISO para los Estados Unidos.
La validación legal de los documentos electrónicos
Uno de los factores que dificultan el uso extendido de documentos electrónicos es la brecha legal que rodea al concepto de la digitalización de documentos. Por ejemplo, en la Unión Europea hay una legislación poco clara en relación a la validación legal de los documentos electrónicos, aunque se llevan haciendo constantes esfuerzos para solventarlo en la última década.
Además, existe una falta de homogeneización entre los diferentes países de la Unión Europea. Por ejemplo, en España, en Bélgica, en Francia y en Holanda no hay una legislación clara respecto a la destrucción de documentos físicos originales, mientras que en Alemania y en Italia hay leyes específicas que sí lo regulan. Un caso particular es el de Reino Unido, donde las organizaciones están destruyendo sus documentos en papel originales debido a la ambigüedad de la ley británica. No poseen una ley explícita que regule este concepto.
Caso aparte son los casos de Asia y América Latina, que requiere un análisis de caso independiente. Se sabe que han iniciado en algunos de estos países la legislación del tema y en en otros sólo han abordado los casos conforme a los pronunciamientos de jueces y cortes.
Como podría esperarse, el periodo de custodia de documentos originales en formato papel no está regulado ni estandarizado de ninguna manera; definiendo cada país la autoridad nacional a la que corresponde determinar los tiempos de custodia. Como dato curioso, podemos destacar el caso de Suiza, por ejemplo, donde el periodo de custodia de documentos inmobiliarios está fijado entre los veinte y los veinticinco años.
Esta brecha legal es evidencia clara de la falta de homogeneidad legislativa, tanto a escala internacional como nacional. Después de todo, no resulta lógico que, por un lado, la legislación regule la digitalización electrónica y el archivo y, por otro, no se permita la destrucción de documentos originales. Esta situación ni es productiva ni sostenible. Las autoridades correspondientes deberían actuar en la materia y lograr que evolucione paralelamente al desarrollo tecnológico para garantizar que haya interacciones efectivas entre mercados y consumidores a través de los negocios electrónicos.
Tomado de: https://www.isotools.org (14 AGOSTO, 2017) y https://www.sercaman.es (Octubre 19, 2016)
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